Tehokkuudella on suuri merkitys elämässä, mikäli haluaa saada asioita ajallaan suoritetuksi ja pysyä erilaisissa tavoitteissa kiinni. Tehokkuudesta tekee kuitenkin vaikeaa monet asiat. Näitä voi olla esimerkiksi huono ajan hallinta, ailahteleva mieliala, stressi tai epätasainen työrytmi. Itse olen läpi elämäni ollut suhteellisen tehokas, sillä yleensä kaikki hommat ovat tulleet ajallaan tehdyksi ja olen pystynyt jakamaan eri työt eri ajankohdille. Nämä koskevat kuitenkin hyvin usein vain pakollisia hommia. Arjesta löytyy lukemattomasti asioita, joita pitäisi hoitaa, mutta en koe niitä niin tärkeäksi, että tekisin ne heti tai suunnittelisin niille jonkun ajankohdan, jolloin varmasti homma tulisi hoidettua. Tehokkuuteni on painottunut siis hyvin pitkälti pakollisiin juttuihin ja niihin, joita itse pitää äärimmäisen tärkeänä, esimerkiksi liikunta ja ravinto. Halusin saada oppia lisää vuorokauden läpi mukana pysyvään tehokkuuteen ja pienempien asioiden hoitamisen tehokkuuteen. Tämän takia tartuin Leo Straniuksen kirjoittamaan kirjaan Tehokkuuden taika.

Asia mikä nousi mieleen kirjasta, oli selkeä asioiden ja tavoitteiden ylös kirjaaminen sekä suunnittelu. Itse olen nykyisten opiskeluideni aikana alkanut kirjaamaan jo enemmän tehtäviä asioita ylös. Teen yleensä listan, jossa on kaikki pakolliset asiat, joita tulisi hoitaa. Listan yläpäässä on kaikista tärkeimmät asiat ja alempana asiat, jotka pitää saada hoidetuksi, mutta niillä ei ole vielä kiire. Tämän on auttanut jonkun verran itseäni pysymään ajan tasalla tehtävistä töistä ja lisännyt myös omaa tehokkuutta. Kirjassa kuitenkin puhuttiin paljon tehtävien asioiden ylös kirjoittamisen lisäksi selkeää ajankohtaa, milloin kyseinen tehtävä tulee tehdyksi. Esimerkiksi jos minun täytyy siivota asunto, eikä siivousta ole aikaa suorittaa heti, niin kirjaan sen ylös. Kirjaan myös siivoukselle tarkan ajan kohdan, jolloin hoidan sen. Tämä sama tehdään tärkeille asioille ja asioille, joilla ei ole niin kova kiire. Tämä auttaa käyttämään tyhjät välit viikosta tehokkaasti ja on vaikeampi alkaa perustelemaan tekosyiden avulla itselle, miksi hommaa ei tulisi tehdä nyt, kun sen on jo aikaisemmin suunnitellut.

Aikaa on rajattu määrä ja kaikkea ei pysty tekemään ja hoitamaan samanaikaisesti. On siis todella tärkeää, että suuntaan ajankäytön itselle tärkeisiin asioihin ja teen merkityksellisiä asioita. Vaikka en voi hallita aikaa, niin voin kuitenkin vaikuttaa siihen mitä ajallani teen. Merkityksellisten asioiden tekeminen lisää henkistä hyvinvointia pidemmällä aikavälillä. Elämässä oli siis hyvä hakeutua esimerkiksi sellaiseen ammattiin, josta aidosti nauttii. Aamulla töihin lähteminen ei saisi tuntua ärsyttävältä tai vastenmieliseltä. Mielestäni moni tekee sen virheen elämässä, että saa jonkin ammatin ja tekee sen parissa töitä kymmeniä vuosia, vaikka ammatti ei tuntuisikaan motivoivalta. Nykymaailmassa on turha valittaa, että ammatin vaihtaminen tai uuden koulutuksen hankkiminen ei onnistuisi, koska näin isot muutokset elämässä eivät tietenkään tapahdu heti. Ne vaativat aikaa tahtoa. Pidemmällä tähtäimellä näistäkin asioita tulee kuitenkin mahdollisia. Tehokkuuden ja ajankäytön kannalta olisi tärkeää tehdä aina niitä asioita, joista tykkää ja jotka itse kokevat merkitykselliseksi. Intohimon seuraaminen on kaikki kaikessa myös tehokkuudessa.

Tauoilla on tehokkuuden kannalta suuri merkitys. Itse olen työskennellessäni todella huono pitämään taukoja ja teen niin kauan putkeen töitä, kunnes tajuan olevani täysin tehoton viimeiset puoli tuntia. Tauot tehostavat työntekoa, kun aivot saavat hetken lepoa käsitellystä asiasta ja pystyvät prosessoimaan selkeästi opittuja asioita. Pienen tauon jälkeen on taas mieli kaikista tehokkaimmillaan. Mitä pidempään on ilman taukoa, sitä tehottomampaa työskentelystä tulee. Taukojen ei tarvitse olla pitkiä, esimerkiksi viidestä kymmeneen minuuttia tunnin tai kahden välein, mikä sitten itselle tuntuu paremmalta. Myös yksi hyvä keino tehokkuuden kannalta työskennellessä on pilkkoa tavoitteet ja työtehtävät osiin. Hoidan tämän tehtävän alkuun ja pidän sitten pienen tauon. Kun homma on tehty, saa mieli taas pienen hetken rauhoittua, jolloin jo seuraavan asian aloittaminen ja vauhtiin pääsy helpottuu merkittävästi. Tämän menetelmän otan ehdottomasti jatkossa käyttöön.

Iso asia oman tehokkuuden ja aikaansaamisen kannalta on sähköpostin käyttö. Olen huomannut, että on hyvä tietää, mitkä asiat kannattaa ilmoittaa soittamalla, mitkä tekstiviestillä ja mitkä sähköpostilla. Omissa projekteissa olen huomannut sähköpostien hitauden ja se onkin vaikeuttanut useita projekteja merkittävästi. Ajankäytöllisesti ei ole tehokasta laittaa pitkää sähköpostia menemään ja odotella tämän jälkeen kädet puuskassa. Kommunikointi kasvotusten ja puhelimitse olisi aina parempi vaihtoehto, mikäli vain suinkin mahdollista. Etenkin ensimmäisen kontaktin ottaminen puhelimitse voi olla todella toimiva tapa, mikäli puheluiden puhuminen on itselle luontevaa. Kun jotain on sovittu puhelimitse tai kasvotusten on hyvä sähköpostiin lähettää yhteenveto sovituista asioista. Sähköpostin vähentäminen voi myös tehostaa asioiden hoitamista. Kun en itse lähetä kymmentä sähköpostia päivässä, ei oma aika myöskään kulu vastaillessa. Usein yksinkertaiset asiat hoituvat paljon paremmin, kun uskaltaa tarttua puhelimeen ja soittaa. Inboxin pitäminen tyhjänä on myös yksi suuri oppi, josta olen ottanut kopin. On tärkeää pysyä ajan tasalla saapuneista viesteistä, jolloin asiat pystyvät viemään heti eteenpäin. Se myös selkeyttää ajankäyttöä ja tärkeät viestit eivät jää lukematta. Sähköposti on hyvä väline sopimuksille ja päätöksiin liittyville asioille, mutta taas keskustelulle, aikatauluista sopimisille tai palautteen antamiselle ei. Sähköpostin käytön vähentäminen ja käytön kohdistaminen tiettyihin asioihin parantaa arjen tehokkuutta.

Tässä muutamia itselle tärkeimpiä oppeja, joita poimin kirjasta. Kirjassa oli paljon myös asiaa, joka ei itselle ollut mielestäni suunnattu ja sieltä oli suhteellisen vaikea löytää ne hyödyllisen tiedon siemenet. Kuitenkin kokonaisuutena ihan hyvä, kun sai muutamia hyviä vinkkejä omaan arkeen ja koen oppimistavoitteeni täyttyvän ainakin osittain. Tehokkuus on hyvin paljon omasta päästä kiinni ja sen haluan muistaa jatkossa. Omaa arkea lähden jatkossa tehostamaan tämän kirjan tehokkuuden opeilla.