Viisi toimintahäiriötä tiimissä

Kirjoittaja: Iida Riipinen

15 lokakuun, 2021

Lähdeteos: Viisi toimintahäiriötä tiimissä

Lähdeteoksen kirjoittaja: Patrick Lencioni

Teoriapisteet: 2

Patrick Lencionin kirja Viisi toimintahäiriötä tiimissä on erinomainen tiimioppimisen kirja, jonka luettua ymmärtää paljon paremmin tiimin käytöstä ja jonka kautta on helpompi analysoida tiimin tilannetta sekä pureutua tiimin ongelmiin. Toimintahäiriöt ovat luottamuspula, konfliktien pelko, sitoutumisen puute, vastuun välttely ja tulosten huomiotta jättäminen. Keskustelimme jokaisesta toimintahäiriöstä ja keskustelun pohjalta kirjoitimme tämän esseen yhdessä.

 Luottamuspula

Tiimin sisäinen luottamuspula on kaikkien muun neljän toimintahäiriön ydin. Jos tiimiläiset eivät kykene olemaan avoimia, rehellisiä ja omia itsejään, syntyy suuri riski muihin toimintahäiriöihin. Pohdimme Iidan kanssa tiimimme Heigan tilannetta ja totesimme, että kehitystä keväästä on jo huomattavasti. Hieman takapakkia on tullut kahden uuden jäsenen liittyessä tiimiin, mutta se on ihan luonnollista ja tilanne on silti hyvä.

Beda luki Patrick Lencionin kirjan Viisi toimintahäiriötä tiimissä jo keväällä, mikä on luultavasti auttanut koko tiimiä, sillä tiimiliiderinä Beda on yrittänyt alusta asti painottaa avoimuuden ja luottamuksen tärkeyttä tiimin toiminnassa ja pidimme aiheesta treeninkin. Olemme yhtä mieltä siitä, että tiimissämme on paljon suoraa, rehellistä puhetta sekä avoimuutta. Jokainen avaa suunsa, kun jotain tärkeää sanottavaa tulee mieleen. Tiimissä vallitsee sellainen luottamus, että kukaan ei jätä tärkeitä asioita tai omaa eriävää mielipidettään sanomatta.

Tiimi on osittain myös hieman epätasapainossa. Kaikki eivät näytä haavoittuvaisuuttaan, vaan osalla on yllään vielä jonkinlainen suojakuori. Suojakuoret toimivat esteinä täydelliselle luottamukselle. Tutkimme Letimin teoksesta ”Kehäteoria, Joharin ikkuna, defenssit ja ideoita palautteesta” kehäteoria osuutta ja huomasimme, että ne tiimiläiset, kellä luottamuspulaa eniten esiintyy, sijoittuvat kahdelle ulommaiselle kehälle. Luottamuspulaa voitaisiin minimoida kannustamalla tiimiläisiä uloimmilta kehiltä lähemmäs keskustaa. Käytännössä siis lisäämällä yhdessä tekemistä ja olemista.

Konfliktin pelko

Näemme, että pääosin tiimissämme ei ole konfliktin pelkoa. Bedan toiminta tiimiliiderinä ja esimerkkinä on mielestämme auttanut paljon tiimiä kehittymään tässäkin toimintahäiriössä. Hän on jo keväällä ottanut kirjasta omaan käytökseen avoimen ja rehellisen ilmapiirin edesauttavia tekijöitä. Tiimissämme on paljon henkilöitä, jotka puhuvat hyvin suoraan toisilleen. Annamme myös palautetta rehellisesti ja napakasti toisillemme, kuten aikaisemmassakin kappaleessa luottamuspulaan liittyen mainitsimme. Suurin osa kyllä ilmaisee mielipiteensä, jos on asioista eri mieltä, vaikkei muuten juuri olisikaan äänessä. Vaikkei konflikteja välttämättä syntyisi niin usein, nämä kaikki kuitenkin vievät meitä lähemmäksi mahdollisuutta sellaisten syntymiseen. Kaikki eivät ehkä ole ymmärtäneet, että konflikti on yksi parhaimmista asioista, joita tiimissä voi olla. Ne auttavat meitä viemään asioita eteenpäin ja lisäävät tiimin luottamusta sekä tukevat tiimin toimintaa yleisesti.

Toimintahäiriö on silti olemassa. Huomasimme, että tiimi on epätasainen näiden suhteen. Osa ei pelkää konflikteja ollenkaan ja kertoo mielipiteitä hyvin hanakasti. On kuitenkin henkilöitä, jotka tuovat taas vahvasti konfliktien pelkoa tiimiimme. Konfliktin pelon tasoon vaikuttaa paljon henkilö, kenelle puhutaan. Esimerkiksi Beda on kokenut tiimiliiderinä paljon haasteita johdonmukaisuudessa ja tasavertaisessa kohtelussa muita tiimiläisiä kohtaan. Joillekin on paljon helpompi sanoa ja huomauttaa asioista, toisille taas todella haastavaa. Myös Iida on huomannut tämän; toisia vastaan on huomattavasti helpompi nostaa sormea, kuin toisia. Kaikille huomauttaminen ja asioiden esille ottaminen ei tunnu hyvältä. Oman mukavuusalueen ulkopuolelle astuminen auttaa jättämään huomiotta tällaisia tunteita.  Se taas edesauttaa koko tiimiä, jos jokainen pystyisi sivuuttamaan epämukavat ajatukset ja toimia tiimin eduksi eli nostaa esiin konflikteja.

Konfliktin pelkoa voi edesauttaa myös se, ettei asioita välttämättä nosteta esille henkilökohtaisen hyökkäyksen pelossa. Onko huomautus epäkohtaan puuttumista vai jonkun henkilökohtaisiin ominaisuuksiin vaikuttamista? Riippuu tietysti paljon asiasta, mutta todennäköisesti suurin osa tällaisiin tilanteisiin puuttumisista sekä huomautuksista voisivat edesauttaa koko tiimiä. Nämä ongelmat linkittyvät vahvasti neljänteen toimintahäiriöön, eli vastuun välttelyyn.

Sitoutumisen puute

Tiimissämme on aika paljon sitoutumisen puutetta. Tämä vaikeuttaa erityisesti esimerkiksi tiimiliiderin toimintaa ja johtamista. Miten porukan saa sitoutumaan päätöksiin? Yksi esimerkki sitoutumisen puutteesta liittyy tiimin sisäiseen läpinäkyvyyteen. Sovimme, että jokainen laittaisi omat henkilökohtaiset tuntikirjauksensa Teamsiin muiden nähtäville. Asiaa käsiteltäessä tämä oli kaikkien mielestä hyvä idea ja se haluttiin toteuttaa. Kun toteutuksen paikka tuli, tuli ilmi myös se, että lähes puolet ei ollutkaan sitoutunut päätökseen. Tuntikirjauksien perään sai kysellä pitkäänkin deadlinen jälkeen. Ensin on yhteisesti päätetty tällainen toimintatapa, mutta sitten suurin osa ei toimikkaan sen mukaisesti. Mielestämme on todella outoa, etteivät aikuiset ihmiset saa sanottua mielipiteitään edes tällaisissa asioissa. Miksei erimielisyyttä voinut tuoda esille? Onko konfliktin pelko niin vahva joillakin, ettei voinut sanoa, että toimintatapa on omasta mielestä turha?

Yksi positiivinen esimerkki taas on tiimimme hybridikassan kokeilu. Kassakeskustelu itsessään oli kiivas, ja jo silloin suurin osa oli tämän mallin puolella. Päätös tähän siirtymisestä tehtiin ja siihen on koko tiimi sitoutunut, myös he, jotka alkuun ehkä vastustivat mallia. He kokivat, että heidät oli kuultu erimielisyydestä huolimatta ja pystyivät sen takia sitoutumaan tiimin yhteiseen päätökseen. Toinen henkilökohtainen esimerkki löytyy Iidalta. Hän vastusti alkuun tiimimme yhtä arvoa (reippaus), mutta koki itsensä kuulluksi ilmaistessaan erimielisyytensä ja pystyy keskustelun jälkeen sitoutumaan myös tähän arvoon ja seisomaan sen takana.

Tätä toimintahäiriötä voitaisiin ehkäistä sillä, että kannustettaisiin tiimin yksilöitä entistä rohkeammin nostamaan mielipiteitä ja erimielisyyksiä esille. Tämä taas pohjautuu kahteen edelliseen toimintahäiriöön. Konfliktin pelon kitkemiseen sekä luottamukseen. Konfliktin pelko estää omien mielipiteiden sanomisen ja sitä kautta syö myös sitoutumista. Konfliktien esille nostamista taas estää luottamuspula tiimissä.

Vastuun välttely

Vastuun välttely johtuu vahvasti edellä mainitusta toimintahäiriöstä, sitoutumisen puutteesta. Henkilö, joka ei ole sitoutunut johonkin yhdessä tehtyyn päätökseen, ei koe päätettyä asiaa tärkeäksi, eikä siten koe vastuuta puuttua toisen tiimiläisen päätöksen vastaiseen toimintaan tai tehtävän laiminlyöntiin. Tämä on ihan ymmärrettävää, koska itsekin ajattelisimme, että ”mikä tuo henkilö on minulle huomauttamaan, kun hän ei itsekään ole hoitanut asioitaan kunnolla.” Sitoutumaton henkilö ei kehtaa, ei viitsi, eikä koe velvollisuutta puuttua toisen käytökseen. Huomasimme, että jälleen nämä vastuun välttelijät ovat tiimissämme ulkokehien tyyppejä, joten ongelma voisi ratketa osallistamalla kaikki päätöksien tekoon, tekemiseen ja varmistamalla sitoutuminen, jolloin henkilöt siirtyisivät lähemmäs kehän ydintä.

Vaikka tiimissämme esiintyy joidenkin henkilöiden kohdalla vastuun välttelyä, on tiimissämme silti paljon myös vastuun kantajia. On ollut hienoa huomata, miten suuri osa tiimistä on sitoutunut johtoryhmän päätöksiin ja kokevat aiheelliseksi puuttua niiden käytökseen, jotka eivät ole niin vahvasti sitoutuneet. Myös esimerkiksi myöhästymisistä huomautellaan oikeasti ja siitä on käyty kunnon keskusteluakin, että miksi osa tiimiläisistä on niin usein myöhässä. Vastuun välttelijät eivät ikävä kyllä näihin keskusteluihin taida juurikaan osallistua.

Tulosten huomiotta jättäminen

Tämä toimintahäiriö ei tunnu tällä hetkellä ajankohtaiselta. Emme ole tiiminä kehittyneet vielä tarpeeksi pitkälle, meillä on suurempia häiriöitä aikaisempiin toimintahäiriöihin liittyen. Mietimme, voisiko tämä näkyä kuitenkin vähän esimerkiksi kassajärjestelmässä. Päätimme, että yhteiskassan osuus on 30% kaikista voitoista ja loput, eli suurin osa, menevät henkilökohtaisiin gäppeihin. Tämä heijastelee mielestämme sitä, että ajetaan vähän enemmän omaa etua, kuin tiimin etua. Muutoin emme näe toimintahäiriön vaikutuksia. Koemme, että pääosin teemme kaikki yhdessä töitä tiimin eteen ja ajattelemme tiimin etua.

Iida Riipinen & Beda Räsänen

You May Also Like…

Inspiroitunut

Inspiroituneena olen innostunut ja valmiina luomaan uutta. Näen, kuulen ja aistin uusia ideoita, kehitettävää tai...

VIHERPESUOPAS

Viherpesuopas - Jani Niipola, Antti Isokangas ja Riku Vassinen Löysin Nextorystä tänä vuonna (2022) julkaistun...

100 faktaa myynnistä

Toinen vuosi tiimiyrittäjänä tiimiakatemialla alkoi nyt syksyllä ja päätin ensimmäiseksi kirjaksi lukea Andrei...

0 kommenttia

Lähetä kommentti