Johdanto

Olen viimeisimmissä esseissäni reflektioinut kirjoja ja niiden oppeja videotuotantoliiketoimintaani, vielä tarkemmin ensi vuoden suunnitelmiin. Opinnäytetyö ja muut projektit on vienyt tehokkaasti aikaani oman liiketoimintani kehittämisestä ja ensi vuoden suunnittelusta. Tällä hetkellä suunnitelma on siis siirtyä täysipäiväiseksi yrittäjäksi valmistumisen jälkeen. Minulla ei ole viimeisen parin vuoden aikana ollut selkeää strategiaa yritystoiminnassani liittyen videotuotantoihin. Olen tehnyt erilaisia valo- ja videokuvausprojekteja vähän sitä mukaan, kun niitä on tullut. Paineita tekemiseen ei oikeastaan ole ollut, koska tekemäni projektit ovat tuoneet rahaa hyvin gäppiin niin, että olen voinut tehdä tarvittavia investointeja esimerkiksi kalustoon sekä nostaa itselleni palkkaa. Nyt syksyllä, kun valmistuminen on lähestynyt, olen joutunut hieman miettimään tarkemmin omaa tekemistäni yritystoimintani eteen. Ensi vuonna oma toimeentuloni riippuu täysin yritystoiminnastani ja olen täysipäiväsesti yrittäjä. Sen takia yritystoiminnalla ja tekemiselläni täytyisi olla selkeämpi tavoite ja suunta mitä kohti kulkea. Toimintaa täytyy kasvattaa, sillä nykyinen projektimäärä ei riitä pidempään täysipäiväiseen yrittäjyyteen. Toki valmistuminen Tiimiakatemialta vapauttaa myös viikosta paljon aikaa yritystoiminnan pyörittämiseen. Toiminnan kasvattaminen vaatii erilaisia toimenpiteitä, suuntaa ja mitattavia tavoitteita. Jaana suositteli minulle kirjaa ”Strategia arkeen okr-mallilla”. OKR-malli vaikuttaa erinomaiselta työkalulta minulle nyt kun tarvitsen yritystoiminnalleni selkeämpää suuntaa. OKR-malli ei toki ole strategian luomisen työkalu, mutta se auttaa minua viemään strategiani käytäntöön ja menemään oikeaan suuntaan tekemisessä, kun olen luonut itselleni strategian. Tässä relfektiossa avaan hieman, mikä tuo OKR-malli on ja miten aion hyödyntää sitä yritystoiminnassani.

OKR-malli lyhyesti

OKR-malli on yksi muutosjohtamisen ja tavoitteiden asettamisen sekä seurannan työkalu. Lyhenne OKR tulee sanoista objectives and key results. OKR koostuu kahdesta osasta eli tavoitteista (Objectives) ja avaintuloksista (Key Results). Mallin perustuu siihen, että asetetaan yrityksen strategian ja suunnan mukaisia kunnianhimoisia tavoitteita ja avaintuloksia, jotka ovat mitattavia saavutuksia, joiden avulla tavoitteiden toteutumista voidaan seurata. Tarkoituksena on asettaa maksimissaan viisi kärkitavoitetta ja jokaiselle näistä tavoitteista viisi avaintulosta.

Tavoitteet

Tavoitteita ei pidä olla enempää kuin viisi, sillä tekemisen pitää keskittyä tiettyihin asioihin kerrallaan. Jos mihinkään ei keskitytä, niin mitään ei saada kokonaan valmiiksi. Tavoitteita ei kuitenkaan tarvitse olla viittä vaan esimerkiksi 2–3 tavoitetta riittää myös hyvin. Tavoitteiden avulla määritellään se muutos ja lopputulos, joka halutaan saada aikaan. Tavoitteet tulee asettaa tiimitasolle niin, että kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät ne ja voivat omalla työllään edistää niitä. Tavoitteet voivat olla myös kunnianhimoisia.

Avaintulokset

Avaintuloksilla on tarkoitus seurata määritellyn tavoitteen saavuttamista ja toteutumista numeroiden avulla. Avaintulokset saa määriteltyä, kun miettii, että minkä asian tai asioiden pitää muuttua, jotta valittu tavoite saavutetaan. Avaintuloksen tulee olla numeerinen eli se ei saa olla tulkinnanvarainen. SMART-kriteeristö on hyvä työkalu avaintulosten määrittämiselle. ”Tee enemmän kauppaa” on huono avaintulos, koska se ei ole selkeä ja numeerinen. Sen sijaan lähetä 50 tarjousta tai klousaa 10 kauppaa ovat mitattavia, selkeitä ja numeerisia avaintuloksia. Avaintulosten täytyy olla sellaisia, että tiimi tunnistaa, kun ne ovat saavutettu. Pääsääntöisesti avaintulokset määritellään yhdeksi kvartaaliksi kerrallaan. Avaintuloksiakin tulee olla maksimissaan viisi, jotta seuraaminen on mahdollista. Avaintulos ei voi olla lyhyt kertasuorite, jonka voi tehdä ns. yhdeltä istumalta vaan avaintulosten tulisi olla pidemmän aikavälin prosesseja tai projekteja.

Avaintulosten seuraaminen

Tyypillisin ja yksinkertainen malli seurata avaintulosten edistymistä on Googlen kehittämä kolmen värin liikennevalomalli. Avaintulokset arvotetaan asteikolla 0,0–1,0. Arvo 1.0 vastaa avaintuloksen saavuttamista eli jos avaintulos on ”lähetä 50 tarjousta” ja kvartaalin aikana on lähetetty 50 tarjousta niin tämä vastaa arvoa 1,0. Jos taas esimerkiksi on lähetetty vain 25 tarjousta eli 50 %, tämä vastaa arvoa 0,5. Arvot on jaettu kolmeen luokkaan, liikennevalotyyliin eli: 0,0-0,3 = punainen, 0,4-0,6 = keltainen ja 0,7-1,0 = vihreä. Tällä mallilla edistymistä on helppo seurata yhdellä vilkaisulla. Edistymistä mitataan usein viikkotasolla.

Avaintuloksista usein myös luodaan suoraa pienempiä tehtäviä. Jos tavoitteena on kasvattaa myyntiä ja avaintuloksena tehdä 50 tarjousta, voisi tehtävä tähän avaintulokseen olla ”tee tarjous yritykselle x”. Ne ovat pienempiä steppejä millä päästään kohti avaintulosta.

OKR-mallin aikajana

Kirjassa esitettiin OKR-mallin tyypillinen aikajana, jossa on kolme osaa: visiojakso, pitkä toteutusjakso ja lyhyt toteutusjakso. Visiojakso kestää yleensä noin viisi vuotta, pitkä toteutusjakso vuoden ja lyhyt toteutusjakso kvartaalin. Visiojaksossa määritellään strategiset pitkän tähtäimen tavoitteet. Ennen tätä ensimmäistä vaihetta yrityksellä tulisi olla kuitenkin visio ja siitä johdettu strategia. Ilman näitä ei ole selkeitä suuntaviivoja, ja muutosjohtaminen ilman suuntaa on hyvin epämääräistä. Visiojaksolla määritellään pitkän aikavälin tavoitteet, sellaiset, jotka kuvaavat sitä lopputulosta, mihin visiojakson aikana ollaan menossa. Visiojakson tavoitteet voivat olla korkealla.

Pitkällä toteutusjaksolla määritellään vuositavoitteet. Vuositavoitteiden tarkoitus on pilkkoa visiojakson tavoitteet pienemmiksi paloiksi, jotta tavoitteet on helpompi pilkkoa palasiksi tekemisen tasolle kvartaalitavoitteissa. Vuositavoitteille luodaan myös jo avaintulokset. Vuositavoitteet ovat pääasiassa yritystason tavoitteita.

Lyhyellä toteutusjaksolla määritellään kvartaalitavoitteet, eli tavoitteet, jotka määrittelevät ja ohjaavat tekemistä tänään ja huomenna. Isommissa yrityksissä tiimit luovat kvartaalitavoitteet itselleen. Nämä ovat niitä tavoitteita minkä eteen siis jokainen työntekijä yrityksessä voi tehdä töitä.

Miten ja missä minä voisin hyödyntää OKR:ää?

Nyt kun olen tutustunut kirjan myötä OKR-menetelmään, tuntuu siltä, että sitä täytyy kokeilla omassa yritystoiminnassani. Kirjassa kuitenkin useammassa kohdassa kerrottiin, että yrityksellä pitää olla strategia tai ainakin sen raakile, ennen kuin OKR-mallia aletaan käyttämään. Kuten reflektion alussa kerroin, minulta puuttuu selkä strategia omasta yritystoiminnastani. Se on siis ensimmäinen steppi, mitä minun tulee nyt loppuvuoden ja ensi alkuvuoden aikana tehdä. Määritellä visio, missio ja strategia. Sen jälkeen voin aloittaa suunnittelun visiojaksosta ja määritellä pidemmän aikavälin suuntaa ja sitten edetä kvartaalitasolle. Eli tällä hetkellä minulta puuttuu tuota pohjaa mikä pitää rakentaa ennen OKR-mallin käyttöönottoa.

No uskon, että pienessä mittakaavassa tuota mallia voi silti hyödyntää. Ymmärrän, että jos puhutaan ison yrityksen muutosjohtamisesta ja sitä lähdetään viemään eteenpäin ilman strategiaa niin meno voi olla aikamoista, mutta jos sovellan OKR-mallia omissa projekteissani tai yritystoimintani osissa niin siitä on varmasti hyötyä, vaikka selkeää strategiaa ei olisi. Ainakin voin harjoitella OKR:n käyttöä.

Teen tähän reflektioon esimerkin / harjoituksen OKR-mallin soveltamisesta omaan yritystoimintaani ensi vuotta ajatellen.

Tavoitteet ja avaintulokset

1. Yritystoiminnalla on selkeä suunta ja strategia
   • Olen tehnyt liiketoimintasuunnitelman, joka sisältää palveluiden, kohdemarkkinan ja kilpailuedun analyysin.
   • Olen tehnyt kilpailija-analyysin 15 kilpailevasta yrityksestä.
   • Olen määritellyt 3 kasvualuetta tai näkökulmaa mihin minun kannattaisi panostaa.
2. Asiakaskunta on laajentunut ja yritystoiminta kasvanut
   • Hanki 5 uutta yritysasiakasta
   • Liikevaihto 2x
   • Keskimääräisiä hintoja nostettu 20 %
3. Markkinointi on aktiivisempaa
   • Palveluiden markkinoinnille tehty sekä pidemmän aikavälin suunnitelma, että kvartaalisuunnitelma
   • Nettisivut uusittu kokonaan
   • Vähintään 1 julkaisu / viikko somekanaviin
   • 1 hieman pidempi postaus tai artikkeli / kk

Osa näistä avaintuloksista kuten tavoitteen 1 ensimmäinen avaintulos, ei ole numeerisia. Kyseessä on kuitenkin iso prosessi, jota ei voi tehdä kerralla valmiiksi, joten voidaan ajatella, että avaintulos on tehdä liiketoimintasuunnitelma 100 % valmiiksi. Myös esim. 3. tavoitteen toinen avaintulos on vastaavanlainen pitempi projekti, joka voidaan jakaa myös pienempiin osiin ja seurata sen avulla etenemistä. Vaikka yritystoiminnallani ei ole selkeää strategiaa pystyn hyödyntämään OKR-mallia strategiaprosessin edistämisessä. Nämä kaikki tavoitteet eivät ole välttämättä samalle kvartaalille, sillä ensin pitää toteuttaa tuo ensimmäinen tavoite, jotta seuraavia voi lähteä viemään eteenpäin. Osa näistä on ehkä enemmän pitkän toteutusjakson tavoitteita ja osa lyhyen toteutusjakson tavoitteita.

Uskon, että OKR-mallin hyödyntämisessä kehittyy, kun kokeilee sitä käytännössä ja tekemisen ja virheiden kautta. Kokeilemalla löytyy myös parhaat tavat määritellä ja seurata tavoitteita ja avaintuloksia. Se voi olla Excel-taulukko tai kunnon OKR-järjestelmä. Itse aloitan Excel-taulukosta.