Mitä edes priorisointi on ja miksi sellainen on tärkeää? Olen itse pohtinut syksyn aikana paljon priorisointia ja sen merkitystä tiimiakatemialla opiskelussa. Olen monesti joutunut tilanteisiin, jossa priorisointia on pitänyt hyödyntää, jotta hommat liikkuvat joutuisasti eteenpäin. Olen kuitenkin huomannut, että asioiden priorisointi ja joistakin asioista luopuminen on oikeasti pirun haastavaa. Sitä haluaisi tehdä paljon koko ajan, mutta nopeasti tulee huomattua, että mikään projekti ei tunnu sujuvan, kun aikaa täytyy jakaa niin monelle eri asialle. Ystäväni sanoi minulle kerran, että tee tällä hetkellä olevat työt kunnolla loppuun ja mieti vasta sen jälkeen tulevia asioita. Se oli oikeastaan herätys sille, miksi priorisointia pitää opetella. On paljon helpompaa keskittyä yhteen kahteen asiaan kunnolla, kuin kymmeneen asiaan samaan aikaan. Aionkin nyt kevättä katsoen opetella paremmaksi priorisoijaksi ja tehdä töitä, mitkä antavat minulle mielekkäitä ja sopivan haastavia.

Priorisointi johtajan työssä. Mielestäni johtajan täytyy osata priorisoida ja jakaa vastuuta tasaisesti. Haluan itse opetella hyväksi johtajaksi ja koska johtaminen ylipäätänsä minua kiinnostaa todella paljon, täytyy minun opetella myös priorisoimaan. Johtaja on henkilö, jolla on paljon vastuuta harteillaan ja jokaisen johtajan täytyy sitä vastuuta osata jakaa hänen alaisuudessaan työskenteleville ihmisille. Olen huomannut, että tämä on varsin haastavaa ja välillä on tuntunut, että hukun työmäärän alle, vaikka ympärilläni on paljon osaavia tyyppejä, joille vastuuta voi jakaa. Tästä päästään myös hyvin priorisointiin. Kaikkea projektin töitä ei voi tietenkään tehdä kerralla ja esimerkiksi alkuvaiheessa ei pidä alkaa miettimään valmiin tuotteen tai palvelun markkinointia, jos peruskonsepti ja liikeidea ovat vielä työnalla. Sama idea pätee jokaisen projektin vaiheen kohdalla. Ei pidä mennä asioiden edelle vaan pitää keskittyä juuri siinä tietyssä vaiheessa oleviin asioihin. Monesti olen itse huomannut pohtivani etukäteen asioita, joita pitäisi miettiä vasta paljon myöhemmin. Tässä tulee iso ongelma, koska monesti sillä hetkellä tärkeä työ jää taka-alalle ja tulevien vaiheiden ajattelu vie energiaa ja aikaa nykyhetkestä.

Miten sitten voin opetella priorisoimaan? Netti on pullollaan kaikenlaisia työkaluja priorisointiin. on to do listoja, päiväkirjoja ja mitä muuta. Tärkeintä on mielestäni löytää juuri itselle sopivin työkalu, jolla priorisoinnin opettelu helpottuu ja tuntuu mielekkäältä. Tietenkään et voi tietää heti mikä työkalu juuri sinulle toimii, ja vaatiikin aikaa ja kärsivällisyyttä testailla eri vaihtoehtoja ja sitä kautta löytää paras mahdollinen väline priorisointiin. Olen itse monesti turhautunut etsiessäni itselle oikeita tapoja opetella priorisointia ja kymmenen epäonnistuneen kokeilun jälkeen olen monesti luovuttanut ja tullut vain siihen tulokseen, että ei minua ole tehty priorisoimaan ja kaikki työkalut ovat aivan surkeaa kuraa. Olen kuitenkin sitä mieltä, että kyse on vain kärsivällisyydestä ja priorisoinnista. Jos vain jatkat kärsivällisesti etsimistä ja priorisoit priorisoinnin opettelun, tulet varmasti löytämään juuri sen oikean työkalun siihen.

Mitä välineitä itse käytän? Rehellisesti sanottuna en ole vieläkään etsinnöistä huolimatta löytänyt sitä täydellistä työkalua. Olen kyllä kokeillut kalentereita ja to do listoja, mutta ne tuntuvat itsestäni jotenkin tylsiltä ja puuduttavilta. Olen myös huomannut, että monesti en priorisoi kalenterin täyttöä tai to do listan tekemistä, ja tästä syystä ne usein jäävät tyhjiksi. En kuitenkaan aio missään nimessä luovuttaa ja aionkin ryhtyä harjoittelemaan priorisoinnin taitoa, etsimällä itselle todella mielekkäitä projekteja ja haasteita, joihin haluan panostaa ja joita haluan arvottaa muun vähemmän tärkeän tekemisen yli. Luulenkin, että tällä tavalla pystyn parhaiten oppimaan ja tulemaan priorisoinnin mestariksi. Kalenterista vielä sen verran, että se on kyllä erittäin hyvä työkalu viikkojen aikatauluttamiseen ja asioiden muistamiseen, mutta sitä ei saisi täyttää liian täyteen. Nimittäin vapaa-ajan ja työajan erottaminenkin on priorisointia ja jos kalenterisi on liian täysi et mielestäni ole priorisoinut tarpeeksi omaa hyvinvointiasi ja vapaa-aikaasi.

Priorisointi itsensä johtamisessa. Priorisointi on yksi tärkeä itsensä johtamisen osa-alue ja viittasinkin siihen hyvin kalenteri esimerkilläni. Hyvä itsensä johtaja osaa priorisoida ja käyttää aikaa hyödyksi niin töissä kuin myös vapaa-ajalla. Pitää muistaa, että vapaa-aika on tärkeä osa palautumista ja tehokas keino estää loppuun palamista. Tämä on yksi hyvä syy miksi minäkään en ole tarpeeksi hyvä itseni johtaja. Olen kokenut viime aikoina olevani suhteellisen stressaantunut ollessani ison projektin päällikkönä, ja priorisointi, sekä vastuunjako olisivat olleet tehokkaita välineitä stressin vähentämiselle. En kuitenkaan pidä tätä aiheutunutta stressiä mitenkään huonona asiana, koska siitä sain itselleni tärkeää oppia priorisointiin ja johtamisen harjoittamiseen. Näin jälkeenpäin ajateltuna minun olisi pitänyt olla jämäkämpi johtaja ja oikeasti jakaa vastuuta muille paljon enemmän, sekä tehdä selkeämmät suunnitelmat siitä mitä tehdään, miten tehdään ja missä vaiheessa tehdään. Näin olisin välttänyt stressin ja viimehetken epävarmuudet. Pääasia kuitenkin on, että pystyn ottamaan tästä opikseni ja tehdä asiat ensikerralla paljon paremmin.