Päätin lukea Kai Ruuskan Pidä projekti hallinnassa teoksen, koska tulin yhtäkkiä ajatelleeksi, että varsinaista teoriaoppia projekteihin liittyen en ole vielä saanut. Näin jälkikäteen ajatellen mietinkin, että olisi ollut hyvä, että olisin lukenut kyseisen kirjan tai jonkun vastaavanlaisen ennen ensimmäistä kunnon projektiani, koska kirjasta tuli paljon hyviä oivalluksia projektin hallintaan liittyen. Kirjan oppeja tulenkin varmasti hyödyntämään seuraavissa projekteissani. Kirja piti sisällään kattavan kuvauksen projektimuotoisesta työskentelystä ja se antoi vastaukset yleisimpiin kysymyksiin, joita käytännön projektityössä muodostuu. Kirjassa projektin hallintaan ja siihen liittyviä erilaisia työtapoja tarkastellaan erityisesti viestinnän ja vuorovaikutuksen näkökulmasta. Ruuska kiteyttääkin hyvin, mitä projekteihin tulee, että tavoite on tärkein, suunnittelu luo edellytykset ja vuorovaikutus ratkaisee. Olipa sitten kyseessä mikä tahansa projekti, projektiviestinnän ja projektin hallinnan toimintaperiaatteet ovat samat.

Miten sitten projekti määritellään? Määritelmää voi lähestyä useasta eri näkökulmasta, mutta yleisesti ottaen se voidaan määrittää niin, että projekti on tehtävä, jota varten on koottu tilapäisesti joukko ihmisiä ja muita resursseja. Projekteilla on myös kiinteä budjetti ja aikataulu. Projektilla on oltava selkeät tavoitteet ja sitten, kun ne on saavutettu, projekti päättyy. Kyse ei ole siis jatkuvasta toiminnasta vaan se on kertaluonteinen tehtävä, jonka vuoksi projektin elinkaari ei ole kovin pitkä. Projekti on hyvin tavoiteorientoitunut organisaatio, jolle ei ole niin väliä, miten tavoitteet saavutetaan, kunhan se saavutetaan. Huomion arvoista on mielestäni se, että projekteja voi hyödyntää myös oppimiseen niin kuin Tiimiakatemialla tehdään. Projektit tuovat Tiimiakatemian opiskelijoille oppia tekemisen kautta. Jokainen tietenkin voi itse vaikuttaa siihen, kuinka opettavaisia projekteja tekee. Oppi voi jäädä vähäiseksi, jos haluaa mennä aina helpoimman kautta. Asiakkaille tehtävissä projekteissa kannattaa tähdätä tavoitteisiin, mutta samalla kiinnittää huomiota siihen, miten tavoitteen toteuttaa. Esimerkiksi, jos tiimin yhtenä projektina on tehdä markkinointia jollekin yritykselle, on syytä kiinnittää huomiota siihen, miten sen tekee. Markkinointia voi tehdä lukuisilla erilaisilla tavoilla, niin siksi on hyvä selvittää, mitä mieltä asiakas on ja soveltaa tekeminen sen mukaan. Koska projekteja on eri tyylisiä niin automaattisesti se ”miten” tehdään ei ole mielestäni samantekevää.

Johtamisella on projektiin keskeinen vaikutus. Projektipäällikkönä itseäni tietenkin kiinnostaa projektipäällikön osuus ja hänen roolinsa projektin läpiviemisessä. Ruuska mainitsee, että projektipäällikön tehtävänä on projektin päivittäisjohtaminen eli projektipäällikkö on projektin operatiivinen johtaja. Projektipäällikön tulee huolehtia, että asetetut tavoitteet saavutetaan. Näin ollen keskeistä projektipäällikön tehtävässä on myös delegointi. Ruuska mainitseekin, että projektipäällikkö ei tee vaan teettää ellei kyseessä ole hyvin pieni hanke. Discovery Tuesday ei ole tapahtumana mikään järisyttävän suuri, joten tietenkin olin itse myös paljon mukana sen toteutusprosessissa. Tiesin kuitenkin, että projektipäällikkönä pitää delegoida, koska kaikkea ei voi tehdä eikä tarvitse tehdä yksin. Mikä järki projektiryhmällä edes on, jos ryhmäläisille ei anna tehtäviä? Huomasin kuitenkin projektin aikana, että delegointi käytännössä onkin luultua haastavampaa. Tämä tuli ilmi erityisesti silloin, kun joku asia piti saada tehtyä mahdollisimman nopeasti. Monesti ajattelin tällaisissa tilanteissa, että on vaivattomampaa hoitaa asiat itse. Koenkin, että delegointi on helpompaa, kun tietää hyvissä ajoin mitä pitää tehdä, koska yllättäen tulevissa asioissa on yleensä nopeampaa hoitaa asiat itse. Muita ei välttämättä saa heti kiinni tai heillä voi olla jo muuta sovittuna silloin, kun asia pitäisi hoitaa. Toisaalta välillä saattaa olla tilanteita, jolloin nopeasti hoidettavia asioita on paljon, jolloin on järkevää antaa tehtäviä muille kunkin ryhmäläisen vastuualueen mukaisesti oman kuorman keventämiseksi. Tällöin tietenkin asiat saattavat venyä, jolloin on hyvä miettiä kuinka se vaikuttaa projektin kulkuun.

Ruuska on koonnut kirjaansa amerikkalaisten projektipäälliköiden keskuudessa tehdyn kyselytutkimuksen perusteella laaditun listan projektipäällikön tärkeimmistä ominaisuuksista ja osaamisalueista. Perehdyn nyt niistä kolmeen ensimmäiseen. Ensimmäisenä ja tärkeimpänä on projektityön luonteen ymmärtäminen. Mielestäni tämä on hyvin oleellinen asia ennen kuin lähtee toimimaan projektissa. On hyvä tiedostaa, että projektit ovat jonkin tavoitteen saavuttamiseen käytettävä menetelmä. Toisena on viestintätaidot. Niin kuin Ruuskakin mainitsee projektin hallinta ja johtaminen on suurimmaksi osaksi viestintää. Tästä olen samaa mieltä. Huomasin itse, että olen viettänyt todella paljon aikaa projektin aikana sähköposteja kirjoittaen, projektiryhmän Whatsapp-ryhmässä, puheluissa ja tietenkin erilaisissa palavereissa, joten viestintään on tullut käytettyä aikaa, siksi hyvät viestintätaidot ovat kaiken a ja o. Ihmiset käsittävät asioita eri tavalla, joten siksi pyrin aina ilmaisemaan asiat mahdollisimman ymmärrettävästi, aina se ei tietenkään onnistunut. Alussa projektitiimin kieli oli englanti, joka varmasti osaltaan selittää sen, miksi viesti ei kulkenut aina niin kuin olin ajatellut. Englanti vaikutti osaltaan myös siihen, että en välttämättä saanut annettua niin paljon itsestäni kuin olin ajatellut. Tämän vuoksi esimerkiksi palavereissa käytyihin asioihin palattiin vielä viestien muodossa myöhemmin ja mahdollisesti tarkensin vielä asioita. Vaikka kielimuuria oli jonkin verran, niin jälkikäteen tarkasteltuna asiat sujuivat loppujen lopuksi ilman suurempia ongelmia.

Kolmanneksi tärkeimpänä ominaisuutena pidetään päätöksen tekokykyä. Loppukädessä projektipäällikkö on vastuussa päätöksistä, joten tämäkin on hyvin oleellinen ominaisuus. Ruuska korostaakin, että älä anna muiden ohjata projektiasi. Näin on muutaman kerran meinannut käydä, koska hyvin kilttinä ihmisenä ajattelen, että olisi kiva saada kaikkien tahto läpi tavalla tai toisella. Onneksi kuitenkin tajusin pitää pääni kylmänä ja päätin pitää omasta visiostani kiinni eli siitä minkälaisena tapahtuma Discovery Tuesday tullaan näkemään. Ruuskan mukaan ihmisillä on projektin suhteen erilaisia odotuksia ja kukin pyrkii vaikuttamaan projektiin siten, että omat näkemykset tulisivat mahdollisimman paljon huomioon otetuiksi. Tätäkin oli huomattavissa ja siksi koenkin, että projektipäälliköllä on oltava alusta asti selvää, minkälainen projektin lopputulema tulee olemaan. Jos projektipäällikkö ei ole selvillä projektin tavoitteista, voi olla entistä hankalampaa toimia ristitulessa silloin, kun kaikki haluavat omat näkemykset toteutettavaksi. Koska kaikkia ei voi miellyttää voi se olla omiaan lisäämään konfliktien riskiä. Se ei kuitenkaan automaattisesta tarkoita huonoa projektin hallintaa. Konfliktien synty voi kertoa luottamuksesta, koska ilman luottamusta ei välttämättä niin hyvin uskallettaisi tai kehdattaisi tuoda omia näkemyksiä esille ryhmän keskuuteen.  

Tarkoitukseni oli perehtyä projektin määritelmään ja projektin johtamiseen erityisesti projektipäällikön näkökulmasta. Projektipäällikön tärkeimpiin ominaisuuksiin kuuluu projektityön luonteen ymmärtäminen, viestintätaidot sekä päätöksentekokyky. Kirjassa projekteja käsiteltiin lähinnä suurten yrityksien näkökulmasta, joten kirja auttoi ymmärtämään paljon myös sitä, miten projektit toimivat osana linjaorganisaation toimintaa.