Grip.

Kirjoittaja: Riikka Niemelä

17 helmikuun, 2022

Lähdeteos: Grip.

Lähdeteoksen kirjoittaja: Rick Pastoor

Teoriapisteet: 2

Miksi työnteon taitoja ei opeteta? 

Kirja oli mielestäni todella käytännönläheinen, joka oli eduksi tälle kirjalle. Uskonkin, että kirjasta olisi apua aivan jokaiselle meistä, jotka haluavat kehittää ajanhallintaansa ja sujuvoittaa työntekoaan. Rick Pastoor on onnistunut kertomaan yksinkertaisesti, millä keinoilla työnteosta voi saada vieläkin tehokkaampaa. Vierastan hieman sanaa tehokas, mutta tässä yhteydessä on varsin sopiva, sillä hyvän aikataulutuksen avulla sinusta tulee väkisinkin tehokkaampi. Tällä hetkellä tuntuukin siltä, että omatkin aikatauluttamisen ja työnteon taidot olisivat loppupeleissä olleet aika heikoilla kantimilla. 

Mutta miksi työnteon käytännön taitoja ei opeteta? Tämä kysymys heräsi itselleni, kun luin kirjaa. Ihmisten voisi olla helpompi siirtyä työmaailmaan jos vuosien varrella opinnoissa olisi opetettu käytännön työelämän taitoja, kuten tätä suuresti esille noussutta aikatauluttamista. Toki me opiskelemme niitä aika hyvin käytännössä Tiimiakatemialla, jos ei muuten niin kantapään kautta sitten viimeistään. Tästä huolimatta meilläkin on jo oletus, että olisimme suhteellisen hyvällä tasolla näiden osalta jo valmiiksi. Mutta eihän kukaan ole meille koskaan sanonut, että muista varata palaverin molemmille puolille aina tyhjää tilaa A. siksi, että lopusta palaveri voi venyä ja B. on hyvä olla ajoissa sekä C. Saat tauotettua omaa päivääsi, jotta työnteko ei ole pelkästään palaverista toiseen suhaamista. Tämä on vain yksi simppeli esimerkki, joka voisi auttaa ihmisiä jaksamaan työpäivinä paremmin. Eikä tarvitsisi stressata ennättääkö seuraavaan palaveriin ajoissa, jos edellinen nyt sattuu venähtämään 15 minuuttia. Ei tällaisia kukaan ole tullut missään kertomaan, vaan näihin on tarvinnut käyttää omaa maalaisjärkeä ja ehkä hieman niitä kantapäitäkin. Itsehän olen edelleen välillä se henkilö, joka aikatauluttaa päivänsä aika täyteen. Se ei tarkoita, ettei siellä olisi taukoja, mutta en ymmärrä miksi teen välillä itselleni niin, että olen 8-16 tukka putkella palaverista toiseen ja päivän päätteeksi niistä pitää kuitenkin vielä katsoa, mitä näistä jäi käteen työlistoille ja saattaa asioita loppuun iltaisin. 

Ei ole automaatio että ihmiset osaavat, priorisoida, säätää aikatauluja, laatia toimivia suunnitelmia ja pärjätä kiireisessä työssä. Uskon, että meillä on kaikilla jonkun verran haasteita työtehtävien priorisoinnin kanssa, tai ainakin niille on annettava oikeasti ajatusta, jotta työt tulee hoidettua tärkeysjärjestyksessä. En tiedä mikä järki siinä on, mutta tällä hetkellä me kaikki tulemme työelämään untuvikkoina ja poukkoilemme aikamme, kunnes saamme kiinni rytmistä ja työtehtävien priorisoinnista. En osaa sanoa, miksi tilanne on näin, mutta tälle voisi myös olla helpompi keino. Totta kai ihmisiä perehdytetään aina työtehtäviin, mutta tuleeko kukaan koskaan kertomaan sinulle, kuinka saat kasan työtehtäviäsi tehtyä deadlineen mennessä. Ei taida kertoa, vaan joudut itse yksiksesi pohtimaan, millä aikataululla tehtävät tulisi tehdä ja mitkä niistä ovat tärkeimpiä. Tässä on siis selkeä aukko meidän työmaailmassamme. 

Jätä tarpeeksi tyhjiä välejä kalenteriin 

Olikin todella hyvä muistutus, että aikatauluihin täytyy muistaa laittaa matkat ja suunnittelu & valmistelut erikseen. Jos et jätä kalenteriisi aikaa esimerkiksi matkoille, huomaat nopeasti olevasti tilanteessa, jossa sinun tulisi matkustaa 1.5h alle tunnissa. Tai vastaavasti suunnitella palaveri ilta-aikaan, sillä olit unohtanut sisällyttää sen tekemisen työpäivääsi. Itsehän olen tässä kohtaa todella heikoilla. Suunnitteluihin otettavat ajat ovat sellaisia, joita en aina välillä muista huomioida ja saatankin olla juuri se, joka sitten iltaisin vääntää suunnitelmaa johonkin projektiin. Tämähän ei usein vaikuta muiden kuin itseni elämään, mutta siitäkin olisi syytä pitää hyvää huolta, sillä omankin mielen tarvitsee levätä, että jaksaa sitten työstää niitä projekteja.  

En ole ajatellut, että johtajat ja tekijät toimivat eri tavalla halutessaan optimaalista tilannetta työnteolle. Ymmärrän nyt myös omaa käytöstäni kalenterin kanssa paremmin, sillä usein reflektioiden kirjoittaminen jää suosiolla illalle, koska päiväsaikaan voi olla todella haastavaa saada useamman tunnin slottia juurikin tällaiselle kirjoitustyölle. On hyvä huomata se, sillä ehkä nyt ymmärrän oikeasti vaalia niitä aikoja jo esimerkiksi hieman varastaen iltapäivästä, ettei 3-4 tuntia tarvitse ottaa vapaa-ajasta. Esimerkiksi voisi vaihtaa luovaan työhön kahdelta ja pääsisi jo viiden kuuden aikoja esimerkiksi lopettamaan, jos siis kirjoitustyö tai muu luova osuus tulee vaatimaan sen aikaa. Olisi varmaan ideaaleinta joskus ottaa täysin iltapäivä reflektion kirjoittamiselle, sillä silloin ei olisi mikään kiire ja todennäköisesti pääsisi ajallaan illan viettoon, sillä en yleensä tuota kauemmin vietä yhden reflektion äärellä.  

On myöskin tärkeä huomata, että itse en välttämättä aloita kirjoittamista, jos tiedän että vastassa on jokin kalenteriin merkattu tapaaminen muutaman tunnin sisällä. Olen siitä ehkä hieman kankea, että kun aloitan kirjoittamaan saatan mielelläni haluta tehdä tuotoksen loppuun asti samalta istumalta. Toisinaan tämä on aika raskas prosessi, sillä ajatuksien kasaaminen ja selkeässä muodossa ulos tuominen voi olla pidempikin kuin parin tunnin juttu. Mutta mielestäni minun tulee silti alkaa kunnioittaa tätä tapaani tehdä ja huomioida se paremmin kalenterissani. 

Huomaan myös nyt pientä siirtymää oman kalenterini kohdalla, sillä viime vuodesta johtorooli Megatiimissä on jäänyt pois ja kalenterista on jäänyt muutamia viikottaisia palavereja sen myötä. Tämä on vapauttanut pikku hiljaa tilaa kalenterista ja nyt niiden käyttöönotto olisi hyvä tehdä “hallitusti”, jotta saisin päiviin järkeviä aikoja eri tyylisille työtehtäville. Selkeitä päiviä ovat jo maanantait ja torstait, jotka ovat täyttyneet treenien lisäksi palavereista ja ne onkin hyvä pyhittää niille täysin. Tiistait ovat menneet Korpilahdella ja  keskiviikot sekä perjantait ovat tällä hetkellä eläneet täysin  omaa elämäänsä riippuen viikosta. Olisikin hyvä rauhoittaa kalenterista nyt sellaisia “Riikan hetkiä”, jolloin tekisin reflektioita ja omia työstettäviä asioita, jotka meinaavat yleensä jäädä muiden tehtävien jalkoihin. 

Ehkä aloitan jatkossa vaalimaan näitä hetkiä enemmän ja teen selkeämmin rajauksia erilaisten työtehtävien välille. Sillä jos johtajan malli oli enemmänkin puolesta tunnista tuntiin kestäviä tehtäviä ja näitä minullakin on reilusti. Voisinkin vain suosiolla antaa niiden päivien täyttyä lyhyemmistä tehtävistä, jos niissä on jo valmiiksi päivää rikkovia palavereja pitkin päivää. Tällöin en yrittäisi väkisin saada sinne mahtumaan luovaa työtä vaativia osuuksia, sillä olen havainnut, että niihinkin hyppäämiseen kestää itselläni sellaisen varttitunnista tuntiin asti. Riippuen päivästä ja tilanteesta jossa luovan työn pariin hyppää. Usein kuitenkin menee hetki, ennen kuin on jälleen sisällä tällaisen työtehtävän parissa ja ei ole eduksi, että käyttää sen ajan orientoituakseen tehtävään, jonka jälkeen joutuu pian hyppäämään seuraavaan palaveriin.  

On tosin todella haastavaa varmasti sanoa ei, jos joku ehdottaa palaveria ”tyhjälle iltapäivälle” vaikka olisi ajatellut kirjoittavansa esimerkiksi reflektion siinä ja käymään läpi rauhassa sähköposteja. Minä en suoraan sanottuna ole osannut sanoa tällaisissa tilanteissa ei. Se on varmaan se minun Akilleen kantapääni ja syy miksi väännän luovaa työtä iltamyöhällä, kun en sitten ole osannut keskittyä luovaankaan työhön, jos siihen keskelle isken tunnin palaverin. Se kyllä sekoittaa pakan täysin, vaikka ei tahtoisi. Luovalle työlle on siis tarve saada oma rauhansa ja omalla kohdallani vielä tieto siitä, että luovaa työtä ei ole pakko stopata edessä odottavan palaverin takia. Useimmiten se vaatii tällä hetkellä veronsa yöunien määrässä, joka ei sekään ole täysin ideaali. 

Ehdota aikaa toista ajatellen 

Kirjassa mainittiin myös, että ongelmia tulee vastaan vasta, kun nämä eri työskentelytyylit kohtaavat. Meilläkin on tiimissä varmasti molempiin kategorioihin menevää porukkaa ja onkin varmasti hyvä huomioida, että kaikki eivät pysty siihen, että aihe vaihtuu tunnin välein tai toisinpäin, että toiset eivät ikinä rauhoitu neljäksi tunniksi jonkun aiheen äärelle. Tämä tuo mielestäni hyvää lisää myös johtamiseen, sillä olen ehkä tiedostamatta toiminut suurinpiirtein seuraavanlaisesti, mutta jatkossa aion kiinnittää siihen huomiota enemmän. Ja tämä on tosiaan se, että harkitsen tarkemmin jatkossa, että häiritsenkö jonkun työntekoa, sillä jos toinen tekee luovaa työtä voi flow-tilan rikkominen laskea työn tuottavuutta merkittävästi ja jokaisella on kuitenkin omia tavoitteitaan, missä ajassa töitä halutaan saada valmiiksi niin en tahtoisi millään olla näiden esteenä ihan vain, koska “halusin nyt vain heti tulla kertomaan” tai puhumaan aiheesta, joka olisi voinut aivan hyvin odottaa sen pari tuntia.  

Kuinka voisin sitten välttää tätä? Juurikin sillä, että ottaisi yhteyttä silloin, kun ollaan lähellä lounasaikaa tai työpäivän loppumista, jolloin ei enää välttämättä pääse häiritsemään samalla tavalla työntekoa. Tai sopia tapaamisia muiden tapaamisten ja menojen yhteyteen, jotta toinen voisi saada sitten esimerkiksi sen vapaan iltapäivän kokonaan luovaa työtä varten. On kyllä mielenkiintoista huomata, sillä me emme kyllä toimi sinnepäinkään tämän mukaan ja minusta tuntuukin, että lähtökohta on aina enemmän se, että mistä löydetään yhteinen tyhjä aika eikä se, mihin ajankohtaan tämä olisi hyvä asettaa, ettei vaikuteta koko muuhun työpäivään. Toki varmasti tämä on myös asia, josta tulisi pitää itse huolta, sillä ei kukaan muu kuin minä itse pidä siitä huolta, että tulen saamaan tarpeeksi pitkiä slotteja luovalle työlleni. Olisi ihanaa jos sitä voisi aina miettiä, kun varaa palavereja, mutta kyllä se on välillä haasteellista, kun palavereihin pitäisi esimerkiksi saada 5-10 henkeä samaan aikaan paikalle. Sitä huomaa joustavansa mitä ihmeellisimmin oman kalenterinsa kanssa ja usein katsonkin aina kalenteria ja mietin, että millähän logiikalla tämäkin päivä on rakennettu, sillä välillä esimerkiksi liikkumiseen menee miltei puolet työpäivästä jos sovittuja menoja on eri osoitteissa. 

Tärkeimmät ja isoimmat tehtävät aina ensin 

Tee tärkein ja mahdollisesti epämiellyttävin tehtäväsi heti alta pois. Kun se on selätetty, saa loppupäivän fiilistellä sitä, että isoin asia on tehty ja muut luonnistuvat sen jälkeen siinä samassa boostissa. Tästä esimerkkinä kirjassa oli alla oleva kuva. Jos aloitat päiväsi sillä, että teet pieniä sälätehtäviä pois työlistalta ja vasta niiden jälkeen tartut päivän isoimpiin ja tärkeimpiin haasteisiin, tulee työpäivän saldosi näyttämään jotakuinkin ensimmäiseltä esimerkiltä. Tällöin olet käyttänyt aikaasi ja kapasiteettiasi pieniin asioihin niin paljon, ettet enää pysty loppupäivän aikana saamaan valmiiksi niin montaa suurempaa ja tärkeämpää tehtävää. Kyseisessä kuvassa pohjalla on hiekka (pienet sälätehtävät), jonka päälle on lähdetty kasaamaan kiviä (päivän tärkeimpiä tehtäviä). Pahimmillaan tällä työjärjestyksellä sinulta jää joku tärkeistä töistä suorittamatta, koska olet ehkä vältellyt tehtävää.  

Toisessa kuvassa taas päivä on aloitettu tarttumalla niihin tärkeimpiin tehtäviin heti alusta ja kun päivän mittaan nämä ovat kaikki suoritettuna (kuvassa kivet) voit siirtyä sälätehtävien pariin ja kas kummaa, ne solahtavat hyvin kaiken muun tekemisen lomaan ja ujuttautuvat kivien jättämiin väleihin. Mielestäni tämä esimerkki on sellainen, että aivan jokainen tulee ymmärtämään tämän. On asia erikseen, alkavatko he toimia tämän mukaisesti. Itsehän tunnistan itseni tästä varsin hyvin, sillä jos työpäivästä alku on mennyt palavereissa ja tunteja on muutenkin suhteellisen niukasti käytettävissä, saatan mennä sähköpostiin hoitamaan tärkeimmät sieltä pois alta ja siirtyä vasta sen jälkeen johonkin päivän tärkeimmistä tehtävistä. Joskus tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi tehtävän ollessa luovaa, ei luovuus enää kukikaan ja jaksaminen on vähissä. Olisi siis tärkeää tarttua päivän härkää sarvista heti, jotta loppupäivän voi tehdä sitten työlistalta löytyviä pienempiä ja helpompia taskeja. 

Säädä työntekoasi tarvittaessa 

Jos työnteko tuntuu tahmealta säädä tekniikkaa ja seuraa tuloksia. Työskentele muualla, vaihda työpistettä tai huonetta. Alla on kohtia, joiden avulla voi selvittää mikä voisi auttaa työnteossa. Voi tulla ilmi asioita, joita olet tehnyt juuri päinvastoin, kuinka oikeasti haluaisit työskennellä. Esimerkiksi omalla kohdallani sellainen on työskentely seisten, jota en kuitenkaan miltei ikinä tee! Suurin syy tälle on toki se, etten omista työpistettä, jossa tämä onnistuisi. Tästä saa kuitenkin käsityksen, että pienillä muutoksilla voi saada todella paljon parannettua työnteon mielekkyyttä ja tehokkuutta. 

Muuta tapojasi jotta näet mikä auttaa: 

Työ vs tyhjä tila (paljonko taukoja väliin)? Omalla kohdallani myös tyhjän tilan tarve on olemassa, sillä silloin nousee enemmän ideoita pintaan. Usein näin pääsee käymään parhaiten iltaisin, kun on sitä tyhjää tilaa. Olenkin ottanut tavaksi, että kirjoitan ylös iltaisin syntyneet ideat, jotta voin tarttua niihin työpäivien aikana. 

Työskentely aikaisin vs myöhään (milloin parhaimmillasi)? Riippuu työtehtävästä. Aikaisin työlistan tehtävissä, mutta kuten nytkin niin tällainen kirjoittaminen sujuu parhaiten iltapäivällä/illalla jostain syystä. Uskon kylläkin, että syy on siinä, että ei ole kiire seuraaviin tehtäviin ja palavereihin, kuten aiemmin mainitsin. 

Työskentely rauhallisessa vs. hälyisessä ympäristössä (yksin vai ihmisten ympäröimänä)? Itse työskentelen parhaiten rauhallisessa ympäristössä ja yksin. Toki tähän peilaa suoraan itsenäisiä tehtäviä, mutta viihdyn myös projektien parissa, jossa on tiimi ympärillä, mutta silloinkin ympäristö saa olla rauhallinen, jolloin työskentelyyn on kuitenkin suhteellisen helppo keskittyä. 

Deadlinen kanssa vai ilman? Ehdottomasti deadlinen kanssa. Tällöin tulen tehneeksi, sillä välillä minun työstämistahtini saattaa joissakin asioissa olla aika hidas. Varsinkin jos mietitään suurempia tehtäviä, jotka eivät muutenkaan valmistu hetkessä. 

Aikaisemmin vai myöhemmin viikolla? Kyllä minä pidän siitä, että tärkeimmät tehdään viikon alusta jo alta pois, sillä loppuviikosta alkaa jo niin sanottu turnausväsymys aina näkymään tekemisessä. Ideaali olisi, jos perjantaille ei olisi jäämässä mitään suuria tehtäviä, vaan voisi tehdä sälätöitä ja esimerkiksi ottaa pari palaveria. 

Rutiinit vs spontaanisuus? Hyvässä suhteessa molempia. Tämä saattaa lukijoita yllättää, mutta minä pidän siitä, että viikkoon mahtuu myös yllättäen tulleita työtehtäviä. Toki tässä täytyy ottaa huomioon se, että sellaisina viikkoina, kun aikataulut ovat aika tiukilla, tällaiset eivät aina ilahduta. Muulloin kyllä nautin, jos teen aikatauluihin muutoksia ja teenkin itselleni edullisemmassa järjestyksessä tehtäviä. 

Musiikin kanssa vai ilman?  En ole koskaan oikein oppinut työskentelemään musiikin kanssa, sillä alan kiinnittämään siihen usein liikaa huomiota. Joskus olen kyllä saanut musiikista virtaa päivään, mutta suurempaa keskittymistä vaativissa tehtävissä se ei ole oikein toiminut. 

Ryhmitetyt vs yksittäiset tehtävät? Yritän ryhmitellä tehtäviä, jotta en seilaa päivän mittaan täysin laidasta laitaan eri tyylisten työtehtävien parissa. Eli kyllä minä ryhmittelisin, mutta toisaalta yksittäisen tehtävän pariin uppoutuminen tuntuu joskus todella hyvältä, jos sellaiselle on antaa oikeasti aikaa. 

Seisten vai istuen? Istualtaan väsyn yleensä aika nopeasti, joten ideaali olisi jos olisi pöytä, jonka saisi ylös, ettei tarvitsisi koko päivää aina istuskella.  

Enemmän vs vähemmän työtunteja? Mielellään vähemmän, sillä koen, että vähemmällä työmäärällä voi olla hyötynsä, jos ne tunnit käyttää tehokkaasti. Koen, että jos tunteja on paljon, niiden joukossa on varmasti myös tehotonta aikaa ja mieluummin käyttäisin tuon ajan vapaalla olemiseen. 

Nettiyhteyden kanssa vai ilman? En ole edes ajatellut, että ilman olisi nykypäivänä edes vaihtoehto. Mutta riippuu tosiaan tilanteesta, sillä jos teen keskittymistä vaativaa työtä niin suljen kaikki viestintäkanavat, jotta keskittyminen säilyy. 

Enemmän vai vähemmän unta? Mitä enemmän, sen parempi. Tosin kyllä joku yläraja on hyvä olla, sillä muuten työpäivän aloitusta voi hidastaa kohtalaisen pöhnäinen olo. 

Ryhmässä vai yksin? Pidän molemmista ihan yhtä paljon. Molemmille on omat paikkansa työnteossa. Tietyt tehtävät on hyvä tehdä itsekseen ja tehokkaammin pois alta ja toiset, kuten innovointi ja suunnittelutyöt  on ihana tehdä ryhmässä. 

Pitkä vai lyhyt lounas? Olen ehdottomasti ollut pitkään lyhyen lounaan kannalla, sillä tällöin työpäivän voi päättää hieman aiemmin. Mutta nykyään ehkä sanoisin, että paras on jos saa valita tilanteen mukaan, sillä välillä pitkä lounas voi mahdollistaa työpäivän keskelle esimerkiksi liikuntaa, joka taas antaa energiaa loppupäivään. Tämän kohdalla en siis pysty suoraan valitsemaan vain toista. 

Aikainen vs myöhäinen urheilu? Tämä on vaikea, sillä sanoisin mielelläni aikainen, mutta sekin on varmaankin aikaisintaan kymmeneltä, sillä liikun mielelläni vapaapäivinä heti herättyäni ja aamupalan rauhassa syötyäni. Toisaalta arkena ei ole sitä vaihtoehtoa ja illat ovat väkisin sitä aikaa, kun pääsee urheilemaan. Olen myös tottunut siihen sitä kautta, että jääurheilut ovat aina olleet iltaisin pienestä pitäen. Illatkin siis sopivat, kunhan ei mene aivan lepakkovuoroihin. Tämä kyllä aukaisi silmiäni, sillä en ole ajatellut sitä, että mielelläni tosiaan liikun heti aamusta. Aionkin pohtia tätä jatkossa, että voisinko saada päiviini tätä rytmiä millään tavalla. 

Näillä prioriteeteilla voin lähteä rakentamaan omaa kalenteriani uuteen uskoon, sillä uskon, että tällä hetkellä tilanne on vain minun omasta huonosta kalenterin käytöstäni ollut kiinni, ettei arki ole täysin alkuvuodesta esimerkiksi rullannut. Olen huono tauottamaan ja tällöin esimerkiksi palaverista luovaan työhön hyppääminen suoraan ei vaan välttämättä onnistu ja minun täytyy vain hyväksyä se ja esimerkiksi välillä kankaalta kotiin siirtyminen tekee todella hyvää, sillä saan noin puoli tuntia taukoa tekemisestä väkisin ja raikasta ilmaa kävellessäni. Saattaakin olla, että luovan työn aloittaminen tämän jälkeen onnistuu luonnollisemmin.  

Älä luota muistiisi 

En ole luottanutkaan enää useampaan vuoteen sillä asioita on nykyään niin moneen lähtöön että unohtaisin varmasti aina jotain. Tällä olen päässyt siihen ettei mitään mene koskaan ohi ja on aina helppo sanoa, että ehtiikö vai eikö, vilkaisemalla kalenterista. Toki vielä paperisesta, mutta alan vakavasti harkitsemaan sitä digitaalista, sillä olen sen kyllä havainnut jossain töissäni käteväksi. Se on myös helppo saada esimerkiksi työkavereille näkyville, jotta he tietävät kysymättäkin, olenko vapaana seuraavan viikon torstaina klo 11.00. Olisi myös itse helpompaa varata palavereja, jos voisin vain naputella tarvittavien työkavereiden kalenterit esiin ja katsoa seuraavan vapaan yhteisen ajankohdan. 

Tämä kirja antoi minulle jo alkupuolella pientä vahvistusta siitä, että tosiaankin jotain on tehty oikein tai ainakin sinnepäin. Vara-aivojen käsite, kalenterista ja tehtävälistasta ovat olleet vahvasti käytössä jo useamman vuoden ajan ja se on kyllä ollut aivan life saver minulle, sillä kun sitä sälätehtävää yms. on reilusti, niin tehtävälistan avulla olen saanut tällaiset asiat kuntoon. Varsinkin meillä Tiimiakatemian ympäristössä tuntuu, että tehtäviä voi olla eri projekteissa niin laidasta laitaan, että on vain hyvä, että kaiken merkkaa ylös järjestelmällisesti. 

Tehtävälistan rakentaminen 

Kirjassa oli kyseinen kuva tehtävälistan oikeaoppisesta rakentamisesta portaittain. Huomasin, että minulla on useat kohdat jo miltei kunnossa, mutta tarkastellaanpa niitä kuitenkin hieman tarkemmin: 

  1. Valitse sopiva järjestelmä 

Itselläni se on paperinen weekly planner. Kirjassa suositeltiin digitaalista ja tämä alkaa vääjäämättä kuulostamaan siltä, että muutos digiin voisi joltain osin olla paikallaan. 

  1. Laadi yksi tehtävälista 

Näitä ei saa olla useampaa päällekkäin. Itsellänihän on se tilanne, että välillä, jos ei ole muuta mihin kirjata, kuin puhelin niin silloin sen muistiossa on joitakin tehtäviä listattuna. On vain ja ainoastaan muistini varassa, että ne päätyvät weekly plannerini listoille. Toistaiseksi hyvällä menestyksellä, mutta en epäilisi yhtään jos joskus unohtaisin. (Jälleen yksi syy siirtyä digiin, sillä jos tehtävälista olisi jo valmiiksi puhelimessa, minun ei tarvitsisi kierrättää sitä paperille asti.) Tosiaan minulla on käytössä vain yksi tehtävälista ja sielläkin on alla yleensä ranskalaisilla viivoilla alatehtäviä jaoteltuna. 

  1. Muuta tehtävät toimiksi 

Olen jo aika hyvä siinä, että tehtävälistan kohdat ovat järjestyksessä odottamassa minua joka aamu ja niistä siirrytään tositoimiin, mutta olenko oikeasti kuvannut ne niin, että niihin on helppo tarttua. En varmastikaan jokaisen kohdalla. Esimerkiksi kirjoitan usein jotain hieman epämääräisesti ja huomaan, että tehtävään tarttuminen aiheuttaa haasteita, sillä jos sitä ei ole esimerkiksi palastellut valmiiksi osiin, voi olla vaikeaa miettiä mitä voisi esimerkiksi “suunnittele treenit” tarkoittaa käytännössä. Onko se esitys muotoinen vai ei? Onko tulossa vierasta vai ei? Ryhmätehtäviä vai ei? Mikä olisi hyvä teoria aiheesta? Tällaisia voisi itselleen tehdä helpommaksi ja avata jo hieman valmiiksi omia ajatuksia. 

  1. Jaa toimet projekteihin 

Tässä kohtaa jaetaan tehtäviä projektikohtaisesti ja siten, että voit myös tehdä listaa tehtävistä, jotka voi tehdä “jonakin päivänä”. Tosiaan tätä olen myöskin tehnyt jo jonkin verran, mutta en kovin selkeästi. Olen saattanut tehdä tällaista listaa puhelimeeni tulevista tehtävistä ja asettanut niitä aina viikoittain weekly planneriini. Tällöin käyn “jonakin päivänä” -listaani läpi, ja otan ne työn alle vasta, kun tiedän, että niiden aika on koittanut. Esimerkiksi syksyn ajan heittelin muistiin opinnäytetyöhön liittyviä ideoita ja ne ovat nyt olleet hyödyllisiä ja olen nostanut joitakin asioita työlistalleni jo nyt. 

  1. Anna kaikille tunnisteet 

Tämä kohta menee hyvin vahvasti sinne digipuoleen, sillä niitä on siellä vielä helpompi jaotella. En usko, että kykenisin weekly planneriini laittamaan montaa tunnistetta yhdelle tehtävälle. Voin ehkä vielä onnistua mahduttamaan perään “vaativa” tai “ei vaativa”, mutta en usko, että sijaintien ja ihmisten lisääminen perään enää onnistuisi. Toki olen kyllä välillä merkannut nykyäänkin kenen kanssa mikäkin tehtävä tehdään. 

  1. Rajaa työalueet 

Näitä voisi esimerkiksi rajata näin: Minä, Tiimi, Yhteisö, joku projekti ja sitten vielä henkilökohtaiset vapaa-ajan jutut. Näillä pääsisin jo aika pitkälle. Tässä kohtaa alan olla jo täysin vakuuttunut, että tarvitsisin todellakin sen digikalenterin, jolla pääsisin leikkimään.  

Lopuksi  

Tajusin myös, että olin käynyt muistiinpanojani kronologisesti vain läpi ja reflektiolla alkaa olla mittaa aivan tarpeeksi, joten tällä kertaa lopettelen tähän, vaikka ajatuksia olisi kyllä riittänyt vielä vuodesta ja elämästä jopa toiseen samanmoiseen. Ehkä tämä on nyt sitä viisautta, että aikaa jää myös muullekin vielä tälle päivälle. Pidin kirjasta tosiaan paljon ja se toi paljon ajateltavaa ja kehitti minua kohti aikatauluttamisen mestaria ja yritänkin saada nämä opit nyt suoraan käytäntöön.  

You May Also Like…

Digimarkkinointi

Pääsin viimein digimarkkinointikirjan kimppuun, joka on pitkään kulkenut lukulistallani mistään sitä löytämättä....

Intohimona brändit

Tämä kirja päätyi reflektoitavaksi nyt, sillä brändit ja niiden kilpailu on ollut viime vuosina todella kovassa...

0 kommenttia

Lähetä kommentti