Viisi toimintahäiriötä tiimissä

 

Minun on pitänyt lukea Viisi toimintahäiriötä tiimissä jo pitkään. Aina jos kysyy akatemialla kirja vinkkejä tämä kirja pomppaa esille. Tiimimme on kokenut tänä syksynä paljon ala ja ylämäkiä, joten ajattelin, että nyt on korkea aika ottaa tämä kirja käsiini.

 

Luottamuspula

 

Viime viikolla puhuimme tiimimme kanssa luottamuspulasta. Olemme vielä kaikki sitä mieltä, että emme tunne toinen toisiamme vielä tarpeeksi hyvin, jotta voisimme luottaa toisiimme ihan kokonaan. Jotkut tiimiläiset ovat läheisempiä toisten kanssa ja toiset taas toisten. Yksinäisiä luottamussuhteita on jo kerennyt muodostua, mutta koko tiimin välinen luottamus on mielestäni aika heikko. Luottamuspula aiheuttaa paljon ongelmia kuten väärin ymmärryksiä ja riitoja ja ehdottomasti myös konfliktien pelkoa. Olemme yhdessä puhuneet ratkaisuista kuten siitä, että meidän pitäisi viettää enemmän aikaa vapaa-ajalla, jotta oppisimme tuntemaan toinen toisemme paremmin. Nyt olemmekin pitäneet tiuhaa vauhtia virkistysiltoja ja mielestäni ne ovat olleet todella onnistuneita. Uskon, että learning cirkuksen peruuntuminen teki tiimiytymisellemme ison loven. Se olisi ollut kokemus, joka olisi pakonomaisestikin niittänyt meitä yhteen.

 

Työkalut:

 

1. Henkilöhistorianharjoittelu
2. Tehokkuusharjoitus

 

Henkilöhistorianharjoittelu perustuu siihen, että jokainen tiimiläinen vastaa samoihin kysymyksiin, jotka kertovat heidän perheestään, aikaisemmasta työkokemuksesta sekä koulutuksesta, lapsuudesta ja tiimiläisten taustoista. Näitä kysymyksiä pohtiessani tajusin, että en tiedä paljoakaan tiimiläistemme taustoista. On niistä jonkun verran puhuttu, mutta kuitenkin vain niin vähän, että olen jo ehtinyt unohtaa kaiken. Uskon, että tiimimme hyötyisi tästä harjoituksesta ja haluankin viedä tämän mahdollisimman nopeasti käytäntöön.

 

Tehokkuus harjoituksessa jokaisen tiimiläisen tehtävänä on tunnistaa kaikkien muiden tiimiläisten tärkein panos tiimiä kohtaan sekä yksi osa-alue, jota tiimiläisen olisi hyvä kehittää. Tavallaan listataan siis vahvuuksia ja heikkouksia. Harjoitus kuulostaa simppelille, mutta olen varma, että sitä se ei ole. Tätäkin voisimme varmasti kokeilla tulevaisuudessa.

 

Konfliktien pelko

 

Konfliktit eivät ole koskaan kivoja, mutta ne ovat todella tarpeellisia. Viime keväällä tiimimme kävi läpi montakin konfliktia. Yksi suurimmista oli kassa järjestelmän valinta. Siitä keskusteleminen kuitenkin vei meitä suuresti eteenpäin ja loppujen lopuksi kaikki tyytyivät päätökseen, koska kaikki tiimiläiset olivat saaneet osallistua keskusteluun ja antaa oman mielipiteensä. Olemme aina tiiminä menneet demokratian kautta päätöksiin. Tiimissä enemmistö saa päättää. Mielestäni se on toiminut meillä päätöksen teossa hyvin. Ensi viikolla avaamme kassa keskustelun uudestaan, koska osa tiimiläisistämme on alkanut miettimään yhteiskassan etuja. Uskon, että keskustelun avaaminen avaa samalla myös muita konflikteja, sillä niitä on varmasti ehtinyt pulloutua tiimimme sisään. On jo aikakin herättää konflikteja ja siinä meillä on myös tiiminä paljon parannettavaa.

 

Työkalut:

 

1. Konfliktin penkoja

 

Tiimimme tarvitsee ”konfliktin penkojan”. Tai mielellään useamman sellaisen. Tällä hetkellä konfliktit eivät tule esiin sillä hetkellä, kun joku ärsyttää vaan olemme joutuneet penkomaan niitä jälkikäteen. Asioiden puiminen jälkikäteen ei ole kenellekään hyödyksi ja siksi ne pitäisi pystyä käsittelemään juuri sillä hetkellä, kun konflikti syntyy.

 

Hyvä esimerkki tästä oli muutama viikko sitten. Meillä oli treenit ja yksi tiimimme jäsenistä käytti koko ajan puhelinta eikä ollut läsnä treeneistä. Minä ilmaisin tästä ja minut sivuutettiin kokonaan. Mainitsin tästä vielä toisen kerran ja siinä vaiheessa useampi tiimiläinen naurahti minulle, koska olen tiukka pipo. En kuitenkaan voinut antaa asian olla ja seuraavana päivänä nostin asian vielä kerran esille. Sitten minulta kysyttiin miksi en ottanut asiaa esille eilen? Vastasin, että kyllä otin mutta minua ei kuunneltu. Sen jälkeen koko tiimi alkoi pikkuhiljaa nostaa vanhoja konflikteja esille vuorotellen. Nämä olivat asioita, joista oli yritetty sanoa ja joihin ei ollut reagoitu tai asioita, joihin ei ollut uskallettu puuttua aikaisemmin. Nyt yhden konfliktin sijaan käsittelimme useampaa ja niiden perässä oli vaikea pysyä. Kävimme tilannetta pitkään läpi ja loppujen lopuksi kaikki olivat tyytyväisiä keskusteluun. Me olimme kaikki nyt yhtä mieltä siitä, että emme nosta konflikteja tarpeeksi usein esille ja niiden käsittely tekee meille hyvää. Lupasimme kaikki toisillemme, että nostamme jatkossa konfliktit heti esille. Se ei tule olemaan helppoa, eikä varmasti toteudu täydellisesti heti, mutta ainakin se on alku.

 

Sitoutumisen puute

 

Välillä tuntuu, että sitoutumisen puute on jatkuva puheen aihe tiimiakatemialla. Moni miettii, onko tämä oikea paikka heille sekä mitä tältä organisaatiolta haluaa. Tiimistämme on jo lähtenyt kaksi jäsentä sen vuoksi, että he eivät pystyneet sitoutumaan tiimimme ja halusivat elämältään jotain muuta. Kuulen välillä vieläkin tiimimme nykyisiltä jäseniltä, että he eivät ole varmoja haluavatko he jäädä, se on tosi raskasta kuultavaa. Vaikka kaikilla on oikeus miettiä haluavatko he olla täällä, silti se väkisin nakertaa sitoutumisen tunnetta. Mielestäni jos olet täysin sitoutunut, et joudu enää miettimään oletko oikeassa paikassa vaan tiedät jo, että olet. Miten voisitkaan olla täysin sitoutunut, jos et ole aivan varma, että olet oikeassa paikassa.

 

Meillä monilla on myös hyvin kiireiset omat elämät, on töissä käyviä, perheellisiä, omia yrityksiä ja lista vain jatkuu. Tämän vuoksi emme voi odottaa kaikilta samanlaista sitoutumista vai voimmeko? Tästä on ollut meillä paljon puhetta. Olemme päätyneet siihen, että akatemialla joka päivästä läsnäoloa emme voi vaatia kaikilta samalla tasolla aiemmin listattujen syiden vuoksi. Mielestäni kuitenkin kaikessa muussa tekemisessä on sitoutumisemme oltava yhtä suuri.

 

Työkalut:

 

1. Hyvä sisäinen viestintä
2. Takarajat

 

 

Kun annamme asioille takarajat se antaa pienen paineen valmistaa ne ajoissa. Myös pieni ryhmäpaine ei tee pahaa! Jos kaikki muut suoriutuvat on minunkin suoriuduttava. Sisäinen viestintä on mennyt meillä koko ajan parempaan päin ja olen ylpeä siitä, että nostimme sen ongelmanamme esille ja aloimme tekemään töitä sen eteen. Parempi viestintä selkeyttää kaikkea ja pystymme toimimaan yhdessä paremmin.

 

 

Vastuun välttely

 

Nyt päästiin mun lemppariin. Juteltiin mun kämpiksen Sussun kanssa, että mitkä ovat meidän mielestämme meidän tiimiemme pahimmat toimintahäiriöt. Vastasin aika nopeasti, että meidän tiimimme isoin ongelma on vastuun välttely. Voisin antaa esimerkkejä loputtomiin, mutta niillä ei ole hirveämmin väliä. Kaikista huolestuttavinta on mielestäni se, että olemme monta kertaa nostaneet kissan pöydälle ja myöntäneet, että kaikki tässä tiimissä välttelee tavalla tai toisella vastuuta ja silti emme saa tehtyä asialle mitään. Odotin kovasti työkaluja vastuun välttelyn ehkäisemiseksi.

 

Työkalut:

 

1. Yksinkertaisia ja säännöllisiä katsauksia edistymiseen
2. Palkintoja tiimille

 

Tällä hetkellä meillä ei ole säännöllisiä katsauksia edistymisen seurantaan. Meillä on tietyt tavoitteet kuten taloudellinen tavoite, asiakas tavoitteet sekä kirja tavoitteet. Seuraamme silloin tällöin edistymistämme, mutta emme jatkuvasti tai säännöllisesti tähän pitää tehdä muutos. Palkintojen antaminen tiimille yksilön sijaan on mielestäni todella hyvä idea! Nyt olen palkinnut vain yksilöitä kehuilla ja tarroilla, mutta tiimiä en ole vielä palkinnut. Onneksi olemme yhdessä päättäneet itse palkita itsemme tiiminä ja lähdemme Ylläkselle maaliskuussa, jos pääsemme tavoitteisiimme.

 

 

Tulosten huomioimatta jättäminen

 

Tulosten huomioimatta jättäminen aiheuttaa turhautumista. Jos olet tehnyt kovasti töitä jonkun asian eteen eikä kukaan huomaa sitä se turhauttaa, jos joku sattuu huomaamaan mutta ei muista kiittää se turhauttaa vielä enemmän. Tiimimme on yrittänyt viime kuukausina luomaan kiittämisen ja kehumisen kulttuuria. Olemme keskustelleet siitä, kuinka tärkeää se on ja kuinka hyvä mieli siitä tulee. On ollut ihanaa huomata, että moni haluaa pitää huolta siitä, että kaikilla on hyvä ja arvostettu olo meidän tiimissämme.

 

työkalut:

 

1. Tuloksiin perustuva palkitseminen
2. Julkinen tulosten ilmoittaminen

 

Tuloksiin perustuva palkitseminen kohdistaa huomion tuloksiin. Silloin palkitaan vain tuloksista eikä hyvästä yrityksestä. Tämä luo motivaatiota parempia tuloksia kohti ja palkinto tuntuu sille, että se on ansaittu, kun tulokset puhuvat sen puolesta. Samalla saa myös tunnustusta hyvästä työstä. Julkinen tulosten ilmoittaminen luo painetta. Se, että sanoo asian ääneen antaa motivaatiota ja painetta suorittaa tehtävä loppuun asti.

 

 

Kaikki viisi toiminta häiriötä niittautuvat yhteen. Jos on ongelmia yhdellä osa-alueella se luo ongelmia myös muille alueille. Koen, että tiiminä meillä on parannettavaa näissä kaikissa. Eniten luottamuksen ja vastuunkannon parissa. Uskon, että kun alamme tarkoituksella työstää näitä toiminta häiriöitä ja kokeilemme kirjan antamia työkaluja voimme kehittyä huimasti. Viisi toiminta häiriötä avasi silmiäni. Niin yksinkertaista, mutta silti en ollut tajunnut näitä asioita ennen kuin luin niistä. Toivon, että olisin lukenut tämän kirjan aikaisemmin, mutta toisaalta kaikki tapahtuu jostain syystä ja ehkä tämä kirja tuli sittenkin juuri sopivaan väliin.