Tapahtumatuotanto-3p

Lähdeteos: Tapahtuma on tilaisuus – Onnistunut yleisötapahtuma

Lähdeteoksen kirjoittaja: Helena Vallo, Eija Häyrinen – Johanna Catani

Teoriapisteet: 3

Johdanto

Olemme perustamassa jooga/hyvinvointifestivaalia kesälle ja tapahtumatuotannon kirjat ovat hyvin oleellisessa osassa tätä tuotantoa, huomioiden, ettemme ole aiemmin tehneet tämmöistä tapahtumaa.
Tapahtuma on siis nimeltään Mental Freedom – festivaali, joka on päihteetön tapahtuma, johon voi osallistua koko perhe. Tapahtuma kestää 3 päivää perjantai-illasta sunnuntai iltapäivään ja siellä on erilaisia workshopeja, joissa pääsee joogaamaan, meditoimaan, laulamaan ja tanssimaan. Tietenkin ohjelmassa on paljon muutakin. Ihmisen henkinen hyvinvointi, rauhoittuminen ja maadoittuminen sekä rento yhdessä olo luonnon helmassa on festivaalin keskeisin teema.
Yritämme saada paikalle eri alojen ihmisiä vetämään kursseja, tekemään hoitoja sekä pitämään tunteja. Lisäksi paikassa on useampi sauna, joihin järjestämme teematunteja, kuten esimerkiksi yrttisauna, johon on kerätty luonnosta upeita yrttejä, tai aamusauna aikaisin aamulla.
Lisäksi yritämme saada tapahtumaan erilaisia tuote- ja ruokamyyjiä omiin kojuihin. Myymme näille niin sanotut myyntipaikat, josta saamme tuloa itselle aluevuokran maksuun. Lisäksi saamme tuloa lipunmyynnillä. Ruoan tarjoilu on vielä mietinnässä, tuleeko se tilan omistajalta vai vuokraammeko heiltä vain keittiön käyttöömme, jossa valmistamme ruoan ja myymme sitä kävijöille noutopöytä tyylisesti. Olemme saaneet tiimiin mukaan onneksi yhden ravintola-alan ihmisen, hoitamaan kaikki ruokaan liittyvät asiat. Tällä hetkellä meitä on lisäksi kaksi muuta henkilöä tuotantotiimissä. Tapahtuman aikana meillä on tarkoitus käyttää lisäksi vapaaehtoistyöntekijöitä tekemään tapahtuman aikana tarvittavat työt.

Kohderyhmä

Kohderyhmäksi meille valikoitui työssäkäyvät, henkisestä kasvusta ja sielun hyvinvoinnista kiinnostuneet aikuiset. Emme halunneet tehdä mitään ikärajauksia varsinaisesti, koska haluamme hyvinvoinnin olevan kaiken ikäisten asia. Otamme kuitenkin huomioon, että tapahtumaan saattaa tulla myös lapsia, joille olemme myös suunnitelleet ohjelmaa. Vallo ja Häyrinen (2014, 124) kirjoittavat kirjassaan, että ”Hyvä tapahtumajärjestäjä osaa asettua kohderyhmän asemaan… Analysoi siis kohderyhmäsi tarkkaan ja muista, että mikä sopii yhdelle ei sovi kaikille.” Tämän vuoksi pyrimme järjestämään mahdollisimman monipuolista ohjelmaa aiheen ympärillä. Usein kyllä ihmiset, jotka ovat yleisesti tästä aiheesta kiinnostuneita, tykkäävät kokeilla muita, itselle uusiakin juttuja aiheeseen liittyen. Tämmöisiä voisi olla esimerkiksi enkeliterapia, äänimaljahoidot, reikihoidot ja muut vähemmän tutut ilmiöt.

Paikan ja ajan valinta

Tapahtuman järjestäminen alkaa idean ja sisällön päättämisestä. Sen jälkeen tulee päättää ajankohta ja paikka. (Catani 2017, 42.) Meidän tapauksessamme mentiin ehkä hieman väärässä järjestyksessä. Paikan toinen järjestäjistämme oli valinnut jo pari vuotta aiemmin käydessään siellä asiakaskäynnillä. Ja koska aloitimme tapahtuman järjestämisen suhteessa myöhään, ei valitsemassamme paikassa ollut enää montaakaan viikonloppua vapaana kesälle, tämän vuoksi meillä ei jäänyt juurikaan vaihtoehtoja tapahtuma-ajan suhteen valittavaksi. Paikkana toimii upea Aikon kartano, Viitasaarella. Paikassa on päärakennus, iso majoitusrakennus ja vanha talli, jonka päällä on upeat yliset, jotka sopivat tapahtumaamme hienosti. Lisäksi alueella on useita saunoja, 1,4 kilometrin mittainen rantaviiva, valtavasti nurmikkopihaa, johon saamme esiintymistelttoja pystyyn sekä caravaanialue majoittamaan festarivieraita. Kartano on kauniin luonnon keskellä, päättyvän tien päässä, joten se on kuin tehty meidän tapahtumaamme varten.
Vallo ja Häyrinen (2014, 143) ovat kirjoittaneet listan mitä ainakin tulee huomioida paikkaa valitessa. Listassa ovat muunmoassa:
• tilan sopiminen järjestävän organisaation (meidän tapauksessamme enemmänkin tapahtuman) imagoon
• kulkuyhteydet
• tilan koko osallistuja määrään nähden
• somistusmahdollisuudet
• tarjoilun järjestäminen
• ulkopuolinen melu ja muut häiriötekijät
• saniteettitilat


Saniteettitiloja kartanolla on runsaasti ja kirjasta Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus (Kauhanen, Juurakko, Kauhanen 2002, 164) löytyykin taulukko saniteettitilojen määrävaatimuksille ihmismäärän mukaan. Mikäli ihmisiä tulee 251–500, mikä on meidän tavoitemäärämme, on naisille oltava kolme vessaa ja miehille kolme, sekä lisäksi yksi vessa liikuntaesteisille. Tämä määrä kartanolta löytyy, mutta haluamme antaa asiakkaillemme hyvän kokemuksen ja mikä olisikaan tunnelmaa latistavampaa kuin seisoa vessa jonossa tuntikaupalla, joten olemme päättäneet tilata muutaman Bajamajan lisäksi.
Vaikka paikka ja miljöö ovat upeita ja luo oman tunnelmansa, niin tilat vaativat silti kuitenkin somistusta ja valaistusta, jotka olemme tietenkin huomioineet budjetissamme. Somistukselle on varattu myös omat aikataulunsa.
Tapahtuman ajankohdan valinnassa kannattaa selvittää mitä muita tapahtumia samaan aikaan on. Toki päällettäiset tapahtumat eivät aina ole uhka, vaan saattavat luoda myös sellaista synergiaa, että se onkin vain hyödyksi itselle. (Catani 2017, 42.) Meidän onneksi meidän kohderyhmä poikkeaa niin paljon muista samaan aikaan järjestettävistä tapahtumista, etten usko, että kisailemme samasta yleisöstä. Muut vastaavan tyyliset tapahtumat Suomessa järjestetään vasta elokuussa. Tämä saattaa kääntyä meille jopa markkinointi kikaksi.

Budjetti

Kontaktihinta kannattaa laskea budjetista. Kontaktihinta on käytettävissä oleva summa kävijää kohden. Se lasketaan jakamalla käytettävissä oleva raha osallistujien määrällä. (Catani 2017, 25.) Budjetti kannattaa miettiä edes suurin piirtein, sillä rahaa saa kyllä menemään niin paljon kuin haluaa. Tapahtumat on mahdollista myös tuottaa edullisemmin oman henkilökunnan voimin. Budjettia laadittaessa kannattaa hyödyntää edellisten projektien budjetointia. (Vallo ja Häyrinen 2014, 150.) Tämä kuitenkin on meille hyvin haastavaa, kun meillä ei ole aiempaa kokemusta tapahtumasta. Onneksi kuitenkin tästä ensimmäisestä vuodesta saamme loistavaa dataa tulevaisuutta varten.
Meidän budjetti on tällä hetkellä rakentunut sen mukaan, mitä pakollisia kuluja tulee. Yritämme siis selvitä mahdollisimman pienellä. Menoja yritämme tasoittaa myymällä ennakkolippuja tapahtumaan, jotta ei tarvitse tiimeiltä tai muiltakaan lainata rahaa niin paljoa.
Budjettiin kannattaa huomioida ainakin tilavuokrat, ruoka, juoma, ohjelma, palkat ja somistus (Vallo ja Häyrinen 2014, 151). Meidän budjetissamme pakollisia kuluja on tällä hetkellä muunmoassa tilavuokrat, teltat, nettisivut, lupamaksut, somistus, tekniikka, majoitus ja henkilökunnan ruokailut, vuokrattavat bajamajat ja rannekkeet. Näissäkin yritämme tehdä itse ainakin somistukseen ja rannekkeisiin liittyvät asiat, niin paljon kuin on vain mahdollista. Lavatekniikan sekä tilavuokrien kovat hinnat ovat yllättäneet minut.


Tapahtuman ansaintamalli

Meidän suurin tulomme tulee tietenkin myydyistä lipuista, tämän vuoksi toivomme tietenkin suurta kävijämäärää. Lisätuloa pyrimme saamaan ruoka- ja tuotemyyntipaikoista, joita myymme ulkopuolisille. Lisäksi myymme niin sanottuja ”hoitopaikkoja”, joihin esimerkiksi hieroja voi ostaa oman pisteen, jossa voi tehdä asiakkaille hierontoja omaan laskuun. Tarkoituksemme on myös laittaa oma myyntikoju pystyyn, jossa myymme teetä, jotain välipalaa, ehkä kombutchaa, ehkä muiden tuottajien tuotteita pienellä provisiolla. Lisäksi pyrimme vuokraamaan kartanon keittiön käyttöömme, jossa voisimme valmistaa kävijöille suuren noutopöytä tyylisen ateria kokonaisuuden, sopivaa maksua vastaan.
Tämänhetkisten laskujen mukaan, mikäli saisimme noin 300 lippua myytyä, ja kolme myyntipaikkaa, eikä mitään muuta tuloa tulisi niin kaikesta tulosta puolet menisi kuluihin ja puolet jäisi voittoa meille. Näyttää siis siltä, että hieman vajaa 200 pääsylippua pitää saada myytyä, jotta saamme kulut katettua, kaikki niiden jälkeen on plussaa. Uskon siis vahvasti tapahtuman pääsevän omilleen. Vaikka rahallista tuottoa emme juurikaan saisi, uskon tästä saatujen oppien olevan mittaamattoman arvokaita, joten tapahtuman järjestäminen ei juuri pelota.

Tapahtuman suunnittelu

”Suunnitteluun kannattaa ottaa mukaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa kaikki ne, joiden panosta tapahtuman toteutuksessa tarvitaan.” (Vallo ja Häyrinen 2014, 162). Meidän projektiryhmässä on tällä hetkellä vain kaksi henkilöä, lisäksi kolmannelle henkilölle on vastuutettu lähes kaikki ruokaan liittyvä, koska hän on sen alan ammattilainen. Muuten emme ole selkeästi ole jakaneet tehtäviä, vaan molemmat tekevät haluamiaan asioita, ja pyrimme pitämään toisemme ajan tasalla koko ajan.
”Tapahtuma on tilaisuus” kirjassa puhutaan tapahtumasuunnitelmasta. Se on asiakirja, joka kannattaa tehdä etukäteen. Se kertoo raamit tapahtuman toteuttamiselle. Sen tulisi ainakin kertoa miksi tapahtuma järjestetään, kenelle se järjestetään, mitä tapahtumalla halutaan viestiä, mitä järjestetään, miten toteutetaan, millainen sisältö, isännät, millaista tunnelmaa tavoitellaan ja mikä on budjetti. (Vallo ja Häyrinen 2014, 163-164). Liitteestä 1 löytyy meidän tapahtumasuunnitelmamme.

Tapahtumakäsikirjoitus, sujuvuus

Tapahtumakäsikirjoitukseen kirjataan koko tapahtuma aina siitä hetkestä, kun vieraat saapuvat, siihen kun viimeinenkin on poistunut. Käsikirjoituksella viestitään koko järjestävälle porukalle, missä tapahtuu mitäkin, milloinkin. (Vallo ja Häyrinen 2014, 165.)
Meidän tapahtumakäsikirjoituksemme tulee sisältämään tietenkin esiintyjien aikataulutuksen, ruokailut, muiden oheistapahtumien hoitamisen ja aikataulutuksen vastuuhenkilöineen.
Esiintyjät tulevat tarvitsemaan oman vastuuhenkilönsä, kehen ovat yhteydessä ja kuka heistä huolehtii paikan päällä. Saunahetket tarvitsevat oman vastuuhenkilön kuka hoitaa saunojen lämmityksen, mahdollisen koristelun ja asiakkaiden ohjauksen. Myös vapaaehtoistyöntekijät tarvitsevat oman vastuuhenkilönsä, kuka hoitaa heidän perehdytyksensä, aikatauluttaa työvuorot, ja on aina saatavilla tarvittaessa.
Mitä paremmin tapahtuma on suunniteltu ja aikataulutettu, sen paremmin se luultavasti sujuu ja hyvin sujuva tapahtuma on osa parempaa asiakaskokemusta (Vallo ja Häyrinen 2014, 167).
Minulle hyvän asiakaskokemuksen luominen niin kävijöille kuin esiintyjille ja myyjillekin on ensiarvoisen tärkeää. Hyvän kokemuksen antanut tapahtuma vetää asiakkaita seuraavanakin vuonna ja tällä hetkellä ainakin toiveemme on järjestää tapahtuma tulevaisuudessa useampana vuonna.

Tapahtuman toteutus

Toteutus vaihe jaetaan kolmeen osaan:
• Rakennusvaihe
• tapahtuman toteutus
• purkuvaihe.
Usein tapahtuman rakennusvaihe on kaikista työläin osuus. Silloin kasataan niin sanottu näyttämö koko tapahtumalle. Usein rakennusvaihe ottaa useamman päivän. (Vallo ja Häyrinen 2014, 168.)
Me olemme varanneet rakentamiseen 3 täyttä päivää, sekä perjantai aamusta hetken. Uskon tämän ajan riittävän hyvin, kun meidän ei tarvitse esimerkiksi pystyttää aitoja rajaamaan tilaa, teltat tulevat kasaamaan teltan omistajat, camping alue on valmiina ja majatalon huoneet eivät ole meidän vastuullamme. Meidän tehtävänämme on somistusten valmistaminen, koko paikan koristelu, myyntikojujen rakentaminen ja paikoitus, saunojen valmistelu, vessojen paikoitus, ja yleinen asioiden hoitaminen ja järjestely. Purkuun varaamme sunnuntain ja maanantain. Uskomme saavamme kaikki hoidettua siinä ajassa, kun aloitamme purkamisen heti vieraiden lähdettyä.
Asiakaskokemus alkaa jo sisääntulosta. Tämän vuoksi ensimmäisellä ihmisellä kenet asiakas kohtaa, on suuri merkitys. Vieraiden täytyy kokea olonsa tervetulleiksi heti sisääntulosta alkaen. Myös esiintyjistä ja henkilökunnasta tulee huolehtia. Henkilökunnan tiloihin kannattaa järjestää hätävaralaatikko, joka voi sisältää muunmoassa laastaria, särkylääkkeitä, jokin yleistyökalu tai muutama erilainen työkalu, sakset, ompelutarvikkeet, ilmastointiteippiä, puhelin latureita, kyniä ja muistiinpano vihkoja. Henkilökunnalle tulee olla myös koko ajan tarjolla juotavaa, kahvia, teetä ja jotain syötävää. Nälkäinen henkilökunta ei aiheuta muuta kuin ongelmia. (Catani 2017, 100–101.)
Tapahtumasta kannattaa olla tehtynä ajolista, eli minuuttiaikataulu, josta kaikille työntekijöille selviää, mitä tapahtuu missä ja monelta, sekä kuka toimii vastuuhenkilönä. Ajolista on hyvä myös sen takia, että vaikka tuottaja itse sairastuisi, muut henkilöt pystyvät toteuttamaan tapahtuman kuitenkin. (Catani 2017, 115.)
Kunnon varasuunnitelma kannattaa myös olla aina tapahtumissa. On pystyttävä varautumaan yllättäviin tapahtumiin. Usein yllättäviä tilanteita aiheuttaa esimerkiksi sää. On siis syytä miettiä etukäteen, kuinka nämä tilanteet hoidetaan, jos rankkasade yllättää. Joskus yllättävä asia saattaa olla esimerkiksi jossain päin maailmaa sattunut terroristi-isku. On myös hyvä miettiä, kuinka nämä asiat huomioidaan niiden sattuessa. (Catani 2017, 116–117.) Meidän festivaaleilla toki sää pitää huomioida, mutta meille kuitenkin on jo tulossa esiintymislavoille teltat ja tähän tietoon vain yksi esiintymispaikka on pelkästään taivaan alla. Sille pitää sitten keksiä muu tila, mikäli alkaa satamaan. Muita varauduttavia ongelmia ovat esimerkiksi esiintyjien estyminen, sähkökatkot, ruoan puute, ihmisten sairastumiset. Näihin kaikkiin täytyy etukäteen miettiä ratkaisut. Liitteissä riskien kartoituslista.

Jälkimarkkinointi

Jälkimarkkinoinnilla osoitetaan kiitollisuus tapahtumaan osallistumisesta. Sillä on myös tarkoitus kerätä palaute tapahtumasta. Kun palautteista on koottu yhteenveto, on seuraavan vuoden suunnittelussa helppo käyttää hyödyksi edellisen vuoden palautteita. Osaksi jälkimarkkinointi kuuluu myös kiittää esiintyjiä, henkilökuntaa ja isäntiä. Myös yhteistyökumppaneita ja alihankkijoita on hyvä kiittää. (Vallo ja Häyrinen 2014, 185.)
Me emme ole vielä kovasti miettineet tätä asiaa. Palautteen kerääminen tulee olemaan kuitenkin erityisen tärkeää seuraavaa vuotta ajatellen. Luultavasti palautteen kerääminen tulee onnistumaan helpoiten niin, että lipun ostaneille lähetetään meiliin Forms- kysely. Kiitokset niin kävijöille kuin työntekijöille kuin yhteistyökumppaneille aiomme lähettää sähköpostitse mutta myös somen kautta julkisesti.
Tärkeimmät tiedot mitä palautteesta saa, on mitä olisi voinut tehdä toisin ja mikä oli osallistujien mielestä parasta. Palautteita pitää verrata lähtötilanteeseen, mikä oli tavoite ja mitä haluttiin saavuttaa. Kysymykset palautelomakkeeseen kannattaa valita niin, että vastauksilla saadaan mahdollisimman kattava kuva tapahtuman onnistumisesta. (Vallo ja Häyrinen 2014, 188–189.)
Tietenkin teemme lopussa myös motorolan, jotta voimme keskenämme käydä onnistuneet ja epäonnistuneet asiat ja saadut opit läpi. Tapahtuman aikana on pidettävä pientä muistikirjaa taskussa koko ajan, johon on helppo kirjata paikalla huomatut hyvät ja huonot asiat läpi. Muistikirja on myös oiva työkalu muistin tueksi tapahtuman aikana, kun mielessä on yhtä aikaa tuhat eri asiaa.
Seuraavan vuoden markkinointia helpottaaksemme voisi miettiä esimerkiksi sellaista ideaa, että tämän vuoden festivaalin viimeisenä päivän pidetään arvonta, josta voittaa liput seuraavalle vuodelle. Arvontalipukkeisiin laitetaan sähköpostiosoite, ja näin saamme kerättyä listaa, johon voimme alkaa lähettämään uutiskirjeitä seuraavaan tapahtumaan liittyen.


Liite 1
Riskikartoitus lista (Kauhanen, Juurakko, Kauhanen 2002, 150)

Ympäristöriskit
• Viranomaisluvat
• Kilpailijoiden toimenpiteet
• Tiedotusvälineiden negatiivinen info
• Sää, luonnon katastrofit
• Jätehuolto

Asiakasriskit
• Asiakkaiden määrä ja laatu
• Asiakkaiden tulo- ja lähtöajat
• Asiakkaiden kuljetus

Sopimuksiin liittyvät riskit
• Maksuvalmius
• Epäselvät sopimukset ja lisävaatimukset
• Yhteistoiminta organisaatioiden välillä
• Toimitusmuutokset
• Tiedonkulku
• Sopimuskumppanin luotettavuus

Aikatauluriskit
• Toimitusajat ja niiden sanktiot
• Tavaroiden, materiaalien saatavuus
• Alihankkijoiden valvonta
• Tehtäväjärjestyksen valvonta
• Resurssiriippuvuuksien huomioon ottaminen
• Tarkastukset ja hyväksymiset, esimerkiksi sähköihin, tietoliikenteeseen ja tekniikkaan

Henkilöstö ja organisointi
• Tarvittavan henkilöstön määrä ja laatu
• Oikeanlainen ammattitaito
• Töiden vastuunjako
• Projektiryhmän yhteistyö
• Johdon kyvykkyys
• Henkilöstön yllättävät poissaolot
• Työtapaturmat
• Alihankkijoiden valinta ja käyttö

Taloudelliset riskit
• Yhteistyökumppaneiden maksuvalmius
• Tappiontakaus
• Laskentavirheet
• Rahoituksen riittävyys
• Vakuuksien riittävyys
• Varkaudet
• Verotus
• Vakuutukset

Tekniikka
• Teknisen määrittelyn osaaminen
• Kuljetusvauriot
• Kapasiteetti ja laatu
• Lisä- ja muutostyöt
• Sähkö
• Käymälät

Imagoriskit
• Tapahtuman imago
• Järjestäjän imago
• Sponsoreiden imago

Turvallisuus
• Liikenne ja pysäköinti
• Yleisön turvallisuus
• Järjestyksenvalvonta
• Ensiapu
• Esiintyjien turvallisuus
• Vartiointi
• Vakuutukset  

Liite 2
Tapahtumasuunnitelma

Miksi tapahtuma järjestetään ja sen tavoite?
• Haluamme edistää ihmisten henkistä hyvinvointia ja tietoutta erilaisista tavoista toteuttaa tätä.
• Haluamme tarjota kävijöille täydellisen irtioton arjesta, mahdollisuuden rentoutua ja pitää hauskaa täysin saman henkisten ihmisten kanssa.

Kohderyhmä?
• Työssäkäyvät, henkisestä kasvusta ja sielun hyvinvoinnista kiinnostuneet aikuiset.
• Positiivista henkeä viestittävät

Mitä järjestetään? Mikä tapahtuma on?
• Rento koko viikonlopun festivaali.
• Sisältää niin viihde- kuin asiaohjelmaakin.

Miten tapahtuma toteutetaan?
• Tapahtuma toteutetaan itse niin pitkälti kuin mahdollista. Tekniikka ja tapahtumatilat vuokrataan muilta.
• Ns. kattotapahtuma.
• Tapahtuman henkilökunta vapaaehtoisia

Millaista ohjelmaa on?
• Ohjelmassa on erilaisia toiminnallisia hyvinvoinnin työpajoja
• Keskusteluhetkiä
• Puhetilaisuuksia
• Saunatunteja
• Musiikkia, laulua, tanssia
• Erilaisia hoitoja: energiahoitoja, hierontaa, kuppausta, tarot- korttien luentaa yms.
• Työhyvinvointi voisi olla myös yksi osa-alue.

Isännät/Emännät
• Vielä avoinna, toimitaanko itse juontajina?

Millaista tunnelmaa tavoitellaan?
• Tavoittelemme erittäin rentoa ja rauhallista tunnelmaa. Henkistä vapautta, jossa kaikki uskaltavat olla omia itsejään
• Vapautumista omista peloista
• Rakkaudellista
• Iloista ja värikästä.
• Iloa ja hauskuutta

Lähteet:

Catani J. 2017. Onnistunut yritystapahtuma. Helsinki. Alma Talent Pro.

Kauhanen J, Juurakko A, Kauhanen V. 2002. Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus. Vantaa. WSOY.

Vallo H, Häyrinen E. 2014. Tapahtuma on tilaisuus – tapahtumamarkkinointi ja tapahtumien järjestäminen. Helsinki. Tietosanoma.

You May Also Like…

Uteliaisuuden taito

Utelijaisuuden taito kirja käsitteli erilaisia mielen malleja ja oppimisen johtavaa utelijaisuutta. Uteliaisuutta voi...

0 kommenttia

Lähetä kommentti