Halusin valita yhden kirjan pystyäkseni tarkkailemaan oman tiimin toimintaa ja miten siihen voisi vaikuttaa. Tämä kirja tuntui sellaiselta, kun luin esittelyn siitä Johannes Partasen ’kirja kirjoista’ -sivulta. Kirjassa tutkitaan erilaisia tekijöitä, jotka muokkaavat tiimin dynamiikkaa ja kerrotaan miten tiimin suorituskykyyn voi vaikuttaa. Tavoitteeni oli, että kirjasta jää käteen jotain millä voisin konkreettisesti rakentaa tiimin dynamiikkaa vielä paremmaksi viimeistä vuotta varten. Oli se sitten keino, teorian opettamiseen liittyvä asia tai jonkun uuden asian ymmärtäminen kirjan avulla.

RYHMÄDYNAMIIKKA
Ryhmädynamiikka ja sen ymmärtäminen on eritoten tärkeää tiimin menestykselle. Se määrittää kuinka hyvin tiimin jäsenet pystyvät kommunikoimaan, tekemään yhteistyötä ja ratkaisemaan konflikteja. Tiivistin itselleni tärkeitä ja ryhmän kannalta toimivia ryhmädynamiikkaa edistäviä tapoja, joiden teemoista voisi lähteä etsimään toteutuskelpoisia ajatuksia. Osaa oikeasti joko on yritettykin tai työstetään tällä hetkellä.

1. Avoimen ja rehellisen viestinnän edistäminen: Heigassa kannustetaan tiimin jäseniä ilmaisemaan ajatuksiaan ja tunteitaan avoimesti ja rehellisesti. Meidän kannattaisikin keskittyä sellaisen ympäristön luomiseen, jossa kaikki tiimin jäsenet tuntisivat olonsa mukavaksi jakamaan ajatuksiaan ja huolenaiheitaan pelkäämättä jälkiseuraamuksia. Tai sitä, ettei joku yhtäkkiä tahdo sinua mukaan projekteihin tai muuhun pelkän rehellisyyden ja avoimuutesi vuoksi.
2. Kannustetaan kaikkia tiimin jäseniä aktiiviseen osallistumiseen: Oli hauska nähdä ensimmäisessä Heiga-päivässä enemmän kuin puolet Heigasta pelaamassa Elämäni biisiä. Tämän tyyppistä osallistumista tarvittaisiin enemmänkin, koska on hyvä pitää myös hauskaa yhdessä. Muunkinlaista osallistumista tarvitaan ja yksittäisten tiimin jäsenien ei saisikaan antaa hallita keskusteluja tai päätöksentekoprosesseja liikaa. Meillä on välillä ollut tällaista käyttäytymistä ja joskus siihen lipsuu meno vieläkin, mutta mielestäni myös tämä asia on parantunut vuosien saatossa. Myös mitä voisi toteuttaa enemmän toisten panosten tasapuolinen arvosteleminen. Kaikkien pitäisi pystyä saamaan arvostus ja kunnia, kun on saanut jotain tärkeää suoritetuksi. Tiimin tulisi huomioida kaikkien panos. Heigassa kyllä tsempataan ja kiitellään mielestäni, mutta joskus se ei ole tasapuolista ja uskon, että yksi syistä on vain se, ettei ihmiset ole perillä toisten tekemisistä omien kiireiden takia. Kun yhteinen aika jää kiireen takia vähemmälle, se vaikuttaa suoraan kommunikaatioon ja siihen miten paljon tiedämme toistemme asioista.
3. Tiiminrakennus: Kirjassa puhutaan erilaisista keinoista, jotka voivat ryhmäyttää ja tuoda tiimiä toisiaan lähemmäksi. Meillä nämä olisi just ne Heigapäivät, jotkut yhteiset reissut ja LC oli hyvä esimerkki tästä, tiimi hioutui enemmän yhteen vaikkei kaikki välttämättä mennytkään niin sulavasti koko ajan. Toiminnot ja ryhmäytymisen järjestämiset auttavat tiimiä kuitenkin tuntemaan toisensa paremmin, luomaan luottamusta ja oppimaan työskentelemään yhdessä tehokkaammin. Toisten työskentelytapojen ymmärtäminen on oleellista onnistuakseen työskentelemään menestyksekkäästi tiimissä, joten tämän aiheen ympärille tulisi keksiä elementtejä ja tapoja, miten saisi toteutettua tätä mahdollisimman monipuolisesti.
4. Ryhmänormit: Yksi ryhmädynamiikan avainkäsitteistä kirjassa on normien rooli ryhmän käyttäytymisen muovaamisessa. Normit ovat kirjoittamattomia sääntöjä, jotka ohjaavat jokaisen tiimiläisen käyttäytymistä. Ne voivat vaikuttaa viestintään, päätöksentekoon ja tehtävien suorittamiseen. Heigassa pitäisi olla selkeät normit, jotka on linjassa meidän tavoitteiden ja arvojen kanssa. Seuraavat normit tulisi viedä tarkasteluun ja keskustella/ratkoa mitkä ovat meidän tiimin jäsenten näkemykset niihin:

• Viestintänormit: Tällaiset normit voivat sanella, kuinka tiimin jäsenten odotetaan kommunikoivan keskenään. Heigassa nämä voisivat olla miten useasti joku lukee Teamsia, hengailee Akatemialla tai tulee treeneihin.
• Päätöksentekonormit: Nämä voivat sanella kuinka päätöksiä tehdään tiimissä. Sellaisia asioita, kuten kenellä on päätösvalta, odotetaanko kaikkien tiimin jäsenten osallistuvan päätöksentekoon ja miten konsensus saavutetaan.
• Tehtävien suorittamista koskevat normit: Näihin kuuluu oleellisesti asiat kuten, kuinka tehtävät jaetaan ja suoritetaan ryhmässä. Kuka on vastuussa kunkin tehtävän suorittamisesta ja miten tehtävät muutenkin tulee priorisoida. Myös miten edistymistä tulee seurata. Tästä norminpätkästä voisi vetää vaikka minitreenit, kun tuntuu, että yhteistä säveltä näiden tekemiseen ei aina ole näkyvissä. Tuntuu, että olemme kyllä koittaneet saada aikaan positiivisia ja aikaansaavia normeja asian suhteen, mutta välillä homma tuntuu silti välillä sakkaavan. Edistymistä ei esimerkiksi ei aina seurata ja se johtaa siihen, että taaskaan ei olla täysin perillä mitä tiimissä ihmiset puuhaavat.
• Konfliktinratkaisunormit: Tällaiset normit voivat sanella, kuinka ryhmän sisäiset ristiriidat käsitellään ja ratkaistaan. Heigassa on esimerkiksi hyväksyttävää ilmaista turhautumista ja negatiivisiakin tunteita. Tällaiset tunteet saattavat pyrskähdellä Heigassa joskus holtittomasti, mutta osaamme tiiminä keskustella tilanteet yllättävän hyvin selviksi ja näin negatiivisetkaan purkautumiset eivät haittaa niin paljon kuin tiimeissä, joiden normit ovat kovinkin vaihtelevia konfliktinratkaisussa.

KOHEESIO
Koheesio tarkoittaa sitä miten kiinteä ryhmä ja on ja miten se pysyy yhdessä. Vahvan koheesion omaava tiimi on yhteistyöhaluinen ja -kykyinen. Se osaa puhaltaa yhteen hiileen ja ryhmähenki toimii loistavasti. Levi perehtyy kirjassa ryhmän koheesion käsitteeseen, joka viittaa siihen, missä määrin ryhmän jäsenet ovat kiinnostuneita ja motivoituneita pysymään osana ryhmää. Yhteenkuuluvuuteen voivat vaikuttaa sellaiset tekijät kuin ryhmän koko, monimuotoisuus ja jäsenten välisen vetovoiman taso. Levi ehdottaa, että korkean yhteenkuuluvuuden omaavat tiimit menestyvät todennäköisemmin, koska ne pystyvät työskentelemään tehokkaammin yhdessä ja ovat sitoutuneempia joukkueen tavoitteiden saavuttamiseen. Onko Heiga korkean yhteenkuuluvuuden omaava tiimi? Minun mielestä kaikissa tarkasteltavissa asioissa ei, mutta osassa ehdottomasti kyllä!
Siihen vaikuttaa, esimerkiksi ryhmäkoko. Yleensä pienemmillä ryhmillä on korkeampi yhteenkuuluvuus. Ihan vaan sen takia, että on vähemmän ihmisiä joiden kanssa koordinoida tehtäviä ja olla vuorovaikutuksessa. Huomaa sen Heigassakin, että on helpompi edetä ja tehdä kun meitä ei enää ole 18 jäsentä, se oli ihan turhan korkea luku viettää ensimmäinen vuosi liian ison tiimin kanssa. Tuntuu, että parhain toimintakyky olisi noin kymmenen tiimeissä. Ryhmän monimuotoisuusaste vaikuttaa myös koheesiotasoon. Jos monimuotoisuus on kovinkin suurta, koheesiotaso voi olla pienempi, koska näkökulmissa ja taustoissa voi olla enemmän eroja, jotka on sovitettava yhteen. Meidän tiimissä on ihmisillä aika erilaisia tarinoita ja myös ikäjakaumaa on jonkin verran. En koe, että tämä on negatiivisesti vaikuttanut paljonkaan koheesioomme, mutta on se jonkin verran saattanut. Osalla ihmisistä on helpompi puhua asioista ja osalla ei, joten se yhteiseen hiileen puhallus ei ole ollut kaikkien mielessä ehkä koko ajan, kun on pitänyt selvittää onko oikeanlaistaan samanlainen toisten tiimiläisten kanssa. Osalla Heigasta on myös vahvat ihmissuhteen jäsenten välillä keskenään, joten se nostaa yhteenkuuluvuuden tunnetta aikalailla. Osa tekee vapaa-ajalla paljonkin juttuja keskenään, matkoilla on käyty ja töitä tehty pitempiaikaisesti saman projektin parissa yhdessä, nämä ovat hyviä juttuja koheesion kannalta. Tiimin jäsenet tällaisessa tapauksessa on motivoituneempia pysymään osana ryhmää ja työskentelemään yhdessä tehokkaasti. Jos haluaa lisätä koheesiota tiimissä, kannattaa keskittyä yhdessä ryhmänrakentamisaktiviteetteihin ja positiivisten suhteiden edistämiseen tiimin jäsenten välillä. Kun ymmärtää ja aktiivisesti edistää tiimiä omalta osaltaan, tulee mahdollisesti samalla edistettyä koko ryhmän yhteenkuuluvuutta, tehokkuutta ja saattaa saavuttaa yhdessä tavoitteita menestyksekkäämmin.

JOHTAJUUS
Johtajuudella on merkittävä rooli tiimin kulttuurin ja dynamiikan muovaamisessa. Heiga valitsi hetki sitten viimeisen vuoden johtoryhmänsä ja se tulee vaikuttamaan tapaan, jolla myös tiimin jäsenet ovat vuorovaikutuksessa toistensa kanssa. Johtajuudella voi siis vaikuttaa ryhmän sisäiseen luottamuksen tasoon ja sillä saa nostettua yleistä suorituskykyä.
Seuraavilla tavoilla voisi vaikuttaa tiimin jäseniin esimerkiksi:

1. Selkeiden tavoitteiden ja odotusten asettaminen: Tämän kohdan pystyy ymmärtämään helposti. Kun antaa selkeitä tavoitteita, kuten vaikka kirjapisteistä suoriutuminen tai projektista jonkun tietyn tarkan mittarin, niin auttaa tiimiläistä keskittymään tekemiseensä ja antaa hänelle suunnan tunteen. Tuntuu välillä, että osa tekemisestä on sellaista hortoilun omaista seilaamista ja selkeät tavoitteet ja mittarit tiimiliiderin kanssa keskusteltuna voisi antaa vähän puhtia tekemiseen osalle.
2. Ohjauksen ja tuen antaminen: Tuleva tiimiliiderimme ja jorymme on toivottavasti pätevä tarjoamaan ohjausta ja tukea tiimin jäsenille, koska tällainen auttaa taitojen kehittymisessä ja siinä, että tuntee olonsa varmemmaksi omassa roolissaan. Heiga mielestäni kuuluu tähän yleiseen kategoriaan, jossa ohjaus ja tuki auttaa tiimin suoriutumista, joten jatkossa siihen pitäisi mahdollisesti kannustaa vielä enemmän. Ei vaan tukeutua siihen, että odottaa, että joku pyytää apua, kun tarvitsee.
3. Positiivisen tiimikulttuurin rakentaminen: Jory voi Heigassa luoda käytäntöjä, jotka edistäisivät positiivista tiimikultturia.
   Tällaisia voisivat olla esimerkiksi:
   • Avoin viestintä: Kun asioista sovitaan joryssa niin ne jaetaan läpinäkyvästi muille. Ei tule mitään salakähmäisiä fiiliksiä, että joillakin on jotain etuoikeuksia ja tuolla vaan mielivaltaisesti päättävät meidän asioita.
   • Yhteistyö ja sen edistys: Jory voisi suunnitella esimerkiksi toisista tiimiläisistä vetoapua toisten projekteihin. Voitaisiin aloittaa luomaan kulttuuria, jossa ideoidaan toisen tiimiläisen projektiin jotain mitä sillä hetkellä tarvitaan. Tällaista tekemistä voisi aikatauluttaakin ja järjestää vaikka viikottain joku rinki, jossa sitä toteutettaisiin tms. Tai ajan puutteessa autetaan muutenkin. Näin luodaan yhteistyötä paljon tiimiläisten kesken, edistystä projekteissa, yhteisiä hetkiä ja kehitetään luovuutta.
   • Tunnustamalla/palkitsemalla tiimin jäsenten panoksia: Tätähän on tehtykin ja tällaista tekemistä tulisi jatkaakin. Ehkä viimeiselle vuodelle voisi kehittää vielä jonkin porkkanan sellaiselle alueelle joka saattaa tuntua vaikealta. Esim. opinnäytetöitä koskien voisimme luvata 4-5 arvosanoille jonkin porkkanan tai motivoida jotenkin muuten.
4. Konfliktien hallinta: Voin kuvitella, että viimeisenäkin vuotena Heigassa saattaa konflikteja ilmaantua ja niitä tulee pystyä hallitsemaan. Joryn kannattaa ehkä etukäteen jutella tai tutustua pariin konfliktinratkaisukeinoon, että päästään reippaasti etenemään, eikä jäädä viimeisenä vuotena jumeihin mihinkään turhaan tai negatiiviseen.

LOPUKSI
Mielenkiintoinen kirja, sain mitä halusin ja taskussa on tapoja ensi vuodelle tarkkailla tiimiä eri perspektiiveistä.

Rock Åkerlund

Projektitoimisto Heiga osk