Päädyin lukemaan Pipsa Lotta Marjamäen ja Jenni Vuorion kirjoittaman kirjan ”Viestinnän johtaminen strategisiin tuloksiin”, sillä halusin lukea kirjan, joka pureutuu syvemmin strategiseen viestintään yrityksen sisällä ja ulkopuolella. Kirja mielestäni olikin erinomainen, vaikka se monin paikoin sivusi myös muita aiheita.

Vaikka kirja oli todella mielenkiintoinen ja mukaansa tempaava ei se silti ole kovinkaan helppo reflektoitava, sillä se käsitteli pitkälti vain hyvinkin suurien organisaatioiden viestintää. Vertailukohtia kuitenkin muutamia löytyy. Strateginen viestinä on suunnitelmallista viestintää, jota järjestelmällisesti toteutetaan yrityksen, tässä tapauksessa osuuskunnan arjessa. Osuuskunnasta löytyy sisäisiä sidosryhmiä, joiden välille tarvitaan viestintää. Näitä on mm. markkinointitiimi, jory, sekä siitä eriteltynä talouspäällikkö, asiakkuuspäällikkö ja tiimiliideri. Näiden välille tarvitaan suunnitelmallista viestintää, jotta arki on sujuvaa, selkeää ja työskentely pysyy tehokkaana.

Tiimissämme on ollut pieniä ongelmia läpi akatemian ajan viestinnän suhteen. Ihmiset eivät ole kovin tietoisia toisten tekemisistä, saatikka tiimin sisäisten ryhmien (esim. markkinointitiimi) tekemisistä. Ongelmia on ollut myös tiedottamisessa ja informaation kulussa, joten lähdin lähestymään kirjaa, sillä ajatuksella, josko siitä löytyisi ajatuksia ongelmien ja kehityskohteiden ratkaisemiseksi.

Viestintä on kehittynyt koko ajan, mitä pidemmälle syksy on edennyt, mutta vieläkään se ei ole riittävän hyvällä tasolla. Strategisen viestinnän suunnitelma voisikin olla työkalu, jolla viedä viestintä uudelle tasolle. Suunnitelma sisältäisi milloin, miten ja kuinka paljon viestitään. Suunnitelma voisi olla esimerkiksi seuraavanlainen.

1. Jokainen osuuskunnan sisäinen sidosryhmä tiedottaisi ajankohtaisista aiheista kerran viikossa.
2. Tiedote tehtäisiin Wordilla, PowerPointilla tai muulla sovelluksella, jolla saadaan info selkeästi esitettyä.
3. Ajankohtaisissa asioissa käytetään Teamsia, kiireellisissä asioissa WhatsAppia.

Kyseisestä mallista voidaan huomata, että suunnitelma on naurettavankin yksinkertainen ja sitä voisi pitää itsestäänselvyytenä. Kuitenkaan näin se ei ole sillä viestintä on ollut puutteellista.

Edellä mainitut asiat liittyvät kirjalliseen viestintään. On olemassa myös se toinen viestinnän osa-alue, suullinen viestintä. Viime keväänä suullinen viestintä oli tiimissämme suuri ongelma, sillä palaverit olivat kilpahuutoa ja päälle puhumista vailla selkeitä puheenvuoroja. Otimme asian onneksi nopeasti seurantaan ja se on kehittynyt valtavasti tähän päivään mennessä. Suullista viestintää on kuitenkin huomattavasti haastavampi laittaa selkeisiin raameihin kuin kirjoitettua viestintää ja siksi se tekee siitä vaikeamman kehityskohteen. On hyvin vaikea päättää, että alamme keskustelemaan tietyllä tavalla, koska silloin suullisesta viestinnästä häviäisi luonnollisuus.

Kirja antoi myös loistavan työvälineen ”SMART” kuinka lähteä seuraamaan viestinnän toimivuutta. SMART koostuu englannin kielen sanoista Specific, measurable, attainable, relevant ja time-bound. Tämän työvälineen avulla voi seurata viestinnän selkeyttä, saavuttaneisuutta, relevantiutta, ajankohtaisuutta ja sitä, onko viestinnällä päästy ennakkoon asetettuun tavoitteeseen. Viestintää on hyvä mitata, koska varsinkin alkuun se luo motivaatiota sen kehittämiseen. Ajan kanssa uudet toimintamallit saadaan muutettua rutiineiksi, jonka jälkeen ne eivät vaadi päivittäistä mittaamista.

Miten viestintä on näkynyt projekteissani? Verkkokauppa projektissa sisäinen viestintä on toiminut mielestäni loistavasti, mitä tulee sovittaviin ja tiedotettaviin asioihin. Ulkoisten sidosryhmien kanssa viestintä on ollut huomattavasti vaikeampaa. Sähköposti viestittelyt laturivalmistajien kanssa ovat todella pitkäkestoisia prosesseja. Vastausajat ovat pitkiä ja kun kysyy kahta asiaa, yleensä yhteen vastataan. Tiedostimme mahdollisen ongelman jo ennen projektin suunnittelu vaiheessa, joten panostimme tähän viestinnän osa-alueeseen paljon. Käytimme hurjasti aikaa jopa yksittäisten sanavalintojen pohtimiseen, mutta valitettavasti tuloksia ei ole ainakaan vielä näkynyt. Kirjan luettua jäin miettimään, että viestejä pitäisi tiivistää ja muotoilla viestit mahdollisesti vieläkin enemmän myynnillisestä näkökulmasta.

Markkinointiviestintä on helpoiten mitattavissa oleva viestinnän osa-alue ja aionkin käyttää muun muassa kyseistä ”SMART” mittaria, kun pääsemme verkkokauppa projektissa myyntivaiheeseen. Markkinointiviestinnän mittaamisesta helppoa tekee sen, että sitä voidaan mitata suoraan numeroissa. Kuinka paljon tietynlainen mainonta saa klikkauksia ja verkkoselain käyntejä. Tai saavuttaako viikoittainen uutiskirje lukijat haluamallamme tavalla. Mikäli ei, saamme suoraan tiedon, että sloganeja ja ydinviestiä pitää muokata houkuttelevammaksi.