OKR, Objektive Key Results. Ei itsessään kerro juuri mitään. Ei ainakaan sitä, kuinka loistava työkalu OKR on tavotteiden seurantaan, niiden asettamiseen sekä tavoitteluun.  OKR mallin perusperiaatteita ovat läpinäkyvyys, reiluus ja tehokkuus. Parhaimmillaan käytettynä se korostaa juuri näitä asioita, oli organisaatio tai ympäristö mikä tahansa. Nämä kaikki taas pohjimmiltaan pohjaavat nopeuteen ja asioiden osiin pilkkomiseen. Kun kokonaisuudet eivät kasva liian suuriksi ja reagointi on notkeaa, asioita tapahtuu rytmikkäästi eikä ahdistusta tai epäreilua asetelmaa synny. Kaikki varmaan ymmärtävät, mitä tarkoittaa, kun haukataan liian iso pala. Se jo itsessään ahdistaa. Sitten mennään vielä organisaatioon – vaikkapa tiimiin, jossa tavoitteiden tavoittelu monesti jakautuu epätasaisesti sekä samalla työmäärä sen mukana. Kuulostaako tutulta?

Voisin vannoa, ettei ole tiimiä, joka ei painisi näiden asioiden kanssa. Tavoitteita asetetaan, mutta ne ovat yleismaailmallisia ja vaikeasti mitattavia. Tiimin yhteisissä tavoitteissa työmäärä jakautuu epätasaisesti, sillä vastuu tavoitteiden saavuttamisesta yleensä kasautuu niille, joille on luonnollista vastuuta kantaa. OKR on mielenkiintoinen työkalu myös tiimityöskentelyyn siinä mielessä, että se ei ole kyttäävä mikromanageroinnin väline. OKR painottuu enemmän etenemisen esteiden havaitsemiseen ja sanoittamiseen – sekään ei ole aina niin helppoa kuin luulisi. OKR tutkii aina ennemmin juurisyitä ja pyrkii motivoimaan vastuulliseen toimintaan, ilman syyllisen etsintää tai häpeän tuottamista. Se muistuttaa mielestäni itseasiassa aika paljon Start with why -kirjan ”kysy 5 kertaa miksi” -työkalua.

Mielestäni siistiä on se, että maailman suurimmat yritykset käyttävät onnistuneesti OKR-mallia. Sen syntypaikkakin on Google. On tärkeää poimia omaan tekemiseen työkaluja, joita käytetään globaaleissa ja kiistämättömästi menestyneissä yrityksissä. Google osoittaa jatkuvasti ansaitsevansa paikkansa digiajan kärkiyhtiönä, jonka liikkeistä ei nopeutta puutu, mutta sen toiminta sekä suunnanmuutokset ovat erittäin hallittuja. Googlen toiminnassa OKR-prosessi pyöräytetään läpi kerran kvartaalissa, ja totutun toiminnan ansiosta prosessin valuttaminen ylhäältä alaspäin on vaivatonta ja nopeaa = tehokasta ja hyödyllistä.

Jos vielä palataan hetkeksi OKR-mallin teoriaan ja selitetään käsitteet pikaisesti.

Objectives = tavoitteet
Key results = avaintulokset

Tavoitteet kertovat, mihin ollaan menossa, ja avaintulokset kertovat, eteneekö matka toivotulla tavalla. Tavoitteet rajaavat työskentelyä ja auttavat pohtimaan mitä tehdään ja kenelle. Tavoitteita suositellaan olevan enintään viisi, muuten niitä on hyvin vaikea asettaa prioriteettijärjestykseen sekä niiden tavoittelu lässähtää sekavaksi ja haastavaksi.

Avaintulokset taas määrittävät, miten tavoitteisiin aiotaan päästä. Ne ohjaavat pohtimaan miten asiat tehdään, minkä pitää muuttua ja mistä tiedämme olevamme perillä. Avaintuloksien pointti on olla mitattavia sekä numeerisia. Myös niitä pitäisi olla enintään viisi tavoitetta kohti, että pakka on mahdollista pitää kasassa. Avaintulokset ovat siis yksinkertaistettuja steppejä matkan varrella kohti tavoitetta. Tästä voimmekin nopealla matikalla laskea, että viisi tavoitetta x viisi avaintulosta per tavoite = 25 avaintulosta.

Lainaan tähän Sentian tavoitteet vuodelle 2023: kirjapisteet täyteen, neljä synnytystä, kaikilla opparipari ja aihe, sekä kaikilla taskut täynnä Mymmirahaa. Aika isot kokonaisuudet, jotka tuntuvat melko vaikeasti tavoiteltavilta illalla, kun istuu sohvalla kympin aikaan ja Netflix on jumittunut päälle. Apua oppari, miten selviän synnytyksistä, ei ole aikaa tehdä kirjapisteitä. Se mikä meiltä jäi tavoitteiden asettamisessa tekemättä, oli avaintulokset. Viisi tavoitetta x viisi avaintulosta = 25 avaintulosta yllä olevien tavoitteiden toteuttamiseen. Eli yhteensä 25 pienempää askelta. Avaintulosten asettaminen tarkoittaisi sitä, että pystysuora kallio saisi viereensä tikapuut, jotka yltäisivät kallion laelle asti. Tehtävä ei silti ole läpijuostavan helppo, mutta reilusti helpompi sekä lähestyttävämpi.

OKR-malli on kuitenkin alkuun melko vaikeasti ymmärrettävä, ja se vaatii hieman perehtymistä. Ei ole vaikeaa saada sillä päätään sekaisin, jos tietoa lukee hajanaisesti useasta eri lähteestä eikä asiaa pääse heti kokeilemaan käytännössä. Siksi haluisin avata tähän esimerkin, joka voisi olla toimiva synnytyksissä:

TAVOITE: Muotoilla asiakkaan ongelmaan luova ratkaisu, joka pohjaa asiakasymmärrykseen.

AVAINTULOKSET:

• 100 kpl raporttiin kirjattua ideaa koskien toimeksiantoa
• Olemme haastatelleet kohderyhmästä 5 eri henkilöä
• Lopputulos sisältää yhden konkreettisen demon
• Lopputulos sisältää 3 steppiä, joita asiakas voi hyödyntää heti työssään
• Saamme arvosanaksi asiakkaalta vähintään 9

Tämä on mielestäni loistava esimerkki OKR-mallin käytöstä, jonka tiimiläisemme ovat luoneet. Tässä se on käytössä synnytysprosessissa, tarkemmin sanottuna ehkäpä laaduntarkkailussa. Jotta voimme sanoa, että asiakkaan ongelmaan on luotu nimenomaan luova ratkaisu joka pohjaa asiakasymmärrykseen, kaikkien kohtien on täytyttävä. Tämä on erittäin hyödyllinen check-lista siitä, onko synnytys tarpeeksi laadukas. Lopputuloksen on oltava konkreettinen, asiakas on siihen tyytyväinen, se on rakennettu asiakasymmärryksen päälle ja ideoiden määrä on numeerisesti mitattava (ja niitä on paljon!).

Voisin heti nimetä, mikä edellisessä synnytyksessä on näiden osalta mennyt pieleen. Onko silloin ratkaisu luova? Pohjaako se asiakasymmärrykseen? Tuskinpa. Voiko asiakas silti olla siihen tyytyväinen? Tietysti voi, mutta voimme pystyä parempaankin. Joskus on oleellistakin oikoa mutkia hieman suoriksi, mutta OKR antaa mielestäni loistavan pohjan strategiseen työskentelyyn.