Oman arjen hallinta ja johtaminen voi toisinaan olla haastavaa. Kuitenkin tietyillä toimilla ja rutiineilla pääset hyvin johtamaan omaa ajankäyttöäsi ja sitä kautta kehittymään itsensä johtamisessa. Aika on yksi maailman tasapuolisimmista asioista, sillä sitä jaetaan jokaiselle joka päivä saman verran. Kikkana on se, että mitä jaetulla ajalla tekee.

Rick Pastoor tarjoaa kirjassaan ”Grip” useita erilaisia vinkkejä, tapoja ja muistilistoja, jotta tie parempaan itsensä johtamiseen olisi kirjan lukijalle helpompaa.

Yksi ehkä yleisimmistä mokista, joka itselle tapahtuu, kun alan suunnittelemaan arkeani on se, että otan liikaa vaikeita asioita hoidettavaksi itselleni liian pieneen aikaikkunaan. Toinen yleisimmistä mokista on se, että otan yhden helpon asian hoidettavaksi liian pitkälle aikaikkunalle. Tällaisia mokia kun tapahtuu, niin saattaa olla koko päivän systeemit pilalla äkkiä.

Tästä syystä asioitten priorisointi on erittäin tärkeää. Tällä pystytään välttämään helppojen asioitten aikataulutus liian pitkälle aikavälille, jolloin se vie aikaa tärkeämmiltä asioilta, ja toisaalta pystytään myös välttämään vaikeitten tehtävien aikataulutus liian lyhyelle aikavälille. Nämä vaikeat asiat ovat myös monesti niitä stressinlähteitä, jotka sitten myrkyttävät normaaliarkea joskus suurestikin.

Kirjassa Rick kertoo, että hän käyttää puolen tunnin sääntöä omaa arkea suunnitellessaan. Tämä tarkoittaa sitä, että hän merkitsee kalenteriin kaiken, joka kestää yli puoli tuntia. Tämä tulee varmasti käyttöön itsellenikin jollain tasolla.

Kirja kertoo kuusi vaihetta, joiden avulla suunnittelet viikkosi nollasta lähtien.

Vaihe 1. Valitse kalenteri
Digitaalinen kalenteri on hyvä valinta, koska se on käytettävissä joka paikassa. Paperinen taasen on vaikea, koska siihen ei pysty asettamaan muistutuksia, tai pysty jakamaan muiden kanssa. Nykypäivänä kuitenkin lähes kaikki käyttävät digitaalisia kalentereita ja jakavat kalenterimuistutuksia ja kokouskutsuja suoraan kalenterin välityksellä.

Vaihe 2. Merkitse kaikki tapahtumat kalenteriisi.
Kalenteriin on hyvä kirjata kaikki tapahtumat ja niitten tärkeimpiä yksityiskohtia. Jos kalenteriin jättää tyhjiä aukkoja, niin monesti silloin ei tule tehtyä mitään, tai tekee jotain, mikä ei ole silloisella prioriteettilistalla läheskään niin tärkeä, kuin joku toinen asia voisi olla. Tämä on siis oman ajankäytön tehokkuuden hukkakäyttöä, jos ei merkitse kaikkea kalenteriin.

Vaihe 3. Määrittele tapaamisen lopetusaika
Tarkka lopetusaika on tärkeä, sillä silloin pystyt jatkamaan seuraan asiaan helposti. Onko esimerkiksi jokin palaveri sinulle tuttu ja tiedät, että se venähtää puolella tunnilla joka kerta? Aseta loppumisaika puoli tuntia suunniteltua loppumisaikaa pidemmälle. Tiedätkö, että ensi viikolla tapaamasi henkilö on erittäin tehokas ja haluaa käydä asiat nopeasti läpi? Kiristä kalenteroitua aikaa. Niin yksinkertaista se onkin. Tapaamisen lopetusajalla on iso merkitys siinä, kuinka tehokkaasti käytät aikaasi.

Vaihe 4. Lähetä kokouskutsuja.

Tällä tavalla otetaan myös muitten aikataulut huomioon ja ollaan ystävällisiä. Kokouskutsut ovat kätevä tapa kutsua palaveriin mukaan esimerkiksi kollega, tai vastapuolen henkilö. Joskus saattaa olla hienovaraista antaa toisen lähettää kutsu, niin hän saa aikatauluttaa tämän tapaamisen.

Vaihe 5. Matkat, valmistautuminen ja purku.
Usein matkoihin kuluva aika unohtuu, vaikka siirtyminen paikasta toiseen vie ison osan ajasta. Tämäkin on merkittävä tekijä, vaikka ajomatka kohteeseen olisi vain 10 minuuttia. Asunnosta autoon siirtymiseen ja perillä autosta palaveriin siirtymiseenkin menee aikaa, ja sama matka vielä toiseen suuntaan, niin olet käyttänyt puoli tuntia päivän ajastasi, etkä ole aikatauluttanut sitä. Tällaisissa tilanteissa ajaudutaan useasti siihen, että ollaan myöhässä seuraavasta paikasta tai käytetään jälleen aika epätehokkaasti. Valmistautuminen ja purku on tapauskohtaista, mutta esimerkiksi videokuvaus -keikoille lähtiessä tavaroiden pakkaus ja purku on aikaa vievää hommaa. Joskus saattaa joutua tekemään neljäkin reissua autolle ja takaisin, ennen kuin kaikki on siirretty autosta asuntoon sisälle, ja tähän päälle vielä niitten järjestely.

Vaihe 6. Lisää oma työsi kalenteriisi.

Tämä on tärkein vaihe kalenterin täytössä. Aika on monesti asia, jota ei osata arvostaa tarpeeksi. Oma aika, jota käytät omiin töihisi, on sitä aikaa, joka tuottaa sinulle rahaa ja josta hyödyt taloudellisesti. Tästä syystä ei ole hyvä jättää omaa työtä tarkasti merkitsemättä kalenteriin.



Pohdinta

Jo akatemian alkuaikoina tiedostin omalla kohdallani heikon ajankäytön ja itsensä johtamisen taidot. Lähinnä puutteet omassa itsensä johtamisessa tulivat sieltä ajankäytön ja -hallinnan kautta, eihän minulla ollut edes käytössä kalenteria kuin vasta ensimmäisen vuoden jälkeen akatemian aloitettuani. Ajattelin, että kalenteri on vain bisnesmiehille ja huonomuistisille tärkeä väline, mutta siinä ehkä yksi eniten vikaan menneitä ajatusmalleja, mitä olen kitkenyt pois.

Kun itsensä johtamisessa on yksi näin selkeä osa miinuksen puolella, ja lisäksi vielä sellainen osa, joka vaikuttaa myös muiden tekemiseen, niin ollaan huonossa asemassa tiimiläisenä. Yksi asia johtaa toiseen ja summasummarum, olet epäluotettava henkilö tiimissä, koska et hoida asioita ikinä ajallaan. Tästä syystä minunkin on erittäin tärkeä oppia johtamaan omaa aikaani nyt viimeisenä vuonna. Yksinkertaisesti en halua antaa mahdollisuutta sille, että saisin enää viimeisen vuoden jälkeen palautetta huonosta ajankäytöstä. Nyt on vain kaksi vaihtoehtoa jäljellä: 1. En kuule omasta huonosta ajankäytöstä enää ollenkaan 2. Minua kehutaan siitä, miten paljon olen kehittynyt oman ajankäytön hallinnassani.
Varsinkin siitä syystä, että kuulun nyt meidän tiimin johtoryhmään, niin on erittäin tärkeää, että korjaan omia huonoja ”näkyviä” puolia itsestäni, ja näytän esimerkkiä muille.

Uskon, että viimeisenä vuonna oman ajankäytön hallinta ja kalenterin johtaminen tulee olemaan suuressa osassa toimintaani. Haluan kehittää vuonna 2022 itseäni tiimiläisenä, yrittäjänä ja johtajana, ja se vaatii itsensä johtamisen kehittämistä.

Täytyyhän johtajan kuitenkin osata ensin johtaa itseään, ennen kuin hän voi johtaa muita esimerkillisesti, eikös niin?