Viimein tartuin monesti puhuttuun kirjaan tiimien viidestä toimintahäiriöstä. Lähes jokainen tiimissäni on kyseisen kirjan lukenut ja tiimiliiderinä koin, että myös minun on otettava kirja haltuun. 

Tarina tiimien viidestä toimintahäiriöstä oli havainnollistettu hyvin tarinan muodossa, mutta rehellisyyden nimissä odotin kirjalta hieman enemmän. Paneutuminen toimintahäiriöihin on kuitenkin tarpeen. Tarpeen on myös tunnistaa, miten nämä mainitut haasteet heijastuvat Vengaan ja sen arkipäiväseen toimintaan. Kirja oli oikeastaan hyvä valinta tähän hetkeen, sillä olemme jo ennättäneet toimia tiiminä ja peilaaminen menneisyyteen toimintahäiriöiden pohjalta oli toimivaa. Sen lisäksi kykenen reflektoimaan, mitä toimintahäiriöitä meidän tiimissämme esiintyy nyt tässä hetkessä ja kuinka näitä voisimme ennaltaehkäistä omalla toiminnallamme. 

Toimintahäiriöt

Kirja esitti hyvin sen, miten jokainen toimintahäiriö kytkeytyy toisiinsa. Yhden toimintahäiriön haitatessa, on hyvin helposti polku myös toiseen toimintahäiriöön. Ensimmäinen toimintahäiriö on tiimissä vallitseva luottamuspula. Luottamuspulan ydin on se, että tiimiläiset eivät uskalla olla haavoittuvaisia. Tämä on Vengan kohdalla näkyvässä roolissa ja myös koko akatemian yhteisössä. Emme välttämättä uskalla näyttää heikkouksiamme ja päällisin puolin kaikki haluavat näyttää itsestään sen parhaan mahdollisen version. Miedän tulisi osata nauraa enemmän itsellemme, myöntää jos emme hallitse jotain ja kysyä, pelkäämättä että mikään olisi tyhmää. Kaikille se ei välttämättä ole luontevaa ja virheitä tai omia kehityskohteita halutaan piilottaa, sen sijaan että ne tuotaisiin avoimesti ilmi ja jokainen voisi tämän myötä kasvattaa tiimin luottamusta sekä myös omaa oppimista. Kirjan tarinassa oli hyvä harjoitus, jonka jo esittelinkin viikkopalaverissa tiimiläisilleni. Tehtävä, jossa jokainen kertoo avoimesti ja spesifisti omat vahvuutensa, mutta myös heikkouden. Jo tällä harjoituksella saadaan lisää luottamusta sekä ilmapiiriä, että on täysin hyväksyttävää kertoa virheistä, omista haasteista tai kehityskohteista.

Konfliktien pelko on toinen, luottamuspulasta heijastuva toimintahäiriö. Tässä me olemme Vengan kanssa kehittyneet paljon ja tätä oli oivallista verrata viime syksyyn noin vuoden takaiseen. Silloin tiimissämme vallitsi konfliktien pelon toimintahäiriö. Luulimme hetken aikaa, että se oli vain sattumaa, kun jokainen oli samaa mieltä. Hetken päästä ymmärsimmekin, että se ei olekkaan täysin yksiselitteistä. Mielipiteitä ei vain tuotu avoimesti esille siinä hetkessä, vaan jälkeenpäin eriävät mielipiteet tuli ilmoille. Nykyään toimimme tämän asian tiimoilta paremmin. Uskallamme esittää eriäviä mielipiteitä enemmän ja keskustella niistä. Toki avoimuutta voisi lisätä aina, mutta pienin askelin hyvään suuntaan. Tähän liittyen oli kirjan tarinassa hyvää pohdintaa siitä, miksi esimerkiksi palaverit tuntuvat turhilta tai tylsiltä aika-ajoin. Se johtuu pääsääntöisesti siitä, että niissä ei synny konflikteja tai kukaan ei esitä eriäviä mielipiteitä. Kuvitteellinen toimitusjohtaja Kathryn olikin sitä mieltä, että mikäli jonkinlaista konfliktia tai erimielisyyttä ei synny palaverissa, on palaveri ollut turhanpäiväinen. Silloin ei olla keskusteltu tärkeistä asioista, sillä varmasti monen sakin joukkoon mahtuu erilaisia mielipiteitä. Haluan korostaa, että konflikti ei kuitenkaan tarkoita ilmiriitaa tai tappelua, vaan hyvää ajatuksia avartavaa keskustelua eriävistä mielipiteistä. 

Kolmas toimintahäiriö on sitoutumisen puute. Jos kukaan ei ilmaise mielipiteitään, tuskin koskaan päätökseen tullaan sitoutumaan, vaikka olisivat palavereiden aikana suostuvinaan. Tuntuu, että tämä on ollut yksi tiimimme suurimmista toimintahäiriöistä. Tästä toimintahäiriöstä nousi yksi tärkeä pointti, joka sijoittuu etenkin oman tiimiliiderikauden alkuun. Minua ärsytti, että sovituissa asioissa oli häilyvyyttä tai niihin ei koskaan saatu päätöstä aikaan. Keskusteltiin, pohdittiin mutta loppujen lopuksi päätöstä ei tehty. Päätin että tilanteeseen tulisi tehdä muutos, joka joitakin tiimiläisiä loppujen lopuksi kismitti. Kirjassa oli oiva harjoitus sitoutumisen puutteen korjaamiseen, nimeltä ”Takarajat” josta laitan tähän suoran lainauksen: ”Niin yksinkertaiselta kuin se kuulostaakin, parhaita keinoja varmistaa sitoutuminen on käyttää selviä takarajoja, jotka ilmaisevat, milloin päätökset tehdään, ja näistä takarajoista on pidettävä kiinni kurinalaisesti ja tinkimättä.” Asetimme usein uuden Jory:n kanssa tarkkoja päivämääriä, milloin jokin asia tulee olla hoidettu tai teimme tiimimme kanssa yhteisiä linjauksia tarkoista takarajoista. Mielestäni tämä oli hyvä keino, sillä näin ollen tilanne oli kaikille selvä eikä tulkinnanvaraa jäänyt. Myös harjoituksessa mainittiin, että tulkinnanvaraisuus onkin pahin, mikäli tiimi kärsii kyseisestä toimintahäiriöstä. Siksi mielestäni tarkat päivät asioiden hoitamiseen oli oikein toimiva keino.

Neljäs ja viides toimintahäiriö ovat vastuun välttely ja tulosten huomiotta jättäminen. Huomaan, että osittain myös näitä toimintahäiriöitä esiintyy tiimissämme. Tärkeintä olisi se, että asettaisimme tiiminä tason, jolla hommia tehdään. Näin koko tiimi nostaa kuin huomaamatta tasoa. Viimeinen toimintahäiriö, joka tällaisessa ympäristössä on osittain kovin ristiriitaista. Tulosten huomiotta jättäminen ilmenee, kun tiimin jäsenet panevat henkilökohtaiset tarpeensa tiimin yhteisten tavoitteiden edelle. Tämä ei kuitenkaan omasta mielestäni ole täysin huono asia, sillä olemmehan täällä rakentamassa itsellemme verkostoja ja mahdollisuuksia tulevaan työelämään. Missä menee kuitenkin se raja, jolloin tämä toimintahäiriö haittaa koko tiimin toimintaa? Tätä jäin pohtimaan. 

Mitä tästä vien käytäntöön? 

Aikaisemmin mainitsemani luottamukseen liittyvä heikkouksien ja vahvuuksien kartoituas – tehtävä voisi olla hyvin konkreettinen ja vaivaton keino lisätä tiimimme luottamusta. Kirjan lopussa oli myös tiimiarviointi, joka havainnollistaa koko tiimin käsityksen meidän toimintahäiriöidemme laajuudesta. Myös tämä voisi olla yksi osa, jonka voisi toteuttaa esimerkiksi viikkopalaverissa syksyn aikana.