Johdanto

Tässä reflektiossa käsitellään Elina Saksalan Tuottajan käsikirja -kirjan sisältöä ja oppeja. Kerron yleisiä havaintojani ja ajatuksiani liittyen tuottajan työtehtäviin, mutta peilaan etenkin projektinhallintaan liittyviä asioita yhteen asiakasprojektiini liittyen.

Tuottaja

Tuottajan työ ja toimenkuva vaihtelee paljon riippuen millaisessa tuotannossa tuottaja työskentelee. Tuottajia työskentelee muun muassa tapahtumatuotannossa, elokuva- ja tv-tuotannossa, teattereissa ja mediassa. Tehtävät näissä eri tuotannoissa vaihtelee paljon, mutta niitä yhdistää kuitenkin se, että tuottajan on jollain tavalla vastuussa tiimistä, johtamisesta, projektin hallinnoimisesta ja budjetista. Kirjan mukaan tuottajan työllä on kolme perusulottuvuutta: itsensä johtaminen, asioiden johtaminen ja ihmisten johtaminen. Tämän kolmion sisään kätkeytyy kaikki tuottajan tehtävät. Kirjassa kerrottiin paljon tuottajan tehtävistä eri sektoreilla, mutta itse keskityin tuottajan tehtäviin tapahtumien, elokuva- ja tv-tuotannon sekä median parissa.

Tuottaja on johtaja ja esihenkilö

Olen ajatellut tietäväni aika hyvin mitä tuottajan tehtävät ovat ja millaista tuottajan työ on. Olen yhdistänyt sen pitkälti asioiden johtamiseen ja siksi ajattelin, että tämä kirjakin keskittyisi siihen. Kirja kuitenkin, antoi minulle uuden näkökulman tuottajan työhön. Asioiden johtaminen on vain yksi ulottuvuus tuottajan työssä. Tiesin, että tuottaja vastaa esimerkiksi elokuva- ja tv-tuotannossa monesti työryhmän rekrytoinnista ja että tuottajan tehtävä on mahdollistaa tuotannon onnistuminen ja puitteet, en silti jotenkin ollut ajatellut tehtävää ihmisten johtamisen kautta. Nyt kirjan luettuani se tuntuu toisaalta itsestään selvältä. Tuottaja on johtaja ja esihenkilö. Johtajuuden tärkeimpiä tehtäviä on antaa kaikille työryhmän jäsenille mahdollisuus onnistua tehtävässään. Se pitää sisällään sekä asioiden, että ihmisten johtamisen. Tuottajat työskentelevät asiantuntijaorganisaatioissa. Työryhmät kenen kanssa toimitaan, koostuu eri tehtävien ja alojen ammattilaisista ja asiantuntijoista. Luultavasti tuottaja ei ole ketään näistä parempi siinä asiassa mitä he tuotannossa tekevät. Siksi johtaminen ns. perinteisellä johtamistyylillä, missä alaisia käsketään tekemään tietyt tehtävät tietyllä tavalla, ei toimi. Tuottajan tulee johtaa ihmisten hyvinvointia, sparrata, motivoida ja ennen kaikkea mahdollistaa. Tuottaja on palveluammatti. Ja niin kuin monessa muussakin kirjassa on sanottu, hyvä johtaminen lähtee hyvästä itsensä tuntemisesta ja johtamisesta. Se on tuottajan roolissa myös tärkeää. Tuottajan pitää pystyä hallitsemaan omat tehtävänsä ja itsensä, jotta hän voi johtaa isompaa työryhmää ja tuotantoa.

Aftermovietuotantoni

Minulla on juuri tulossa Tiimiakatemian ajan viimeinen iso projekti, joka on myös omalla tavalla videotuotantourallanikin merkittävä ja haastava projekti. Tehtäväni on toteuttaa musiikkifestareiden aftermovie. Olen tehnyt erilaisia aftermovieita tapahtumista ennenkin, mutta tässä tuotannossa on monta asiaa, mitkä tekevät siitä erilaisen, mielenkiintoisen ja haastavan. Aftermovie tulee olemaan ns. hybridi versio ”perinteisestä” aftermoviesta (jossa on lähinnä kuvituskuvamateriaalia hyvästä menosta ja tunnelmasta sekä taustamusiikkia) ja musiikkivideosta. Festarit kestävät yhden viikonlopun, jonka aikana tulee kuvata sekä festareiden esiintyjiä kolmella eri lavalla ja yleistä tunnelmaa että musiikkivideopätkiä artistien kanssa. Aftermoviessa tulee olemaan neljän festareilla esiintyvän artistin biisistä pätkä ja näiden artistien kanssa kuvaamme aftermovieta varten musiikkivideopätkiä. Tämä tapahtuu siis samaan aikaan kun itse festarit ovat käynnissä. Näiden asioiden lisäksi tuotannosta haastavan tekee se, että itse aftermovie tullaan näyttämään kyseisillä festareilla sunnuntaina osana viimeistä ohjelmakokonaisuutta. Eli video pitää editoida käytännössä valmiiksi viikonlopun aikana, ennen kun festarit edes ovat päättyneet. Onneksi en ole tekemässä tätä tuotantoa täysin yksin vaan olen hankkinut ympärilleni kaksi luotettavaa kollegaani, joiden kanssa toteutamme tämän tuotannon. Videotuotantoprojekteissa olen tottunut siihen, että usein vastaan monesta tuotannon tehtävästä ja roolista, kuten kuvaamisesta, leikkauksesta, ohjaamisesta ja tuottamisesta. Tässäkin tuotannossa olen sekä kuvaaja, leikkaaja, ohjaaja että tuottaja. Nyt minulla on projektitiimissä myös kaksi ns. alaista, sillä olen palkannut nämä kuvaajat tekemään tuotantoa kanssani. Tämä jonkin sortin esimiesaspekti on tuo myös tähän projektiin uudenlaista haastetta. Itse viikonlopun tuotannon lisäksi minun on pitänyt hoitaa tuottajan roolissa projektin myynti, budjetointi, suunnittelu asiakkaan kanssa, projektitiimin rekry, kaluston valinta ja hankkiminen, videon käsikirjoitus, tuotannon aikataulutus festareiden aikana ja lukuisia muita asioita kuten logistiikka yms. Kaiken kaikkiaan voi tiivistää, että kyseessä on monipuolinen ja haastava projekti, jossa minulla yhtenä isona roolina on olla tuottaja. Lisäkseni, tuottajaksi voidaan laskea myös asiakkaan puolelta henkilö, kuka on hoitanut käytännönasioita festareiden puolelta.

Tämä kirja on siis hyvinkin ajankohtainen minulle ja antaa minulle hyviä eväitä tätä projektia varten. Toki kirjan lukeminen muutama kuukausi sitten olisi voinut olla vielä parempi, sillä nyt kirjoittaessani festareihin on enää muutama päivä. Pystyn kuitenkin reflektoimaan tämän projektin kautta kirjan oppeja jo tässä kohtaa. Tuotannon jälkeen reflektoin projektin onnistumista projektimotorolassa.

Projektinhallinta

Kirjan mukaan projektilla on aina tilaaja tai omistaja, joka määrittelee mm. tavoitteen, aikataulun, resurssin ja sisällön. Lisäksi projektilla tulee olla projektinvetäjä tai projektipäällikkö, jonka tehtävä on pitää huoli, että projekti toteutetaan tilaajan tavoitteiden ja resurssien mukaan sekä johtaa projektiryhmää. Monissa tuotannoissa tuottaja on projektinvetäjä. Kirjassa projektinhallinta oli jaettu kymmeneen vaiheeseen:

Tavoitteiden asettaminen

Ensimmäinen vaihe ”tavoitteiden asettaminen” on hyvin tärkeää. Jos tuottaja ei tiedä mitä ollaan tekemässä ja miksi, niin työryhmän ja koko projektin johtaminen on vaikeaa. Eli määritellään tavoitteet, mitä ollaan tekemässä, minä ajankohtana ja millä resursseilla projekti toteutetaan. Minun aftermovieprojektissani tavoitteet ja lopputulos on selkeänä, sillä olemme käyneet tilaajan kanssa useamman keskustelun viimeisten kuukausien aikana, jossa nämä on käyty läpi.

Aikataulutus

Tavoitteiden asettamisen jälkeen tulisi määritellä alustava aikataulu projektille. Sen avulla saadaan paremmin käsitys siitä, mitä projekti tulee vaatimaan. Aikataulua tarkennetaan projektin edistymisen myötä.

Vaiheistaminen ja organisointi

Projekti tulisi jakaa pienempiin osiin ja määritellä niille vastuuhenkilöt. Tätä tehdään mielestäni Tiimiakatemialla hyvin. Usein heti projektin alussa kerätään projektitiimi ja jaetaan projekti eri osiin ja määritellään osille vastuuhenkilöt. Esimerkiksi usein tapahtumaprojekteissa joku vastaa markkinoinnista ja viestinnästä ja joku ohjelmasta ja esiintyjistä yms. Tässä projektinhallinnan vaiheessa on myös tärkeää käydä läpi miten eri osat tai tiimit jakavat tietoa ja viestivät keskenään. Pidetäänkö palavereita, ja ketkä niissä on mukana? Esim.  24 h synnytystapahtumaprojektissa toimi mielestäni hyvin se, että eri osa-alueiden vastuuhenkilöt pitivät säännöllisesti palavereja. Näin tieto liikkui, mutta säästettiin aikaa, ettei kaikkia tarvittu palavereihin.

Aftermovieprojektissani tämä vaihe on toki ollut hieman suppeampi, sillä tuotanto on pitkälti pelkästään minun vastuullani ennen itse festariviikonloppua, jolloin mukana on myös kuvaajat. Toki kuvaajien kanssa olemme käyneet läpi kuka tekee ja mitä.

Riippuvuuksien hallinta

Monesti projekteissa eri vaiheet ja osat ovat riippuvaisia toisistaan. Esimerkiksi tapahtumissa koristelua ja tekniikkaa ei voi suunnitella kunnolla ennen kuin tapahtumapaikka on tiedossa. Mainoksia ei voida tehdä ennen, kun graafinen ilme on luotu. Nämä projektin osien erilaiset riippuvuudet kannattaa huomioida projektin suunnittelun alussa, jotta eri vaiheet voidaan aikatauluttaa niin, että projekti etenee jouhevasti eteenpäin.

Resursointi

Resursointi-vaiheessa tulee tehdä mahdollisimman tarkka työsuunnitelma ja selvittää mitä eri resursseja projektin toteuttamiseen vaaditaan. Mitä osaamista tarvitaan ja kuinka paljon henkilökuntaa? Mitä muita resursseja tarvitaan ja pysytäänkö budjetissa?

Olen itse nyt jo tajunnut, että olen aliarvioinut tarvittavat resurssit ja aikataulun aftermovieprojektissani. Minulla olisi pitänyt olla enemmän aikaa tuotannon suunnitteluun, mutta nyt opinnäytetyön ja erilaisten muiden rästitehtävien (kuten tämänkin reflektion kirjoittaminen) on vienyt aikaa tuotannon suunnittelulta. Olin ajatellut, että aikaa olisi enemmän käytettävissä. Aliarvioin ehkä myös tarvittavan henkilöstön määrän. Nyt kun suunnittelu on edennyt projektissa pidemmälle, olen tajunnut, että yksi tai kaksi ihmistä lisää tuotantoon helpottaisi tuotannon toteuttamista ja vähentäisi työtaakkaa yksittäisten ihmisten harteilta. Toisaalta tuotannon budjetti on hyvin rajallinen ja halusin pystyä maksamaan työryhmälle asiaankuuluvan palkkion.

Roolitus ja delegointi

Kirjassa oli tähän vaiheeseen kirjoitettu teksti, josta minun pitäisi tehdä ehkä jopa taulu, jotta muistaisin nämä asiat joka projektissa.

”Projektin kokonaisjohtaminen vie aikaa, älä yliarvioi omaa kapasiteettiasi. Luota ja tue – älä hengitä niskaan! Kuuntele. Ole avoin palautteelle ja uusille ehdotuksille. Delegoi, fasilitoi, organisoi, anna palautetta, viestitä – älä tee kaikkea itse,”

Tuo kohta tiivistää mielestäni kirjan kaikki parhaimmat jutut hyvin. Tunnistan tästä useita juttuja, joihin olen kompastunut monissa projekteissa ennen Tiimiakatemiaa ja sen aikana. Monesti yliarvoin oman kapasiteetin ja olen turhan optimisti oman ajankäyttöni suhteen. Tykkään ottaa vastuuta ja tehdä asioita itse, mutta pitäisi muistaa, että etenkin jos on vastuussa projektista tai edes projektin osasta, ei kaikkea voi tehdä itse. Pitäisi luottaa muuhun työryhmään ja tukea sitä suoriutumaan työssään mahdollisimman hyvin. Onneksi olen myös Tiimiakatemian aikana huomannut, että olen kehittynyt tässäkin asiassa. Pystyn paremmin jakamaan vastuuta, delegoimaan asioita ja luottamaan tiimiin.

Riskien hallinta

Kaikkia projekteja varten pitäisi tehdä tarkka riskianalyysi. Aina voi sattua yllättäviä asioita ja siksi pitäisi olla aina ”Plan B”. Mitkä kaikki asiat voivat mennä pieleen ja mitä sitten tehdään? Jos on esimerkiksi ulkotapahtuma ja sataa vettä, mitä tehdään? Mitä tehdään tilanteessa, jos joku työryhmästä sairastuu? Projektipäällikkö on vastuussa myös työturvallisuudesta, joten erilaiset riskitilanteet ja toimenpiteet niiden ehkäisemiseksi tulee käydä läpi. Riskien hallinta on asia mihin itse olisin voinut ja voisin panostaa enemmän projekteissa. Kuten aiemmassa kohdassa sanoin, tykkään tehdä asioita itse ja ottaa vastuuta. Usein myös projektin tai tuotannon onnistuminen on ollut minusta kiinni. Joissain projekteissa toki se on pakko olla niin, mutta esimerkiksi jos suunnitellaan tapahtumaa, jossa sen siirtäminen ei välttämättä ole vaihtoehto, ei ole hyvä, jos tapahtuman onnistuminen on yhdestä henkilöstä kiinni. Jos halutaan hallita riskejä mahdollisimman hyvin, kukaan työryhmän jäsen ei saa olla korvaamaton, koska kuka vaan voi sairastua ja mitä vaan voi tapahtua.

Sisäinen viestintä

Palavereja ei kannata pitää vain palaveeraamisen takia. Sillä, että mietitään mitkä palaverit ovat tarpeellisia ja kenelle, säästetään paljon ihmisten työaikaa ja tehostetaan viestintää. Projektipäällikön kannattaa myös miettiä missä kaikissa palavereissa tulee hänen itsensä olla paikalla ja mitkä palaverit hoituvat alaryhmien vetäjien puolesta. Sisäiseen viestintään kannattaa myös sopia selkeästi tietyt kanavat missä viestintä tapahtuu. Vapaamuotoisemmalla viestinnällä on myös suuri vaikutus ryhmähenkeen ja tekemisen motivaatioon.

Tämä on asia mihin olen aftermovieprojektissani pyrkinyt panostamaan. Tiedän itse kokemuksesta, että ei ole kiva olla projektissa mukana missä ei saa selkeitä infoja mitä ollaan tekemässä ja miten. Se, että saa turhankin kattavat informaatiot hyvissä ajoin harvemmin harmittaa. Olen pyrkinyt viestimään projektiryhmälle kaiken oleellisen sitä mukaan, kun saan asioita itse tietoon. Toki se, että suunnitelmat tarkentuvat nyt hyvin lähellä festariviikonloppua vaikuttaa siihen, että en ole voinut kaikkea infoa antaa hyvissä ajoin. Hyvästä viestinnästä pyrin huolehtimaan myös festareiden ajan, jotta varmistamme, että kaikki ovat ns. samalla sivulla tekemisessä.

Tiedotus ja markkinointi

Projektille tulee laatia markkinointi- ja viestintäsuunnitelma jo suunnitteluvaiheessa. Näihin suunnitelmiin tulee määritellä kenelle viestitään, miten he tavoitetaan ja millaisella viestinnällä. Suunnitelmissa tulisi olla myös talouslaskelmat, siitä mitä markkinointi ja viestintä kustantaa.

Aftermovieprojektissani tämä kohta ei ole oleellinen, sillä lopputuloksen julkaisu ja jakaminen on asiakkaan/tilaajan vastuulla ja etukäteen suunniteltu.

Aloitus – seuranta – ja ohjaus – lopetus

Suunnittelun jälkeen alkaa itse toteutus. Kirjassa kehotetaan pitämään innostava aloituspalaveri. Kun projekti alkaa projektipäällikön tehtävä on mm. seurata säännöllisesti projektin eri osioiden edistymistä, määritellä välietappeja, antaa ja pyytää palautetta sekä tukea työryhmää. Kun projekti on valmis on tärkeää kiittää ja palkita työryhmä. Projektin jälkeen on hyvä pitää myös arviointipalaveri, jossa on mukana projektin keskeiset toimijat. Käydään läpi kokemukset, onnistumiset, epäonnistumiset, tulokset ja saatu palaute. Nämä kaikki tulee myös kirjata ylös, jotta opit voidaan viedä myöhemmin käytäntöön. No tämähän kuulostaa tutulta meille Tiimiakatemialaisille. Eli siis jälkimorotola projektiryhmän kesken. Sehän on tuttua jo aiemmista projekteista, mutta myös aftermovieprojektissani tulen tekemään itse motorolan koko projektista, mutta käyn myös tuotantotiimin kanssa festareiden jälkeen lyhyen läpikäynnin mikä meni hyvin ja huonosti ja mitä voisi ensikerralla tehdä toisin. Pyrin saamaan myös tilaajalta kattavan palautteen tuotannosta, jota voin reflektoida.

Lopuksi

Tämä kirja oli itselleni hyödyllinen, koska pääsin reflektoimaan kirjan oppeja hyvin aiempiin tapahtumaprojekteihin, mutta myös tuleviin projekteihin. Huomasin paljon asioita, joita olen ja olemme Tiimiakatemialla tehneet jo hyvin, mutta kirjasta nousi myös useita kehityskohteita. Aion jatkossa lähestyä tuottajan tehtäviä ihmisten johtamisen kärjellä pelkkien asioiden johtamisen sijaan.