Aluksi

Päätin kuunnella tämän Keskittymiskyvyn elvytysopas -kirjan, koska koen, että varsinkin nyt Tiimiakatemialla, kun tehtäviä on ollut paljon ja työympäristöt monenlaisia, on keskittyminen työhön ollut välillä haastavaa. Ja jos nyt ihan rehellisiä ollaan, niin tarvitsin listalleni kirjoja, joista saa nopeasti ja helposti teoriapisteitä sprintin viimeisellä viikolla :D. Koin tämän kirjan kuitenkin hyväksi ja hyödylliseksi ja se antoi minulle hyviä oivalluksia ja vinkkejä oman keskittymiskykyni parantamiseen ja työajan tehostamiseen.

Kirjan kuunteleminen aiheutti ironisia fiiliksiä, sillä samaan aikaan kun kuuntelin kirjaa kävellessäni ulkona ja siivotessani kämppääni havahduin usein siihen, että keskittymiseni oli jossain aivan muualla kuin kirjan kuuntelemisessa. Tämä toki toi myös paljon oivalluksia. Myös tätä reflektiota kirjoittaessani keskittymiseni häiriintyi useita kertoja; välillä puhelimen tai tietokoneen ilmoitusten takia, välillä vaimon alkaessa puhumaan minulle. Tämä kirja ja reflektio saivat minut huomaamaan kuinka helposti pienetkin asiat saattavat häiritä keskittymistäni.

Tiimiakatemian työympäristö

Kirjaa kuunnellessani pohdin paljon omia työskentelemistottumuksiani ja Tiimiakatemian työympäristöä. Olen tämän syksyn aikana huomannut, että ainakaan minulle itselleni Tiimiakatemian tilat eivät tarjoa hyviä olosuhteita keskittymistä vaativiin työtehtäviin. Tilat toimivat muiden kanssa keskusteluun ja uusiin ihmisiin tutustumiseen, sekä ryhmätöihin kokoustilojen ansioista, mutta tiloissa on hyvin hankala uppoutua keskittymistä vaativiin tehtäviin, jossa kaiken huomion täytyisi olla tehtävän tekemisessä.

Kirjassa puhuttiin paljon erilaisista häiriötekijöistä ja siitä, miten ihminen aistii huomaamattaan ja tahattomasti ympärillä tapahtuvia asioita. Vaikka luulisikin keskittyvän täysillä keskustelun vastapuolen puheeseen, ihminen havainnoi myös kaikkea muuta ympäriltään. Tämän huomaa yleensä silloin kun havahtuu siihen, että viereisessä pöydässä mainitaan oma nimensä. Vaikka kuuntelu ei ole tietoista se käyttää aivojen ”laskentatehoa” ja näin rasittaa myös aivoja. Keskittymistä saattaa häiritä keskustelun ja äänien lisäksi ohikulkeva ihminen ja ihan vain tiimikaveri, joka keskeyttää työsi, kun hän haluaa puhua sinulle.

Yksi keskittymiskykyä haittaava asia on myös tehtävästä toiseen hyppiminen. Koska ihmisellä menee uuteen tehtävään orientoitumiseen ja siihen että pääsee työhön kiinni aina aikaa, ei tehtävästä toiseen hyppiminen ole tehokasta.

Olen itse huomannut, että Tiimiakatemialla työskennellessäni häiriinnyn monista tekijöistä. Tiimimme työpiste sijaitsee biljardipöydän vieressä, joka tarkoittaa sitä, että siinä usein on jotkut pitämässä taukoa ja pelaamassa biljardia. Ympärillä tapahtuu paljon, pallot kolisevat, ihmiset keskustelevat, nauravat, kulkevat ohi ja säätävät omiaan. Nämä asiat eivät helpota omaa työhöni keskittymistä. Sen lisäksi tiimimme jäsenet tekevät töitä vieressä. Osa on kuulokkeiden avulla sulkeutuneet omaan työhönsä, tai ainakin yrittävät sitä, osa tekee toisen kanssa yhdessä tehtävää ja osa viettää pisteellä taukoa. Oma työni saattaa katkeilla jatkuvasti, kun huomaamatta alankin kuunnella tiimikavereiden mielenkiintoista keskustelua. Jokainen keskeytys haittaa omaa työtäni ja sen aikana työ ei etene mihinkään. Kun päätän jatkaa työntekoa aikaa saattaa mennä huomattavia määriä siihen, että saan työstä kiinni ja työn edistyminen jatkuu. Monesti tiimimme pisteellä työskenteleminen tarkoittaa myös paljon tarkoituksellisia keskeytyksiä. Joku kysyy jotain, joku tarvitsee apua, joku alkaa kertomaan omasta viikonlopustaan tai kertoo että jokin tehtävä pitäisi tehdä nyt. Tämä johtaa usein siihen, että työpäivästä suuri osa menee pienten periaatteessa nopeiden asioiden hoitamiseen, mutta kun tähän liitetään jatkuvat työn keskeytymiset ja keskittymiskyvyn palautumiset jokaisen keskeytymisen jälkeen, aikaa menee paljon hukkaan.

Kirjassa puhutaan siitä, miten työpaikalla olisi hyvä olla oma paikka tai tila keskittymistä vaativille töille. Tässä tilassa työskenteleminen tarkoittaa sitä, ettei kyseistä henkilöä saa häiritä muuten kuin hätätapauksissa. Sen lisäksi työpaikalla olisi hyvä olla luovaan työhön ja jutteluun soveltuvia työpisteitä. Paikkoja, jossa on mukava olla ja jossa on ok keskustella ja heitellä villejäkin ideoita. Tämän lisäksi olisi hyvä olla paikka tauolle ja rauhoittumiselle.

Onko Tiimiakatemian tilat siis hyviä työskentelyyn?

Tilat toimivat ehkä tähän luovaan työskentelyyn ja tarjoavat mahdollisuuden muiden tiimiyrittäjien kanssa kohtaamiselle ja ideoiden syntymiselle. Tiimiakatemialla on myös pieniä suljettavia tiloja, joissa usein pidetään palavereja ja tehdään ryhmätöitä. Näitä tallaisia tiloja on kuitenkin rajattu määrä, joten niitä ei oikein ole mahdollista hyödyntää erilaisiin keskittymistä vaativiin tehtäviin kuten esseiden kirjoittamiseen tai kirjan lukemiseen. Ja vaikka tällainen tila olisikin vapaana, minusta tuntuisi tyhmältä varata sellainen omaan käyttööni, jos jokin useamman ihmisen ryhmä haluaisi käyttää tilaa kokoustamista varten. Eli tiloja, jotka tarjoaisivat hyvät puitteet keskittymistä vaativiin tehtäviin ei ole.

Tilat kuitenkin ovat mitä ovat ja niissä pitää välillä työskennellä. Miten sitten vaikuttaa parhaiten siihen, että keskittymiskyky olisi mahdollisimman hyvä työskennellessä Tiimiakatemialla. Kuulokkeiden ja etenkin vastamelukuulokkeiden käyttäminen voi auttaa paljon. Niiden avulla voi sulkea tai ainakin hiljentää taustamelua työtiloissa. Myös sulkeutuminen mahdollisimman rauhalliseen nurkkaan voi auttaa. Vaikka tekee nämäkin toimenpiteet, voi työn tekeminen häiriintyä ja keskeytyä tiimikaverin tullessa keskustelemaan. Tähän yksi ratkaisu voisi olla, se että tiimin kanssa sovittaisiin jokin merkki, josta tietää, jos kyseinen henkilö on tekemässä tällaista keskittymistä vaativaa työtä, eikä halua keskeytyksiä. Merkki voisi olla esimerkiksi punainen muistilappu tietokoneen kannessa tai jokin tietty pöytä tai nurkka työpisteellä, jossa tällaista työtä voi tehdä.

Kohdallani nämä asiat tarkoittavat sitä, että jos minun täytyy tehdä oikeasti keskittymistä vaativia tehtäviä kuten esim. tämänkin esseen kirjoittaminen, teen sen kotona. Kotona saan tehdä töitä rauhassa eikä muiden ihmisten aiheuttamia keskeytyksiä tule ainakaan yhtä paljon. Toki kotona työskennellessä on paljon muita keskittymistä häiritseviä ärsykkeitä. Epäsiisti työpöytä ja älylaitteiden ilmoitukset voivat häiritä keskittymistäni myös kotona.

Multitasking

Multitaskaus eli monen tehtävän samanaikainen tekeminen tai jatkuva tehtävästä toiseen hyppely. Kirjassa puhuttiin käsiteestä ”tehtävänvaihtokustannus”. Tällä kuvataan sitä, että kun tehtävää vaihdetaan tai tehdään samanaikaisesti useampaa tehtävää, se maksaa aivoille aina. Virheiden määrä kasvaa, työn tekeminen hidastuu ja aivot kuormittuvat.

Olen itse tehokkaimmillani ja parhaimmillani kun minulla on meneillään samaan aikaan menossa yksi tai kaksi projektia. Se, että joudun tekemään monia kursseja samaan aikaan ja sen lisäksi työprojekteja ei ole kohdallani tehokkain tapa tehdä työtä. Sama näkyy myös juuri pienemmissä tehtävissä. Minulla on usein huono tapa multitaskata. Teen jotain tehtävää ja samaan aikaan vähän väliä saan viestejä Teamsiin ja Whatsappiin, joita luen ja joihin vastaan. Samaan aikaan täytyy välissä suunnitella jo seuraavaa palaveria tai tehtävää. Keskittymiseni herpaantuu jatkuvasti ja tuntuu ettei hommat etene tehokkaasti.

Multitaskausta ei voi elämässä kokonaan välttää. Arjessa on välillä pakko hoitaa useampaa asiaa samanaikaisesti. Yksi hyvä tapa välttää multitaskaamista on ulkoistaa ajattelua kuormittavat asiat paperille (tai sähköiseen muistikirjaan). Kun jonkin työtehtävän aikana tulee mieleen uusi asia, se kannattaa kirjata heti ylös paperille, jolloin sitä ei tarvitse yrittää muistaa työntekemisen aikana. Näin se ei unohdu eikä rasita mieltä niin paljoa. Jos puhelimen tai tietokoneen ilmoitukset ajaa multitaskaamiseen, laitteiden sulkeminen tai ilmoitusten mykistäminen voi olla hyvä tapa estää työn häiriintyminen. Pomodoro-tekniikan hyödyntäminen voi auttaa keskittymään yhteen asiaan kerrallaan. Yhden tietyn tehtävän tekeminen ja siihen keskittyminen 25 minuuttia kerrallaan ja sen jälkeen muutaman minuutin tauko on itselläni ainakin toimiva tapa.

Älylaitteet

Itselläni isoin yleisesti keskittymiskykyä häiritsevä tekijä on puhelin. Ilmoitukset sähköposteista, viesteistä, puhelut ja muut ilmoitukset eri sovelluksista keskeyttävät usein työntekoni. Myös tietokoneella työskennellessäni ilmoitukset sähköposteista tai uusista teams-viesteistä häiritsevät keskittymistäni.

Kirja tarjoaa erilaisia vinkkejä, miten vähentää puhelimen aiheuttamaa häiriintymistä. Ensimmäisenä kannattaa laittaa kaikki turhat ilmoitukset puhelimesta pois. Tätä olen tehnyt jo aiemminkin, mutta kirjan kuunteleminen sai minut uudelleen tarkistamaan mistä kaikesta saan puhelimeeni ilmoituksia ja karsin niitä huolella. Myös puhelimen pitäminen äänettömällä tai älä häiritse -tilassa voi olla hyvä vaihtoehto etenkin keskittymistä vaativien tehtävien aikana. Olen huomannut myös, että jo puhelimen vieminen pois näkökentästä voi auttaa keskittymistä. Kirjassakin kerrotaan, että jopa puhelimen näkeminen voi häiritä keskittymistä, kun sen käyttäminen alkaa houkuttaa aivoissa. Kirjassa yhtenä käytännön vinkkinä keskittymiskyvyn elvyttämiseen on myös se, ettei vie puhelinta mukanaan vessaan. Pieni parin minuutin tauko ilman puhelinta ei välttämättä tekisi pahaa keskellä päivää.

Mitä vien tästä kirjasta käytäntöön?

Vähensin puhelimeni ilmoituksia ja aion karsia niitä vielä lisää. Lopulta lähes kaikki ilmoitukset voidaan karsia puhelimesta ainakin työpäivän aikana pois. Täytyykö minun todella tietää, onko joku tykännyt kuvastani Instagramissa tai lähettänyt siellä minulle meemin? Aion myös kiinnittää huomiota jatkossa enemmän siihen, onko minulla useita sovelluksia tietokoneella auki, jotka voisivat häiritä keskittymistäni.

Pyrin vähentämään puhelimeni käyttöä päivän aikana ja haluaisin kokeilla pientä ”some-paastoa”. Se voisi auttaa myös keskittymiskyvyn elvyttämiseen.

Yritän parhaani mukaan välttää multitaskaamista. Pyrin keskittymään yhteen työtehtävään kerrallaan ja tarvittaessa käytän siihen jotain työkalua esim. pomodoro-tekniikkaa.

Haluan tiimini kanssa miettiä, minkälaisia toimenpiteitä voisimme tehdä, jotta työpisteellämme olisi helpompi keskittyä työtehtäviin. Olkoon se sitten jokin merkki siitä, ettei saa häiritä tai jotain muuta.

Kun minun täytyy tehdä keskittymistä vaativia tehtäviä, jonka aikana en halua keskeytyksiä, hakeudun sellaiseen paikkaan, jossa se on mahdollista esim. kotiin.

Joel Tiainen, Osuuskunta Sentia