Luin tämän kirjan, koska halusin oppia projektihallinnasta. Kirja oli todella teoreettinen ja projektiin liittyviä erilaisia käsitteitäkin käytiin aika perusteellisesti. Huomasin kirjaa lukiessani, että meille projekti on aika paljon vapaampi käsite, kuin mitä kirjassa määriteltiin. Tietysti pohjimmiltaan löytyi samat piirteet, mutta kirjassa puhuttiin aika paljon vaan isojen yrityksien sisäisistä projekteista, joissa projektilla on projektipäällikön lisäksi johtoryhmä ja yrityksen omakin johtoryhmä tai hallitus on liitoksissa projektin päätöksentekoon. Vaikuttikin aika puiselta ja kuivahkolta koko kirja. Kaikista kirjoista tulee kuitenkin aina jotain oppeja poimittua, joten seuraavaksi kerron minun poimintojani ja pohdintojani kirjan ääreltä.

Projektisuunnitelmassa määritellään

1. mitä projektin on saatava aikaan ja missä aikataulussa
2. paljonko rahaa, henkilöitä ja muita voimavaroja on käytettävissä
3. mitä tiedonvälitys- ja dokumentointiperiaatteita projektissa noudatetaan

Hallinta ja projektin onnistumisen arviointi perustuvat projektisuunnitelmaan, joten se on tärkeä tehdä, vaikka projektin alussa innostuksen seasta on vaikea hidastaa ja pysähtyä pohtimaan suunnitelmaa. Nyt esimerkiksi alkavalle projektille meidän tulisi tehdä projektisuunnitelma ja esimotorola. Onneksi sovimme niille jo kalenterista ajan, koska muuten ne helposti jäisivät tekemättä.

Projektipäällikön tärkeimmät tehtävät on delegoida, koordinoida sekä motivoida ja kannustaa. Projektin hallinta on suunnittelua, päätöksentekoa, toimeenpanoa, ohjausta, koordinointia, valvontaa, suunnan näyttämistä ja ihmisten johtamista. Tätä kaikkea minun olisi Poweri Snackin projektipäällikkönä pitänyt tehdä, mutta rehellisyyden nimissä täytyy myöntää, että tuohon kaikkeen en kuitenkaan pystynyt. Koko loppuvuosi oli aikamoista motivaation hupenemista koko projektiryhmällä ja minun olisi pitänyt päällikkönä pistää sille stoppi ja yrittää löytää uusi tekemisen merkitys ja ilo. Nyt tuleva vuosi projektin osalta tulee olemaan hyvin erilainen sisällöltään, somemarkkinoinnin jäädessä hyvin pieneen rooliin. Vuosi tulee siis vaatimaan erilaista johtamista, ehkä ei niin aktiivistakaan, koska tekemistä on vähemmän. Minun tulee kuitenkin huolehtia, että muuttunut projekti lähtee nyt oikeaan suuntaan, ja että se saadaan pyörimään. Aloitin vahvasti missaamalla oman vastuualueeni nyt alkuviikolta ollessani kipeänä, mutta lähdetään uuteen starttiin, kun pääsee taas täysillä mukaan hommiin. 

Projektin johtamiseen liittyen opin uudet termit; Kovat tekniikat (hallinta) tarkoittaa aikataulujen sekä kustannusarvioiden laadintaa sekä seurantaa ja laadun varmistamiseen liittyviä menettelytapoja. Pehmeät tekniikat (johtajuus) puolestaan sisältää ihmisten johtamisen, vuorovaikutuksen ja viestinnän. Näitä molempia taitoja olisi siis hyvä harjoitella projektipäällikkönä.

Projektien yleisiksi suunnitteluvirheiksi mainittiin muutamia eri asioita. Yksi niistä oli liian optimistiset työmääräarviot ja aikataulut. Jossain kohtaa puhuttiin siitä, että arviot eivät saa olla tuulesta temmattuja, vaan pohjautuvat vankkaan kokemukseen ja asiantuntijan omaan arvioon. Meillä harvoin on ollut aikataulullisesti tarkkoja ja tiukkoja projekteja, mutta mietin silti, että miten vasta-alkajat sitten pystyisivät edes saamaan onnistuneita arvioita ja aikatauluja, kun sitä kokemusta ei vaan vielä ole. Toki on mahdollista, että apua arviointiin saisi joltain kokeneelta, jos lähtisi kyselemään. Toisena mainittiin henkilöiden käytettävyyden yliarviointi (kalenteriaika ja henkilötyöpäivät rinnastetaan toisiinsa). Meillä ehkä ilmenee ongelmia juuri oman ajankäytön laskemisessa. Kuvitellaan siis kerkeävämme useampaan asiaan, kuin mihin todellisuudessa sitten aika ja voimavarat riittävät. Kolmantena mainittiin, että henkilöiden kokemusta ei oteta huomioon työmääriä arvioitaessa. Meiltä asiakkaatkin saattavat odottaa samassa ajassa suoriutumista, kuin kokeneelta konkarilta hommaan menisi aikaa. Samalla on itse vaikea arvioida kauanko aikaa menisi, vaikka tietäisi, paljonko ammattilaiselta siihen kuluisi. Näitäkin asioita siis vasta opettelemme ja asiakkaiden kanssa onkin hyvä viestiä, että ollaan samalla sivulla siitä, että tämä on yhdessä oppimista ja kehittymistä.

Projekteja johdetaan viestinnän avulla. Sen täytyy olla selkeää ja ennen kaikkea kaikki tarpeelliset henkilöt tavoittavaa. Usein kuitenkin huomataan, että viestit eivät ole tavoittaneet kaikkia. Jos se ei johdu osallisten laiskasta viestintäkanavan seuraamisesta, se yleensä johtuu niin sanotuista kahvipöytäkeskusteluista, joista tieto ei monestikaan välity kaikille. Kirjan esimerkkien kautta tajusin, että projektipäällikön tehtävä on myös olla mukana vapaa-ajan keskusteluissa, jotta voi sitten välittää viestiä eteenpäin niille, jotka eivät viihdy vapaa-ajallaan työkavereiden seurassa. Viestinnän avuksi kirjassa suositellaan avokonttoria ja yhtenä vinkkinä myös tarjottiin baaritiskin tyyliin ideatorin luomista taukotilaan, jossa voisi vaihtaa ajatuksia. Kahvipöytäkeskustelut tuntuvat monesti olevan antoisimpia keskusteluita, joten jos siihen löytyisi vielä hyvä keino saada keskustelut kaikkien tietoon, olisi niistä iso hyöty.

Meillä akatemialla monesti puhutaan siitä, että ei ole osannut delegoida tarpeeksi. Nyt tiedän, mikä muukin delegoinnissa voi mennä pieleen kuin ainoastaan sen puute;

• Tehtävä voi olla huonosti täsmennetty, jolloin osapuolille jää erilainen käsitys siitä, mitä sovitaan.
• Projektipäällikkö ei välttämättä luovuta riittävää toimivaltaa tehtävän suorittamiseen.
• Päällikkö valvoo liian tarkasti tai lepsusti.
• Tehtävän vastaanottaja hyväksyy sen vain osittain, jolloin sitoutuminen jää heikoksi.
• Tehtävä saatetaan delegoida edelleen ilmoittamatta päällikölle.

Mitä selkeämmin ja rehellisemmin delegointi siis tapahtuu, sen parempi lopputulos on. Ikinä ei voi olla liian varma siitä, että ollaan samalla sivulla asiasta.

Kirjassa pohdittiin sitä, että tulevaisuuden tavoitteena on muodostaa adhokraattisia yhteisöjä. Adhokratia tarkoittaa organisaatiohierarkian puuttumista. Ryhmä toimisi siis täysin itseohjautuvasti ja kulkisi kohti yhteisesti hyväksyttyjä tavoitteita. Tähänhän mekin oikeastaan Tiimiakatemialla pyrimme. Hierarkia on hyvin litteä ja johtajien tarkoituskin on vain tukea ja ohjata toimintaa. Täysin toimivaan tiimidynamiikkaan, jossa kaikki toimisivat yhtä itseohjautuvasti, on kuitenkin vaikea päästä. Olemme saaneet hyvän mahdollisuuden jo tavoitella sitä tilaa ja harjoitella siihen liittyviä tiimityöskentelytaitoja. Tulevaisuuden työpaikoilla se on arvokasta osaamista. Itseohjautuvuus on kuitenkin jokaisella eri tasolla, ja myönnän ainakin itse, etten ole kaikista itseohjautuvin. Yksin hoidettavat asiat jäävät helposti roikkumaan ja aktiivisuus kärsii välillä voimakkaastikin. Sitä pitäisi siis vielä jotenkin opetella ja yrittää kehittää taitoa. 

Adhokratian lisääntymisestä yhteisössä puhuttiin myös muutoksena, jossa ennustettavan ja vakaan kehityksen tilasta siirrytään kohti epävarmuutta ja dynaamista tilaa. Nykyään työelämässä arvostetaankin nopeaa reagointikykyä ja kaaoksen hallintaa. Sama pätee myös ihan koko yrityksen tasolle. Tiimiakatemia onkin hyvä paikka oppia kaaoksen hallintaa, sillä täällä meno tuntuu monesti olevan vähän kaaoksenomaista. Kaaos kuuluu siis selvästi projektityöskentelyyn yleisestikin.

Projektin kokouskäytänteistä oli myös hyvä muistuttaa mieleen, miten tehokkaammaksi kokousta varmasti saisi, jos niissä pitäisi selkeän rakenteen ja tietyt palaset. Ensinnäkin kokoukselle on hyvä määrittää tavoite tai haluttu lopputulos jo etukäteen. Näin palaverin aikana kuljetaan todennäköisesti oikeaan suuntaan ja lopussa nähdään selkeästi, oliko kokous onnistunut eli päästiinkö tavoitteeseen. Selkeät tavoitteet myös vähentäisivät palaverien sekavuutta ja siitä aiheutuvaa ajanhukkaamista. Kirjasta sain hyvän mallin, jossa oli seuraavat kohdat:

• käydään läpi edellisessä kokouksessa sovitut toimenpiteet
• nykyinen työtilanne aikatauluun nähden
• esille tulleet ongelmat 
• toimenpiteet ongelmiin tai hoidettaviin asioihin
• muut tiedotettavat asiat

Tämän pohjalta olisi ollut hyvä vetää esimerkiksi viime vuoden palaverit Poweri Snackin osalta, koska ne monesti tuntuivat menevän aika hajanaisella tahdilla eteenpäin. Jatkoa varten minun on suunniteltava ne harvat palaverit sitten tätä hyödyntäen. Mutjuttimen palavereihin on ehdottomasti myös hyödyllistä ottaa vastaavanlainen kaava käyttöön, jotta kaikki asiat tulee hoidetuksi, eikä joku jää kokonaan unholaan esimerkiksi sen takia, ettei sitä ehditty edellisessä palaverissa hoitamaan. Projekti on kuitenkin niin laaja ja siinä on monta liikkuvaa tekijää, niin kaikki mahdollinen selkeyttä lisäävä toimeenpano on varmasti hyödyllistä.

Huomasin kirjaa lukiessani paljon samoja juttuja, joita on huomannut jo akatemiallakin, ja oli jopa hauska huomata yhtäläisyyksiä isojen organisaatioiden projektityöskentelyssä, viestinnässä ja johtamisessa kuin meidän pikku tiimienkin toiminnassa. Ryhmätyöskentelystä oli myös paljon asioita, joita tapahtuu meillä Tiimiakatemiallakin ja toisaalta huomasin sen, kuinka tärkeitä työelämätaitoja nämäkin kaikki tiimeissä työskentelemisestä tulleet opit ovat.