Strategiakirja kertoo selkokielellä mitä strateginen johtaminen tarkoittaa, mihin strategialla pyritään sekä esittelee erilaisia strategisia työkaluja ja menetelmiä. Näitä työkaluja ja menetelmiä löytyy tehokkuuden parantamiseen, uuden luomiseen, resurssien kehittämiseen sekä asemointiin. Päätin tarttua kahteen tehokkuuden parantamiseen tarkoitettuun mittariin ja pohtia kuinka niitä voisi hyödyntää opiskelijafestari projektissa.

Balanced Scorecard – Tasapainotettu mittaristo (BSC)

Balanced Scorecard mittaristoon kuuluu neljä osa-aluetta, joista valittua strategista tahtotilaa tarkastellaan. Nämä neljä osa-aluetta ovat talous, asiakkaat, prosessit sekä oppiminen ja uudistuminen. Näitä neljää osa-aluetta tarkastellaan neljän eri näkökulman avulla, joita ovat strategiset tavoitteet, kriittiset menestystekijät, avainmittarit sekä toimintasuunnitelma.

Aluksi tulee siis määritellä mikä on opiskelijafestarien strateginen tahtotila. Voisimme esimerkiksi haluta olla opiskelijoiden ykkösvalinta, kun he miettivät mihin opiskelijatapahtumaan ostaisivat liput. Tämän jälkeen tulee päättää minkä osa-alueen strategista tahtotilaa tarkastellaan. Valitsen tähän asiakkaat, sillä ilman asiakkaita ei ole tapahtumaa, jota järjestää. Nyt kun näkökulmaksi on valittu asiakkaat, kohdistetaan keskittyminen siihen mikä saa opiskelijat viihtymään tapahtumassamme. Jotta strateginen tahtotila voi toteutua täytyy lähteä pohtimaan aikaisemmin mainitsemiani neljää näkökulmaa, joista ensimmäinen on strategiset tavoitteet. Eli millaista palvelun tulisi olla, että asiakkaamme viihtyvät tapahtumassa. Koska kohderyhmämme on opiskelijat tulisi palvelun olla edullista, helposti saavutettavissa, monipuolisen kävijäkunnan huomioon ottavaa kuten erityisruokavalioiden ja alkoholittomien vaihtoehtojen näkyminen valikoimassa. Näiden lisäksi asiakkaat arvostavat lähes poikkeuksetta nopeaa ja sujuvaa palvelua. 

Toisena pohdittavana näkökulmana on kriittiset menestystekijät. Näitä voi tarkastella asiakkaan tyypillisen asioinnin kautta. Asiakas saapuu tapahtumapaikalle hiukan eri kulkuvälineellä riippuen siitä, asuuko hän Jyväskylässä vai tuleeko hän ulkopaikkakunnalta. Jyväskyläläinen asiakas saapuu paikalle todennäköisesti sähköpotkulaudalla, pyörällä tai kävellen. Kun taas ulkopaikkakuntalainen asiakas saapuu paikalle todennäköisimmin joukkoliikenne välineellä kuten bussilla tai junalla. Tällöin kriittisiä ovat sijainti, selkeät omat ”parkkipaikat” sähköpotkulaudoille ja pyörille, jotka on myös sijoitettu järkevästi lähelle sisääntulo väyliä sekä hyvät ja selkeät opasteet paikalle. Seuraavaksi asiakas kävelee porteista sisään jolloin, kriittisiä ovat nopeus, lyhyet jonot, selkeät opasteet, joista käy muun muassa ilmi seuraavat, mistä mennään sisälle, mitä esineitä/asioita tapahtuma-alueelle ei saa tuoda sekä esimerkiksi onko erikseen jonot jo lipun etukäteen rannekkeeseen vaihtaneille. Saavuttuaan sisään asiakas käy baaritiskillä, bajamajassa, aktiviteetti alueella, sekä katsomassa ja kuuntelemassa artisteja. Baaritiskillä kriittisiä asioita ovat hintataso, nopeus, lyhyet jonot, valikoima, jossa otettu huomioon myös alkoholittomat vaihtoehdot, selkeät ja näkyvillä olevat hinnastot sekä opasteet. Bajamajoissa kriittisiä ovat opasteet, bajamajojen riittävä määrä, siisteys, wc-paperin riittävyys ja käsienpesu mahdollisuus. Aktiviteettien alueella kriittisiä ovat opasteet, edullisuus, matalakynnys osallistumiseen, monipuolisuus, yllätyksellisyys ja elämyksellisyys. Artistien katsomisen ja kuuntelemisen osalta kriittisiä ovat opasteet, aikataulut, turvallisuus, äänenlaatu sekä kiinnostavan esiintyjän valitseminen. Kolmantena mietitään avainmittareita, jotka saadaan johdettua kriittisistä menestystekijöistä. Avainmittareita voisivat olla seuraavat:

1. Aika kulkuvälineen parkkeeraamisesta tai joukkoliikennevälineellä Jyväskylään saapumisesta siihen, kun asiakas pääsee festarialueen porteille.
2. Aika porteille saapumisesta siihen, että asiakas pääsee festarialueelle sisään.
3. Aika, jonka asiakas jonottaa päästäkseen asioimaan baaritiskillä.
4. Ostojen monipuolisuus, meneekö baarista tasaisesti tuotteita vai liikkuvatko vain tietyt tuotteet.
5. Bajamajojen puutteet per tunti (paperin loppuminen, roskat, epäsiisteys yms.).
6. Aktiviteettien suosio per tunti.
7. Artistien esiintymisen aikana äänenlaatu.

Näitä kaikkia on hyvä myös mitata esimerkiksi asiakastyytyväisyys kyselyllä, mutta sen haasteena on, että vastaukset saadaan vasta tapahtuman jälkeen. Parhaiten avainmittareita pystyisi hyödyntämään useamman päivän kestävässä tapahtumassa, joka järjestettäisiin vuosittain. Meidän festarimme on tarkoitus olla ainakin alkuun yksi päiväinen, jolloin näihin asioihin pääsee pääsääntöisesti vaikuttamaan vasta, jos tapahtuma järjestettäisiin seuraavana vuonna uudestaan. Avainmittareita voi kuitenkin mielestäni hyödyntää myös ensimmäistä kertaa järjestettävässä ja yksi päiväisessä tapahtumassa, kun tiedostaa mittarit, soveltaa niitä hiukan ja reagoi välittömästi, jos niistä jokin ei toimi. Esimerkiksi toisena oleva mittari, jossa mitataan aikaa porteille saapumisesta siihen, että asiakas pääsee festarialueelle sisään. Mikäli näyttää siltä, että sisääntulo ruuhkaantuu voi asiaan vaikuttaa välittömästi käymällä varmistamassa, että jonottavat asiakkaat ovat oikeissa jonoissa ja mahdollisuuksien mukaan hankkimalla lisäkäsiä turvatarkastukseen, jotta sisääntuloa saadaan nopeutettua. Sama pätee seuraavaan eli kolmanteen kohtaan. Jos näyttää, että baaritiskin jonot alkavat kertymään liian pitkiksi voi asiaan reagoida välittömästi hankkimalla lisäkäsiä baariin avuksi, jolloin jonoja saadaan hajautettua ja asiakkaiden odotusaika lyhenee. Viimeiseksi aikaisempien vaiheiden avulla luodaan toimintasuunnitelma, johon tulisi pohtia konkreettisia asioita. Festarien kohdalla toimintasuunnitelmaan voisi kuulua seuraavat tehtävät: alueelle piirretään parkkialueet sähköpotkulaudoille ja pyörille ja näiden olemassa olosta infotaan asiakkaille selkeästi some kanavissa, opastekylttejä laitetaan näyttämään tietä keskustasta ja matkahuollosta saakka festarialueelle, järjestyksenvalvojia ja baarityöntekijöitä hankitaan mieluummin liikaa kuin liian vähän, bajamajojen kunnossapitoon hankitaan oma henkilökunta, alueen aktiviteetit mietitään eri ostajapersoonien mukaan ja panostetaan lavan äänitekniikkaan.

SWOT-Analyysi

SWOT-analyysi on varmasti kirjan yksi tunnetuimpia strategiatyökaluja, ja moni saattaakin tietää sen nimeltä mutta ei osaa kertoa, kuinka sitä käytetään. Tämä on hyvin pitkälti tämänhetkinen tilanne omallakin kohdallani. Olen tiedostanut SWOT-analyysin olemassaolon ja olen tiennyt mitä SWOT, lyhenteen kirjaimet tarkoittavat eli Strengths, Weaknesses, Opportunities ja Threats. En kuitenkaan ole missään projektissa hyödyntänyt tätä työkalua, joten nyt olisikin lienee korkea aika ottaa se käyttöön. SWOT-analyysin tarkoituksena on siis tuottaa analyysia, jonka pohjalta voidaan tehdä valintoja ja toimintasuunnitelmia. SWOTin tarkoituksena onkin, että kaksi ensimmäistä kirjainta S (vahvuudet) ja W (heikkoudet) käsittelisivät yrityksen sisäisiä asioita, kun taas O (mahdollisuudet) ja T (uhat) liiketoimintaympäristöön liittyviä teemoja. SWOT-analyysin kautta tehtyjä pohdintoja voisi hyödyntää esimerkiksi seuraavilla tavoilla. 

Vahvat puolet: Miten käyttää hyväksi ja vahvistaa?

Heikot puolet: Miten poistaa, lieventää ja välttää?

Mahdollisuudet: Miten varmistaa löytyminen?

Uhat: Miten poistaa, lieventää tai kääntää mahdollisuudeksi?

Opiskelijafestari SWOT-analyysi

Vahvuudet:

• Uniikki tapahtuma

Jyväskylässä ei toista täysin samankaltaista opiskelijatapahtumaa

• Sijainti 

On kaikin puolin hyvä. Helppo saapua sähköskuutilla, jalan tai pyörällä, mutta on myös lähellä matkahuoltoa, mikäli paikalle saapuu joukkoliikennevälineellä. Näiden lisäksi myös tilausbusseille löytyy parkkitilaa aivan festarialueen vierestä.

• Asiakaskunnan ymmärrys

Olemme itsekin opiskelijoita, joka helpottaa, kun voi käytännössä ajatella osallistuisinko itse tapahtumaan, jos se olisi tällainen tai maksaisinko siitä tämän verran. Opiskelija näkökulmaamme saamme kuitenkin kaikista parhaiten hyödynnettyä markkinoinnissa, sillä tiedämme missä kanavissa kohderyhmämme liikkuu ja minkälainen sisältö heitä kiinnostaa.

Heikkoudet:

• Opiskelija status

Emme ole vielä tapahtuma-alan ammattilaisia, joten tärkeitäkin asioita saattaa jäädä huomaamatta, eikä kaikkeen löydy vielä osaamista.

• Asiakaskunta määritelty hyvin spesifiksi

Tämä on sekä vahvuus, että heikkous. Tarkka spesifiointi helpottaa useita asioita, kuten markkinointia kun se osataan selkeästi kohdistaa tietylle asiakasryhmälle mutta samalla se rajaa pois muihin asiakasryhmiin kuuluvia asiakkaita, jotka voisivat olla kiinnostuneita tapahtumasta.

• Hinnoittelu

Hinnat mahdollisesti oltava korkeammat kuin opiskelijatapahtumissa yleensä, jotta ei jäädä tappiolle. Koen, että hinnoittelu on yksi haastavimmista asioista tapahtumassamme. Sillä ymmärrämme, että opiskelijoilla ei ole paljon rahaa käytettävissä mutta kuitenkin meidän olisi saatava tapahtuma järjestettyä niin, ettemme jää siitä tappiolle.

Mahdollisuudet:

• Kysyntä

Jonotustapahtumista kuten Kauppakadun Approista poikkeavalle opiskelijatapahtumalle kysyntää Jyväskylässä.

• Opiskelijakaupunki

Olemme opiskelijatapahtumana kilpailijoistamme poikkeava ja Jyväskylä on opiskelijakaupunki, joten asiakkaita riittää myös meille. 

• Sijainti

Jyväskylä on keskeisellä sijainnilla ja tänne on helppo tulla ympäri Suomea.

• Elämyksellisyys

Elämyksellisten tapahtumien suosio on kasvussa. Asiakkaat haluavat saada elämyksiä ja käyttää rahaa tapahtumiin ja palveluihin, joista kokevat voivansa näitä saada.

Uhat:

• Idea viedään

Joku muu ehtii tehdä samanlaisen tapahtuman Jyväskylään ennen meitä.

• Sää

Ulkotapahtumissa sää on aina riski, varsinkin mitä myöhemmäksi vuotta mennään. Sää saattaa olla tapahtumapäivänä todella huono ja asiakkaat jättävät saapumatta paikalle sen vuoksi.

• Artisteihin/esiintyjiin liittyvät ongelmat

Artistit/esiintyjät ovat tapahtuman yksi suurimmista kulueristä, ja koen että samalla myös kuumottavin, koska tilanteet muuttuvat. Ongelmia, joita artistien/esiintyjien kanssa voisi ilmetä olisi, ettei saada varattua ketään suosittua artistia tapahtumaan, varaamamme artisti ei olekaan enää yleisön suosiossa festariemme aikaan tai, että pääartisti peruu viime hetkellä emmekä saa hänen tilalleen ketään korvaavaa artistia.

SWOTista on myös kehitetty kahdeksan kentän malli TOWS-matriisi, jonka avulla on vielä helpompi hahmottaa miten heikkoudet ja vahvuudet otetaan huomioon suhteessa uhkiin ja mahdollisuuksiin. Aion ehdottomasti viedä sekä SWOTin, että vielä perusteellisemman 8-kenttäisen TOWS-matriisin mallin projektiryhmälle ja ehdotan, että teemme sen yhdessä opiskelijafestareille. Kirja olisi tarjonnut hurjasti muitakin hyviä työkaluja, joita on helppo lähteä soveltamaan omaan projektiin tai tiimiin hyvien havainnollistavien esimerkkien avulla. SWOT jää ehdottomasti käyttöön tulevissa projekteissa ja voi olla, että palaan vielä kirjan pariin, kun pohdimme tiimimme uuden johtoryhmän kanssa, kuinka lähdemme tiimiämme johtamaan kohti viimeistä vuotta.