Lähdin lukemaan Sirke Lohtaja-Ahosen ja Minna Kaihovirta-Rapon kirjoittamaa kirjaa ”Tehoa työelämän viestintään, puhu kuulijalle, kirjoita lukijalle”, koska koen, että tästä voisi olla hyötyä tulevassa tiimiliideri pestissä. Ajatuksenani oli, että saan kirjasta vinkkejä suulliseen sekä kirjalliseen viestintään ja tiedottamiseen.

Näitä oppeja kirjasta myös sain. Kirja tarjosi muun muassa loistavia työkaluja viestinnällä vaikuttamiseen, mikä on ollut yksi pääasioista, joita olen halunnut viestinnästä oppia. Kuinka saan arkiset viestit tuotu esille niin, että minua kuunneltaisiin ja asioista kiinnostuttaisiin. Niin monesti, asioita tiedottaessa tahtoo käydä niin, että puolet ei kuuntele ja näistä asioista tullaan jälkeen päin kyselemään. Vaikuttava viestintä on myös todella tärkeää tilanteissa, joissa pyritään ihan konkreettisesti vaikuttamaan toisten ihmisten mielipiteisiin ja ajatuksiin. Esimerkiksi myynti- ja pitchaustilanteissa. Itse kuitenkin keskityin lukemaan kirjaa tiimiliiderin näkökulmasta.  

Pidin kirjasta, koska se tarjosi todella konkreettisia oppeja. Ensimmäinen tällainen tuli kirjallisen vaikuttamisen osiosta. Kirja opettaa, että tiedotetta kirjoittaessa kiinnostavimmat asiat tulee nostaa aina tekstin alkuun. Tällä tavoin varmistetaan, että tekstillä saadaan lukijan huomio. Tämähän tietysti vaatii sen, että enne tiedotteen kirjoittamista pitää analysoida, kenelle kirjoitetaan. Minun pitää siis aina miettiä, mikä tiimiläisiä kiinnostaisi kaikista eniten, jotta he jaksaisivat lukea Teams-päivityksiä.

Puhuessa kaaviota ei tarvitse välttämättä noudattaa, sillä puhuja on saavuttanut huomion jo siinä vaiheessa, kun kuuntelijat ovat hiljaa ja katsovat puhujaan päin. Tällöin voidaan käyttää muita vaikuttamisen keinoja. Tärkeimmiksi vaikuttamisen keinoiksi esiin tuli kuuntelijan rooliin asettuminen, vastuullinen ja eettinen vaikuttaminen sekä puheenvuoron siirtäminen myös kuuntelijoille. Myös puhuttavan asian edut ja haitat on hyvä tuoda ilmi, sillä se kasvattaa luottamusta.

Tiimiläisen rooliin asettuminen on tärkeää, koska silloin hän tuntee tulleensa kuunnelluksi ja kokee olevansa osa tiimiä. Tämä on myös mielestäni osittainen vahvuuteni. Pystyn monesti asettumaan muiden motiivien ja tavoitteiden taakse ja sitä kautta ymmärtämään, miksi ihmiset toimivat tietyin tavoin. Tämä on tärkeää, koska se säästää itseäni turhautumisilta ja ärsyyntymisiltä, joita tulisi ymmärtämättömyyden johdosta. Toki eteen tulee myös tilanteita, jolloin ymmärrän muiden tarkoitusperän ja juuri siksi se ärsyttää. Tarkoitusperiin liittyvistä asioista olisi hyvä puhua avoimesti, koska se pitäisi ilmapiirin hyvänä ja estäisi ristiriitojen syntymisiä.

Vastuullisen ja eettisen vaikuttamisen keinot ovat haastavia, koska aihepiiri on todella laaja. Vastuullisuus menee osittain käsikädessä asioiden etujen ja haittojen ilmi tuomisessa. On moraalin ja läpinäkyvyyden osalta oikein, että asioista puhutaan niin kuin ne ovat, eikä kuuntelijoita johdeta harhaan. Mielestäni tästä oli hyvä esimerkki juuri eilisessä kuukausikatsauksessa. Synttäriprojektin osalta oli tullut väärinkäsityksiä juuri epäselkeän tiedottamisen takia. Puhuttiin ruuasta, vaikka todellisuudessa kyse oli pienistä snackeista. Tämä nosti esiin erittäin hyvää keskustelua tiimin sisällä juuri siitä, kuinka tärkeää on puhua asioista niiden oikeilla termeillä, jotta etenkään maksavia asiakkaita ei johdeta harhaan. Asiakas voi kokea sen jopa valehteluna ja huijauksena, jolloin palaute ei varmasti ole positiivista.

Puheenvuoron siirtäminen kuuntelijoille on myös todella tärkeää akatemian arjessa. Tiimiliiderinä olen vertaisjohtaja, joka käytännön tasolla tarkoittaa sitä, että olen muiden kanssa täysin samalla viivalla, mutta minulla on vain suurempi vastuu asioiden tiedottamisesta ja yhteisten asioiden johtamisesta maaliin. On siis hyvä siirtää puheenvuoroa ja vastuuta myös muille, jotta ei ensinnäkään synny oletuksia siitä, että hoitaisin aina kaiken. Mutta tärkein asia on jo aikaisemminkin mainittu tunne siitä, että on osa ryhmää. Kun kaikki tiimissä pääsevät ääneen ja kertomaan oman mielipiteensä, johtaa se kasvavaan motivaatioon toimia ryhmässä ja olla osana sitä.

Vaikuttajan muistilista:

• Lähde liikkeelle vastaanottajasta, sillä vain siten vaikuttaminen onnistuu
• Muista vaikuttamisen vastuullisuus
• Selvitä itsellesi, pyritkö vahvistavaan, aktivoivaan vai asenteita muuttavaan vaikuttamiseen
• Hyödynnä vaikuttamisessa perustelutekniikoita ja vaikuttavaa kieltä

_{Lähde: Lohtaja-Ahonen, S. Kaihovirta-Rapo,M. 2012}

Toinen itseäni erityisesti kiinnostava asia kirjassa oli tiedottamisen kappale. Akatemialla tehtäviä tiedotteita on kahdenlaisia. On tiedotteita, jotka ovat suunnattu valmentajille, kuten projekteihin liittyvät Motorolat ja projektisuunnitelmat. Sitten on tiimille lähetettäviä tiedotteita, jotka useimmiten koskevat yhteisiä tapahtumia, niiden aikatauluja sekä tulevaisuuden suunnitelmia. Tiedotteen syvin tarkoitus on välittää tietoa lukijalle ja tämän ajatuksen pitäisi olla aina keskiössä, kun tiedotetta ruvetaan tekemään.

Mitä tämä sitten tarkoittaa käytännössä? Tiedotteen kärkeen tulisi aina laittaa tärkeimmät ja ajankohtaisimmat asiat, jotka herättävät myös lukijan mielenkiinnon. Tiedote tulisi otsikoida ytimekkäästi ja kiinnostusta herättävästi. Tiedote tulisi myös aina pitää mahdollisimman tiiviinä ja selkeänä. Tarkoittaa käytännössä sitä, että tiedotteista jätetään turhat lauseet pois ja teksti pidetään selkeänä käyttämällä järkeviä kappalejakoja, väliotsikkoja sekä puhdasta kirjoitusasua.

Tiedottavan kirjoittajan muistilista:

• Etene tärkeysjärjestyksessä. Aloita tärkeimmällä asialla ja kerro se otsikossa
• Muista silmäilijää ja laadi pääotsikko ja väliotsikot sellaisiksi, että lukija saa käsityksen asiasta, vaikka hän lukisi vain otsikot
• Kirjoita yksinkertaisesti ja selvästi, jotta lukija ymmärtää varmasti lukemansa.

_{Lähde: Lohtaja-Ahonen, S. Kaihovirta-Rapo,M. 2012}

Tämä oli kolmas ja viimeinen viestinnän kokonaisuuteen kuuluva kirja. Kirjat olivat kattavasti kolmesta eri viestinnän näkökulmasta eli johtamisesta, palautteen annosta sekä tehokkaasta työelämän viestinnästä. Päällimmäinen ajatus, kirjoista esille nousseista ajatuksista on se, että viestinä on todella yksinkertaista, jos sitä vain haluaa ja jaksaa ymmärtää. Asiat eivät todellakaan ole rakettitiedettä. Esimerkkeinä kuuntelu ja tiedottaminen ovat asioina sellaisia, jotka eivät juurikaan tarvitse osaamista vaan jaksamista. Nyt, kun teoria on opiskeltu ei tarvitse kuin jaksaa toteuttaa. Ja vaikka tyhmältä se kuulostaa, se tulee olemaan suurin haasteeni.