Patrick Lencionin Viisi Toimintahäiriötä tiimissä seuraa fiktiivisen it-alan yrityksen johtoryhmätyöskentelyä uuden toimitusjohtajan pistäessä korttitaloa uusiksi. Toimitusjohtaja Kathryn saapuu taloon vailla kokemusta alasta, mutta kattavalla kokemuksella johtajuudesta ja tiukalla ammattitaidolla tiimitoiminnan kehittämisestä.

Kathryn aloittaa työskentelynsä seuraamalla sivusta yrityksen toimintaa ja johtoryhmänsä työskentelyä. Parin viikon jälkeen hän kutsuu johtoryhmän koolle ensimmäiseen retriittiin. Retriitissä hän nostaa esille viisi toimintahäiriötä, joiden on havainnut jarruttavan ja haittaavan johtoryhmän ja sitä kautta koko yrityksen toimintaa.

Viisi toimintahäiriötä ja niiden ilmenemismuodot ovat:

1. Luottamuksen puute – Haavoittumattomuus         
2. Konfliktien pelko – Keinotekoinen sopusointu
3. Sitoutumisen puute – Tulkinnanvaraisuus                
4. Vastuun välttely – Alhaiset laatuvaatimukset
5. Tulosten huomiotta jättäminen – Asema ja ego

Nämä toimintahäiriöt ilmenevät varmaankin jokaisessa tiimissä urheilujoukkueista pörssiyhtiöiden hallituksiin. Oman tiimini kanssa keskustellessa ja kirjan testejä tehdessä, havaitsimme häiriöiden läsnäolon myös meidän keskuudessamme. Toimintahäiriöt muodostuvat pyramidiksi ensimmäisestä viimeiseen. Keskustelussa päädyimme siihen, että ylempien palikoiden haasteisiin on vaikeaa ja jopa mahdotonta keskittyä ennen kuin alemmat ovat kondiksessa. Aloitimme siis luottamuspulasta.

Luottamuksen puute ilmenee haavoittumattomuutena. Haavoittamattomuus tarkoitta omien virheiden peittelyä ja oman panoksen ylikorostamista. Tiimin sisällä ei vielä alkuun uskallettu, kehdattu tai haluttu pyytää apua tekemiseen ja ongelmiin. Häiriötä on ruvettu korjaamaan ”pakotetulla” tutustumisella tiimin jäsenten kesken. Kun persoonat ja yksityiselämän tilanteet ovat kaikkien tiedossa, on helpompi näyttäytyä sellaisena kuin on ja myöntää oman vajavaisuutensa. Homma on mennyt rutkasti eteenpäin, kun asiat on nostettu keskusteluihin avoimesti.

Konfliktien pelko ja siitä johtuva keinotekoinen sopusointu tekevät hallaa tiimin yhteishengelle. Asiat jäävät hampaankoloon ja ne vuotavat yli selän takana puhumisen kautta tai välinpitämättömyytenä. Tiimin sisäiset ihmissuhteet kärsivät ja kuppikunnat muodostuvat luonnollisesti. Lisäksi on vaara, että jotkut tiimin jäsenet jäävät kokonaan kuppikuntien ulkopuolelle ja heidät sivuutetaan tai he itse jäävät sivuun tiimin arkipäivän toiminnasta. Jotta konflikteja voidaan ottaa esille ja käsitellä ne, on tiimin kesken vallittava luottamus. Luottamus siihen, että ristiriidat johtuvat näkemyseroista ja asioista, eivätkä persoonista tai pärstäkertoimesta. Omassa tiimissämme olemme kiipeämässä pyramidia juuri konfliktien pelon purun kohdalla. Edistystä on jo tapahtunut, mutta jotkut tiimin jäsenet vielä selkeästi pitävät suunsa kiinni, kun se pitäisi avata.

Huomasin, että tuo pyramidin pohjan luottamus on valtavan tärkeä koko tiimin toimintakyvyn kannalta. Kun tiimin luottamus saadaan kuntoon, muidenkin toimintahäiriöiden ratkominen helpottuu. Jotkin toimintahäiriöiden osat ratkeavat jopa itsessään, kun luottamus on järkkymätöntä. Sitoutumisen puute on jäämässä menneisyyteen ihmisten luottaessa siihen, että jokainen hoitaa oman tonttinsa. Kun luottamus on vallitseva olotila tiimin keskuudessa, jokainen haluaa olla myös itse luottamuksen arvoinen ja sitoutuu tiimin yhteisiin tavoitteisiin. Työtä täytyy tehdä, jotta tavoitteiden saavuttamisesta mahdollisimman pieni osa jää tulkinnanvaraiseksi. Myös tavoitteiden asettamisessa täytyy olla tarkkana. Turhat tai ajallisesti epäolennaiset tavoitteet tuottavat välinpitämättömyyttä tuloksiin pääsemisen tarpeellisuuteen. Vastuun välttelyyn ratkaisuja saadaan nostamalla kissa pöydälle ja konflikteja käsitelleen. Avoimuus ja luottamus aiheuttaa myös sisäistä tarvetta ottaa vastuuta, kun näkee, että muutkin niin tekevät.

Kun tiimin keskuudessa on luottamus, konfliktien käsittely helpottuu ja siitä tulee luonnollisempi osa arkea. Konfliktien kautta tavoitteet voidaan asettaa fiksusti ja sitoutuminen on syvempää. Sitoutuneet ihmiset ottavat vastuuta ja jakavat sitä helpommin. Sitoutuneet ja vastuussa olevat ihmiset saavat sisäistä motivaatiota tavoitteisiin pääsyyn ja jos tavoitteisiin ei päästä, he ovat valmiita pureutumaan juurisyihin tavoitteiden laiminlyömisen takana. Kun nämä toimintahäiriöt saadaan kitkettyä edes jollain tavalla, muodostuu kehä, jolloin tavoitteiden tarkastelusta syntyy luottamusta ja homma alkaa alusta.