Suoritustehoa Leanista

Lähdeteos: Lean asiantuntijatyön johtamisessa

Lähdeteoksen kirjoittaja: Sari Torkkola

Teoriapisteet: 3

Mitä nojaamista se Lean on? En tiedä, mutta lyhyen tutkimisen perusteella vaikuttaisi, että lean meat on lähempänä Lean sanan alkuperää kuin nojaaminen. Samoin kuin liha, josta on leikattu ylimääräinen rasva pois, niin Lean metodina pyrkii leikkaamaan ylimääräisen työn pois. Lean on melko insinöörimäinen tapa ajatella prosessitehokkuutta ja eri prosessien välistä tehokasta yhteispeliä. Siihen on kuitenkin tuotu lisäksi Design-ajattelusta tuttua asiakasnäkökulmaa, vaikka ne poikkeavatkin joiltain osin lähestymistavallaan. Leanin yksi näkökulma on, että organisaation päätarkoitus ei välttämättä ole maksimoida resurssien tai tarkemmin henkilöstöresurssien käyttöä. Tämä ajatusmalli parhaimmillaan antaa myös tilaa luovalle ajattelulle, kun kalenteri ei ole täynnä höyrypäistä säntäilyä.

Leanin toiminta- ja ajatusmalleja

Lean perustuu erilaisiin luonnonlakeihin ja tieteelliseen ajatteluun. Yksi keskeinen ajatusmalli liittyy siihen, että maailmassa esiintyy vaihtelua, mutta silti useissa strategia- ja toimintamalleissa keskitytään keskiarvoihin vaihtelua huomioimatta. Esimerkiksi yksi Leanissa käytetyistä mittausmenetelmistä on SPC (statistical process control), jossa mittausarvot piirretään kuvaajaan sellaisenaan ja niille lasketaan keskiarvon lisäksi myös yleispätevä hajontaväli. Hajontaväli perustuu tieteelliseen tutkimukseen siitä, mikä on yleisesti ottaen kokonaiskuvan huomioiden normaalia vaihtelua. Vain hajontavälin ylittävät poikkeamat tutkitaan ja välin sisällä tapahtuvaa heiluntaa voidaan pitää normaalina vaihteluna.

Tarkastellaan vaihtelua konkreettisemmin. Yrityksellä on tietynlainen kysyntä, käyttöaste ja valmistusnopeus. Yrityksessä siis myydään palveluita x kappaletta päivässä. Yrityksen henkilöstöstä on täystyöllistetty päivän aikana y osuus ja henkilöstö ehtii päivän aikana käsitellä z verran tehtäviä. Muuttujat x, y ja z vaihtelevat sen mukaan, kuinka paljon palveluille on kysyntää, mitä muita yllättäviä työtehtäviä henkilöstö joutuu hoitamaan ja onko joku vaikka joutunut jäämään sairaslomalle. Vaihtelua esiintyy siis jokaisella osa-alueella ja tuottavuutta haetaan etsimällä tasapainoa näiden väliltä. Kysyntä, valmistusnopeus ja käyttöaste vaikuttavat toisiinsa ja kulloinkin joku niistä osoittautuu pullonkaulaksi, johon heikon tuottavuuden syyt kasaantuvat. Kriittiseen pisteeseen tehdään parannuksia, jonka jälkeen selvitetään, mikä muodostuu seuraavaksi pullonkaulaksi.

Tavoitteena on saavuttaa virtaus, eli tilaukset kulkevat valmistusprosessin läpi sopivalla rytmillä. Tähän keinoja ovat esimerkiksi, että työlistalla on aina kiinteä määrä tehtäviä kerrallaan ja tehtävät kulkevat ensimmäisenä sisään, ensimmäisenä ulos -periaatteella. Näin asiakkaan odotusaika minimoidaan valmistusnopeuden maksimoinnilla. Tehtävien kulkua prosessissa seurataan erilaisin visuaalisin menetelmin ja yksi yleisimmistä menetelmistä on kanban-taulu. Kanbanin avulla on helppo seurata missä kohtaa kulloinkin pullonkaula syntyy.

Sujuvalla virtauksella pyritään vähentämään vaihtelua, sekä siten myös henkilöstön ja resurssien kuormitusta. Virtauksella pyritään myös vähentämään hukkaa, joka on esimerkiksi ylimääräistä työtä, tietojen siirtelyä tai muuta epätarkoituksenmukaista käsittelyä. Vertaan Leania rohkeasti taksiautoiluun. Tarkoituksena on siirtyä tehokkaasti paikasta A paikkaan B. Nopeudet saattavat vaihdella matkalla, mutta jatkuva, sujuva virtaus takaa tehokkaan etenemisen. Vain normaalin vaihteluvälin nopeusmuutokset hyväksytään sellaisinaan, mutta 40 km/h vauhti maantiellä ei edistä juuri matkaa ja 200 km/h lisää tarpeettomasti polttoainekulutusta. Näiden nopeuksien välillä matka etenee sujuvasti, eikä kuormita liikaa polttoaineresursseja, ei stressaa liikaa kuljettajaa tai asiakasta tai rasita moottoria. Vain tarpeelliset pysähdykset suoritetaan matkalla, joka taas vähentää hukkaa ja lisää virtausta. Näin tehdään useampi automatka päivässä, jolloin asiakas, eli tässä tapauksessa kuljettaja (henkilöstö) ja taksimatkailija (palvelun tilaaja) kokevat prosessin etenevän. Tehokas etenemä myös takaa sen, että päivän aikana ehditään ajaa paljon, jolloin syntyy tulosta.

Leanin käyttökohteista

Lean on joukko ajattelutapoja ja -malleja, joita soveltamalla edistetään tulosta ja tyytyväisyyttä. Kokonaisuus on niin laaja, ettei sitä yhdessä kirjassa tai reflektiossa voi avata kuin pääpiirteittäin. Itse kiteyttäisin Leanin juuri ajatukseen, että tulosta syntyy silloin, kun olet liikkeessä. Matka etenee vaihtelevilla nopeuksilla ja kiireen tunne tulee pysähtyessä tai poukkoillessa, koska silloin matka ei etene virtaavasti.

Leania on hyödynnetty hyvin linjatuotannossa, koska virtaus on helppo mieltää tuotteen linjalla etenemiseen. Kirja käsittelee Leanin käyttöä asiantuntijaorganisaatioissa, jotka ovat linjatuotantoon verrattuna epästabiilimpeja palveluiden keston ja koon vaihteluiden vuoksi. Lean on varmasti hyödynnettävissä monenlaiseen toimintaan, mutta uskoisin sen palvelevan sellaisenaan sitä paremmin, mitä vakioidummat palvelut esimerkiksi ovat. Itse lähtisin yhdistelemään asiantuntijatyöhön Leanin ja Designin variaatiota, jolloin tehokkaaseen etenemään saataisiin yhä enemmän monimuotoisuutta ja uusia innovaatioita.

Lean ja Design piirteitä

Designin ja Leanin maailmaan tehdyn lyhyen tutustumisen perusteella kokosin yllä olevaan taulukkoon piirre-eroja ja yhtäläisyyksiä, joita kyseisissä ajatusmalleissa korostuu. Erot ovat osittain marginaalisia, sillä molemmissa esimerkiksi valmistaudutaan sekä nykyhetkeen että tulevaisuuden kilpailuihin. Taulukko antaa kuitenkin viitettä niistä piirteistä, jotka korostuvat juuri näitä kahta vertaillessa enemmän. Näkökulmaa katsomatta molemmissa korostuvat yhtenevästi ainakin asiakasnäkökulma, kokeilut ja niiden kautta jatkuva oppiminen, sekä laaja-alainen yhteistyö. Molemmissa on paljon samankaltaisuuksia ja erot koostuvat pienistä korostuksista tai näkökulmaeroista. Näiden yhdistäminen kokeilujen kautta tarjoaa varmasti asiantuntijaorganisaatioissakin sopivaa ideoiden monimuotoisuuden ja työn tehokkuuden tuomaa kilpailuetua. Tiukasti yhden mallin noudattaminen on siinä mielessä harhaanjohtavaa, että erilaiset organisaatiot tarvitsevat erilaisia toimintatapoja löytääkseen parhaan kilpailuetunsa. Se on kuitenkin varmaa, että paras löytyy vain kokeilemalla. Leanissa korostuukin organisaation oman näköiseksi muotoutuminen siinä, että ratkaisut syntyvät henkilöstön keskuudessa.

Ajatuksia käytäntöön

Nyt hienoihin ajatusmalleihin tutustuneena mielenkiinto lisääntyi entisestään syventymään aiheisiin. Ennen syventymistä on kuitenkin aika lähteä kokeilemaan käytäntöä, jossa ensimmäisenä käytäntöön lähteekin juuri molemmissa malleissa korostuvat iteratiiviset kokeilut. Lisäksi Leanin kanban-tauluja, visualisointimenetelmiä ja mittaustapoja pääsee kokeilemaan juuri valmistuneessa projektimallissamme ja sen myötä projektisalkun hallinnassa. Projektimallilla haemmekin tehokkuutta tekemiseen ja uskon saavamme yhteisellä visuaalisella seurannalla parempaa virtausta projektityöhömme. Näillä työkaluilla lähdetään taas uusiin kokeiluseikkailuihin.

You May Also Like…

Digimarkkinointi

Pääsin viimein digimarkkinointikirjan kimppuun, joka on pitkään kulkenut lukulistallani mistään sitä löytämättä....

Asiakastutkimus

Valitsin luettavaksi seuraavan kirjan Asiakastutkimuksen perusteet ja käytännöt. Kirjan lukemisen tarkoituksena oli...

Intohimona brändit

Tämä kirja päätyi reflektoitavaksi nyt, sillä brändit ja niiden kilpailu on ollut viime vuosina todella kovassa...

0 kommenttia

Lähetä kommentti