Viisi toimintahäiriötä tiimissä

 

 

Mikään tiimi ei ole täydellinen, mutta on olemassa toimivia ja toimimattomia tiimejä. Eroja toimivan ja toimimattoman tiimin välillä on useita, mutta ne voidaan jakaa viiteen eri osa-alueeseen, näiden osa-alueiden toimivuudesta tai toimimattomuudesta koostuu tiimin toimivuus tai toimimattomuus. Nämä viisi eri osa-aluetta ovat: tulosten huomiotta jättäminen, vastuun välttely, sitoutumisen puute, konfliktien pelko sekä luottamuspula.

 

Tulosten huomiotta jättäminen

 

Johtajan tulisi olla se henkilö, joka vastaa siitä, että tiimiläiset saavat aikaan tuloksia ja, että tiimin tekeminen on tulosorientoitunutta. Olen kohdannut erilaisia johtajia elämäni aikana ja useat niistä ovat saaneet minut orientoitumaan tuloksien tekoon, mutta ei läheskään kaikki. Tosin tulosten teko on jo itsessään varsin helppo asia itselleni. Tämä ei suinkaan johdu siitä, että olisin jotenkin erityisen tehokas ja että saan aina aikaan huipputuloksia, ei, vaan enemmänkin tulosten aikaansaaminen itsellä johtuu siitä, että olen varsin vastuuntuntoinen ihminen, haluan tehdä asiat hyvin.

Tulosten huomiotta jättäminen on mielestäni suuri puute, johon pitää puuttua, sillä, jos jokainen tiimiläinen tavoittelee vain omia henkilökohtaisia tavoitteitaan, eikä tiimin yhteisiä tavoitteita niin tiimin kehitys ja yhtenäisyys kärsii. Mutta kun puhutaan tuloksista, vaikein asia on saada kaikki sitoutumaan ja olemaan vastuussa ensisijaisesti toisille tiimiläisille tuloksien tekemisestä eikä vain ja ainoastaan omalle tiimin johtajalle. Sitoutuminen ja vastuunkanto vaatii tiimiltä luottoa toisiinsa. Jokaisen tiimiläisen on tärkeää muistaa, että me olemme tiimissä ja tärkein asia tiimissä on tiimi itse.

Omasta näkökulmastani voin sanoa, että minulla on omia tavoitteita mitä tulee tuloksiin Tiimiakatemiassa, mutta minä koitan liittää minun tavoitteeni tiimin tavoitteisiin ja tuloksiin, jotta tavoitteista muodostuisi täydellinen symbioosi, jossa minun tavoitteet ja tulokset vievät tiimiä eteenpäin ja jossa tiimin tavoitteet ja tulokset vievät minua eteenpäin omissa tavoitteissani ja halutuissa tuloksissani. Näin tämän asian pitäisikin olla, sillä pitää kuitenkin muistaa, että tiimi koostuu yksittäisistä henkilöistä, joilla on kuitenkin omat tavoitteet ja tulokset, joihin he haluavat päästä ja tämä ei ole millään lailla huono asia. Vain siinä tapauksessa, jos yksittäinen tiimiläinen ajattelee vain omaa rahapussiaan ja tavoittelee tuloksia vain itselleen eikä ota huomioon tiimin tavoitteita, tässä tapauksessa voidaan puhua jo vakavasta ongelmasta.

 

Vastuun välttely

 

Vastuun välttelylle tiimissä on monia syitä. Yksi ”hyvä” syy vältellä vastuuta on valehdella itselleen ja muille tiimiläisille, että ei ole aikaa, että ei syystä tai toisesta ehdi tekemään luvattuja asioita. Tämä kertoo jo siitä, että kyseisellä henkilöllä on ajanhallinnan kanssa ongelmia. Priorisointi on hyvin tärkeä osa ajanhallintaa. Priorisoinnissa jokainen tiimiläinen päättää, mikä asia on tärkein ja mikä asia on vähemmän tärkeä ja mikä asia ei ole ollenkaan tärkeä. Jos puhutaan esimerkiksi yksittäisestä projektista ja siihen liittyvistä tuloksista ja deadlineista,  jokaisen projektissa olevan tiimiläisen tulisi osata priorisoida omaa aikaansa niin, että hänelle jää aikaa suorittaa kaikki tarvittavat toimenpiteet, jotta projektissa ilmeneviin tavoitteisiin, tuloksiin ja deadlineihin päästään.

Valitettavan usein monet henkilöt ottavat liikaa projekteja hoitaakseen ja lopputuloksena on, että henkilö sai aikaan kaikenlaista, mutta ei oikeastaan varsinaisesti mitään. Myönnän itsekin joutuneeni tähän ansaan aika monestikin, sillä olen suorittaja luonteeltani ja varsin tuloksiin ja tekemiseen, sekä päämäärien asettamiseen ja niitä kohti menemiseen orientoitunut ihminen. En väitä, että ihminen ei ole kykeneväinen tekemään montaa asiaa yhtä aikaa, mutta voin hyvillä mielin väittää ja monet tutkimukset todistavat, että suoritettavan työn jälki ei ole lähellekään niin laadukasta mitä se olisi voinut olla, jos kyseisellä henkilöllä ei olisi monia yhtäaikaisia projekteja vaan vain yksi projekti, jota henkilö työstää.

 

Sitoutumisen puute ja luottamuspula

 

Sitoutumisen uupumista ja tehtävien karttamista ei voi laittaa vain ja ainoastaan tiimin syyksi. Johtajalla on suuri rooli selkeiden, saavutettavissa olevien tavoitteiden asettamiseen. Tavoitteita ei voi olla kymmeniä erilaisia, eivätkä ne voi olla niin ympäripyöreitä kuten esimerkiksi lisätä firman tuottavuutta. Ohjeiden pitäisi olla selkeitä yksittäisiä tekoja, jotka ohjaavat kohti suurempaa päämäärää. Suuri tavoite voi olla, esim. nostaa Osuuskunnan liiketulosta 10% 12.12.2020 mennessä. Tämän tavoitteen pohjalta luodaan yhdessä tiimin kanssa selkeä polku miten sinne päästään sekä minkälaisia tekoja jokaiselta tiimiläiseltä vaaditaan. Tiimin pitää miettiä, mitkä ovat ne teot, jolla asetettuun tavoitteeseen päästään. Kun tiimi on selvittänyt ne 1 tai 2 asiaa, jotka kuljettaisivat tiimiä kohti asetettua päämäärää, tiimi miettisi yhdessä, mitä on ne yksittäiset teot, joita jokaisen tiimiläisen tulisi tehdä päivittäin ovat. Jonka jälkeen näitä tekoja alettaisiin toteuttamaan ja seuraamaan tilanteen edistymistä.

Sitoutumisen puute on myös vahvasti liitoksissa luottamuksen puutteeseen. Jos tiimiläiset eivät luota siihen, että jokainen tiimiläinen tekee oman osuutensa tiimin päivittäisistä tehtävistä, niin jokaisen yksittäisen tiimiläisen sitoutumistaso on hyvin alhainen. Olen huomannut, että mitä enemmän minä tutustun omiin tiimiläisiini niin sitä enemmän minä luotan heihin. Tutkimuksissa onkin todettu, että ihmiset luottavat 70%:sti niihin ihmisiin, jotka ovat hänelle tuttuja. Kun taas 30%:sti ihminen luottaa tuntemattomiin ihmisiin. Sitoutuminen ja luottamuksen rakentaminen vaatii mielestäni aikaa ja tekoja. Luottamus on sitä, kun toisen henkilön teot ovat ennalta arvattavia tietyissä tilanteessa. Sanotaan vaikka, että sinulla on iso työtaakka, niin, sinä voit luottaa siihen, että toinen tiimiläinen tarjoutuu auttamaan sinua. Juuri tätä luottamus käsitteenä, sekä käytännössä on.

 

Konfliktien pelko

 

Konfliktien pelko on mielestäni todella iso ongelma tiimissä. Jos tiimissä ei ole ns. positiivisia konflikteja, jossa käydään läpi ilmenneitä ongelmia, niin siitä voi muodostua vielä suurempi ongelma, mitä se jo ennestään oli. Ongelmakohtien käsittely on elintärkeää, oli kyse sitten omaan elämään liittyvistä ongelmista tai tiimin ongelmista. Kun ihminen ei käsittele omia ongelmiaan, siitä seuraa vain huonoa. Tiimissä ongelmien käsittelyn uupuminen on vahvasti liitoksissa konfliktien pelkoon. Kun joku yksittäinen tai muutamakin tiimiläinen havaitsee ongelman, hänellä/heillä on kaksi vaihtoehtoa, joko kertoa ongelma ääneen, josta voi seurata konflikti, mutta ongelma saadaan suurella todennäköisyydellä rataistua tai vaieta. Kun tiimiläiset vaikenevat ongelmasta, heillä alkaa yksitellen ilmestyä tiimin toiminnan kannalta kuolettavia piirteitä. Esimerkiksi yksittäinen tiimiläinen alkaa välttelemään vastuuta asetetuista tavoitteista, sillä hän kokee, että muut tiimiläiset eivät panosta tiimin toimintaan, niin miksi hänen pitäisi panostaa.

Huonojen ajattelumallien ja siitä seuraavien vielä huonompien tekojen syntymisen voi estää ja siihen voi vaikuttaa jokainen. Niin kuin meille sanottiin jo heti opiskelemaan tultaessa, että dialogi on  Tiimiakatemian tärkein oppimisen työkalu. Se on sitäkin, mutta dialogi on tärkeää joka tilanteessa. Oli kyse sitten henkilökohtaisesta ongelmasta tai tiimin ongelmasta, dialogin yksi peruspilari on suoraan puhuminen. Toisin sanoen, jos jokin mättää niin jokaisella tiimiläisellä on velvollisuus sanoa se ääneen. Konfliktien pelko juontaa juurensa perus loogisesta ajattelusta, että konflikti on jotenkin negatiivinen asia ja sitä pitäisi välttää. Siinällänsä kun ajattelee, niin ei ole olemassakaan negatiivisia konflikteja, koska jopa negatiiviset konfliktit puskevat tiimiä, sekä jokaista yksittäistä henkilöä eteenpäin. Negatiivinen konflikti voisi olla vaikka sellainen, jossa yksi tiimin jäsenistä olisi kateellinen toiselle jostakin asiasta ja tämän takia riitelisi toisen tiimiläisen kanssa jatkuvasti.  Kun tällainen konflikti käydään läpi siitä voi kehkeytyä välien selvittelyn jälkeen vahva suhde toiseen henkilöön tai pahimmassa tapauksessa konfliktin aloittanut henkilö jouduttaisiin poistamaan tiimistä. Kun negatiivinen henkilö on poistettu tiimistä, tiimistä tulee paljon vahvempi ja yhtenäisempi.

Oli kyse negatiivisesta tai positiivisesta konfliktista niin molemmat vievät tiimiä eteenpäin ja vahvistavat tiimiä. On tehty tutkimus, jossa ryhmän oli selvittävä villissä luonnossa kuukausia ja he eivät olisi mitenkään selvinneet siellä ilman, että jokainen ryhmäläinen auttaa toinen toistaan. Tutkimuksissa ilmeni, että kun ihmiset kärsivät ja käyvät hankalia asioita läpi yhdessä se luo todella vahvan ja vankan suhteen ihmisien välille. Konfliktit ovat hyvästä ne kasvattavat ja vahvistavat tiimiä.

 

Toimivan dialogin tärkeys

 

Kaikkia näitä viittä toimintahäiriötä yhdistää yksi iso tekijä ja se on toimiva tai toimimaton dialogi. Jos dialogi on toimiva, niin tiimissä ei ilmene mitään näistä viidestä toiminta häiriöistä. Tulosten huomioimatta jättämistä ei tapahdu, sillä jokainen tiimiläinen puhuu suoraan, kun puhutaan suoraan ja avoimesti, sekä rehellisesti, tulokset eivät jää huomioimatta. Kukaan ei välttele vastuuta kun jokainen on dialogissa keskenään, sillä vastuun välttely ilmenee hyvin nopeasti sellaisessa tiimissä, jossa yksittäinen tiimiläinen tai koko tiimi välttelee vastuuta ja siihen puututaan, se korjataan. Sitoutumisen puute ja luottamuspula eivät ole ongelmia dialogin taitavassa tiimissä, sillä dialogiin tarvitaan kaksi tai useampi tiimiläinen, kun tiimiläiset ovat dialogissa jatkuvasti keskenään he myös tutustuvat toisiinsa, kun tiimiläiset tutustuvat toisiinsa heidän välilleen syntyy luottamus, kun luottamus on syntynyt jokainen tiimiläinen haluaa sitoutua tiimin toimintaan, sillä he tietävät, että voivat luottaa siihen, että jokainen tiimiläinen tekee oman osansa Osuuskunnan työtehtävistä. Konflikteja ei pelätä vaan ne käsitellään aina ja heti kun ilmenee jokin konflikti, sillä kaikki puhuvat suoraan toimivassa dialogissa.

Jos taas dialogi on toimimaton, tiimillä alkaa ilmetä pikkuhiljaa jokainen edellä mainituista viidestä toimintahäiriöstä. Aion tehdä kaikkeni, että dialogi toimisi meidän tiimissä, sillä nyt ymmärrän, että toimiva dialogi erottaa huippu tiimin huonosta tiimistä.