Rick Pastoorin teos ”Näin hallitset viikkoasi, vuottasi, elämääsi” päätyi lukulistalleni suosituksen kautta ja suositus osui ajatuksia herättäväksi. Teoksessa kerrotaan mittavasti itsensä johtamisesta ja miten hallitset oikein arkeasi. Teoksesta jäi suurimpana mieleen, miten kaikki pitäisi rutinoida ja toimia järjestelmällisesti. Kirjasta tuli itselle todella konemainen olo. Tiedän että aikatauluttaminen ja oman ajankäytön hallinta on äärimmäisen tärkeää, mutta tarvitseeko ihmisestä luoda konetta?

Koen oman ajanhallintani suhteellisen hyväksi, mutta tiedän siinä olevan vielä kehitettävää. Olen nimittäin vieläkin osittain huono kalenterin käyttäjä. Olen kuitenkin erittäin säntillinen aikatauluista ja muistan aina tehdä sovitut asiat, mutta mistä sitten kiikastaa? Säntillisyyden ja kellontarkan toiminnan olen oppinut pienestä pitäen. Olen vihannut myöhästelyä ja unohtamista aina yli kaiken. Tämä sama myös ilmenee meidän perheessämme mistä todennäköisesti saanut. Meidän perheessämme myöhästelystä ja unohtamisesta on saanut aina kuulla ja sitä on pidetty ärsyttävänä piirteenä. Tämän takia olen puolestaan aina hieman etuajassa ja en voi sietää muidenkaan myöhästelyä. Jos itse kuitenkin olen aina skarppina valmiina ajoissa niin eikö asiat ole hyvin? Osittain kyllä, mutta kirjaamatta jättämisestä syntyy turhaa päänvaivaa, eikä asiat juuri poistu mielestä. 

Rick Pastoor ratkaisi haasteni vara-aivo sanalla. Tiimiakatemialla paljon puhutaan kuinka työasioista ei meinaa päästä irti ja aivot tekevät töitä jatkuvasti. Itse samaistun tähän myös ja olen kertonutkin monelle, kuinka haluaisin tuoda työarkeen vapauden tuntua. Olen pohtinut usein todella monimutkaisiakin asioita, kuinka yhdistää työ, vapaa-aika ja samalla luoda vapauden tunnetta. Loppujen lopuksi vastaus on kirjaimellisesti ollut käsissäni, ja se on kalenteri. Lukiessani kirjaa ällistyin havainnosta ja sen hyödystä. Olen aina ajatellut kalenteria enemmän sellaisena, että muistan milloin minun pitää olla missäkin mutta en enää. Kalenterilla erilaisilla muistutuksilla olen ajoissa, tiedän aina mitä seuraavaksi ja suurimpana hyötynä voin siirtää omaa muistiani tulevista asioista kalenteriin. Tämä perspektiivi valaisi minulle syyt miksi käyttää kalenteria! Miten tämä sitten näkyy omassa arjessa? Minun kalenterointini on edelleen huonoa, vaikka tiedän hyödyt. Merkkaan kyllä asioita ylös mutta ne ovat useissa eri paikoissa, enkä ole vielä saanut kehitettyä omaa toimintamalliani kalenterointiin. Tässä onkin siis tavoitetta ja olen pyrkinytkin luomaa mahdollisimman toimivaa kalenteripohjaa juuri itselle ilman suurempia hankaluuksia. Tiedostan olevani vielä jumissa vanhassa toimintamallissani mutta ajatuksen tasolla olen tehnyt jo muutoksen. Olen miettinyt minulle sopivimmaksi automaattista kalenteria, mihin voin täyttää tunnit asian tärkeyden mukaan. Tämän avulla saan paremmin jatkuvasti hoidettua asioita millä ei ole mitään deadlinea. Enää puuttuu siis toiminta luoda muutos ja ylittää haaste.

Järjestelmällisyys kuulostaa itselle korvaan todella työläältä ja usein myös hitaalta toiminnalta. Johtotehtävissä toimiessani olen kuitenkin hyvin järjestelmällinen organisoinnissa. Tästä on valtava etu, mutta luo myös painetta mielen päälle mihin en pakosti voi edes vaikuttaa. Projekti esimerkkinä valonkaupunki, loin hyvin selkeät ja yksinkertaiset työajat ja paikat kaikille. Kävimme Evendan kanssa perehdytyksen Zettlestä asti lävitse. Kirjallisten ohjeiden lisäksi, annoimme vielä suullisesti ohjeet toimintamalleista. Tämän avulla sain ja varmasti Evendakin sai varmuutta, että asia varmasti hoituu ja selkeä toimintamalli on luotu. Nämä operaatiot vaativat työaikaa, vaikka monelle asiat olivat tutut ja kaikki informaatio tuli kirjallisena. Tämä malli oli siis työläs ja hieman hidas mutta toimiva. Huomasin tietynlaisen paineen tunteen ollessani vastuussa muista kuin itsestäni. Kaikki akatemialle on tullut eri syistä ja toimivat eri tavalla. Emmekä pakosti jaa edes samoja arvoja. Tästä syntyi itselle stressiä. Stressiä siitä tulevathan kaikki varmasti töihin ja ovat ajoissa. Kaikki kuitenkin meni loistavasti, vaikka muuttujia tilanteeseen viikon aikana tuli. Tästä selvisin järjestelmällisyydellä. Tiesin koko ajan vastauksen ”mitä jos” kysymykseen. Projektissa tämä liittyi varatyöntekijöihin, jotka paikkasivat estyneitä tiimiläisiä. Järjestelmällisyys voi siis olla työläs asia, mutta loppujen lopuksi se takaa tehokkaamman ja selkeämmän toiminnan.

Miksi en ole järjestelmällinen oman työn aikataulutuksessa, jos olen järjestelmällinen muiden? Tästä syntyi kysymys mitä pohdin todella pitkään ja hartaasti. Loppujen lopuksi päädyin yhteen tiettyyn vastaukseen. Vastaus on luottamus. Luotan itseeni ihan täysin, mutta en vielä tiimiläisiimme. Tällä en tarkoita kuitenkaan sitä, etten luottaisi ollenkaan, mutta vielä pieni tila epävarmuudelle on. Luottamusta korvaan järjestelmällisyydellä, laitan meidän työmme aloitukseksi 5 minuuttia aikaisemmin, kun asiakas toivoi. Tämän avulla jätän myöhästymiselle pienen liikkumavaran. Tämän ennakoinnin ja asioiden varman tiedottamisen avulla paikkaan epävarmuutta. Tämän kaltaista johtamista minun pitäisi tuoda omaan itsensä johtamiseenkin. Ohjakset kiedottu ranteiden ympärille tiukaksi. Luotan kuitenkin itseeni, että olen aina ajoissa ja hommat tehtynä. Vaikka onnistun arjessa se ei tarkoita sitä, ettenkö voisi toimia paremmin. Tulos voi olla sama mutta työn mukavuus ja aikatauluttaminen helpottaisi arkea. Hyvänä esimerkkinä sprintin loppuun painottuvat motorolat, reflektiot ja muut ei niin innostavat tehtävät. Aikaa ja tehokkuutta löytyy aina kivoille ja mielenkiitoisille asioille mutta ei epämukaville. Helpottaisin omaa arkea järjestelmällisyydellä, vaikka se lopullisiin tuotoksiin juuri vaikuttaisi.

Miten sitten muutan toimintamalliani? Olen aloittanut luomaan uudenlaisia rutiineja. Päivät olen aloittanut kylmällä suihkulla ja meditoinnilla. Tällä rutiinilla valmistan itseni päivään, täytän mieleni positiivisilla asioilla ja mietin päivän suunnitelman. Tämän jälkeen minun ei tarvitse juuri pohtia mitä täytyy, ja mitä ei täydy tehdä vaan voin keskittyä enemmän toimimiseen. Tämä ei kuitenkaan täytä vara-aivo kriteeriä. Joudun vielä kuitenkin miettimään iltaisin seuraavan aamun suunnitelmaa, vaikka osittain se meditoidessa muodostuu. Ottamalla kalenterin käyttöön ja luomaan itselle etukäteistä ohjelmaa, tavoitteena maksimoida ajankäyttö. En kuitenkaan halua aikatauluttaa kaikkea, sillä helposti minulle syntyy tietynlainen stressi, jos syystä tai toisesta asia ei tapahdu suunnitellussa ajassa. Seuraavana askeleena onkin omanlaisen kalenteri tekniikan kehittäminen ja kasvaa sen myötä kalenteri guruksi. Tavoitteena luoda stressittömämpää arkea toimintasuunnitelman avulla muistaen toiminnan vapaus. Rutiinien luominen on osa suurempaa kokonaisuutta. Tärkeä on luoda kestävä perusta, jotta suunnitelmaa kestää vastoinkäymisiä.

Kokonaisuudessa kirja oli todella kehitettävä ja ehdottomasti lukulistalle, jos oman arjenhallinta mietityttää. Kirjaa suosittelen lukemaan työkalu lähtöisesti, jokaista työkalua et tule tarvitsemaan mutta on hyvä tietää miten ne toimivat. Kirjasta pystyy ottamaan konkreettisesti toimivia keinoja omaan, projektiryhmän kuin tiimin käyttöön. Todella moni tiimi käyttää esimerkiksi Teamsiä vara-aivoina. Tiimi listaa muistettavia asioita eri kansioihin ja mahdollisesti antaa viikon tärppejä. Vara-aivoa voisi hyödyntää esimerkiksi meidän tiimissämme sitomalla aikatauluihin. Loisimme selkeät aikataulut palavereihin ja niihin ennakkoon tulevat asialistat. Jokaisen tehtävä olisi perehtyä palaveri aiheisiin etukäteen, jotta keskustelusta saataisiin mahdollisimman tehokasta. Tämän avulla pysyisimme maltillisissa palaveri ajoissa, saisimme konkreettisia päätöksiä ja pitäisimme palaverin kiinnostavampana. Pienellä simppelillä kehityksellä ottaisimme tiiminä askeleen tehokkaampaan toimintaan.