Viime syksyn teemana minulla oli hyvinvointi. Loin itselleni parempia rutiineja, ja kiinnitin hyvinvointiin ja terveyteen ihan uudella tavalla huomiota. Sama teema jatkuu myös tänä vuonna, sillä hyvinvointi on niin tärkeä osa-alue, että sen jatkuva kehittäminen on vain kotiinpäin. En silti oikein tiedä, miksi halusin lukea Sammaliston self help -kirjan, ja suhtaudun siihen vähän kriittisesti. Hän lupaa, että kirjan vinkeillä oppii mm. suunnittelemaan työviikkoja paremmin, ehkäisemään työuupumusta, harrastamaan enemmän liikuntaa, välttämään flunssaa paremmin, lisäämään onnellisuutta, vähentämään stressiä ja parantamaan henkilökohtaista taloutta. Lupaukset ovat suuria, mutta en sano, etteikö vinkit olisi hyviä. Päinvastoin, sain itse kirjasta muutamia hyödyllisiä vinkkejä, joita aion testata käytännössä.

Työpäivän aloittaminen

Olen usein miettinyt, että miten päivistä saisi vieläkin tehokkaampia. Tai sitä, miten työpäivän edes saisi aloitettua, jos edessä on vain hommia, joita ei huvittaisi tehdä. Vaikka minulla on jo käytössä sähköinen sekä paperinen kalenteri ja hyvät to do -listat, niin päivien suunnittelussa voisin olla vieläkin tarkempi. Minulla on kalenterimerkinnöissä tietylle tekemiselle varattu aikaikkuna, ja päivän aikana seuraan, mitä tulisi saada aikaan. Voisin kuitenkin kokeilla aloittaa päiväni siten, että käytän 5-10 minuuttia kalenterin tsekkailuun. Näin osaan varautua päivän askareisiin etukäteen, ja tiedän tarkasti mitä tulee päivän päätteeksi olla valmiina.

Tehokkaiden palaverien pitäminen

Olemme mielestäni tiiminä kehittyneet tässä todella paljon, verrattuna esim. aikaan vuosi sitten. Kun aloiteltiin Hohkeen liiketoimintaa, niin kukaan ei oikein tiennyt, mitä kannattaisi tehdä. Oltiin myös paljon zoomissa, joten palaverit pidettiin poikkeuksetta siellä. Meillä oli varattu viikkopalaverille aikaa useampi tunti viikossa, ja siellä käytiin läpi sekalaisia asioita, sekalaisessa järjestyksessä.

Nykyään kuitenkin tilanne on eri. Meillä on käytössä Teamsissa välilehti, johon jokainen voi käydä lisäämässä viikkopalaverin asialistalle jotain, jonka haluaa että käydään yhdessä läpi. Näin palavereihin valmistaudutaan paremmin, ja mukana on helpompaa olla, kun kaikki näkevät asialistan omalta koneelta. Palavereissa tehdään yhdessä päätöksiä, sovitaan tärkeistä päivämääristä ja suunnitellaan yhteistä viikkoa. Uutena lisäyksenä uuden jory:n myötä, otetaan joka kuukauden viimeiseen palaveriin kuukausitsekit jokaiselta vastaavalta, jossa käydään läpi kulunutta kuukautta ja tehdään yhteenvetoja. Ollaan varattu palaverille aikaa kaksi tuntia, mutta jos niin kauaa ei mene, kaikki vapautuu aiemmin muihin hommiin. Mielestäni tämä on hyvä käytäntö.

Palavereihin osallistuu kaikki tiimin jäsenet, sillä siellä käydään läpi kaikkia koskevia asioita. On erityisen tärkeää, että paikalla on koko tiimi, sillä palavereilla on myös tärkeä osa tiimin yhteisissä rutiineissa. Se osoittaa myös sitoutumista, että haluaa olla paikalla ja mukana ansaitsemassa oman paikan.

Työohjeiden ja mallipohjien käyttäminen

Olen pitkään miettinyt, että Hohkeelle voisi tarvita erilaisia työohjeita. Työohjeiden avulla työskentely nopeutuu, ja pystyy paremmin välttämään virheitä. Työohjeissa työvaiheet on yleensä kuvattu aikajärjestyksessä, jolloin ohjeiden seuraaminen auttaa välttämään turhaa työtä, kun tietää mitä tulee tehdä seuraavaksi. Työohjeita voisi käyttää mielestäni esim. markkinoinnin apuna, kun tulee tehdä päivitys Hohkeen some-kanaviin.

Arvostan myös erilaisia mallipohjia, sillä niidenkin avulla työskentely helpottuu ja nopeutuu. Hohkeella on nyt käytössä ainakin muistioiden mallipohja, jota voi käyttää eri palavereissa. Aion talousvastaavana tehdä budjetista mallipohjan, mitä muut pystyvät hyödyntämään projekteissaan. Omaan käyttöön olen tehnyt sähköposti- sekä linkkariviestien mallipohjia.