Tiimimme on toimintahäiriöinen. Se ei ole ihme, sillä harva tiimi toimii täydellisesti. Ongelmat myös sulautuvat toisiinsa ja siksi yleensä tiimissä, jossa ilmenee jokin toimintahäiriö, on yleensä muitakin toimintahäiriöitä. Patrick Lencionin kirjoittama kirja Viisi toimintahäiriötä tiimissä on oiva työkalu katsastaa tiimin toimintaan sisälle. Toimintahäiriöt eivät olleet minulle tuttuja ennestään, mutta uskon niiden olemassaoloon nyt täysin. Kirjaa lukiessa myös huomasin, että ongelmat yleensä ilmenevät limittäin ja liittyvät toisiinsa, ja siksi myös kehitystä ei voi tehdä vain yhteen asiaan pureutumalla. Toisaalta ne menevät vähän asteittainkin eli yhtä toimintahäiriötä on vaikea lähteä korjaamaan, jos sitä ennen ilmenevä ongelma ei ole korjattu.

Tuloksen tekemiseksi tarvitaan toimiva tiimi, sillä heikosti toimiva tiimi saattaa jopa heikentää tuloksien saavuttamista. Taitavat yksilöt eivät itsessään riitä, jos he eivät työskentele taitavasti yhdessä. Tähän myös meidän tiimissämme on jo havahduttukin, että vaikka yksittäistä substanssi osaamista tiimiläisiltä jo löytyy, haasteet tuloksen tekemiseen ovat tiimin toiminnassa. Emme osaa vielä tiiminä tehdä tuloksellista toimintaa. Kun tiimi saadaan toimivaksi, on meillä mahdollisuus saavuttaa enemmän ja isompia asioita kuin yksilöt ikinä voivat kuvitella saavuttavansa yksin.

1. Luottamuspula

Ensimmäinen toimintahäiriö on luottamuspula. Tiimin jäsenet eivät pysty ymmärtämään toisiaan ja puhumaan toisilleen suoraan. Luottamuksen puute johtuu siitä, että yksilöt eivät pysty olemaan haavoittuvaisia toistensa edessä ja se näkyy esim. väittelyn puuttumisena ja siinä, että ihmiset varovat sanomisiaan tai jättävät kokonaan sanomatta mielipiteitään.

Meidän tiimissämme on selvästi luottamuspulaa. Emme ole väitelleet asioista juurikaan ja jos olemme, niin se on ollut todella varovaista. Mielipiteitä ei tuoda rohkeasti esille ainakaan kaikkien tiimiläisten toimesta. Kissoja ei myöskään nosteta tarpeeksi usein pöydälle, vaan joku saattaa pienemmässä ryhmässä valittaa jostakin epäkohdasta, muttei välttämättä ikinä mainitse siitä koko tiimille suoraan. Treeneissä huomaa edelleen, että kaikki eivät välttämättä check inin ja outin lisäksi sano mitään muuta dialogissa. Tuntuu siis, etteivät he koe ilmapiiriä vielä tarpeeksi luotettavaksi, jotta uskaltaisivat avata ajatuksiaan ja mielipiteitään. He eivät ehkä luota siihen, etteivät tule tuomituiksi haavoittuvaisuudestaan.

Tiiminä meidän pitäisi rohkaista haavoittuvaista käytöstä, eikä missään nimessä rangaista siitä. Lisäksi tarvitsemme mielestäni edelleen lisää tutustumista ja yhteisen ajan viettämistä, jotta avoimuutta voitaisiin lisätä. Omalta osaltani täytyisi opetella avoimemmaksi ja jakaa itsestäni enemmän. Luottamusta ei kuitenkaan voi pakottaa, mutta yhdessä kokeminen ja jatkuva tutustuminen toisiimme edistävät sen muodostumista.

2. Konfliktien pelko

Konfliktien pelko näkyy tiimissä niin, ettei uskalleta väitellä ja suorastaan vältellään kaikkia konfliktien alkuja. Ihmiselle on luontaista vältellä kiusallisia tilanteita ihmissuhteissa ja sen takia olisikin tärkeä saada kaikki tiimiläiset ymmärtämään konfliktien tärkeys. Monet ihmiset mieltävät konfliktit helposti riitelyksi, mutta olisikin tärkeä myös ymmärtää, ettei konflikteilla tarkoiteta tai tavoitella riitelyä, vaan hedelmällistä keskustelua, väittelyä ja ajatusten vaihtamista ongelmasta, jonka lopuksi olisi tarkoitus saada ratkaisu ongelmaan. Konfliktien puute aiheuttaa myös asioiden paikallaan junnaamista, kun ei pystytä tekemään päätöksiä keskustelun puutteen takia. Tehokas konfliktointi taito olisi tiimille hyvä, sillä kaikkien äänet kuultaisiin ja mielipiteistä keskusteltaisiin, jonka jälkeen voitaisiin päästä nopeasti päätökseen.

Meidän tiimimmekin on tässä syksyllä alkanut tajuamaan sitä, että yhdessä päätetyt tavoitteet täytyy olla oikeasti yhdessä päätettyjä, jotta niihin kaikki haluaisivat sitoutua. Se vaatii sitä, että kaikkia kuunnellaan, ennen kuin päätös tehdään. Mielipiteiden ilmaiseminen voisi myös tuoda esiin erimielisyyksiä, joista voisi väitellä ja luoda konflikteja. Se, että koko tiimi luki tämän Lencionin 5 toimintahäiriötä tiimissä -kirjan, toivottavasti auttoi saamaan kaikille oikean käsityksen konflikteista ja siitä, että konfliktit olisivat tärkeä osa tiimityöskentelyä. Meillä on kuitenkin haasteita saada konflikteja aikaan, ja vaikeuksia ehkä ymmärtää, mistä niitä voisi kaivaa niin, että keskustelu ei kuitenkaan liity henkilökohtaisuuksiin. Psykologisen turvallisuuden treenit, jotka meillä oli hiljattain, olisi voinut olla mahtava tilaisuus konflikteille, mutta emme onnistuneet sielläkään luomaan tarpeeksi rakoilua, että konflikti olisi syntynyt. Luottamusta on siis meidän tärkeä vielä kasvattaa, jotta konflikteja alkaisi muodostumaan ja tiimiläiset uskaltaisivat ruveta avaamaan suutaan enemmän epäkohdista.

Päätöksenteko on meillä ollut aika hidasta välillä ja siihen onkin varmasti osaltaan vaikuttanut se, ettemme pääse niiden ratkaisemisessa vielä konflikteihin, jotka jouduttaisivat päätöksentekoa ja ainakin sitä, että päätökset olisivat sellaisia, joihin kaikki sitoutuvat. Meidän ratkaisumme aiemmin oli se, että jory tuo esitelmät päätöksistä tiimille hyväksytettäväksi ja se onkin ihan toimiva tapa, jos itse päätös tilanteessa vaan sitten saataisiin kaikkien mielipiteet esille. Vähän ehkä tuntuu, että jory on alkanut myös vaan tekemään päätöksiä itse, kysymättä muilta, joka on hyvä ja huono. Hyvä siksi, että kaikki asiat eivät välttämättä olekaan sellaisia, joihin kaikkien tarvitsee olla vaikuttamassa, mutta huono siksi, että raja on aika häilyvä, milloin asia on sellainen, että sen voi päättää ilman muita ja milloin taas olisi pitänyt kuulla kaikkia, jotta päätökseen sitoudutaan.

3. Sitoutumisen puute

Sitoutumisen puute näkyy tiimissä niin, että yhteisistä päätöksistä ja sovituista jutuista ei pidetä kiinni. Osittain se johtuu siitä, että ei osata hyväksyä päätöksiä. Tähän taas vaikuttaa se, onko kaikkia kuultu ennen päätöksentekoa.

Aikaisemmin, emme ole kyllä kuulleet kaikkia päätöksenteoissa, joten tämänkin osalta on tsempattavaa. Tiimissämme olen huomannut sitoutumisen puutetta, myös itsenikin osalta. Kaikki eivät aseta tiimin yhteisiä tavoitteita omiksi ykköstavoitteiksi, vaan keskittyvät ehkä enemmän omiin henkilökohtaisiin tavoitteisiin. Meillä on selvää jakaumaa oppimisen ja bisneksen tekemisen välillä ja nämä erimielisyydet olisi varmaan hyvä tuoda esiin seuraavia tavoitteita määriteltäessä. Se voisi olla myös mahdollisuus konfliktiin, jossa kuultaisiin eri näkemyksiä ja keskusteltaisiin sekä väiteltäisiin niistä. Lopputuloksena, kun on kuultu kaikkia, on ratkaisu, johon kaikkien on helpompi sitoutua. Toiveena on, että konflikti olisi niin hedelmäinen, että toinen osapuoli ymmärtäisi, miksi näin nyt päätetään ja miksi se on ihan järkevää siinä tilanteessa.

Luottamus tiimiläisten välillä auttamatta edistäisi myös sitoutumista, sillä tiimipaine todennäköisesti kasvaa, kun tulemme toisillemme läheisemmiksi. Meillä sitoutuminen kasvoikin jonkun verran todennäköisesti silloin, kun tiimimme pieneni, sillä jäljelle jäävät haluavat olla osa tiimiä ja joutuvat sen osoittamaan muille toimimalla sitoutuneesti tiimin tavoitteisiin ja päätöksiin. Toinen sitoutumiseen auttava edistysaskel on ihan viimeviikkoina esille nostettu päätöksien selkeä esiintuominen eli esimerkiksi palavereissa täytyy lopuksi käydä selkeästi läpi, mitä päätettiin, jottei ne jää epäselviksi ilmaan leijuviksi toteamuksiksi.

4. Vastuun välttely

Tämä aiheutuu suoraan edellisistä toimintahäiriöistä. Kun konflikteja ei ole ja kaikkia ei ole kuultu, ei kaikki sitoudu päätöksiin samalla panoksella, joten he päätyvät välttämään vastuuta. Tämä pätee etenkin toisten pitämäiseen tilivelvollisina. Jos tiimissä ei ole selkeää toimenpideohjelmaa, johon sitoudutaan, ei edes vastuuntuntoisimmat tiimiläiset välttämättä uskalla pitää toisia tilivelvollisina ja vaatia vastuuseen. Vältellään siis vastuuta omasta, mutta myös muiden toiminnasta. Selkeät päätökset, joihin on sitouduttu, luo helpomman ilmapiirin siihen, että tiimikavereita voi vetää tilille tekemisistään.

Meillä on välillä onnistuttu pitämään toisiamme tilivelvollisina, muttei läheskään tarpeeksi. Edelliset ongelmat täytyisi korjata, jotta voimme ruveta ottamaan vastuuta muidenkin käytöksen kyseenalaistamisesta. Emme halua säilyttää alhaisia laatuvaatimuksia, koska niillä meistä ei koskaan tule huipputiimiä. Ehkä yhdessä päätettyihin tavoitteisiin voisi ehdottaa myös jotakin huipputiimiin liittyvää tavoitetta, jotta näihin ongelmiin oikeasti puututtaisiin ja jotta tiimin ongelmien korjaaminen olisi kaikkien yhteinen tavoite.

5. Tulosten huomiotta jättäminen

Jos edellisen toimintahäiriön tavoin ei pidetä tiimiläisiä tilivelvollisina, tulokset jätetään huomiotta. Tällöin yksilöt helposti asettavat henkilökohtaiset tarpeensa tiimin yhteisten tavoitteiden edelle.

Jotta edellisten toimintahäiriöiden korjaamisesta olisi jotain hyötyä, on tuloksia seurattava. Tällöin saavutetaan todennäköisemmin tavoitteet ja yhteisiin tavoitteisiin keskittynyt tiimi sisältää yksilöitä, jotka asettavat tiimin etusijalle. Menestyvä tiimi on keskittynyt yhteisten tulosten saavuttamiseen ja siksi seuraa niitä tehokkaasti.

Me olemme ottaneet viikoittaisen tavoitteiden seurannan mukaan viikkopalavereihin, ja se on mielestäni ollut hyvä lisä. Sillä nähdään missä mennään, ja mihin on ehkä seuraavaksi panostettava enemmän. Näin myös toivomme saavan esille apua kaipaavat tiimiläiset ja edistetään kaikkien tilivelvollisena pitämistä.

Kirja oli helppolukuinen, koska tarinaa oli mielenkiintoista ja helppoa seurata. Asiat tuotiin käytännön tilanteisiin, jolloin ne on helpompi hahmottaa ja ymmärtää. Tähän liittyen sainkin oivalluksen, mikä ei oikeastaan liity itse tiimityöskentelyyn. Oivalsin siis kirjasta ihan omana asianaan sen, että tarinallistaminen on hyvä oppimisen keino. Tätä oivallusta täytyisi ehdottomasti jauhaa vielä päässäkin jatkossa lisää, sillä sehän täytyisi ehdottomasti ottaa hyötykäyttöön jotenkin eli viedä oppimani käytäntöön. Jos joskus mietimme jotain valmennustyyppistä palvelua tai teemmepä ihan mitä tahansa, missä tavoitteena on oppiminen, olisi hyvä muistaa se, että tarinan kautta ihmisen on helpompi ymmärtää uutta asiaa ja sitä on myös mielenkiintoisempi seurata. Jos järjestämme vaikka tapahtuman, jonka tavoitteena on oppiminen, on sinne ehdottomasti mietittävä jotain tarinallistamista. Toinen itseasiassa akuutti tilanne on markkinointitiimissä somepostauksien tekeminen. Olisiko niissä jotain hyötyä tarinallistamisesta? Haluaisimmeko esim. luoda lisäarvoa seuraajille jakamalla jotain oppeja ja olisiko se hyvä viedä tarinamuotoon? Tästä innostuneen voisin laittaa seuraavalle kirjalistalle jonkin tarinallistamiseen liittyvän kirjan ja kerätä vähän lisää tietoa sekä ajatuksia aiheen ympäriltä.