Palautteenanto on taitolaji. Kun sen osaa, siitä hyötyy niin palautteen antaja, kuin saajakin.

Työelämässä palaute on kulmakivenä kehityksen varmistamisessa.

Miksi palautetta annetaan?

Palaute kannustaa toivottuun käytökseen ja tekemiseen, jos sen antaa tarpeeksi kannustavassa muodossa.

Se tuo myös tehokkuutta, sillä palautteen mukaisen muutostoiveen avulla voi vähentää turhaa tai väärin tehtyä työtä.

Palaute myös rakentaa työyhteisön yhteishenkeä, sillä palautteet ohjaavat toimintaa arvojen mukaiseksi. Lisäksi myös palautteen anto helpottaa palautteen antajaa itseään. Palautteen antaminen huojentaa, kun saa sanottua itseään painaneen asian. Tietenkään palautetta ei saa koskaan antaa vain helpottaakseen omaa oloaan tai tuottaakseen mielihyvää.

Yrityskulttuuri syö strategian

Pohjana palautteenannolle on tietysti yrityskulttuuri ja psykologinen turvallisuus. Pystyykö yrityksessä antamaan palautetta jatkuvasti, ilman, että siihen täytyy ottaa omaa hetkeään, tai että sitä uskaltaa antaa samoissa määrin jokaiselle? Annetaanko toisesta ihmisestä palautetta muille selän takana hänen tietämättään? Pelätäänkö, että palautteen saaja suuttuu palautteesta, ja siksi se ehkä jätetään antamatta?

Palautteenannossa täytyy kiinnittää huomiota myös yleisesti määritettyihin toimintatapoihin. Jotta yritys voi päästä kohti strategiassaan tavoittelemaa päämäärää, täytyy toimintatapojen olla yhteneväisiä kaikkien kesken. Jos näin ei ole, ei tavoitetta kohti kuljeta yhdessä, vaan eri reittejä, ja pahimmillaan päämäärä ei ole kaikilla sama. Palautetta on vaikea antaa, jos toimintatavat eivät ole kaikille selkeät, sillä silloin on ymmärrettävää, että jokainen menee omaa polkuaan ja silloin toisen toimintaa helposti kritisoi, kun se ei vastaa omaa toimintaa.

Esimiehen asema on tärkeä, kun miettii toimintatapoja. Toki hän ei voi johtaa tuloksia, mutta hän voi johtaa prosessia. Hän voi olla esimerkki yrityskulttuurille, sekä tehdä parhaansa toimintatapojen selkeyttämiselle. Loppu on henkilöstön yhteisissä käsissä.

Yrityskulttuuri vaikuttaa myös siihen, millä tavalla ihminen suhtautuu omiin virheisiinsä. Jos kulttuurissa ominaista on ankaruus ja virheiden sallimattomuus, kokee henkilö väistämättä häpeää virheitä kohtaan, joista ei tarvitsisi. Kirjassa ”Suoraa palautetta” määritellään kahta erilaista häpeää: turhaa ja tärkeää. Tärkeä häpeä on sitä, jos omat virheet ja väärin toimiminen on kohdistunut muihin. Turhaa häpeää on sellaiset, jotka eivät vaikuta muihin tai parhaimmillaan edes itseesi.

Jos virheisiin asennoidutaan tuomitsevasti, se lamaannuttaa virheen tekijän avun pyytämiselle tai edes virheen myöntämiseen. Esimerkiksi Tiimiakatemialla mielestäni ihanaa on se, miten myönteisesti virheisiin suhtaudutaan; niistä voi aina oppia, ja ne kehittävät meitä kaikkein parhaiten.

On myös tärkeä pohtia palautteenannon selvyyttä työporukassa: tietävätkö kaikki, mistä saa antaa palautetta? Mihin sitä pitää kohdentaa? Milloin sitä annetaan; halutaanko pyrkiä jatkuvaan palautteeseen ja siihen, että se on osa arkea, vai antaa sille omia hetkiään vaikkapa viikoittaisen motorolan merkeissä? Vaikka virheitä sallitaan, onko selvää, että huonoa käytöstä ja arvojen vastaista toimintaa ei pidä keneltäkään hyväksyä? On hyvä käydä palautteenannon pelisääntöjä, jotta jokainen osaa antaa sitä oikein ja näin myös saada sitä muilta itseään hyödyttäväksi.

Kirjassa mainitaan myös neljä eri psykologisen turvallisuuden tasoa, johon asettumista voi pohtia:

Ryhmään kuulumisen vaihe

Tätä vaihetta voisi verrata parisuhteen ensitreffeihin ja alkuhuumaan. Osapuolille on tärkeää antaa itsestään paras ensivaikutelma, ja kaikki tuntuu uudelta ja kivalta. Muista tietää lähinnä pintapuolisia ominaisuuksia, jotka näyttäytyvät yleensä positiivisena. Palautetta annetaan hyvin pintapuolisesti, eikä muiden toimintaa edes ymmärrä vielä kunnolla syvällisemmin.

Oppimisvaihe

Tässä vaiheessa opitaan jo toisten toimintatapoja ja ominaisuuksia. Ne osataan myös erottaa toisistaan ja eri persoonatyyppejä tunnistetaan. Toimintatapoja saadaan jo asetettua ja niistä innostutaan.

Osallistumisvaihe

Tässä kohtaa koetaan jo ryhmässä oleminen turvalliseksi. Dialogi on tasaista ja jokainen osallistuu siihen (oman temperamenttinsa rajoissa). Kehityspalautetta ja kyseenalaistamista ei kuitenkaan vielä tehdä luontevasti, eikä tunteita näytetä kaikkein aidoimmalla tasolla.

Viimeinen vaihe on haastamisvaihe.

Tässä vaiheessa myös kyseenalaistaminen ja haastaminen on luonteva osa keskustelua ja toimintaa. Palautetta annetaan jatkuvasti ja ikävämpiäkin asioita otetaan käsittelyyn. Tunteita ilmaistaan ja näytetään. Tämä on tietysti ihanteellisin vaihe tiimin toiminnassa.

Emme ole paljoa puhuneet psykologisesta turvallisuudesta tiimissämme. Kaikki varmasti olettavat, että sellaista pitäisi olla, mutta emme ole oikeasti käsitelleet sitä, kokeeko jokainen tiimissä olonsa turvalliseksi tai että missä tasossa olemme. Näistä eri vaiheista voisi tehdä esimerkiksi kyselyn tiimillemme, jossa selviää, missä vaiheessa kukin kokee olevansa.

Millaista on hyvä palautteenanto? Entä sen vastaanottaminen?

Kun antaa toiselle palautetta, tulee se kohdentaa henkilön tekemiseen, eikä häneen itseensä. Ei ole oikein sanoa: ”Ei ole hyvä, että olet tällainen”, vaan ”tämä toimintasi ei ollut sitä parasta, mitä voit antaa, mutta entäpä jos tekisitkin vaikka näin ”.

 Vaikka persoonan henkilökohtaiset ominaisuudet varmasti omalla tavalla vaikuttavat siihen, miten hän eri tilanteissa toimii, täytyy kuitenkin osata erottaa toimintatavat, joihin henkilö voi itse vaikuttaa, ja kohdentaa palaute siihen.

Ennen kuin palautetta antaa, on hyvä ymmärtää ihmisten yksilöllisyys. Vaikka itse toimin tietyllä tavalla, en voi odottaa samaa muilta, sillä olemme kaikki erilaisia, jolloin myös toimintatapamme ovat. Ikinä ei ole myöskään yhtä oikeaa tapaa toimia vaikkapa työelämässä. On tärkeää siis, että koskaan ei oleta mitään; vaikka itselle tietty toimintatapa olisi päivänselvä, se ei välttämättä ole sitä muille. Ainoa asia mitä muilta pitäisi voida olettaa on maalaisjärki ja käytöstavat. Mitä nekään sitten määriteltynä ovat, on toki toinen kysymys.

Ihmisten menneisyys ja tausta vaikuttaa paljon siihen, millaisia käytänteitä he preferoivat. Jollakin saattaa olla työelämästä kokemus jyrkästä johtajuudesta ja vaatimuksia täsmällisyydestä, joillakin taas voi olla selkärangassa lepsumpi ja hieman enemmän levällään olevampi tapa asioiden hallitsemisesta. On ymmärrettävä siis taustoja ja sitä, että tietynlaiseen työkulttuuriin sopeutuminen vie eri verran aikaa ihmisiltä.

Yksilöllisille ihmisille yksilöllistä palautetta

Koska emme ole kaikki samanlaisia, emme voi myöskään antaa kaikille samalla tavalla palautetta. Joku tahtoo sitä suoraan ja nauttii kritiikistä. Joku saattaa olla kriittinen itseään kohtaan ja silloin ottaa palautteen raskaammin, kuin joku toinen. Tällöin on hyvä pyrkiä miettimään, miten palautteen muotoilee, jos tietää, että palautteenannossa tulee jotakin kehitettävää.

Ikinä ei pitäisi ajatella, että on vain positiivista palautetta ja negatiivista palautetta. Pitäisi ajatella, että on positiivista palautetta ja rakentavaa palautetta. Negatiivista palautetta ei tule osoittaa palautteen vastaanottajalle vain siten, että ”on väärin, kun teet näin”, vaan ”olisi parempi, jos tekisit mieluummin näin”. On tärkeä palautetta antaessa antaa myös vaihtoehtoja ja kehitysehdotuksia, eikä vain tyrmätä kaikkea aiempaa toimintaa.

Usein palautteenannossa käytetään hampurilaismallia; ensiksi annetaan positiivinen palaute, sitten negatiivinen palaute, ja sitten taas positiivinen. Tällä pyritään pehmentämään negatiivista palautetta ja jättämään viimeisimmäksi tunteeksi onnistumisen. Ymmärrän sinänsä tämän mallin, mutta olen törmännyt usein myös tämän mallin kritisointiin, jossa on mielestäni myös perää. Miksi negatiivista palautetta tulisi pehmentää kehuilla? Pitäisikö enemmän keskittyä siihen, että sen antaa rakentavasti ja palautteen antajaa aidosti hyödyttäväksi? En ainakaan itse ota tosissani, jos huomaan jonkun antavan hyvää palautetta ainoastaan kritiikin tueksi. Totta kai mieleeni jää vain kehityskohdat ja ajattelen, että tuo nyt vain hyvää hyvyyttään kehuu. Negatiivisesta palautteesta pitäisi osata tehdä niin rakentava, että sitä ei tarvitse edes pehmittää millään.

Entä sitten palautteen vastaanottaminen?
Vastaanottamiseen kytkeytyy toki vahvasti se, miten palaute on annettu. Jos kuitenkin palaute on annettu toimintaan kohdistuen, rakentavasti ja selkeästi, niin on hyvä ottaa palaute vastaan ja käsitellä sitä; ymmärsinkö palautteen? Tunnistanko itse toimintani ongelmakohdat? Sainko heti kättelyssä vaihtoehtoisia tapoja toimia? Saatua palautetta voi aina pyytää tarkentamaan ja perustelemaan.

Saako palautteesta pahoittaa mielensä? Ei kenenkään tarvitse riemastua kehityskohdistaan, mutta on hyvä miettiä, kummin haluaa asennoitua; ”Jes, nyt tiedän, miten voin kehittyä vielä paremmaksi!” vai ”Olen selkeästi epäonnistunut ja minun on petrattava ollakseni riittävä”. Asenne ratkaisee, kuten aina. Tunteet kuitenkin kuuluvat palautteenantoon (kuten työkulttuuriinkin), ja niitä ei tarvitse peitellä. Tähänkin vaikuttaa psykologinen turvallisuus; kuinka mieluisaksi ja sallituksi koen tunteiden ilmaisun myös palautteen saannissa?

---

Loppuvuodesta meillä on taas edessä kehäteoriaa, palautetreenejä ja täpitystä. Toivon, että niissä näkyisi yhä enemmän toiminnan arviointi, eikä ihmisten. Kehäteoriassa ytimessä ei ole kivoimmat tyypit eikä hyvän tiimiläisen merkki ole hänen persoonansa hurmaavuus. Kirjassakin todettiin, että kaikki lähtee toiminnasta ja siitä aktista, mitä yhteisten tavoitteiden eteen tehdään, ja niiden pitäisi olla asioita, joista palautetta annetaan, ei persoonien ominaisuuet.

Kirjassa oli äärettömän paljon hyviä pointteja, mitä kannattaa peilata omaan tiimiin tai vaikka jopa ihmissuhteisiin, ja mistä olisin voinut kirjoittaa. Mielestäni olisi hyvä, jos jokainen, joka pitää vaikkapa palautetreenit tiimilleen, lukee tämän kirjan, sillä tässä oli myös mahtavia käytännön työkaluja tiimin toiminnan arvioimiseen ja palautteenannon oppimiseen. Toki ihanteellista olisi, jos jokainen lukisi tämän, niin palautteenantohetkistä myös saisi jokainen kaiken maksimin irti.

Itselläni palautteenanto ei vielä tule luonnostaan ja se ei ole helppoa. Palautteen vastaanottaminenkin on itselleni vaikeaa, oli kyseessä sitten positiivinen palaute tai kehitysehdotukset. Uskon kuitenkin oppivani yhä enemmän sen, että palaute on aina vain askel kohti kehitystä.