Toimiva johtaminen käytännössä

 

Johdanto

 

Fredmund Malikin kirja Toimiva johtaminen käytännössä on kuin ohje, kuinka kasata sänky. Se on jaettu neljään osaan, ensimmäinen osa nimeltään ammattimaisuus käsittelee kliseistä oikein vai väärin kysymystä ja tarjoaa näkökulmia tilanteiden tunnistamiseen. Toinen osa muodostuu tehokkaan johtamisen kuudesta periaatteesta ja kolmas osa tehokkaan johtamisen viidestä tehtävästä. Viimeinen ja neljäs osa kokoaa tietoja yhteen kirjan aikaisemmista vaiheista sekä muodostaa niiden avulla tehokkaan johtamisen välineet. Neljä helppoa osiota ja noin 300 sivua myöhemmin tajusin, että otsikointi kirjassa oli epäonnistunut, ensi kerralla luen kirjan ennen sisällysluettelon lukemista, jotta odotukset ja ennakointi jäävät pois.

 

Ammattimaisuus

 

Ensimmäisessä osassa mielenkiintoni herätti heti ensimmäiset osiot, ihanteellinen johtaja ja tehokas ihminen. Tajusin välittömästi, kuinka monesti törmään kysymykseen millainen on hyvä tai jopa ihanteellinen johtaja. Jokaisella ihmisellä on varmasti oma mielipide siitä, että millainen on hyvä johtaja tai miten sellainen toimii, kirjassa tuotiin lyhyesti ja ytimekkäästi esiin se, että pelkän johtaja-sanan vaikutus ihmisiin on huomattava. On oletettavaa, että jokainen haluaa olla johtamassa jotakin elämänsä aikana, silti suurimmalla osalla johtaminen jää itsensä johtamiseen. Paras valinta ensimmäiseksi kappaleeksi kirjassa mitä olen ikinä lukenut, helppo tapa saada ihmiset jatkamaan kirjan lukemista, jotta se tarjoaisi vastauksia mielessä pyöriviin kysymyksiin. Tehokas ihminen eli tehokas johtaja on käsite, joka usein ohitetaan ihmisen luonteella tai työtehtävällä, kirjassa korostettiin, että tehokas johtaja ei ole nero vaan pelkästään tavallinen ihminen niin kuin kaikki muutkin. Mutta miksi joku on tehokas johtaja? Suoritustaso on tärkeämpi mittari kuin huippusuoritukset, jos jokapäiväinen suoritustaso on hyvä, kehityt tehokkaaksi, yksittäiset huippusuoritukset antavat ihmisille ajateltavaa mutta alhainen suoritustaso muuten nostaa kontrastia, jolloin normaalia työpanosta aletaan kyseenalaistamaan.

 

Tehokkaan johtamisen periaatteet

 

1. Tulossuuntautuneisuus
2. Osa kokonaisuutta
3. Vähään keskittyminen
4. Vahvuuksien hyödyntäminen
5. Luottamus
6. Positiivinen ajattelu

 

Heti aluksi haluan asettaa periaatteet omaan perspektiiviin, toinen ja kolmas periaate olivat minulle vieraita. Neljä muuta olen yrittänyt sisäistää jo pidemmän aikaa ja työskennellä niiden eteen ruohonjuuritasolla, vahvan urheilutaustan takia ne ovat myös osa-alueet, joista minulla on kokemusta. Tulossuuntautuminen on ehdottoman tärkeää jokaisella yrityksen aspektilla ja yhteinen tavoite tuloksen parantamiseen on ainoa keino siihen, kapitalistinen ajattelumaailma edesauttaa tätä periaatetta huomattavasti, joten se on tuttua etenkin Suomessa. Toinen periaate saa ajattelemaan mikä on kokonaisuus. Yritys vai osasto vai pelkästään oma työnkuva. Oma panos organisaation menestymisen kannalta on todennäköisesti epäselvää useimmille. Korttitalovertaus selventää hyvin, että jokaisen osa-alueen yrityksessä on oltava kunnossa, jos se haluaa menestyä tuloksellisesti mutta myös mukavana työpaikkana. Vähään keskittyminen voi olla jopa avain menestymiseen, kun keskitytään sopivan kokoisiin asioihin ja ne tehdään kunnolla, niin suoritustaso pysyy korkealla ja laadun heittelyä tapahtuu vähän. Neljäs periaate on henkilökohtaisesti tärkein, koska uskon että jokaiselle on oma paikkansa ja kun se löydetään, pystyy johtaja tai työntekijä maksimoimaan panostuksensa. Vahvuuksien tunnistaminen on hankalampaa kuin heikkouksien mutta se on osa kokonaisvaltaista työskentelyä, joka vie ns. työt kotiin asti eikä keskity pelkästään toimistotunteihin. Luottamus, tärkeä aspekti, joka luo perustukselle yritykselle. Ilman luottamusta ei ole mahdollista onnistua missään muussakaan periaatteessa kunnolla. Positiivinen ajattelu on tärkeä osa johtamista, pitää pystyä ajattelemaan ja luottamaan siihen, että alaiset osaavat hommansa ja pystyvät tuottamaan tarvittavat työkalut johtajille, jotta toiminta etenee oikeaan suuntaa, johtajat toimivat kuitenkin paljon liikennemerkkeinä alaisille.

 

Tehokkaan johtamisen tehtävät

 

Tavoitteista huolehtiminen, organisointi, päätöksenteko, valvonta, ihmisten kehittäminen ja tukeminen. Viisi tehtävää, jotka muodostavat hyvän pohjan jokaiselle projektille tai työlle kokonaisuudessa. Tavoitteet kuukausi, projekti tai vuositasolla muodostavat selkeän maalin johon työntekijöiden on helpompi pyrkiä ja sitä kautta saamaan välittömän palautteen, kun työ on tehty eikä epätietoisuutta kerkeä edes muodostua. Organisointi on tarpeellista mutta siinä on mahdollisuus myös mennä yli, ylimääräinen organisointi muodostaa liikaa epämääräisiä asemia tai työtehtäviä. Päätöksenteko on osoittautunut haastavammaksi mitä ajattelin ennen Tiimiakatemiaa, päätöksentekoprosessi on päätettävä yhdessä ja päätökset ovat aina tehtävä, vaikka se aiheuttaisi mielipahaa tai erimielisyyttä, huonokin päätös on tärkeämpi kuin ei päätöstä ollenkaan. Valvonta, kyttäyskulttuuri heikentää luottamusta mutta tuloksia on tarkasteltava kriittisesti. Tavoitteiden tutkiminen ja täyttäminen ovat oivallinen tapa valvoa niin ettei ketään nosteta erikseen tikunnokkaan. Hyvän johtajan peruspilarina toimii myös ihmisten kehittäminen ja tukeminen, oppiminen ei lopu koulunpenkille ja usein menestyvissä yrityksissä myös työntekijät sekä johtajat kehittyvät, jotta toiminta jatkaa etenemistä eikä kangistuta kaavoihin. Muitakin tehtäviä tietenkin löytyy mutta kohtuus kaikessa!

 

Tehokkaan johtamisen välineet

 

Kokous, säännölliset mutta sopivin väliajoin järjestetyt kokoukset säilyttävät mielenkiinnon ja samalla tarjoavat eri asemissa olevien avointa ajatustenvaihtoa asiasta kuin asiasta. Valmistelu ja kokouksen johtaminen myös varmistavat sen, että siitä tulee hyödyllinen ja kiinnostava, lennosta suunniteltu kokous yleensä jättää enemmän kysymyksiä kuin tarjoaa vastauksia, huonossa tapauksessa palaverista tulee kuulustelu ilman selkeää vuoropuhelua. Raportointi, se tarjoaa toimintaan läpinäkyvyyttä kumpaankin suuntaa. Työn suunnittelu ja tehtävän valvonta on täysin normaalia kaikilla aloilla mutta sitä ei koskaan sovi unohtaa. Henkilökohtaiset työskentelymenetelmät jokaisen on luotava itse apua kysymällä ja kehittämällä omaa osaamistaan. Budjetti ja budjetointi luo taloudelliset rajat projekteille, useimmille se myös luo mahdollisuuden laskeskella tarvittavat työmäärät ja työn taloudellisuuden myös henkiseltä puolelta. Pienen budjetin projektit pitäisivät kuluttaa vähemmän kuin suuret jos se on tehty kaikille selväksi. Suorituksen arviointi ei ehkä aina onnistu jokaisen projektin kohdalla, joten on tärkeää, että se tehdään, vaikka myöhemmässä vaiheessa. Järjestelmällinen jätehuolto, negatiiviset asiat nostetaan pöydälle ja ne käydään läpi jokaisessa tilanteessa.

 

Opit ja kopit

 

Kirja tarjosi satoja sivuja pieniä vinkkejä, joka yllätti minut lukijana täysin, aiheet ja keinot kuulostivat usein tutulta mutta varmasti eri lukijat käsittävät asioita eri tavoin. Suurin oppi minulle kirjasta oli se, että miten pystyn toteuttamaan kaikki eri ohjeet, usein tuppaa unohtumaan tutuimmat asiat koska ajattelee että ne ovat automaatioita. Checklist jokaista projektia varten olisi varmasti konkreettinen keino kehittää itseään ja toimintatapojaan, mahdollisesti myös kertoa muille mahdollisuuksien mukaan tilanteista, joissa siitä olisi hyötyä. Erinomainen kirja, joka oli kirjoitettu johtamisen näkökulmasta mutta aiheellinen lukea myös ruohonjuuritasolla työskenteleville, jotta oppisi ymmärtämään paremmin esimiehiä.

 

 

Ilari Hepola