Voit kuunnella tätä lukiessasi teemaan sopivasti Irinan ”Sul on niin rankka päivä” https://youtu.be/GGYeXhpZmi4

Kun katson tuloksiani, minusta tuntuu, etten ole kovin tehokas. Niinpä lähdin etsimään ratkaisuja Marjo Huhtalan kirjasta Aikaansaajan asenne. Hän luetteli kuusi kapeikkoa, jotka estävät työn virtaamisen. Kerron nyt niistä ja miten aion leventää uomaa kyseisistä kohdista.

Valmistautumattomuus

Kun aika ja jaksaminen on tiukalla, on tärkeää nipistää työtä pois mistä vain voi. Helposti sitä tulee otettua myös valmistautumisesta. Joskus se kannattaa, mutta välillä taakkaa keventäessä menee laidan yli aika kalliitakin asioita. Yhteisiin juttuihin, kuten tapaamisiin, palavereihin ja treeneihin pidän kunnia-asianani valmistautua ainakin jollain tasolla. Jos se tapahtuu kiireessä, voi moni fiksu idea jäädä toteuttamatta ja valmistaudun jollain aivan muulla kuin parhaalla mahdollisella tavalla. Luen vaikkapa aineiston, joka ei ole niin relevantti, kuin jokin toinen. ”Done is better than perfect.” Jos aikaa olisi enemmän, lukisin ehkä ne molemmat, mikä ei olisi tehokasta. Ideaalitilanne olisi, että keksisin parhaan vaihtoehdon ja keskittyisin vain siihen. Yritän jatkossa valmistautua fiksummin, vaikkapa muistelemalla reflektioitani miten edellisillä kerroilla olisi kannattanut valmistautua. Pääasia, että valmistaudun jotenkin.

Omiin tehtäviini valmistautuminen on selvästi vähäisempää. Minulla on työaikaa, jolloin pyrin saamaan tuloksia aikaiseksi, mutta käytän melko vähän aikaa siihen, että johdan itseäni ja mietin mitä tietoa, resurssia, henkilöitä, ympäristöä tai mielentilaa tarvitsen tuleviin suorituksiin. Myöskin näiden järjestäminen saattaa jäädä tekemättä. Viikon tunteihin pitää erikseen varata oma aikansa suorituksen valmistelulle ja sen toteuttamiselle. Noiden edellä lueteltujen asioiden määrittäminen ei vie montaa minuuttia per tehtävä, mutta niiden hankkiminen voi viedä tunteja. Tiimiakatemialla meidän toivotaan käyttävän kahdeksan tuntia viikossa tiedon hankintaan ja reflektointiin. En ole yltänyt tuohon tavoitteeseen kertaakaan tänä syksynä. Tällä viikolla ehkä, kun deadline painaa päälle. 😀 Valmistautuminen vertautuu pakkaamiseen tai reittisuunnitelman tekoon. Tiedän kokemuksesta, että kun nämä hommat on tehty hyvin, reissuun voi lähteä varmalla mielellä.

Fokusoiminen

Tiedän kyllä että mulititasking on saatanasta ja keskittymiskykyäni suojellakseni olen jopa kytkenyt puhelimesta viestien ilmoitukset pois. Avokonttorissa se ei kuitenkaan vielä takaa mielenrauhaa ja keskittymistä, kun tiimikaverit höpöttelevät juttujaan ja pöydällä ja läpinäkyvän pöytälevyn alla lojuu kaikkea mahdollista rojua. Olen koukuttunut eri viestien tarkistamisen tarjoamaan dopamiiniin ja tartun toimiston kitaraan kun haluan keventää tunnelmaa. Akatemialla voi tehdä niin paljon saamatta aikaan sitä mitä piti. Aion ryhtyä tekemään osan töistä kotoa käsin, tai jossain rauhallisessa nurkassa. Palaveripäivinä olen paikalla ja nautin uusien ideoiden ja ajatusten virrasta ja siitä, että voin nykäistä tiimikaveria hihasta ja pyytää apua tai näkökulmaa johonkin asiaan, tai tehdä itse saman. Mutta en aio uskotella itselleni, että pystyisin ainakaan väsyneenä tai ruuhka-aikaan keskittymään pöydässämme.

Vitkuttelu

Vitkuttelu on todella paljon sukua keskittymisen puutteelle. To-do-listallani häiriötä aiheuttaa se, että siellä on useampi kuin yksi tehtävä. Se ei kylläkään ole isoin ongelma. Minusta tuntuu, että hyvin tehty itseni johtaminen voi olla vastaus tähänkin. Liian vähissä voimissa viikon tavoitteita loppuun pusertaessa tuli kirjoitettua tällaista tekstiä:

”Kun aivot on jo antaneet öbaut kaikkensa, viimenen pisara ei ole kovin mehukas.

Se on vähän kui yrittäisi vetää leukoja käsitreenin jälkeen: ei nouse. Lepäät hetken ja saat yhden. Lepäät lisää ja saat toisen. Ei oo kivaa. Mutta kun leukoja pitää saada! Eikö luovuttaminen tai jokin uudelleenjärjestely olisi vaihtoehto?

Osittain tää prokrastinaatio on juuri sitä puhaltelua vetojen välillä.”

Tavoitteen ja siihen käytettävän ajan määrittäminen on selkeä perusjuttu, josta lähteä liikkeelle. Eräs mitä pyrin välttämään on myös liikojen projektien ottaminen, jotta työtehoni säilyy järkevänä.

Luovuttaminen

Välillä se on viisasta ja välillä se on laiskaa. Ja itse tilanteessa on hankala erottaa näitä toisistaan. Onneksi tiimiläisille voi avautua ja he antavat näkökulmaa kuinka toimia.

Selittely ja syyttely

Se, että jollekin on syy, ei vielä oikeuta sitä. Kun en saa asioita aikaiseksi, osaan tunnistaa ainakin uniongelmat ja stressikierteen sen taustalla. Syiden selittäminen ja osoittaminen on hyvä, koska silloin pystyn keskittymään juurisyihin. Kunhan vain tekisin niin. Ehkä töissä tulee tosiaan keskityttyä todella paljon siihen itse suoritukseen ja suorituksen parantaminen jää liian vähälle huomiolle.

Yksi asia, jonka kanssa painin välillä on, että kuinka kovasti viitsin puristaa ja pinnistää. Kun tiedän, ettei lähtökohta ole paras mahdollinen, tekee mieli ottaa tauko, syödä, jumpata, katsoa kissavideo, höpötellä tiimikaverin kanssa ja ehkä lykätä homma huomiseen, jos silloin olisin vähän terävämpi ja paremmassa iskussa. Tehdä joku helpompi juttu tänään. Kun selitys huonolle suoritukselle löytyy jo etukäteen, kuinka paljon annan sille painoarvoa, kuinka paljon uskon siihen ja annan vaikuttaa tekemiseen? ”Kimalainen lentää, vaikka fysiikan lakien mukaan se on mahdotonta. Tee sinäkin ihmeitä!” Koetan ottaa vointini huomioon päivän tavoitteita asettaessa, ja suoritustani arvioidessa, mutta se ei saa tarkoittaa sitä että heitän kirveen kaivoon. Välillä huonoinakin päivinä tulee saatua yllättävän paljon aikaiseksi.

Yli- tai alisuorittaminen

Voi olla, että ylisuoritan, vastareaktiona koettuun alisuoriutumiseen. Standardini ovat välillä selvästi ylempänä kuin muilla. Jos teen sen loogisesti, se voi johtaa parempiin tuloksiin kuin muilla, tai pahempaan stressiin. Jos teen asiat silloin tällöin hankalamman kautta, en tiedä onko siitä hyötyä.

Kykenen uhraamaan aikaa projekteille, mutta kaikkein tärkeintä olisi tehdä asiat fiksusti ja kiinnittää tehokkuuteen huomiota. Itsekuri toimii kyllä asioiden tekemiseen käytetyn ajan suhteen kohtalaisesti, mutta tekemisen tapa kaipaa kehitystä. Ei enemmän, vaan säntillisesti fiksummin.

Toisaalta välillä huomaan, että jonkin asian olisi vain voinut tehdä helpommin. Törmäsin joskus lauseeseen, joka meni suunnilleen näin: ”x on taidetta, jonka tavoitteena on maksimoida tekemättömän työn määrä”. Ehkä todellinen aikaansaaja ei arvostakaan ahkeruutta ja kovaa työntekoa ensisijaisesti, vaan löytää aina helpoimman tavan saada tuloksia aikaan.