Kirjan kirjottajat: Juhana Torkki ja Sami Miettinen | Refektio by Joel Tiainen | Teoriapisteet: 2

Johdanto

Hyvät neuvottelutaidot tulevat varmasti tarpeeseen elämän varrella monissa eri yhteyksissä. Itse en koe olevani kovinkaan kokenut neuvottelija ja tästä syystä halusin kehittää neuvottelutaitojani teorian kautta. Näistä syistä valistin lukea kirjan Uusi neuvotteluvalta. Ajattelen, että tämä kirja on yleishyödyllinen kirja, olipa kyseessä mikä työ tai ala tahansa. Vaikka kirjan esimerkit ja opit tuntuvat linkittyvän enemmän isoihin ja kansainvälisiin neuvottelupöytiin, voi kirjan oppeja soveltaa myös pienemmissä yrityksissä ja arjen erilaissa neuvottelutilanteissa.

Aluksi kirjaa lukiessani ajattelin, että enhän minä ole ollut elämässäni missään oikeissa neuvotteluissa. Kirjan esimerkit tuntuivat hyvin kaukaisilta. Kirjan edetessä oivalsin kuitenkin, että neuvotteluita ovat paljon pienemmätkin tilanteet, joita ei välttämättä edes mielletä neuvotteluiksi. Omalla kohdallani tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi, kun asiakas pyytää minulta tarjouksen videotuotannosta tai kun tiimin viikkopalaverissa pohditaan kuka hoitaa jonkin asian. Erilaisia neuvottelutilanteita syntyy toki töiden ja yritystoiminnan ulkopuolella ihan kavereiden kesken ja parisuhteissa. Jos neuvottelun aiheena on mihin mennään syömään tai mitä tehdään viikonloppuna, eivät panokset ole toki yhtä suuret, kun yritysmaailman isoissa neuvotteluissa.

Neuvotellaanko Suomessa tarpeeksi?

Minun oma fiilikseni on, että etenkin Suomessa me emme neuvottele tarpeeksi asioista. Monissa tilanteissa tyydymme siihen, että asia on jo etukäteen päätetty emmekä voi ja viitsi alkaa neuvottelemaan tästä. Yksi esimerkki on vuokran suuruus. Itse olen aina ajatellut, että se on etukäteen määritelty asia mihin en voi vaikuttaa, mutta olen kuullut jo parilta tutulta, miten he ovat neuvotelleet vuokraustilanteessa vuokrasta ja saaneet tiputettua hintaa alaspäin. Aina se ei välttämättä kannata, etenkin jos kyseessä on haluttu asunto tai alue. Tällöin joku muu, joka suostuu maksamaan pyydetyn hinnan luultavasti, vie asunnon nenän edestä. Suomessa kun ei ole oikein tinkaamisen kulttuuria, verrattuna esimerkiksi Etelä-Euroopan maihin. Tinkaaminen kauppiaan kanssa etelän basaareilla on selkeä neuvottelutilanne, jossa varmasti voi hyödyntää tämänkin kirjan oppeja. Jotkut ovat parempia neuvottelemaan ja saavat hinnan huomattavasti alemmaksi, kun taas toiset turistit eivät kehtaa edes neuvotella vaan maksavat tyytyväisenä kauppiaan esittämän ensimmäisen summan. Syy miksi Suomessa ei neuvotella on varmaan kehtaamisessa ja siinä, että yleisesti tuntuu, että rahasta puhuminen on vaikeaa.

Millaisia neuvottelutilanteita olen kohdannut? Olenko onnistunut?

Omat neuvottelutilanteeni ovat yritysmaailmassa usein tullut silloin kun on tehty tarjouksia asiakkaille. Useimmiten asiakas kertoo mitä hän tarvitsee ja teen hänelle tarjouksen, jolla pyrin vastaamaan asiakkaan tarpeeseen ja määrittelen palvelun hinnan. Omalla kohdallani nämä ovat usein menneet läpi. En ole kuitenkaan joutunut tekemään tiimiakatemian aikana kovinkaan paljoa myyntiä, sillä minulla on useampi jatkuva asiakkuus kenelle teen säännöllisesti töitä. Joskus kun tarjous menee läpi suoraan sen enempää kysymättä, tulee mieleen, että oliko hintani liian alhainen. Olen miettinyt joidenkin asiakkaiden kohdalla pitäisikö hintaa yrittää nostaa vielä, kun tarjoukset ovat menneet helposti läpi, mutta toisaalta siinä on aina riski, että menetän asiakkuuden, jos hinta nousee kipukynnyksen yli.

Joissain projekteissa kuten livestriimauskeikoissa, jota olen tehnyt Jyväskylän yliopistolle, tarjouksen lähes ainoa sisältö on hinta. Tämä johtuu siitä, että itse työ on hyvin yksinkertaista, laitteisto löytyy kiinteänä asiakkaalta ja he tarvitsevat vain henkilön, joka osaa käyttää laitteita ja vastaa siitä, että striimi toimii. Asiakas kysyy minulta, että pääsenkö tiettynä ajankohtana töihin ja he pyytävät tarjouksen työstä. Tällaisissa neuvotteluissa on hankala tarjota paperilla muuta kuin hintaa. Siitä huolimatta koen, että asiakas ei osta pelkkää hintaa, mitä hän joutuu maksamaan, vaan kerta toisensa jälkeen he ovat päätyneet ostamaan palvelut minulta, koska tietävät, että hoidan tehtävän ammattitaitoisesti ja asiakaspalveluhenkisesti.

Neuvottelutilanteet ovat toisenlaisia, kun olemme tehneet mm. digimarkkinointiprojektia. Tässä kyseisessä markkinointiprojektissa hinnottelumalli oli alkuun tuntiperusteinen ja se ei kerryttänyt kovinkaan paljoa laskutusta. Halusimme muuttaa mallin kiinteään kk-summaan, jotta saamme säännöllisempää laskutusta ja samalla nostettua palvelun hintaa. Tämä neuvottelutilanne oli huomattavasti monimutkaisempi kuin ylempänä esittämäni livestriimitarjous. Meidän täytyi miettiä mitä konkreettisia sisältöjä tuotamme asiakkaalle ja mitkä työtehtävät kuuluvat tarjouksen alaisuuteen. Koska kk-laskutuksen määrä tulisi kasvamaan huomattavasti aiemmista kuukausista meidän piti myös ostata perustella asiakkaalle, mitä arvoa me tuottaisimme hänelle enemmän kuin aiemmin. Teimme tarjouksen, jossa ensin kävimme läpi mitä kaikkea tarjoamme asiakkaalle ja miten uusi malli tulee tuomaan asiakkaalle enemmän arvoa. Kävimme asiakkaan kanssa tämän läpi ja lopputuloksena asiakas hyväksyi tarjouksen. Koen, että onnistuimme tarjouksen tekemisessä ja esittämisessä hyvin.

Mitkä asiat vaikuttavat neuvottelutilanteessa?

Päätin hyödyntää tässä kappaleessa hieman nyt paljon pinnalla ollutta ”teknologiaa” eli ChatGPT tekoälyä. Kysyin ChatGPT:ltä ”Mitkä asiat vaikuttavat neuvottelutilanteissa” ja sain vastaukseksi seuraavan listan:

Neuvottelutilanteissa useat tekijät voivat vaikuttaa lopputulokseen. Tärkeimpiä ovat:

1. Osapuolten tavoitteet: Neuvottelutilanteessa osapuolten tavoitteet ovat merkittävä tekijä. Jos osapuolilla on erilaiset tai vastakkaiset tavoitteet, neuvottelu voi olla vaikeaa tai jopa mahdotonta.
2. Kulttuurierot: Kulttuurierot voivat vaikuttaa neuvottelutilanteeseen, koska ne määrittävät, miten osapuolet käyttäytyvät ja kommunikoivat.
3. Luottamus: Luottamus on tärkeä tekijä, jotta osapuolet voivat neuvotella avoimesti ja rehellisesti.
4. Tieto ja valmistelu: Neuvottelutilanteessa osapuolet, jotka ovat valmistautuneet hyvin ja hallitsevat neuvottelutilanteeseen liittyvän tiedon, ovat etulyöntiasemassa.
5. Kommunikaatio: Kommunikaation tärkeys neuvottelutilanteessa ei voi korostua liikaa. Se miten osapuolet kommunikoivat keskenään, vaikuttaa merkittävästi neuvottelutilanteessa saavutettuun lopputulokseen.
6. Neuvottelutilanteessa olevat henkilöt: Neuvottelijoiden henkilökohtaiset ominaisuudet, kuten itseluottamus, vuorovaikutustaidot ja kyky hallita tunteita, vaikuttavat neuvottelutilanteessa saavutettuun lopputulokseen.
7. Aikapaine: Aikapaine voi vaikuttaa neuvottelutilanteeseen, sillä se saattaa johtaa osapuolten painostamiseen tehdä pikaisia päätöksiä.
8. Neuvottelutilanteen ympäristö: Neuvottelutilanteen ympäristöllä, kuten huoneessa, jossa neuvottelut pidetään, on myös vaikutusta neuvottelutilanteeseen. Huoneen ilmapiiri ja tunnelma vaikuttaa osapuolten mielialaan ja kykyyn keskittyä neuvotteluun.

Lähde: ChatGPT (www.chat.openai.com)

Tekoälyn vastaus vaikuttaa ainakin minusta erittäin pätevältä. Tässä toki ei eri asioita avata kovin paljoa tai syvällisesti, mutta kysymällä eri aiheista tarkennusta saisi tekoälyltä pidempiä ja kattavampia vastauksia. Listassa on kuitenkin paljon samoja juttuja mitä kirjassa. Itse nostaisin tärkeimpänä oppina yleisesti valmistautumisen neuvotteluihin. Tämä käsittää mielestäni lähes kaikki nuo listan kohdat.

Mitä oppeja kirjasta jäi?

Valmistaudu

Neuvotteluihin kannattaa valmistautua hyvin, jotta pääsee mahdollisimman hyvään tulokseen. Tärkeitä asioita mitä kannattaa miettiä ennen neuvotteluita ovat mm:

Tiedä kenen kanssa neuvottelet.

Missä asemassa itse on verrattuna vastapuoleen. Oma rooli neuvottelussa on hyvin erilainen silloin, jos olet yksi työnhakija satojen joukossa etkä oikein erotu verrattuna siihen, että olet alan kovin ammattilainen, jotka useat yritykset haluaisivat rekrytoida.

Mitkä ovat neuvottelun tavoitteet?

”Tavoitteellinen neuvottelija todennäköisesti edistää omaa etuaan tehokkaammin kuin se, joka ei oikein tiedä, miksi istuu neuvottelupöydässä.” Ennen neuvotteluita kannattaa asettaa itselleen selkeät tavoitteet ja rajat. Jos hinta on neuvoteltava elementti kannattaa asettaa raja mikä on alin hinta millä sopimus kannattaa tehdä ja mikä on tavoitesumma minkä jälkeen voi ajatella, että on onnistunut neuvotteluissa.

Muita hyviä käytäntöön vietäviä oppeja on skenaarioajattelun ja mielikuvaharjoittelu valmistautuessa neuvottelutilanteisiin. Eri skenaarioiden läpikäyminen etukäteen helpottaa ymmärtämään mitä neuvottelun eri lopputulokset käytännössä tarkoittavat ja miten ne vaikuttavat tulevaisuuteen. Mielikuvaharjoittelulla voi ennen neuvottelua voi käydä mielessään neuvottelutilannetta läpi ja miettiä esimerkiksi minkälaisia kysymyksiä vastapuoli saattaa esittää ja miettiä niihin vastauksia valmiiksi. Näin on valmistautunut paremmin neuvottelutilanteeseen ja voi osoittaa pätevyyttä neuvottelussa.

Älä neuvottele hintaa – Kasvata kakkua

Kirjan yksi hyvä neuvo minkä haluan pitää mielessä jatkossa kauppoja neuvotellessa, on se, että ei kannata keskittyä neuvottelemaan hinnasta, vaan sen sijaan pyrkiä kasvattamaan kakkua. Tällä tarkoitetaan, että tarjotaan vastapuolelle alemman hinnan sijaan lisää arvoa. Markkinointiprojekteissa se voisi tarkoittaa, että jos asiakas ei meinaa suostua tarjottuun hintaan niin tarjotaan jotain pientä markkinointipalvelua kylkeen tai videotuotannoissa tarjotaan videon kylkeen muutama kuva kuvapankkia varten. Näin saadaan vastapuolelle tuntemus siitä, että he ovat neuvotelleet hyvin ja voittaneet, mutta hintaa ei jouduttu laskemaan. Hyvä strategia neuvotteluissa on pyrkiä löytämään ns. win-win vaihtoehto, jossa molemmat kokevat saavansa arvoa.

Yhtenä strategiana kirjassa mainittiin myös minulle jo käytännössä tuttu malli. Eli tarjotaan asiakkaalle edullinen diili, joka voi olla myyjälle itselleen jopa huono, mutta tämä tehdään jatkosopimusten toivossa. Tällaista jalka ovenväliin taktiikkaa olen paljon käyttänyt itse etenkin aiempina vuosina, kun on tarvinnut portfolioon näyttöä ja uusia asiakkaita. Tarjoamalla edullisesti ja joskus ilmaiseksi ensimmäisen videon tai kuvausprojektin, olen varmistanut sen, että saan asiakkuuden ja myöhemmin olen voinut nostaa hintoja ja tehdä jatkosopimuksia. Luottamus on neuvotteluissa ja kaupan tekemisessä suuressa roolissa ja tällainen ”ilmainen kokeilu” on monesti hyvä tapa voittaa asiakkaan luottamus puolelleen ja poistaa häneltä ostamisen esteitä.

Lopuksi

Kirja oli mielenkiintoinen ja hyödyllinen etenkin tulevaisuutta ajatellen. Tulen kohtaamaan varmasti hyvin monenlaisia neuvottelutilanteita tulevaisuudessa niin työelämässä kuin arjessakin. Kirja antoi hyviä käytännön vinkkejä paljon myös tässä reflektiossa käsittelemieni asioiden lisäksi. Tämä on sellainen kirja johon on varmasti hyödyllistä palata myöhemmin elämässä kun on taas kokemusta erilaisista neuvottelutilanteista.