Lähdeteos: Rekrytoija (Saana Rossi)
Teoriapisteet: 3
Kirjoittaja: Arttu Karisto
Tiimi: Sawake

Intro

Kiinnostukseni HR-hommia kohtaan heräsi viime syksynä, kun päädyin yrityskaupan myötä osaksi nykyistä yritystäni Sävyisää. Roolini yrityksessä on vastata henkilöstön rekrytoinnista, hyvinvoinnista sekä työnjohdosta. Ensimmäinen kesä uudessa roolissa oli todella hyvä. En tietenkään kokemattomana onnistunut läheskään kaikilla osa-alueilla, mutta sain todella hyvää kokemusta HR-työstä ja ennen kaikkea esihenkilönä toimimisesta.

Kesä sytytti entistä kovemman innon oppia johtajuudesta kaikki mahdollinen, minkä vuoksi painotin syksyn lukusuunnitelmaa tehdessäni johtajuutta ja erityisesti henkilöstön johtamista. Saana Rossin kirja tuli vastaan alkusyksystä ja lisäsin sen heti osaksi lukusuunnitelmaani, koska koen viime kesän kokemuksen pohjalta minulla olevan eniten opittavaa juuri rekrytoinnissa. Kirja ehti lojua olohuoneeni kirjahyllyssä useamman viikon ennen kuin lopulta päätin tarttua siihen. Lukukokemus oli erittäin miellyttävä; luin kirjan aika lailla yhdeltä istumalta. Kirja sisälsi paljon rekrytointikokemuksia pöydän molemmilta puolilta. Lisäksi kirjassa kerrottiin erittäin kattavasti rekrytointiprosessin etenemisestä, sen edellytyksistä ja sudenkuopista sekä kuvattiin yleisesti HR:n maailmaa.

Olenko aito

Rossi puhuu kirjan alkupuolella työhön liittyvistä rooleista. Hän on kokenut nuorempana suurta ristiriitaa siitä, että hän joutuu työelämässä käymään keskusteluja, joita hän ei siviilielämässä/omana itsenään kävisi. Tällaisia ovat esimerkiksi niin sanotut ei kiitos -puhelut. Koin itse kevään rekryissä ja kesän mittaan paljon samankaltaisia fiiliksiä. Olen niin kiltti, että minun on todella vaikeaa sanoa kenellekään, että emme valitettavasti palkkaa sinua. Kesän mittaan tuli myös muutamia tilanteita, joissa jouduin käymään maalareiden kanssa keskustelua heidän motivaatiostaan ja tulevaisuudestaan. Lisäksi jouduin irtisanomaan muutaman maalarin. Ne olivat kaikessa kipeydessään opettavaisia prosesseja.

Rossi painottaa sitä, että työminän ja ydinminän pitää olla sen verran sopusoinnussa, että ne tulevat keskenään toimeen, mutta niiden eroavaisuuksien takia ei tarvitse kokea olevansa huijari tai epäaito ihminen. Kun työminä ja ydinminä ovat sopivasti erillään toisistaan on helpompi esimerkiksi erottaa työminään kohdistuvat kritiikit ja paskamyrskyt ilman, että niiden tarvitsee vavisuttaa ydinminää. HR-alalla toimivien ihmisten tehtävä on kohdata päätöksiin liittyviä vaikeita tunteita ja vihaakin, joten pienimuotoisen roolin vetäminen tällä alalla on ihan ok.

Yrityksen DNA:han tutustuminen

Rekrytointia tehdessä on ensiarvoisen tärkeää tuntea rekrytoiva yritys, oli kyseessä sitten ostettu rekrytointipalvelu tai talon oman HR:n tekemä rekrytointi. Toki firman oman rekytoijan on helpompi olla kärryillä yrityksen johtavista ajatuksista ja kulttuurista, mutta ulkopuoliselle rekrytoijalle yritykseen tutustuminen voi viedä pidemmän ajan. Jotta rekrytointi voi olla onnistunut, täytyy hakijan ja rekrytoivan firman olla toisilleen sopivia. Siksi ensimmäisenä rekrytoijan tulee perehtyä firman missioon, visioon, arvoihin ja strategiaan. Vasta tämän jälkeen on mahdollista löytää juuri oikeanlainen tekijä haussa olevaan rooliin.

Rossin kirjassa oli listattuna 17 kysymyksen sarja, jonka avulla voi perehtyä yrityksen ydinajatuksiin sekä  haussa olevaan rooliin liittyviin tavoitteisiin.

Apukysymykset:

1. Millainen rekrytoinnin strategia teillä on?
2. Mikä merkitys tällä työllä ja roolilla on yrityksen strategian kannalta?
3. Miten yrityksen arvot näkyvät tässä roolissa?
4. Mikä on tämän roolin tavoite, mitä pitää saada aikaiseksi?
5. Miten tämän roolin onnistumista mitataan?
6. Kuka roolin esihenkilönä toimii?
7. Minkä osaamistason tekijää etsitte? Trainee, junior, mid-level vai senior?
8. Mikä on roolin kohderyhmä, millaisia ihmisiä haluatte houkutella?
9. Mitkä ovat ehdottomia osaamis- ja taitovaatimuksia?
10. Mikä on toivottavaa osaamista? Sellaista, jonka voi yhtä lailla opetella tai jättää tarvittaessa pois.
11. Millaista työskentelytyyliä tai persoonaa tämä rooli edellyttää?
12. Miten sinun mielestäsi tätä roolia olisi helpointa lähteä myymään? Mikä tässä erityisesti vetoaa kohderyhmään?
13. Palkkausmalli?
14. Työskennelläänkö yhdessä paikassa, vai oletetaanko liikkumista jonnekin muualle?
15. Voitko antaa muutamia soittoaikoja, jolloin sinut tavoittaisi?
16. Keiden kaikkien olisi aiheellista olla mukana tässä rekrytoinnissa? Miten ehdokkaiden osaamista olisi toimivinta mitata?
17. Voinko tulla seuraamaan teidän työskentelyänne ja jututtamaan muita tekijöitä, niin ymmärrän paremmin mitä teette?

HR on roolina myös usein kiireinen ja stressaava. Lähestulkoon kaikki yrityksen ongelmat kaatuvat jossain vaiheessa HR:n syliin. Painetta tulee useasta suunnasta, kun eri ihmiset vaativat HR:ää toimimaan omista prioriteeteistaan käsin. Tämän vuoksi HR:n tulee olla tarkkana ja priorisoida paineenkin alla peilaten omaa toimintaansa toimeksiantajan tai työnantajan määrittelemien stretegian, mission, vision ja arvojen mukainen toimintatapa.

Rekrytointiprosessi

Tässä kappaleessa käyn läpi kirjasta oppimaani rekrytointiprosessin kulkua ja sen eri vaiheisiin liittyviä oppeja. Rekrytoijana asiakkaasi on joko työnantajasi tai palvelun ostanut toinen yritys. Prosessissa on tärkeää pitää mielessään ajatus lisäarvon tuottamisesta asiakkaalle. Täytyy uskaltaa olla rohkea ja tehdä työ omalla tavallaan, vaikka se sisältäisikin riskin asiakkaan rahojen menettämisestä. Kannattaa myös rohkeasti vaatia asiakkaalta käyttöön rekrytoinnissa avustava yrityksen työntekijöistä koostuva tiimi, koska tällöin rekrytoinnissa voidaan paremmin hyödyntää olemassa olevaa tietoa ja kokemusta yrityksen kulttuurista ja toimintatavoista. Tämä on myös varmasti perusteltavissa asiakkaalle lisäarvon tuottamisena, koska muuten rekrytoijan pitää tehdä huomattavan paljon enemmän pohjatöitä rekryprosessin aluksi.

Työnantajamielikuva

Työnantajamielikuva on avoimien työpaikkojen markkinoinnin kannalta olennaisen tärkeä, joten yrityksen kannattaa aktiivisesti seurata sen kehittymistä. Se vaikuttaa potentiaalisten hakijoiden ensireaktioon, kun he saavat ilmoituksen avoimesta työpaikasta. Työnantajamielikuvaan vaikuttaa yrityksen brändi yleisesti, henkilöstön kokemukset, ulkoinen ja sisäinen viestintä sekä varmaankin tärkeimpänä rekrytointiprosessi. Monet firmat tekevän työnantajamielikuvan kannalta kohtalokkaan virheen jättäessään rekrytointiprosessin kesken unohtaessaan valitsematta jääneiden hakijoiden henkilökohtaisen kontaktoinnin ja jälkimarkkinoinnin.

Työpaikkailmoitus

Työpaikkailmoitus on mainos, mikä tuntuu unohtuvan todella monelta. Rossi puhuu kirjassaan turhautumisestaan tasapaksuihin massatyylisiin työpaikkailmoituksiin. Hänen mielestään ilmoitukset pitäisi mainosten lailla laatia aina kulloisenkin kohderyhmän mukaan ja olla nykyistä kulttuuria paljon rohkeampi ja räväkämpi.

Työpaikkailmoitukset sisältävät hyvin usein jargonia, jota Rossi nimittää ”generaattorin” aikaansaannokseksi. Tällä hän tarkoittaa sitä, että työpaikkailmoitukset laaditaan lähes poikkeuksetta sellaisella kielellä, joka ei sano oikeastaan mitään suoraan, mutta jonka läpi kaikki vähänkään valveutuneet ihmiset näkevät täysin vaivattomasti. Rossi peräänkuuluttaa suorapuheisuutta ja omalaatuisuutta työpaikkailmoituksissa. Hän kertoo myös kokemuksestaan työpaikkailmoituksia laatiessa, kun ”generaattori” meinaa koko ajan puskea pintaan tuhoten luovuuden ilmoituksen laatimisesta.

Kustannusten minimoimiseksi ja prosessin helpottamiseksi kannattaa ilmoitukset avoimista työpaikoista laittaa aina ensimmäisenä organisaation sisäiseen jakoon. Tällöin haettaviin rooleihin löytyy parhaimmillaan tekijät talon sisältä, jolloin perehdytys tulee olemaan huomattavan paljon kevyempää. Toki vapautuvat roolit pitää tällöin täyttää muilla keinoin. Jo olemassa olevien työntekijöiden omat verkostot tulevat tässä menettelyssä myös käyttöön. Tällöin saa myös arvokasta informaatiota työnantajamielikuvasta: onko yrityksessä niin hyvä olla, että työntekijät ovat valmiit suosittelemaan työpaikkaa tuttavilleen.

Hakijoiden kontaktointi ja haastattelu

Tuleviin työhakemuksiin tulisi aina pystyä vastaamaan mahdollisimman pian niiden saapumisen jälkeen. Oletettavasti kiinnostavien työpaikkojen julkaisemisen jälkeen tulisi olla tarpeeksi löysää kalenterissa, jotta ehtii vastata kandidaattien puheluihin ja sähköposteihin mahdollisimman nopeasti.

Haastatteluihin tulee valmistautua hyvin etsimällä mahdolliset esitiedot haastateltavasta ja huolehtimalla omasta vireystilasta haastatteluun lähdettäessä. Esimerkiksi nälkä tai väsymys aiheuttavat monissa niin vahvoja emotionaalisia heilahduksia, että on rekrytoitavien näkökulmasta epäreilua, jos tällaiset olotilat pääsevät vaikuttamaan päätöksiin vain siksi, ettei haastattelija ole viitsinyt syödä ennen haastattelua.

Haastatteluun jokaisen tulee luoda oma tyylinsä. Rossi kertoo kirjassaan pitäneensä haastatteluja esimerkiksi metsässä lenkkeillen, tilojen puutteen vuoksi vessassa puhelimessa ja monissa muissa erilaisissa ympäristöissä. Itse olen pitänyt haastatteluja lähinnä ravintoloissa ja toimistolla, mutta kirjasta sain inspiraation pitää haastatteluja muuallakin. Loppukesästä tosin pidin yhden hieman erilaisen haastattelun. Meiltä oli lähtenyt paljon maalareita ja henkilöstöpula oli akuutti. Soitin läpi keväällä rekryjen ulkopuolelle jääneitä hakijoita, joista yksi kiinnostui. Työmailla oli niin kiire, että päätin ehdottaa hieman erilaista haastattelua. Otin hänelle työvaatteet mukaani ja pyysin tulemaan sovittuna aikana työmaalle. Ensimmäiseksi käskin hänen vetää kamppeet niskaansa ja tulla kanssani maalaamaan ja haastattelu pidettäisiin samalla. Toki olin tästä häneltä puhelimessa kysynyt, että onhan tämä ok. Hän sai paikan.

Haastatteluissa on Rossin mukaan tärkeää olla useampi ihminen arvioimassa kandidaatin soveltuvuutta tehtävään. Se voi tarkoittaa joko sitä, että useampi haastattelija haastattelee samaa hakijaa ja informaatiot kootaan lopuksi tai sitä, että haastattelutilanteessa on mukana useampi haastattelija. Tällöin voidaan välttyä yleiseltä ehdokkaaseen rakastumiseksi kutsutulta ilmiöltä. Se tarkoittaa sitä, että ihmisten kohdatessa ensivaikutelma voi jättää haastattelijalle saman tyyppisen tunnekokemuksen kuin voimakkaassa ihastumisessa, että toinen osapuoli näyttäytyy ainoastaan hyvässä valossa ja vaikuttaa olevan vastaus kaikkiin haasteisiin. Haastattelun kokoonpano täytyy valita aina haussa olevan roolin ja avointa paikkaa hakevan ihmisen mukaan.

Perehdytys ja jälkimarkkinointi

Oikeiden tekijöiden löytämisen lisäksi rekrytoijan rooliin kuuluu olennaisesti myös päätösten jälkeisen ajan johtaminen. Haussa vaille paikkaa jääneille pitää joko soittaa tai laittaa yksilöllisesti kirjoitettu sähköposti, jossa kerrotaan rekryn tuloksista, perusteista sekä annetaan palautetta hakijalle. Persoonattomien massaviestien lähettäminen viikkoja rekryn päättymisen jälkeen ei ole hyvä idea. Jälkimarkkinoinnin mokaaminen heikentää työnantajamielikuvaa erittäin pahasti ja pitää huolen siitä, että kyseiset hakijat eivät varmasti tule enää hakemaan yritykseen töihin.

HR:n tehtävä on myös huolehtia, että palkattu työntekijä perehdytetään asianmukaisesti. Ihmisen sitouttamisen kannalta ensimmäiset päivät ja viikot uudessa työpaikassa ovat äärimmäisen tärkeitä. Tällöin työntekijä pääsee sisään yrityksen kulttuuriin ja toivottavasti kokee olonsa tervetulleeksi ja halutuksi työntekijäksi. Pahinta hallaa rekrytoinnin jälkeen on jättää uusi työntekijä oman onnensa nojaan, koska silloin hän ei todennäköisesti tule viihtymään yrityksessä pitkään.

Saana Rossin vinkit itsetuntemukseen

Rossin mukaan tärkein vinkki työnhakemiseen on unohtaa kaikki vinkit ja tutustua itseensä. Tässä voi auttaa seuraavat kysymykset, joita voi peilata töitä hakiessa myös rekrytointia tekevään firmaan.

• Kuka minä olen?
• Mikä minua kiinnostaa?
• Mitä haluan?
• Missä olen hyvä?
• Mitkä asiat ovat minulle tärkeitä?
• Mitä seuraavalta työltäni ja yritykseltä toivon?