Johdanto

”Uusi neuvotteluvalta” on kirja, joka avaa oven neuvottelujen kiehtovaan maailmaan uudella ja innostavalla tavalla. Se tarjoaa syvällisen tarkastelun neuvottelutaitojen ja -strategioiden dynamiikkaan, ja se herättää kysymyksiä siitä, miten voimme parantaa omia neuvottelutaitojamme ja saavuttaa parempia tuloksia niin henkilökohtaisissa kuin ammatillisissa neuvottelutilanteissa.

Kirja tarjoaa ajatuksia herättäviä konsepteja, esimerkkejä todellisista neuvottelutilanteista ja käytännön vinkkejä, jotka auttavat meitä kehittämään itseämme neuvottelijoina. Jäin kaipaamaan neuvotteluesimerkkejä myös arkisemmista asioista, yrityskauppojen ja rauhanneuvottelujen lisäksi. Suomessa neuvottelu ei ole yleinen puheenaihe, johtuen mahdollisesti vallitsevasta kulttuurista, etenkin rahasta puhumisen ympärillä. Suomessa neuvottelun harjoittamisen mahdollisuuksia ei ilmene yhtä paljon kuin jossain muissa maissa, joten yleinen tietotaitotaso ja kokemuksen määrä saattaa olla suhteessa alhaisempi.

Henkilökohtaisella tasolla olen neuvotellut kyllä asioista vuosien saatossa, mutta en ainakaan muistaakseni mistään kauhean merkittävästä. Olen käynyt kyllä neuvotteluissa, mutta siihen aikaan en nähnyt omaa asemaani tarpeeksi vahvaksi neuvottelutilanteessa, että olisin lähtenyt aktiivisesti neuvottelemaan ehdoista. Kirjan luettuani ja jälkiviisaana olen kuitenkin tajunnut, että esimerkiksi urheilu- ja työmaailmassa on ollut neuvottelun paikkoja. Näiden tilaisuuksien hyödyntämättä jättäminen tapahtui luultavasti omasta asenteesta, siitä että ei käynyt mielessäkään, että tuon sen verran lisäarvoa sopimuksen toiselle osapuolelle, että tilanteessa olisi ollut neuvotteluvaraa. Kokeneemmat tietävät tarkemmin millaisista asioista voi neuvotella jopa todennäköisin hyvin lopputuloksin. Jatkossa olen kuitenkin valmiimpi neuvottelemaan esimerkiksi näistä asioista.

Kirjasta päällimmäisenä havaintona oli, kuinka neuvottelemisessa pätee yleisesti hyvän käyttäytymisen tavat. ”Hyvän tyypin” kanssa tekee töitä mielellään ja positiivinen ilmapiiri on hyvä lähtökohta neuvotteluille. Vaikka on paljon asioita, mitä tulee ottaa huomioon suunnitellessa seuraavaa siirtoa ja miten monet näistä asioista voivat olla analyyttisesti ja strategisesti viimeisen päälle mietittyjä siirtoja, neuvottelut pyörivät vahvasti tunteiden ympärillä ja niihin pyritään vaikuttamaan itselle suosiollisesti. Mestarineuvottelijan ja perusneuvottelijan erot tulevat esiin tietenkin yksityiskohdissa. Statuksen ja sen mukana tulevat suoran ja epäsuoran vallan käyttötavat, vipuvaikutteet, avoimet ja piilotetut kortit, ele- ja ilmekieli ovat hyvä tiedostaa, sillä se, että itse pelaa ”puhtaasti” ei tarkoita, että neuvottelun toinen osapuoli sitä tekisi. Vaikuttamiskeinot voivat usein olla alitajuntaan vaikuttavia ja niitä ei huomaa, ellei tiedä itse mihin asioihin kiinnittää huomiota.

Neuvotteluun lähtiessä… (Mitä tulisi tehdä valmistautuessa neuvotteluun)

Jokainen neuvottelutilanne on lähtökohtaisesti erilainen, mutta jotkin valmistautumisohjeet pätevät ja ovat hyödyllisiä kaikissa prosesseissa, joissa tavoitellaan yhteistä tahtotilaa sopimuksen kautta.  

Ensimmäisenä: Yhteenkään merkittävään neuvotteluun ei kannata lähteä ilman virallisia tai epävirallisia tavoitteita. Myyjän/ostajan tulee asettaa neuvottelua ennen PRV, eli paras realistinen vaihtoehto. Asetettuun tavoitteeseen/vaihtoehtoon voi peilata omaa tilannetta neuvottelun aikana, ja arvioida onnistumista neuvottelun jälkeen. Tavoitteen asettaminen luo myös neuvottelun osapuolille maalitaulun, jonka napakymppiä kohti voi neuvotella. Summa myös muistuttaa mahdollisuudesta perääntyä neuvotteluista, mikäli neuvottelut eivät edisty myyjälle edulliseen suuntaan. Neuvotteluun lähtiessä tulisi siis kirkastaa itselleen ja mahdolliselle neuvottelutiimille, mihin neuvottelulla pyritään, mikä neuvotteluasema tai niin sanottu ”käsi” yrityksellä lähtötilanteessa on, ja esimerkiksi mitkä ovat mahdollisia vipuvaikutteita, joita voi hyödyntää neuvottelussa.

Kirjassakin mainittu Risto Siilasmaa on skenaarioajattelun suuri puolestapuhuja, ja tätä suositellaankin hyödyntämään neuvottelutilanteisiin valmistautumisessa. Mielikuvaharjoittelun ja neuvottelutilanteen sparrailu omien tiimiläisten kanssa rauhoittaa hermoja, valmistaa tilanteisiin, jotka voivat tulla vastaan, ja tekee neuvottelijasta tilanteessa luontevamman, mikä taas signaloi neuvottelukumppanille asioita mitkä vaikuttavat positiivisesti asemaasi neuvottelussa.

Toiseksi: Jotta neuvottelija osaisi järkevästi kasvattaa kakkua, hänen on tajuttava, kuka istuu toisella puolen pöytää. On tunnettava vastapuoli, ymmärrettävä neuvottelukumppanin intressit. Vastapuolesta on hankittava perustiedot, valmistautuminen neuvotteluun taustatiedoista lähtien on tärkeää, tiedustella ja miettiä skenaarioita vastapuolen vinkkelistä tai heistä. Mitä perusteellisemmin kykenee tekemään taustatyön ja valmistautumisen neuvotteluun, sitä enemmän siitä saa etua eri neuvottelutilanteisiin. Eri vaikuttamisen keinot ja avoimet sekä piilotetut kortit ovat helpommin huomattavissa, kun kykenet asettumaan eri näkökulmiin.

Neuvottelu ei ole vain kakunjakoa, kuten vallalla neuvotellessa, vaan kakun tehokasta kasvattamista niin, että lopulta molemmat hyötyvät enemmän kuin alkutilanteessa: päästään niin sanottuun yhteisvoittoon. (W-W) Neuvottelussa ei ole kysymys vain siitä, mitä itse haluaa, vaan yhtä lailla eläytymisestä vastapuolen tarpeisiin – peliteorian hengessä.

Taitava neuvottelija keskittyy neuvottelutilanteessa neljään perustavoitteeseen: neuvotteluhyödyn jakamiseen, kasvattamiseen, myymiseen ja johtamiseen. Kukin tavoite toteutuu, kun on ensin sisäistetty huippuneuvottelijan tavoitteita vastaavat neljä perusominaisuutta: valta, analyyttisyys, sosiaalisuus ja periaatteellisuus.

Neuvottelun aikana… (Pidä nämä muistissa niin hyvä tulee)

Neuvottelijan tärkeimpiä, ellei peräti tärkein ominaisuus on kyky luoda ja ansaita luottamus. Neuvottelusuhde ansaitaan statuksella, uskottavuudella, tilannetajulla ja empatialla sekä tarjoamalla neuvottelukumppanille tarpeiden tyydytystä.

Suora vallan käyttö voi ilmetä monin eri tavoin, mukaan lukien:

1. Uhkailu: Neuvottelija voi uhata toista osapuolta esimerkiksi vetäytymällä neuvotteluista tai käyttämällä muita keinoja, jotka voivat vahingoittaa toisen osapuolen etuja, ellei tämä suostu tiettyihin ehtoihin.
2. Painostus: Neuvottelija voi käyttää taloudellista, sosiaalista tai poliittista painostusta saadakseen toisen osapuolen myöntymään neuvottelutavoitteisiinsa.

Epäsuoran vallan käyttökeinoista esimerkkejä:

Taktinen hiljaisuus: Neuvottelija voi käyttää hiljaisuutta taktisesti keskustelun aikana. Kun toinen osapuoli esittää tarjouksen tai näkemyksen, neuvottelija voi jättää hetkeksi vastaamatta tai antaa vaikutelman harkitsevaisesta mietinnästä. Tällainen hiljaisuuden käyttö voi saada toisen osapuolen epävarmaksi ja hermostuneeksi, ajatellen, että heidän tarjouksensa ei ollut riittävän hyvä. Tämä voi johtaa siihen, että toinen osapuoli tekee parannetun tarjouksen tai tekee myönnytyksiä saadakseen neuvottelijan palaamaan keskusteluun.

Ajanhallinta: Neuvotteluissa ajanhallinta voi olla tehokas epäsuoran vallan käyttökeino. Osapuoli voi pyrkiä viemään neuvotteluja eteenpäin nopeasti tai hidastamaan niitä tarpeen mukaan. Tämä voi vaikuttaa muiden osapuolten stressitasoon ja heidän valmiuteensa tehdä päätöksiä.

Vipuvaikutteet ovat olennainen osa tehokasta neuvottelua, ja niitä voi olla monenlaisia. Tässä joitakin yleisiä vipuvaikutteita neuvottelussa:

1. Taloudellinen voima: Osapuoli, jolla on enemmän resursseja, rahaa tai taloudellista voimaa, voi käyttää sitä painostuskeinona neuvotteluprosessissa.
2. Tieto ja taito: Neuvottelijalla, joka on paremmin valmistautunut ja tietää enemmän asiasta tai neuvottelukumppanistaan, voi olla tietoedun vipuvaikutus.
3. Aikaresurssi: Jos neuvottelijalla on kiire, hänellä voi olla aikapaineen hyödyntämisen mahdollisuus saada toinen osapuoli suostumaan nopeammin tai myöntymään tietyissä asioissa.
4. Suhdevoima: Hyvä suhde toiseen osapuoleen voi olla voimakas vipuvaikutus, koska se voi helpottaa yhteistyötä ja myötävaikuttaa neuvottelujen onnistumiseen.
5. Lakisääteiset resurssit: Jos neuvottelija voi viitata lainsäädäntöön tai oikeudellisiin velvoitteisiin, hänellä voi olla lakisääteinen vipuvaikutus.
6. Uhka tai palkinto: Tarjoamalla positiivisia palkintoja tai asettamalla uhkia toiselle osapuolelle, neuvottelija voi pyrkiä saamaan haluamansa tuloksen.
7. Yhteistyön mahdollisuus: Jos neuvottelija voi tarjota houkuttelevan yhteistyömahdollisuuden toiselle osapuolelle, tämä voi toimia voimakkaimpana vipuvaikuttimena.
8. Julkisuus ja maine: Julkiset mielipiteet ja yrityksen maine voivat vaikuttaa neuvotteluihin. Uhkaus negatiivisesta julkisuudesta voi olla tehokas vipuvaikutus.

Mikäli ajaudut neuvotteluissa positioajatteluun eli omiin poteroihin, käytä tätä säännöstöä.

• Ihmiset: Erota ihmiset ja ongelmat toisistaan.
• Tarpeet: Keskity tarpeisiin, älä positioihin.
• Vaihtoehdot: Etsi luovasti joukko vaihtoehtoisia ratkaisuja ennen kuin siirryt varsinaiseen päätöksentekovaiheeseen.
• Kriteerit: Edellytä, että lopputulos perustuu objektiivisesti määriteltäviin kriteereihin.

Pareto-optimi= neuvottelujen tehokas huipputilanne, jolloin parempia vaihtokauppoja ei enää voida tehdä ilman, että joku häviäisi.

Peliteoreetikkojen mukaan todennäköisyys päästä tälle ”pareto-rintamalle” kasvaa, kun

Huippuneuvottelija siis tunnistaa disruption mahdollisuutena luoda arvoa ja luo oman neuvotteluympäristönsä tavalla, joka antaa hänelle kilpailuedun.

Neuvottelun jälkihoito… (Jotta luottamuspääoma ja neuvottelustatus kasvaisivat korkoa)

”Vastuullinen neuvottelija käyttää keinoja niin, että voi katsoa itseään ja neuvottelukumppaniaan silmiin jopa vuosikymmeniä neuvottelujen jälkeen.” Periaatteellisuus kantaa hedelmää pitkässä juoksussa.

Kirja esittelee periaatteellisuuden seuraavanlaisesti:

Viisas neuvottelija ei pyri pikavoittoihin vaan rakentaa elämänmittaista hyvän yhteistyön jatkumoa. Varsinkin isot sopimukset, jättiyritysten kumppanuudet, vaativat suuria investointeja luottamustilille. Saavuttamalla luotettavan ja reilun neuvottelijan maineen, saat puolellesi suhdeverkoston, joka tukee ja suojelee tulevaisuuden neuvotteluissa. Jo neuvottelujen aikana tulee muistaa kunnioittaa neuvottelukumppania, ja pyrkiä siihen, että kummatkin osapuolet tuntevat ”voittaneensa” neuvottelut tai ainakin tulleen niistä menestyksekkäinä ulos. Kasvojen menettämisestä ja merkittävästä tappiosta ei ole pitkään iloa, sillä ei koskaan tiedä mihin aiemmin tehdyt teot vaikuttavat.

Loppuun vielä huippuneuvottelijan perusominaisuuksien kiteytykset

• Valta on neuvottelijan kykyä saada haluamansa joko suoraan tai epäsuorasti vaikuttamalla.
• Analyyttisyys on neuvottelijan kykyä luoda ja tunnistaa hyödyllisin sopimusvaihtoehto.
• Sosiaalisuus on neuvottelijan kykyä signaloida ja hallita tunteita sopimustilanteessa.
• Periaatteellisuus on neuvottelijan kykyä saavuttaa pitkällä aikavälillä tavoitteensa.