Olen jo pitkään haaveillut tapahtumatuottamisesta ja kirjoitellut reflektioihinkin siitä jonkin verran. Nyt kuitenkin olen vihdoin päässyt tökkäämään kädet saveen, ja olen tuottamassa ihka oikeaa tapahtumaa, jännää! Kirja tarjosi nimensä mukaisesti faktaa, paljon tärkeää tietoa, sekä fiilistä – koko ajan mielessä vaeltaa, kuinka siistejä juttuja onkaan tulossa, omalta osaltaan kiitän siitä tätä eeposta! Tapahtumatuottajia tässä ei vielä olla, pikemminkin keltanokkia ja wannabe-tapahtumatuottajia, ja uskoisinkin tämän kirjan löytäneen tiensä minun luo just oikeaan aikaan. Ja aivan varmasti tulen tässä matkan aikana palaamaan monesti tämän pariin. Kirjassa paneuduttiin hyvin esimerkkien avulla siihen, millainen on hyvä tapahtuma ja etenkin, mitä meinaa hyvä kenenkin näkökulmasta. Näkökulmat vaihtelivat aina asiakkaasta pelastushenkilökuntaan, sponsoriin tai vapaaehtoistyöntekijään ja jokaiselle oli oma, selkeä kappaleensa. Se oli kiva juttu, ja antoi lukemiseen tietynlaista ryhtiä. Tämä oli itseasiassa ensimmäinen kirja, jota lukiessa mielenkiinto säilyi, vaikka se olikin e-kirja, joissa usein mielenkiinto lakkaa ja silmät pomppivat riviltä toiselle. Se, jos joku on turhauttavaa.

Ajattelin ihan ensimmäisenä perehtyä siihen, mitä ne tapahtumat oikeastaan ovatkaan?

Ihmisillä on luontainen tarve oikeille ja oikeassa elämässä tapahtuville kohtaamisille. Kohtaamiset ovat usein toisia ihmisiä, tarinoita ja elämyksiä. Tapahtumista jokainen on once in a lifetime -kokemus. Tietenkin vaihtelee, ovatko ne kokemukset positiivisia, hämmentäviä ”mitä ehmettiä”-kokemuksia vai niitä ”ei enää ikinä”-kokemuksia. Tapahtumat tarjoavat meille elämän unohtumattomia ja ainutkertaisia hetkiä, joka kerta toisistaan poikkeavia kokemuksia. Tapahtumat rikkovat rajoja, normeja, aatteita ja ennakkoluuloja. Ne tarjoavat viihdettä, näkökulmia, verkostoja ja erilaisia mahdollisuuksia. Mahdollisuus voi olla esimerkiksi ihan vain hauska, arjesta poikkeava ilta kavereiden kanssa, uusiin ystäviin tutustuminen tai urallaan verkostoituminen, jopa epävirallinen työnhaku. Tapahtumat myös yhdistävät. Osallistujat kokevat olevansa osa jotain hienoa ja itseään suurempaa. Yhteisöllisyyden tunne vahvistuu, kaikilla on samankaltainen tunne tapahtumassa ja tuntemattomienkin kanssa tullaan hyvin toimeen ja ehkä jopa jutustellaan. Kaikkihan me olemme jotain tiettyä tulleet siltä samalta kyseiseltä tapahtumalta hakemaan, joten on helppo vaihtaa tuntemattoman kanssa muutama sana, vaikkei se perinteisen suomalaisen tyyliin kuuluisikaan.

Mikä sitten tekee tapahtumista kaiken sen hehkutuksen arvoisia elämyksiä?

Moniaistillisuus – eli mahdollisuus nähdä, kuulla, kokea, maistaa ja haistaa, tuntea. Tapahtumat eivät rajoitu vain yhteen aistiin. Musiikkifestareilla kuulet musiikkia, kuulet kirkumista, yleisön laulua ja hurraa-huudot, kuulet naurua ja tarinoita. Näet artistit, näet ystäviä, tuntemattomia ja tutun tuttuja. Kaveriporukoita, pariskuntia, yksinäisiä. Ihmisiä eri elämän- ja mielentilanteissa tai -tiloissa. Se mitä näet ja kuulet, aiheuttaa sinussa eri tuntemuksia. Jokainen meistä kokee asiat eri tavoin. Näet tapahtumapaikan visuaalisen panostuksen, tai sen ettei sitä ole. Haistat jostain leijailevan herkullisen muikkulautasen tuoksun, jonka paikannat katseellasi pitkän jonon päässä olevaan ruokakojuun, menet jonoon. Tunnet kärsimättömyyttä siitä, että joudut jonottamaan niin pirun kauan. Vihdoin saat muikkulautasen naamarisi eteen ja survot sitä kertakäyttöhaarukalla suusi täyteen ja maistat, miten herkullista – tai hirveää se onkaan. Tunnet mielihyvää tai valtavan pettymyksen seurauksena mielipahaa. Palaat takaisin oluttuoppisi tai ystäviesi ääreen hoilaamaan hittilauluja muun yleisön tahtiin. Sinulla on hauskaa, tästä jää hyviä juttuja muisteltavaksi. Tapahtuma on ohi, ja mietit sitä jälkeenpäin. Näit, kuulit, maistot, haistoit, tunsit ja ennen kaikkea koit monenlaista, fiiliksiä laidasta laitaan. Se oli taas yhdenlainen elämys, hyvässä tai pahassa.

Tapahtumaklusteri ja sidosryhmät

Nyt kun on selvillä tapahtumien tarkoitusperä, tarvitaan tietenkin tiimi, joka lähtee näitä elämyksiä tuottamaan. Tapahtumatiimistä ja sidoksissa olevista palasista muodostuu tapahtumaklusteri, eli rypäs, mikä tapahtuman tuottaa. Jo ilman kirjan lukemista, minulle oli selvää tämän olevan isoin ja tärkein juttu koko prosessissa. Tapahtumaa ei järjestetä yksin, eikä tapahtumassa olla yksin. Tapahtuma on yhdessä tehty, ja sinne myös tullaan usein yhdessä. Tässä kappaleessa ajattelin avata hiukan, mitä kaikkea tämä klusteri pitää sisällään.

OMISTAJA – Tapahtuman tai tapahtumaidean omistaja

YLEISÖ – Kohderyhmä, ketä halutaan tavoittaa paikalle

YHTEISÖ – Samanhenkiset ihmiset luovat yhteisöllisyyden tunnetta – poistetaan pelkoja ja yksinäisyyttä, pidetään hauskaa, verkostoidutaan

VIRANOMAINEN – Laki- ja lupa-asiat, pelastusviranomaiset, poliisi, kunta, tekijänoikeudet

MEDIA – Markkinointi ja viestintä, tiedotusvälineet, toimittajat – lehdet & TV ja radio, somet, influencerit

KUMPPANI – Yhteistyökumppanit, sponsorit, säätiöt, rahastot

ALIHANKKIJA – Kalusto, tilat, äänentoisto, asentaminen, kuljetukset, catering, lipunmyynti

VAPAAEHTOINEN – Arvostettu duunari, lähes välttämätön työvoima

ESIINTYJÄ – Tapahtuman vetonaula, henkilö, esine tai asia – tuote. Tapahtuma on ympäristö, jossa yleisö ja esiintyjä kohtaavat

TIIMI – Ydintiimi (suunnittelu, toteutus, jälkituotanto – eli koko paketti), tapahtuma-aikaiset tiimit (luovat, logistiset, tekniset..), vastuutiimit (markkinointi-viestintä, kumppanuudet, myynti..) , tiimiesimiehet, henkilökunta itse tapahtumassa

TUOTTAJA – Tapahtumatuottaja/ vastaava tuottaja/ tuotantopäällikkö/ projektipäällikkö/ toiminnanjohtaja/ tapahtumakoordinaattori, vastuulla tapahtuman kokonaisuus ja onnistuminen, tavoitteet, laaja työnkuva – oltava perillä kaikesta

Kaikki tapahtumat tehdään aina ihmiseltä ihmiselle. Siksi tulisikin miettiä juuri sitä kysymystä, mihin kirjakin painottui – millainen on hyvä tapahtuma kenellekin? Tapahtumatuottajana sinun tulee asettaa itsesi jatkuvasti näkökulmasta toiseen. Millainen on hyvä tapahtuma yleisölle, mitä yleisö haluaa? Millä tavoin tapahtuman kumppanit hyötyvät? Millaisen tapahtuman omistaja haluaa? Miten esiintyjästä/ tuotteesta saadaan kaikki potentiaali irti tapahtumaan? Kaikki vaikuttaa kaikkeen. Artistin tyytymättömyys backstagen nuhjuisuudesta voi näkyä negatiivisesti yleisölle, mikä taas vaikuttaa tapahtuman asiakaskokemukseen ja -tyytyväisyyteen. Samoin, kuin tapahtuman asiakaspalvelu. Vapaaehtoisten aito kunnioitus ja arvostus voi mahdollistaa jatkumon, ehkä he ojentavat auttavan kätensä mielellään myös ensi vuonna.

Monia asioita huomaan tienneeni jo ennestään, mutta lukukokemus tarjosi myös rutkasti uutta ja arvokasta. Ehken ollut osannut ajatella sitä tosiasiaa, kuinka ihan oikeasti ihan kaikki vaikuttaa kaikkeen. Tämä täytyy pitää kirkkaana mielessä. Oikeastaan mitään ei voi tehdä ”vähän sinne päin”. Tapahtuma on palvelu, ei tuote, jota lisätään ostoskoriin ja tyytymättömänä palautetaan. Tapahtumaa ei voi sovittaa kotona, eikä muutenkaan testata etukäteen. Se, mitä sovitettavan tuotteen sijaan myydään, on ennakko-odotukset ja mielikuvat. Ja niiden tulisi täyttyä, mieluusti jopa ylittyä itse tapahtumassa. Vaikka tapahtuma olisikin järjestetty jo ennenkin, on se silti joka kerta oma, yksittäinen ja erilainen tapahtumansa. Tyytyväisyys on aina hetkellinen asia, se on lunastettava joka kerta uudestaan. Ei riitä, että viime vuonna räjäytettiin pankki, mutta tänä vuonna naapurin postilaatikot. Tänäkin vuonna pitää räjäyttää se sama pankki, mieluusti vielä isommin. On tärkeää hoitaa asiat kunnialla maaliin ja rakentaa jo suunnitteluvaiheessa sellaiset suhteet koko klusteriin, että tapahtumasta jää hyvä maku kaikille siihen osallistuneille, tietenkin itseään unohtamatta. Ja mahdollisesti vielä niillekin, jotka osallistumistaan empivät ja jättivät osallistumatta, mutta aftermovien ja puskaradion laulaessa kiroavat – Perhana! Pitikin jäädä kotiin nysväämään. Ehkäpä hekin innostuisivat ensi kerralla mukaan.

Loppuun vielä kirjasta poimitut

^”10 vinkkiä yleisöltä järjestäjälle

1. Suunnittele kiinnostava sisältö!
2. Tarjoa helposti löytyvät, selkeät ja totuudenmukaiset ennakkotiedot, myös esteettömyydestä.
3. Suunnittele tapahtuma-alueella liikkuminen ja pyri vähentämään jonotusaikoja. Kaiken pitää sujua myös apuvälineen kanssa liikkuvan kannalta.
4. Järjestä riittävästi vessoja. Muista, että invavessa ei ole varasto!
5. Varaa riittävästi myyntipisteitä ja ruoka- ym. vaihtoehtoja kävijäkunta huomioiden.
6. Muista henkilökunnan hyvä asenne ja palvelualttius.
7. Pidä annetut lupaukset tapahtumassa ja sen jälkeen.
8. Valmistaudu poikkeustilanteiden varalta.
9. Suunnittele hyvät liikenneyhteydet ja järjestä pyöräilykautena pyöräparkki (tarpeen mukaan myös kuljetukset).
10. Tiedota mahdollisista muutoksista nopeasti.

+1 Tarjoa maksuton vesipiste tai muu pieni ekstra, josta huomaa, että järjestäjä on ajatellut tapahtumaan tulijaa.”