Tarkoituksenmukainen viestintä

Lähdeteos: Läpilyönti: 7 konstia kasvattaa henkilökohtaista vaikutusvaltaa (2011)

Lähdeteoksen kirjoittaja: Jesper Klit

Teoriapisteet: 2

Johdanto 

Mitä viestintä mielestäsi tarkoittaa? Termille viestintä (engl. Communication) löytyy monta eri määritelmää, kun sanan iskee Googlen hakukenttään. Itse ymmärrän niin, että viestintää voi olla montaa eri lajia (puhe-, kirjoitettu-, kuvallinen- ja sanaton viestintä) ja tyyliä (asiallinen, asiaton, muodollinen, arkipäiväinen jne.). Viestintäkanavia on myös monia kasvokkain tapahtuvan viestinnän lisäksi, kuten sähköinen viestintä, media ja vanhan ajan kirjeposti. Viestintä on myös vuorovaikuttamista ja sitä voi tapahtua yhden tai useamman ihmisen välillä. Viestinnän tavoitteena on usein ymmärtää tai tulla ymmärretyksi.  

Klit (2011) käsittelee kirjassaan viestintää työkaluna henkilökohtaisen vaikutusvallan kehittämisessä. Kirja itsessään on täynnä monenlaisia hyviä vinkkejä oman viestinnän tehostamiseen ja itsensä kehittämiseen viestijänä, ja siksi haluankin nostaa esille ajatuksiani useasta eri Klitin (2011) esittämästä näkökulmasta. 

Itsetuntemuksesta parempaan vaikuttamiseen 

Viestintä lähtee aina liikkeelle jostain motivaattorista. Ehkä se on arkipäiväistä small-talkia ja keino verkostoitua, osoittaa olevansa osa yhteisöä. Ehkä se on keino edistää omia tavoitteitaan, kuten etsiä uusia jäseniä projektiryhmään tai oppia itseä kiinnostavasta aiheesta lisää.  

Viestintäämme vaikuttavat muun muassa sisäistetyt ajatusmallit ja uskomukset ja oma viestintätyylimme. Viestintä on sitä, mitä sanomme ja miten sanomme, sekä sitä, miten ilmaisemme itseämme sanattomasti. (Klit 2011.) Usein puhutaan siitä, mitä ihminen tuo mukanaan tullessaan huoneeseen. Itse olen käsittänyt tuon aikaisemmin niin, että tuomalla mukanaan rakentavia ja positiivisia ajatusmalleja, luo eräänlaista positiivista energiaa ympärilleen ja sitä kautta saa ihmiset nauttimaan tämän seurasta ja läsnäolosta (tämän vastakohtana Pessimisti-Pirkko, jonka valmiiksi negatiivisesti latautunut asenne vaikuttaa koko ryhmän ilmapiiriin).Aloin kuitenkin miettimään, että josko kuitenkin oleellisempaa on se, että olet sinut omissa nahoissasi, tunnet itsesi ja olet tietoinen siitä, miten läsnäolosi vaikuttaa muihin. Sillä ei siis ole väliä, oletko positiivisen psykologian tietäjäguru vai säteileekö kasvoiltasi joka päivä korvista korviin ulottuva aurinkoinen hymy – tärkeämpää on, että ymmärrät oman vaikutuksesi ympäristöön.

Oletko sinä miettinyt, mitä tuot mukanasi huoneeseen tullessasi? Mikä on sinun sosiaalinen tai viestinnällinen panoksesi treeneissä tai tiimipalavereissa? Miten saavut asiakastapaamiseen ja miten kohtaat oman tiimisi ulkopuolisia tiimiyrittäjiä käytävillä kohdatessasi? 

Itselleni on jäänyt parhaiten mieleen, kun akatemialla tulee vastaan henkilö, joka tervehtii iloisesti tai vähintäänkin kiinnostuneen oloisesti. Kun tervehdykseen reagoidaan – tuntee olonsa hyväksytyksi ja kokee, että omaan viestintään on vastattu. Toisten huomiointiin riittää toisinaan myös pelkkä lyhyt katsekontakti, hymy tai nyökkäys.  

Omalla kohdallani vanhat koulutraumat ovat jättäneet pienen varautuneisuuden uusiin ja joskus tuttuihinkin sosiaalisiin tilanteisiin, erityisesti jos kyseessä on suurempi joukko ihmisiä. Vasta luettuani tämän kirjan, aloin ymmärtää ja kiinnittää enemmän huomiota siihen, miten oma varautuneisuuteni toisinaan saattaakin jonkun silmistä näyttää ihan joltain muulta: ehkä ajatellaan, etten ole kiinnostunut tai jopa, että olen ylimielinen tai haluton tutustumaan. En kuitenkaan kanna tuosta ajatuksesta suurta huolta, koska ihmisenä olen todellisuudessa erittäin utelias ja aina kiinnostunut tutustumaan ja jakamaan ajatuksia. Tiedostamalla omat viestinnän kasvualueeni (Klit 2011) voin kuitenkin kehittää omaa toimintaani viestijänä ja siten huomioida ympärilläni olevat ja vastaan tulevat ihmiset paremmin. 

Miksi siis viestintä on tärkeää? Viestinnällä voi saavuttaa monenlaisia asioita: jo avaamalla suunsa ja tuomalla esille omat ajatuksensa, voi parhaimmillaan lähteä liikkeelle jokin uusi kehityksen kiertokulku, joka muuttaa koko yhteisön toimintaa. Kun viestintä on suunnitelmallista ja kehittävää, yleensä lopputulos on kuitenkin parempi tai halutumpi. Voit siis tulla paremmaksi vaikuttajaksi tiedostamalla omat viestintätyylisi ja vaikutusmahdollisuutesi.  

Kumpi sinun mielestäsi on vaikuttavampi viestintätyyli treeneissä, luennolla tai muissa tilaisuuksissa:  

  • Hymyilevä silmiinkatsova, joka omilla eleillään osoittaa kuulijansa tervetulleeksi ja huomioi jokaisen. Hän myös aktiivisesti kuuntelee ja peilaa kuulijoidensa toimintaa tai ajatuksia. Hän on myös tietoinen, miten äänensävyt tai painotukset vaikuttavat. 
  • Ei juuri katso silmiin, menee suoraan asiaan – tuo pöydälle omat ajatuksensa monologimaisesti ja lopuksi kysyy kuulijoilta mielipiteet, kun aikaa on jäljellä enää vähän.  

Toki ihmisistä puhuessa on hyvä ymmärtää, että meitä viestijöitä on monenlaisia ja pelkästään jo kokemuksemme ja persoonamme vaikuttavat suurelta osin siihen, miten viestimme. Halutessamme kuitenkin kehittää omaa viestintäämme vaikuttavaksi, niin että tavoitteiden saavuttaminen helpottuu, on kannattavaa tutustua omaan tyyliin viestiä paremmin ja lähteä kehittämään sitä haluttuun suuntaan. 

Osallista ja vaikuta – rakenna parempia treenejä 

Lukiessani kirjaa, huomasin siellä olevan hyviä nostoja tehokkaasta viestinnästä ja viestintätyyleistä, jotka tunnistin mm. luennoilta, joita olen ollut kuuntelemassa. Minun oli helppo nähdä, missä tilaisuuksissa luennoitsija todella oli tehnyt kotiläksynsä ja missä tilanteissa luento olisi voinut olla paljon mielenkiintoisempi ja antoisampi, jos puhuja olisi todella ymmärtänyt, miten hänen tyylinsä viestiä vaikuttaa hänen viestinsä perillemenoon ja ymmärrettävyyteen. 

Kirjoittaja korostaa, että yleisölle puhuessa olennaista on tuntea yleisö: mikä heitä kiinnostaa, mikä on heidän tietotasonsa ja toiveensa tilaisuudelta, mikä heitä innostaa ja mitä he pelkäävät? Onko jotain, mitä he haluavat oppia? On myös hyvä kysyä itseltään tilaisuutta (tai treenejä) suunnitellessa: “Mitä haluat osallistujien muistavan?”. On myös hyväksi, jos ymmärrät, että kuulijoilla on olemassa erilaisia viestintä- ja oppimistyylejä – he siis vastaanottavat viestisi oman kykynsä mukaisesti. (Klit 2011.) 

Treenien suunnittelussa eri oppimistyylien (auditiivinen, visuaalinen, kinesteettinen) ymmärtämisen lisäksi yksi hyvä apuväline voisi olla sisäistää HBDI-malli eli se, miten eri tavoin ajattelemme. Lyhyesti, HBDI-mallissa on neljä eri ajatusprofiilia, joita kuvaa eri ominaispiirteet, mm: 

  • Sininen: loogisuus ja faktuaalisuus 
  • Vihreä: järjestelmällisyys ja yksityiskohtaisuus 
  • Punainen: emotionaalisuus ja kommunikoivuus 
  • Keltainen: taiteellisuus, visuaalisuus ja käsitteellisyys (Klit 2011). 

Eri ajatusprofiilien (Klit 2011) kommunikoijille tärkeää on: 

  • Sininen: numerot ja selkeys 
  • Vihreä: asialistat ja aikataulut 
  • Punainen: katsekontakti, kehonkieli ja tarinat 
  • Keltainen: mielikuvat ja metaforat, kokeilu. 

Miten voisit siis rakentaa puheesi, hissipuheen, luentomateriaalin tai treenit niin, että se palvelee mahdollisimman monen eri oppimis- ja viestintätyylien kuulijaa? Oman viestintätyylin ymmärtämisen ja eri kuulijatyylien ymmärtämisen lisäksi viestintätilannetta voi suunnitella myös monilla muilla työkaluilla, kuten perinteinen tarinallistamisesta tuttu draaman kaari, yleisön aktivoiminen ja sitouttaminen ja oman itsesi myyminen niin, että yleisö kiinnostuu. Alussa on tärkeää kertoa, kuka olet, mitä haluat viestiä ja miksi sinua pitäisi kuunnella, välillä pitää sopivasti taukoja ja osallistaa yleisöä ja lopuksi myös kiittää heitä ajastaan (Klit 2011). 

Kokeilimme tiimikaverini kanssa näitä uusia työkaluja treenien suunnittelussa – emme tosin tietoisesti. Huomasin vain treenien päätyttyä, kun olimme käyneet palautekierroksen läpi ja arvioineet treenit huippuarvosanoin, että treenien vaikuttavuus oli syntynyt pitkälti hyvän viestinnän ansiosta (tokikin myös itse sisältö oli tarkoituksenmukainen, ajankohtainen ja kuulijoita kiinnostavasta aiheesta). Treeneistä oli iso osa tiimiä pois ja osallistimme myös heidät pyytämällä vastaamaan ennakkotehtävään, jota käytimme treeneissä keskustelun apuvälineenä ja viestimällä heille treenien jälkeen monipuolisesti sisällöstä ja läpikäydyistä asioista (selkeät ja kattavat treenimuistiinpanot kirjallisessa muodossa ja ääninauhoite sisällöstä, sekä viesti Teamsiin, jossa kehotettiin tutustumaan läpikäytyihin ja sovittuihin asioihin). Saimmekin välitöntä positiivista palautetta toiminnastamme.  

Palautteen antaminen ja vastaanottaminen 

Oletko miettinyt, miten suuri merkitys sillä on, miten palautetta annetaan – tai ylipäätään, ETTÄ palautetta annetaan? Palautteenanto on elintärkeää toiminnan kehittämiselle. Palautteen antamista helpottaa, jos sitä osataan myös ottaa vastaan. Palautteen tulisi lähtökohtaisesti olla rakentavaa, jotta se on kehittävää.  

Palautteen olisi myös hyvä olla ajantasaista ja aktiivista – siis puoli vuotta tapahtumatilannetta myöhemmin tapahtuva palauteviestintä harvoin on erityisen vaikuttavaa. 

Palautetta voi antaa niin henkilökohtaisesti kuin esimerkiksi kollektiivisesti treenitilanteissa tai tiimipalaverissa. Akatemialla palautetta kerätään usein myös yhteisöllisten tapahtumien jälkeen, ja monesti myös jopa ennalta, kun halutaan suunnitella toimintaa. Ennakkokysely voi tällöin olla myös palautteenantamista, jos kyseessä on aikaisemminkin jo toteutettu tapahtuma ja sitä halutaan nyt parantaa. Voisimmeko kuitenkin antaa vielä enemmän palautetta, tai pyytää sitä, kun haluamme itse kehittää jotain itsessämme, tiimissä tai yhteisössä? Millaisia keinoja tai työkaluja sinä keksit palautteenannon tai viestinnän tukemiseen ja kehittämiseen? 

Pohdinta 

Kirjan lukeminen herätti minut ajattelemaan, kuinka paljon erilaisia työkaluja käyttämällä voi todella parantaa omaa toimintaa niin paljon, että omien tavoitteiden saavuttaminen helpottuu ja/tai nopeutuu huomattavasti. Ymmärsin myös, miksi joissakin tilanteissa eri työyhteisöissä on ollut niin henkisesti vaikeaa tai paha olla – kun ei ole ymmärtänyt olleensa toksisen viestinnän ristitulessa. Tai jos onkin – niin ei ole ollut oikeita työkaluja puuttua tilanteeseen.  

Nyt koen, että minulla on jotain kättä pidempää ja näin ollen olen nyt paremmin varautunut tuleviin, haastaviinkiin viestintätilanteisiin. Kun itse ymmärrän paremmin oman olemukseni ja viestintäni vaikutusta muihin ja ympäristööni, ja muiden toimien tai ympäristön ilmapiirin vaikutuksen itseeni – voin suunnitella omaa toimintaani viisaammin ja johtaa tilanteita vaikuttavasti.  

Koen, että hyvänä viestijänä voi tehdä oman läpimurtonsa tehokkaammin – ja välttää suurimmat sudenkuopat. Kuvittele vaikka jotain julkista ammattia – ja niitä kohuilla maustettuja lehtiartikkeleita, joita Iltasanomat- tai Seura –lehdet kirjoittaa. Olisiko noissa tilanteissa voinut välttää jotain paremmalla viestinnällä? Entä oman tiimisi näkökulmasta? Olisiko jonkin tavoitteen saavuttaminen helpompaa, jos ymmärtäisitte todella, mitä toisillenne viestitte ja millainen vaikutus sillä on?  

Voisitko sinä käydä tyytyväisempänä nukkumaan, kun olet kokenut tulleesi ymmärretyksi, eikä sinulle ole jäänyt kaivelemaan se asia, minkä joku nosti esille tiimipalaverissa tai kahvipöydän ääressä ja josta 

A. …et ollut ihan samaa mieltä, mutta et jostain syystä reagoinut asiaan tai 
B. …ehkä et ymmärtänyt, mitä toinen tarkoitti, mutta et kysynyt lisäkysymyksiä? 

Toivottavasti tämä herätti sinussa jotain uusia oivalluksia omaan tai yhteisön viestintään liittyen, ja ehkä halun kehittyä vieläkin paremmaksi viestijäksi! 

You May Also Like…

Inspiroitunut

Inspiroituneena olen innostunut ja valmiina luomaan uutta. Näen, kuulen ja aistin uusia ideoita, kehitettävää tai...

VIHERPESUOPAS

Viherpesuopas - Jani Niipola, Antti Isokangas ja Riku Vassinen Löysin Nextorystä tänä vuonna (2022) julkaistun...

100 faktaa myynnistä

Toinen vuosi tiimiyrittäjänä tiimiakatemialla alkoi nyt syksyllä ja päätin ensimmäiseksi kirjaksi lukea Andrei...

0 kommenttia

Lähetä kommentti