Lukulistalleni päätyi Karl-Johan Spiikin kirjoittama Yhteisöohjautuvuus: Yhdessäohjautuva tiimi kirja. Valitsin tämän kirjan sillä koen tämän todella ajankohtaiseksi meidän tiimillemme. Tiimissämme esiintyy paljon itseohjautuvuutta, mutta yhdessäohjautuvuus jää vähäisemmälle. Olemme tietyllä tavalla menneet eteenpäin, mutta individuaalisesti. Meillä on tietyt asiat kuten treenit, viikkopalaverit ja mahdollinen tiimihetket, mitkä muodostavat tiimimme arkirungon. Arkirungon ulkopuolella yhdessä tekeminen onkin vähempää. Voisi sanoakin, että olemme olleet tämän kevään murroksessa, mikä odottaa jään murtavaa liikettä.

Tässä reflektiossa käydään läpi Elementia tiimimme itse- ja yhdessäohjautuvuutta läpi. Reflektio rakentuu perusasioihin, minkä pohjalta suurempi muutos syntyy. Tavoitteena on antaa näkemyksiä, miten nostamme tiimimme seuraavalle tasolle. Toivottavasti tämän reflektion vinkeistä ja Elementian tilanteen läpikäynnistä tulee olemaan myös sinulle apua!

Nautinnollisia lukuhetkiä!

Kirja on rakennettu selkeästi luettaviksi ja Spiik on loistavasti osannut havainnollistaa yhdessäohjautuvuuteen 3 portaan toimintamallin. Portaat muodostuvat pienemmistä askeleista ja ylhäällä odottaa yhdessäohjautuva tiimi. Tiimi kuitenkin palaa takaisin päin, mikäli jokin portaista tai askeleista ei toteudu. Spiikin mukaan tiimin toiminta perustuu hyvinvointiin ja luottamukseen. Yhdessäohjautuvuus tiimissä on huikea saavutus ja vaatii suuren määrän työtä sen toteutumiseksi. Seuraavaksi käymmekin läpi mitkä kaikki asiat tulee täyttyä, jotta mahdollisuus yhdessäohjautuvuuteen on!

Porras 1. Perusasiat kuntoon

Kaikki lähtee perusrakenteen rakentamisesta ja niin lähtee yhdessäohjautuva tiimikin. Toiminta lähtee yksilöistä, tiimiläisistä ja meidän tapauksessamme Elementian tiimiyrittäjistä. Jokainen meistä on osa perusrakennetta ja jokaisen panostuksella merkitystä jokapäiväisessä toiminnassamme. Perusasioiden kuntoon laittaminen vaatiikin meitä jokaista sitoutumaan yhteiseen toimintaamme.

Spiikin mukaan perusasiat kuntoon porras sisältää kolme pienempää askelmaa:

Aikaa keskustelulle

Mainitsin aikaisemmin tekstissä tiimimme arjen perusrungon treenit, viikkopalaveri ja mahdollinen tiimihetki. Olen usein nostanut esille tiimin kanssa käytetyn ajan ja yhdessä olemisen merkityksen. Tällä hetkellä kaikki toimintamme on fasilitoitua, eikä ylimääräiselle rupattelulle jää aikaa. Fasilitoidulla toiminnalla pidämme sisällön hyvänä, mutta sen ulkopuoliselle keskustelulle ei jää mielestäni tarpeeksi aikaa. Suurin aika mitä vietetään yhdessä ilman fasilitoitua ohjelmaa, on tiimin mökkireissut. Suurin osa meistä kuitenkin pitää niitä tiimihenkeä nostattavina reissuina. Uskon tämän syypääksi fasilitoimattomat keskustelut, mille emme arjessa anna tarpeeksi aikaa.

Kirjan mukaan päällimmäinen tavoite on saada kaikki sitoutumaan tiimin yhteisiin kokoontumisiin. Mielestäni tämä on ollut meillä alusta asti hyvällä tasolla treenien ja viikkopalavereiden osalta, vaikka ajoittain viikkopalaverit saattavat venähtää. Näen sitoutumisen ongelman enemmän paikan päällä. Meitä on aina suuri osallistuja prosentti ja lähtökohtaisesti kaikki ovat ajallaan treeneissä ja palavereissa. Sitoutuminen niissä aktiiviseen toimintaan ja ajan hyödyntäminen onkin välillä heikkoa. Nämä kaikki kuitenkin lähtee yksilöstä ja omasta priorisoinnista ja aktiivisuuden osoittamisesta.

Avoin keskustelu

Viime aikoina on tiimin kanssa käyty läpi keskusteluja keskusteluiden avoimuudesta ja siitä että jokaisen mielipiteellä ja äänellä on merkitystä.  Kirjassa annettiin vinkki ”mitä kuuluu” kierroksesta. Meillä tämä tapahtuu check-in muodossa, mutta mitä jos fasilitoidun kysymyksen kylkeen esitettäisiin vapaa kysymys, mihin jokainen saisi sanoa mitä haluaisi. 

Kirjassa puhutaan kannustuksen tärkeydestä ja kuinka kukaan ei saisi jättäytyä taustalle. Mielestäni tämä tapahtuu tiimissämme usein treeneissä ja olen yksi asian harjoittajista. Usein seurailen treeneissä dialogin aikana, ketkä jättäytyvät taustalle ja haastan heitä suoraan kysymällä heidän mielipidettään. Tämä on kuitenkin usein raastavaa, sillä usein kysymyksiä saa esittää samoille henkilöille. Ymmärrän että dialogimme voi olla välillä nopea tempoista ja saattaa tuntua hankalalta liittyä aina mukaan. Olemme kuitenkin testailleet tiimin kanssa eri nopeuksia dialogeissa, ja mielestäni ne ovat olleet tarpeeksi rauhallisia helppoon liittymiseen. Mielestäni Annika sanoi hyvin treeneissä, että ”jokaisen velvollisuus on kertoa oma mielipiteensä, vaikka se olisi tullut jo muiden suusta”. Mielestäni tämä oli hyvin sanoitettu ja erittäin tärkeä pointti. Tiimi voi dialogissa tukea tiettyyn pisteeseen asti kyselemällä ja ottamalla mukaan, mutta vastuu lähtee aina yksilöstä.

Mielipiteen huomiointi

Keskustelussa on aina kaksi vuorovaikuttajaa puhuja ja kuuntelija. Kaksi aikaisempaa askelmaa käsitteli enemmän puheen mahdollistamista, mutta kuunteleminen on myös yhtä tärkeässä roolissa. Kirjaa lukiessani hymy nousi huulille, kun tunnistin tiimiliiderimme Konsta Vankan loistavan lausahduksen ”Asiat riitelevät, eivätkä ihmiset”.  Kirja osasi mielestäni sanoittaa tämän todella hyvin. ”Jos pohditaan parasta tapaa toimia tai tiimin parasta eikä oma idea ota tuulta alleen, kyseessä ei ole kannanotto idean keksijää kohtaan.” Mielipiteen huomioimisessa on tärkeä kuunnella toista ja kunnioittaa hänen mielipidettään. Asioista voi kuitenkin olla rakentavasti erimieltä ja kuitenkin kunnioittaa toisen näkemystä.

Tiimin dialogisamme ei ole kiittämisen kulttuuria. Toisen mielipiteen tai ajatuksen nostaminen ja asiasta kiittäminen voi tehdä kummaa dialogille. Olen itse pyrkinyt viime aikoina kiinnittämään tähän huomiota ja kehumaan muiden nostamia mielipiteitä. Ennen tämän kirjan lukemista en ymmärtänyt kehumisen merkitystä niin hyvin kuin nyt. Mielestäni tiimimme dialogikulttuuriin kiittäminen ja hyvien puheenvuorojen nostaminen pitäisi tuoda aktiivisemmin esille.

3 vinkkiä Antilta ensimmäiselle portaalle

1. Fasilitoitujen keskustelujen lisäksi tarvitaan vapaata keskustelua, eikä sen merkitystä tule aliarvioida.
2. Aktiivisuus osallistumiselle lähtee yksilöstä. Jokaisen mielipide on velvollisuus tuoda esille.
3. Täytyy muistaa erottaa milloin asiat riitelevät, eikä ihmiset

Porras 2. Jaettu johtajuus

Ensimmäisellä portaalla yhdessäohjautuvuuden perusrakenne on saatu kuntoon ja tiimin voiman merkitys on huomattavissa. Perustan rakennusvaihe on voinut olla rankka ja jopa turhauttava, mutta nyt tiimiläiset alkavat huomaamaan yhteistyö merkityksen. Spiik kertoo kirjassaan hyvin kuinka jaetun johtajuuden avulla tiimi saadaan ymmärtämään, että työtä tehdään yhdessä tiiminä. Rutiinit viikoissa ja toiminnassa alkaa vakiintumaan ja tiimiläiset uskaltavat antaa itsestään yhä enemmän ja enemmän.

Jaettu johtajuus on jaettu kirjan mukaan kahteen pienempään askeleeseen:

Sparraaminen

Askeleen ideana on ymmärtää paremmin tiimiläisiä, heidän vahvuuksiansa ja heikkouksiansa. Spiikin mukaan tiimin jäsenet oppivat tuntemaan toisensa tekemällä töitä yhdessä. Olen tästä täysin samaa mieltä. Ihmisen oppii tuntemaan parhaiten työnparissa ja paineen alla. Nykyisin emme juuri tee tiimin projekteja mistä kaikki olisivat tietoisia. Tiimiläisillä täyttyy kalenterit omista työtehtävistään, eikä aikaa tai energiaa jää muiden tiimiläisten auttamiseen. Kirjan luettuani huomaankin tämän olleen yksi syy miksi tiimimme on lähtenyt väliaikaisesti erkaantumaan toisistaan. Moni meistä on todella kiireinen omien asioiden parissa, mutta harva kuitenkaan tiedostaa mihin loppujen lopuksi toisen tunnit menevät. Aikaa ei jää muiden auttamiseen, jolloin jokainen toimii omillaan.

Tiimimme tulevaisuutta ajatellen toivon ensisyksylle pientä muutosta, sillä tämä kevät on liian lyhyt muutoksen tekemiseen. Ideana olisi, ettei kaikki täyttäisi kalenteria aivan täyteen, vaan loisimme aikaa yhteisille tekemisille. Tällä hetkellä liian moni kulkee omillaan, eikä kosketusta tiimiin synny. Minua kummastuttaa tässä se, että olemme Tiimiakatemialla, mutta välillä tuntuu, että ihmiset eivät halua toimia tiiminä ja nähdä sen potentiaalia. Omien unelmien jahtaaminen ja tiimin priorisointi ei pitäisi sulkea toisiaan pois.

Arvotus

”Me henki” ja sen luominen osaksi tiimiä. Kun aikaisemmat askelmerkit ovat täyttyneet alkaa tiimiläiset tuntemaan toisensa paremmin ja tietynlainen ”Me henkisyys” on alkanut syntymään. Arvostus ja kunnioitus tiimiä ja sen jäseniä kohtaan on saavutettu ja muiden mielipiteitä ja ajatuksia kysytään yhä aktiivisemmin. Voidaan puhua jo, että tietynlainen yrityskulttuuri on rakennutummassa.

Meidän Elementiassa tämä on mielenkiintoinen aihe. Meillä puhutaan meidän tiimistämme ja kirjan sanojen mukaan ”kysytään tiimiltä” sanat on yleistynyt. Puheen tasolle ”Me henkisyys” on siis tullut mutta näen että tekojen puolesta vielä ei. Kirjassa puhuttiin kuinka tässä vaiheessa tapojen rakentaminen on tärkeää ja ne auttavat tiimihengen tunteessa. Meillä virkistystiimi aloitti tiimihetken järjestämisen viikkopalaverin jälkeen. Tämän ylläpitäminen on kuitenkin ollut hankalaa, sillä olemme myös järjestäneet tiimille virkistystoimintaa. Time Travelerissä puhujana ollut Aava & Bangin yrityskultturin rakentamista mukana ollut Hanne-Mari Miskala kertoi kuinka haastavaa rakentaminen on ja kuinka sen ylläpitäminen on haastavinta. Itse sain huomata täysin saman ja tämän vuoksi tiimihetketkin on hieman jäänyt vähälle. Tiimihetkissä ilmapiiri oli usein kiireinen ja monen oli haastava asettua aloilleen tiimihetkeen. Tiimihetkissä kävijämäärä alkoi alun jälkeen hiipumaan ja samoin virkistystoiminnassa. Itse huomasin tämän vaikuttavan motivaatioon järjestää ja osallistua itse toimintaan. Mielestäni meidän arkirunkoomme pitäisi rakentaa pakollinen virkistystoiminta, missä nostaisimme onnistumisia esille ja meillä olisi aikaa käydä sen myötä fasilitoimattomia keskusteluja läpi.

3 vinkkiä Antilta toiselle portaalle

1. Jakamalla tiimissä johtajuutta ja vastuuta sitoutetaan tiimin toimintaan paremmin.
2. Tuo puheet teoksi ja näytä ”Me henkisyys” tiimillesi
3. Muista näyttää arvostus muita kohtaan

Porras 3. Yhdessäohjautuva tiimi

Kahden ensimmäisen portaan jälkeen alkaa yhdessäohjautuva tiimi alkaa häämöttämään, mutta vaatii vielä loppu rutistuksen. Tiimissä tiimiläiset alkavat olemaan itseohjautuvia ja näkevät tiimityöskentelyn hyödyn. Sisäiset pelisäännöt ja toimintamallit rullaavat ja toiminta ohjautuu yhteisiin tavoitteisiin.

Mielestäni tiimissämme on paljon itseohjautuvuutta, mutta yhdessäohjautuvuutta meillä ei ole vielä ollut. Ymmärrän tämän hyvin ja näen portaiden menevän meidän tiimivuosien tahtiin. Tällä hetkellä olemme jaetussa johtajuudessa ja vakiinnutamme ensimäistä porrasta vakaammaksi. Uskon että kun murramme tämänhetkisen murroksen tiimissämme ja alamme hyödyntämään tiimiämme entistä enemmän on meillä hyvä mahdollisuus yhdessäohjautuvaan tiimiin.

Yhdessäohjautuva tiimi on myös jaettu kolmeen pienempään askeleeseen.

Luottamus

Spiik vertaa luottamusosiossa tiimiä perheeseen. Pieniä kinasteluja ja eri mielisyyksiä voi olla, mutta tämä ei vaikuta tiimin toimintaa. Luottamus ja konfliktit ovatkin osa tiimityöskentelyn arkea. Tärkeäksi muodostuukin miten ne kohdataan ja käsitellään. Patrick Lencionin 5 toiminta häiriötä tiimissä kirjassa luottamuspula ja konfliktin pelko ovat pyramidin pohjarakenteissa. Luottamus ja konfliktien salliminen onkin avain asemassa, jotta tiimiläiset uskaltavat asettaa itsensä haavoittuvaiseen asemaan jakaakseen oppeja ja osoittamalla luottamusta tiimin toimintaa kohtaan.

Meidän tiimissämme tapahtui 5 toiminta häiriötä tiimissä synnytyksen jälkeen muutos ja konfliktin pelko on selkeästi laskenut. Uskallamme treeneissä ja viikkopalavereissa nostaa yhä rohkeammin epämiellyttäviä keskustelun aiheita ja osaamme sivuuttaa asiat ihmisistä. Tämä ei kuitenkaan ole vielä täydessä mittakaavassa vaan yhä pelkoa omasta haavoittuvuudesta on yllä. Mielestäni tähän vaikuttaa rohkeiden kokeilujen määrä. Omalla osallani myönnän, että tiimin reaktio Time Traveleristä koituneisiin tappiohin jännitti. Ilmapiiri oli kuitenkin hyvä ja tapahtuma ja rohkea kokeilu jakoi kiitosta. Asioista suoraan puhuminen ei ole aina helppoa, mutta näen sen kuitenkin tärkeänä kasvun asiana. Omalla kohdallani voin sanoa asioita suoraan omasta toiminnastani, kun olen, sujut itse asian kanssa. Usein vastapuolen reaktio jännittää, mutta tahdon olla ylpeä omasta mielipiteestäni. Positiivisilla kokemuksilla tämä suoraan puhuminen helpottuu ja muuttuu rutiininomaisemmaksi. 

Jaettu näkökulma              

Tässä vaiheessa tiimillä alkaa muodostumaan omat mielipiteensä ja arvonsa: Tiimiläiset alkavat tuntemaan tiimin ja sen reagointitavan ja osaa ottaa huomioon sen omassa toiminnassaan. Tiimiläiset ymmärtävät ja ovat sitoutuneet yhteisiin tavoitteisiin. Kirjassa tässä osiossa annettiin hyvin vinkkinä, että välillä täytyy tehdä, vaikka ei huvittaisi. Tässä osiossa Spiik nostaa esille jokaisen mielipiteen esiintuomisen merkityksen, jotta jokainen tietää mitä hän ajattelee.

Mielestäni tässä on tiimillämme parannettavan varaa. Uskon että moni osaa jo tunnistaa tiimin rektion ja tiimin mielipiteen moniin asioihin. Koen kuitenkin, että toimintamme yhteinen näkökulma on hukassa. Johtoryhmä on yhdessä laatinut meille tavoitteet, mutta ihmiset eivät ole sitoutuneet niihin, eikä johtoryhmä ole tehnyt sen eteen mitään. Kun yhteinen näkökulma on ollut hukassa, emme ole tietoisesti tehneet töitä tiimin tavoitteiden eteen vaan tavoitteet on jäänyt unholaan. Tämä tietyllä tavalla korostanut yksilötoimimista tiimissä, sillä tällä hetkellä selkeät tavoitteet ovat henkilökohtaiset. 180 €/kk tavoitekassaan, kirjapisteet ja asiakaskäynnit. Yhtään selkeää tiimin tavoitetta ei ole minkä eteen tiimi tekisi tiedostetusti töitä. Mielestäni tiimin pitäisi istua rauhassa alas ja pohtia, mitä haluamme tiimiltämme. Jos laadimme hienoja tavoitteita esimerkiksi liikevaihto 200 000 €, laadimme suunnitelman, miten pääsemme siihen pisteeseen ja jokainen tiimiläinen sitoutuu sen täyttämiseen. Tehtävänä on siis kirkastaa tavoitteet ja sotasuunnitelmat tiiminä, mitä haluamme tehdä.

Parviäly                                                                                                                                           

Lopullisena tavoitteena toimii parviäly, joka toimii ja reagoi lintuparvin tavoin. Jokainen yksilö kantaa itseohjautuvasti omaa vastuutaan ja viestii tiimille mahdollisimman hyvin. Jos vastaan tulee, este mukautuu tiimiläinen tilanteen mukaisesti, jotta este vältetään. Nopeita päätöksiä voidaan tehdä tarvittaessa muiden puolesta, kun syvempi luottamus tiimin kesken on syntynyt. Kirjassa sanottiin hyvin, ”Sankarihahmot eivät johda tiimiä vaan yhteistyö.”. Mielestäni tämä korostuu hyvässä tiimissä, siellä ei tiimiläiset epäonnistu tai onnistu, vaan ne tapahtuvat tiiminä. Itseohjautuvuus on tapissaan mutta yksilötoimiminen on unohtunut.

Tämän vaiheen tiimimme voi saavuttaa vasta kolmantena vuonna ja se vaatii äärimmäisen paljon työtä ja kurinalaisuutta tiimiä kohtaan. Tämänhetkisellä toiminnalla parviälyä ei tulla saavuttamaan, vaan tilanne tarvitsee muutoksia toimintaamme kokonaisvaltaisesti. Pidän parviälyä kuitenkin tiimillemme potentiaalisena, mutta tahtooko tiimi tehdä sen suuren työn parviälyn saavuttamiseksi, on toinen asia. Uskon että saamme kesän aikana tiiminä ajatuksia ja akkupankkeja ladattua ja pääsemme suuremmin syksyllä kehittämään Elementiaa.

3 vinkkiä Antilta kolmanteen portaaseen

1. Asettamalla itsesi epämukavuus alueelle osoitat luottamusta muille ja kasvat itse ihmisenä.
2. Tehokkaaseen toimimiseen tarvitaan selkeä tavoite ja suunnitelma, miten se saavutetaan.
3. Tiimissä toimiessa on heitettävä oma ego sivuun ja tehtävä työtä tiimiedun hyväksi.

Yhteenvetona

Tiivistettynä kirja oli erittäin avartava ja antoi paljon ajatuksia, mikä näkyy reflektion pituudessa. Tämä olisi mielestäni hyvä kirja jokaisen lukea, koska tämä auttaa hahmottamaan niin omaa kuin tiimin toimintaa tiimissä. Vaikka annoin Elementiasta kovaa palautetta reflektiossa, enkä laittanut sitä kirkkaseen valokeilaan, ei se tarkoita, että olisimme tiiminä huono. Olemme tiiminä tällä hetkellä murroksessa ja toimintamme juurtunut. Tällä hetkellä tarvitsemme jään murtavan asian, mikä herättää tiimin takaisin eloon ja mahdollistaa suuren kasvun tulevaisuudessa. Pienillä teoilla kohti parempaa huomista!