Olen aina ollut suhteellisen hyvä uusien ihmisten kohtaamisessa. En ole kuitenkaan kokenut neuvottelutilanteita koskaan itselleni kovinkaan mieluisiksi. Neuvottelutilanteilta ei kuitenkaan voi välttyä edes tavallisessa arjessa. Kirja pohjustaa neuvottelun olevan prosessi, jossa tavoitellaan yhteistä tahtotilaa sopimuksen kautta.  

Neuvottelun neljä perusulottuvuutta: 

1. Valta 

2. Analyyttisyys 

3. Sosiaalisuus 

4. Periaatteellisuus 

 Kirjassa puhuttiin paljon ihmisen statuksen ilmaistusta neuvottelutilanteessa. Kirjan mukaan jokaisen omaan statukseen vaikuttavat oma tausta, historia, ulkonäkö, äänen mataluus, koulutus, titteli, pituus, maine ja asema yrityksessä. Ymmärtääkseni ihmisen status on neuvotteluissa todella tehokas keino. Statusilmaisut jaetaan kirjan mukaan korkeaan ja matalaan statukseen. Korkean statuksen kommunikaatiossa pyritään vaikuttamaan toisiin, jolloin esimerkiksi puheen ilmaisu on tasaista ja selkeää ja ulkoinen olemus on ryhdikäs ja rauhallinen. Toisaalta puheen vuorovaikutuksessa korkeaan statukseen kuuluu monesti pitkät monologit, toisten keskeyttäminen ja päälle puhuminen. Matalan statuksen kommunikaatiossa pyritään kaikin keinoin välttämään ristiriitoja. Toiminta on vikkelää, nopeaa ja ilmeikästä. Reaktiot ovat nopeita, puheen vuorovaikutuksessa matalan statuksen pääpiirteisiin kuuluu lyhyet välihuomiot, tilan antaminen ja toisten kuuntelu.   

Kirja pyrkii painottamaan sitä, miten pienemmätkin, jopa arkipäiväisiltä keskustelutilanteilta tuntuvat työpaikkakeskustelut ovat oikeasti neuvottelutilanteita. Minun on kuitenkin vaikea mieltää niitä oikeasti neuvotteluiksi. Oma viimeisin neuvottelutilanteeksi mieltämäni tapahtuma on keskustelu, jossa VKK-tyttöjen kanssa keskustelimme mahdollisesta jatkosta ja pallottelimme yhdessä sitä, lähtisimmekö jatkamaan kyseistä projektia.  

Olin siis itse viime kesänä VKK:lla työntekijänä ja niin oli kolme muutakin tyttöä, yhteensä meitä työntekijöitä oli kolmesta eri pinkkutiimistä. Vaihtoehtoina on, että joko jokin tiimi ostaa VKK:n brändin omakseen ja kerää omasta tiimistään projektiryhmän, tai, että ryhdymme yhdessä neljästään uudeksi projektiryhmäksi. Lähinnä pallottelimme ajatuksia ja ideaa yhdessä ja koitimme miettiä mahdollisuuksia ja tilanteita useammalta eri kantilta. Huomioin, että minä itse pidin eniten yllä matalan statuksen kommunikaatiokeinoja, ja niin pitivät pääsääntöisesti muutkin. Välillä hivuttauduttiin korkean statuksen likelle, mutta saimme kuitenkin hyvin käytyä keskustelun läpi. Olin lukenut kirjan juuri ennen tätä neuvottelutilannetta, ja oli hienoa arvioida myöskin keskustelua kirjan antamista näkökulmista, joihin ei olisi aikaisemmin olisi edes osannut kiinnittää samalla tavalla huomiota! 

Neuvottelullamme oli lisäksi selkeä päätavoite: päätyä yksimieliseen ratkaisuun jatkosta VKK:n kanssa ja selkeyttää ajatuksia yhdessä kahvilan suhteen. Pääsimme tavoitteeseen ja neuvottelu kulki systemaattisesti eteenpäin. Olimme rehellisiä omista tuntemuksistamme ja jokainen pääsi puhumaan omalla vuorollaan. Toki lopullinen ratkaisu ja ns. Virallinen päätös jäi vielä odottelemaan siksi aikaa, että keskustelemme jokainen vielä oman tiimimme kanssa asiasta.  

Kirjassa kerrottiin myös neuvottelijan valtarooleista, joista meidän tilanteessamme eniten esillä olivat ehkä kumppanuus ja ystävä-roolit. Olemmehan kaikki neljä kuitenkin samalla luokalla ja työskennelleet koko kesän yhdessä kahvilalla. Meillä on pohjalla jo valmiina kaverisuhde, joten on myös teoreettisesti ihan järkeenkäypää, että roolikäyttäytymisemme pyörivät eniten näillä kahdella osa-alueella. Kirjassa kerrottiin esimerkkinä, että ystävä-roolissa neuvottelija saattaa esittää herkästi tarkentavia ja kunnioittavia kysymyksiä saadakseen lisätietoa asiasta. Tätä keskustelussamme ilmeni paljon varsinkin, kun harhauduimme jo suunnittelemaan mahdollista tulevaa ensi kesää yhdessä projektiryhmänä. Aloimme keskustella jo mahdollisesta roolijaosta, työntekijöiden palkkaamisesta ja omasta työnteon mahdollisuudestamme VKK:lla.  

Kirjassa esiteltiin Harvardin yliopistossa kehitetty nelivaiheinen neuvottelun säännöstö, joka tarjoaa ulospääsyn omista posioista. Näitä ovat: 

• Ihmiset: Erota ihmiset ja ongelmat toisistaan. 

• Tarpeet: Keskity tarpeisiin, älä positioihin. 
• Vaihtoehdot: Etsi luovasti joukko vaihtoehtoisia ratkaisuja ennen kuin siirryt varsinaiseen päätöksentekovaiheeseen. 
• Kriteerit: Edellytä, että lopputulos perustuu objektiivisesti määriteltäviin kriteereihin. 

Nämä muistisäännöt vaikuttivat heti ylös kirjaamisen ansaitsevilta. Tietenkin: jos et ensin hahmota koko kokonaisuutta ja kaikkia niitä vaihtoehtoja, joita kohti neuvottelu voi sinut viedä, on päätöstä mahdoton tehdä. Jotta voit tehdä päätöksiä, joista olet itse ylpeä ja joihin pystyt itse luottamaan, on kokonaiskuva nähtävä. Siispä kaikki mahdolliset vaihtoehdot kannattaa käydä läpi. Näin mekin teimme kahvilan kanssa: mietimme, ottaisiko jonkun meistä tiimi VKK:n omakseen, vai jatkaisimmeko yhdessä yli tiimirajojen ylittävällä projektiryhmäkokoonpanolla. Toisaalta vain me neljä olemme meistä kolmesta tiimistä nyt työskennelleet kahvilalla, ja näin ollen meillä on yhdessä kaikista paras näkemys siitä, mikä VKK:lla toimii ja miten asiat ylipäätään hoidetaan. Henkilön, joka ei ole tehnyt aikaisemmin vuoron vuoroa kahvilalla, voisi olla hankalampi hypätä mukaan kahvilan pyörittämiseen. Ei se tietenkään mahdotonta olisi missään nimessä, mutta se saattaisi olla haasteellisempaa. Lisäksi mietimme yhdessä kaikkia mahdollisia kehitysideoita, joita meille tuli kesän aikana ja lopulla mieleen. Kaikista todennäköisemmin pääsisimme toteuttamaan näitä ideoita yhdessä.  

“Ajanhallinta on osa neuvottelijan analyyttistä kykyä”, kerrotaan kirjassa. Kirjan mukaan monet neuvottelut kaatuvat kiireellisyyteen ja ajan puuttumiseen. Toisaalta on hyvä, että on olemassa jonkinlaiset aikarajat, jotta neuvottelutilanne pysyy tehokkaana ja pysytään asiassa. Meillä itseasiassa nyt ensimmäinen yhteinen neuvottelutilanne tapahtui karanteenien takia Zoomissa. Meillä oli jokaisella vain tasan tunti aikaa, joten menimme heti asiaan ja saimme mielestäni itse asiassa todella hyvin koottua asioita kasaan tuon tunnin aikana, ja mikä parasta, kuten mainitsinkin jo aikaisemmin, pääsimme jo yhteiseen ratkaisuunkin. Suosittelen siis sopivan aikasslotin löytämistä: aikaa ei saa olla liikaa, mutta ei toisaalta myöskään liian vähän. Asian pariin voi ja onkin palattava vielä myöhemmin ensi viikolla uudelleen, mutta alustavien päätösten saamisen kannalta tämä tuntui todella tärkeältä ja ihan hyvin onnistuneelta tapaamiselta. Koin kirjan ylipäätään hyödylliseksi tähän kohtaan, ja oli kiva, miten pääsin tutkailemaan kirjan oppeja käytännössä. Seuraavien vuosien aikana tulen varmasti kohtaamaan lukuisia neuvottelutilanteita, ja odotankin sitä, miten pääsen kehittymään neuvottelijana.