Viimeinen vuosi tiimiakatemialla alkaa ja sen mukana tulee paljon palavereja, projekteja, yhdessä ja yksin tekemistä sekä uuden oppimista. Akatemian aikana olen mielestäni nähnyt kehitystä niin tiimin kuin henkilökohtaisellakin tasolla ajankäytöstä sekä aikaansaamisesta, joka tiimin perustamisen aikoihin ei tuntunut sujuvan luontevasti. Jatkuvaa pompottelua, päätöksiä ei saatu nopeasti ja niitä muutettiin kesken kaiken. Tällainen epävarmuus ja epäselkeys ei tee itselleni ainakaan yhtään hyvää ja varmasti jokainen voi myöntää tykkäävänsä tehdä asioita kun tietää mitä tekee, milloin tekee ja miksi tekee. Selkeys on mielestäni yksi tärkeimmistä asioista asioiden aikaansaamisen kannalta, ja tahdoin kirjan avulla oppia tuomaan sitä niin omaan kuin tiimini arkeen entistä enemmän. Jo pelkästään kirjan otsikko teki siitä todella houkuttelevan, sillä kuka ei haluisi saada enemmän aikaan ja helposti.

Ensimmäinen kirjassa mainittu asia joka hidastaa työntekoa on multitasking. Olen oppinut itsestäni sen että harvoja asioita pystyn tekemään samaan aikaan, kuten vaikka kirjan kuuntelu ja autolla ajaminen samaan aikaan. Arkisia askareita pystyy kyllä tekemään, mutta jos tahtoo että mieleen jää jotain, on parempi keskittyä vain täysiä pelkästään siihen asiaan, mitä tekee. Toinen aivoja kuormittava asia mainittiin työhommien vaihtelevuuden vaikutuksista keskittymiseen ja työn suorittamiseen. Aika usein kuulen palavereissa sanottavan ettei pysty keskittymään nyt, koska äsken oli todella haastava palaveri, mietintä tai muu vastaava kuormittava tehtävä. Tätä keskittymisen aiheen vaihtelua kuvattiin kirjassa hyvin vertaamalla sitä auton vaihteiden vaihtamiseen. Kun auton vaihdetta vaihdetaan, on auto vaihtamisen aikana tyhjäkäynnillä. Tällöin voimaa ei tule pyörille, jotka liikuttavat eteenpäin. Mitä enemmän vaihteita vaihdetaan, sitä enemmän on tyhjäkäyntiä joka ei vie eteenpäin. Yhteen asiaan keskittyminen kunnolla minimoiden muut asiat samalla hetkellä antaa parhaan tuloksen.

Kirjassa oli monta kappaletta jotka käsittelivät sähköpostien käsittelyä, mutta en kokenut tämän olevan tarpeeksi relevantti asia itselleni joten niistä en kirjoita. Periaatteessa Sampo kannusti vain pitämään inboxin mahdollisimman tyhjänä ja arkistoimaan tulleet sähköpostit eri kansoihin.

Yksi asia jossa olen huomannut kehistystä paljonkin akatemian aikana on ollut tauottaminen. Kirjassa oli kokonainen kappale joka käsitteli tauottamisen tärkeyttä, miten aivot toimivat raskaassa kuormituksessa eli vaativien työtehtävien kansssa samalla tavalla kuin lihakset kun niitä käytetään vaikkapa kuntosalilla. Ilman palautumista niiden suorituskyky ”laskee tasaisesti kuin lehmänhäntä.” Vaikka tuntuu, että työtehtävien tekeminen veisi enemmän aikaa säännöllisten taukojen kanssa, on se silti vähintään yhtä nopea tapa saada laadullista tulosta kuin tekemällä pitkiä työputkia yhtäjaksoisesti. Kuten kirjassa sanotaan, tauot kannattaa pitää jossakin muussa tilassa kuin missä työ tapahtuu, sillä usein tauotellessa samassa paikassa tulee 1. istuttua samalla paikalla ja 2. tehtyä jotain muuta työhommaa tai aivotyötä vaativaa. Nämä eivät auta aivojen palautumisessa, jolloin tauko on aivan turha. Olen kiitollinen siitä, että treeneissä sekä palavereissa on usein tyyppejä, jotka huomauttavat tauoista, sillä aina kun niitä ei pidetä tarpeeksi, sen huomaa ilmapiirissä sekä keskustelun tai työn tuloksessa ja laadussa.

Eisenhower-päätösmatriisi oli itselleni uusi termi, joka kuulosti mielenkiintoiselta ensilukemalta. Sen periaate on saada ajattelemaan päivittäisiä asioita joita tehdään, miettimään niiden tärkeyttä ja näin ollen priorisoimaan tehtävät niin, että päivän aikana tulee tehtyä muutakin kuin sännättyä paikasta toiseen tai tehden satunnaisia kiireellisiä asioita. Matriisin avulla voi saada pitkän aikavälin tuloksia paremmin eteenpäin, vähentämättä pakollisten, kiireellisten asioiden tekemistä. Presidentti Eisenhowerin sanojen mukaisesti: ”Mikä on tärkeää, on harvemmin kiireellistä ja mikä on kiireellistä, on harvoin tärkeää.”

Matriisissa on siis kaksi akselia, jotka ovat kiireellinen/eikiireellinen sekä tärkeä/ei tärkeä. Tällöin voit havainnollistaa päivän aikana tehtäviä asioita paremmin, sekä priorisoimaan tehtävät sen mukaan, mikä vaatii nopeita toimenpiteitä ja mikä ei. Tällöin varmistutaan myös siitä, että kiireellisten asioiden toteuttaminen ei mene ei-kiireellisten, mutta tärkeiden asioiden päälle tai saa niitä unohtumaan. Kirjassa neuvotaan priorisoimaan seuraavasti:

Kiireellinen ja tärkeä: Tee heti, tehtyäsi mieti miten voisit tehdä tämän nopeammin.

Ei-kiireellinen ja tärkeä: Käytä näihin asioihin niin paljon aikaa kuin mahdollista.

Kiireellinen ja ei-tärkeä: Hoida mahdollisimman nopeasti ja vähällä vaivalla. Pyri vähentämään näitä delegoimalla tai mahdollisesti kieltäytymällä.

Ei-kiireellinen ja ei-tärkeä: Tee näitä maksimissaan 1-2 tuntia päivässä.

Kirjassa oli paljon hyödyllisiä vinkkejä ja neuvoa maksimoida päivän aikaansaaminen sekä haluttuihin lopputuloksiin pääseminen rasittamatta itseään. Tuntui myös että kirjassa oli jonkin verran asioita mitä olen oppinut luonnollisesti opiskelujeni aikana, mutta kertaus ei tehnyt pahaa. Uskon, että kirjan opeista on minulle jatkossa paljon hyötyä.