Tietoa kiireestä ja ajankäytönhallinnasta on jo paljon monilla, mutta kirjassa huomautettiin, että uuden asian käsittely väsyttää ja vie kärsivällisyyttä. Siksi kiireen kitkemisen tavat täytyisi saada osaksi omia elämäntapoja. Toisto on siis tässäkin uuden opettelussa keskiössä. Kun toistaa tarpeeksi monta kertaa, toiminnasta saa rutiinia, jolloin se ei enää tunnu hankalalta. Loppujen lopuksi muutoksen aikaan saaminen riippuu aina siitä, oletko motivoitunut viemään muutoksen osaksi arkea ja toistaa sitä niin kauan, että se rutinoituu. Tämänhän minä jo periaatteessa tiesin itsekin, että muutosten läpivieminen on kaikkien työkalujen ja muiden helpotustenkin jälkeen edelleen omalla vastuulla ja tahdon voimalla läpi vietävä prosessi. Enkä tiedä, mitä taikareseptejä kiireen kitkemiseen olisin tältä kirjalta odottanut, kun olin taas pettynyt siihen, kun todellisuus iski jälleen vasten kasvoja, että muutos on tehtävä itse ja se on yleensä pitkäjänteinen prosessi.

Kirjan esittelyteksti mainosti, kuinka tämän lukiessa kulkisin läpi valmennusprosessin, jossa tieto ajankäytönhallinnasta saataisiin näkymään teoissa. Mielestäni kirja oli kuitenkin monilta osin sitä samaa ajatusten herättelyä, jonka jälkeen kaikki tekoihin vieminen on omalla vastuulla. Erilaisten ajanhallintatyökalujen sijaan kirjassa oli paljon ajatuksia haastavia kysymyksiä ja siksi puhunkin ajatusten herättelystä muutoksen tekemiseen. Yksittäisiä oppeja sain kuitenkin sieltä täältä.

Kirjassa puhuttiin kiiresairaudesta ja sen mittarina esitettiin kysymykset: tunteeko levottomuutta silloinkin, kun yrittää rentoutua ja tuleeko uni silmään vai kierteleekö ajatukset työasioissa ja tekemättömissä jutuissa. Itsellä monesti hommat kasaantuvat ja sitten on kauhea stressipiikki, jossa työskentely alkaa olla pelkkää selviytymistä. Ja nyt olen ollut juuri tässä tilanteessa; Sprintti loppuu ja tavoitteita ei ole saavutettu, asiat ovat jääneet viimetippaan ja elämä pyörii käytännössä pelkästään kouluhommien ympärillä ja kaikki tiimiyrityksen kehittämishommat, projektien ideointi sekä hankkiminen ovat tauolla. Itse huomasin ainakin tässä sprintissä sen, että koska en aikatauluttanut lukemista kalenteriin, jäi kirjan luku liian vähäiseksi päivä ja viikkotasolla, jonka takia olen nyt tässä kiireisessä tilanteessa. Kaikenlaiset yllättävät palaverit ja tehtävät menivät aina lukemisen edelle ja lukeminen jäi prioriteeteista pienimmäksi. Jatkossa täytyy hahmotella, kauanko minun täytyy päivän aikataulusta määrätä lukemiselle, jotta pysyisin aikataulussa ja tavoitteissa. Kirjassakin puhuttiin tästä haasteesta, että ei osata asettaa asioita tärkeysjärjestykseen ja erehdytään ajattelemaan, että kaikki on tehtävä heti, jos mahdollista. Jatkossa täytyy harjoitella sitä, että miettii, mikä on tärkeintä ja mikä on tehtävä ensin.

Kiire on länsimaisessa kulttuurissa melkein arvo ja kiireisiä sekä ahkeria ihmisiä ihannoidaan. Ajatellaan, että kun joku on kiireinen, hän on tehokas työnahertaja. Johtajilta ja yrittäjiltä suorastaan oletetaan yli 8 tuntista työpäivää ja hulluja työtunteja. Itse en ihannoi ylityöraatamista. Kirjassakin selitettiin, miksi ylityöllistyminen ja vapaa-ajan halveksuminen ovat ongelmia; Ne johtavat pahoinvointiin ja sitä kautta sairauskuluihin ja moni asia kärsii, kuten työpanos, tehokkuus, tarkkuus, asiakaspalvelukyky ja virheet kasvavat. Tämänkin viikon aikana kuitenkin olen laiminlyönyt omaa hyvinvointiani ja vapaa-aikaani, korjatakseni tilannetta, joka on aiheutunut huonosta ajankäytönhallinnastani. Kiire on kuin vyöryvä lumipalloefekti. Olen jäljessä, korjaan virhettä ja kohta lähden uuteen asiaan taas jo valmiiksi jäljessä.

Kirjassa esiteltiin sekä ulkoisia, että sisäisiä syitä kiireeseen. Lukiessani mietin, että en jaksaisi näihin käyttää aikaa, vaan haluaisin heti ratkaisuja. Nyt kuitenkin ymmärrän, että onhan minun helpompi lähteä korjaamaan ongelmaa, kun mietin ensin, mistä ne voivat aiheutua. Keskityn enemmän sisäisiin ongelmiin, koska ne mielestäni vaikuttavat isommalla kädellä kiireeseeni, kuin ulkoiset tekijät, ja sisäisten ongelmien ymmärtäminen auttaa itseni kehittämisessä. Ulkoiset asiat voivat välillä olla sitä paitsi sellaisia, joihin on vaikea itse vaikuttaa.

Minuun kolahti eniten seuraavat sisäiset syyt:

• Kärsimättömyys eli haluan kaiken heti, nyt ja nopeasti ja en jaksa kärsiä tekemäni asian eteen. Esim. muutosten eteenpäinvieminen yleensä aiheuttaa alkukipuilua ja vaatii itsekuria ja tahdonvoimaa.

• Perfektionismi eli vain täydellinen on parasta. Minulla on vähän perfektionistin vikaa, sillä jään usein hiomaan juttuja liian pitkään ja haluaisin, että ne olisivat täydellisiä tai ainakin lähellä sitä. Se tuottaa minulle haasteita, kun on kiire aikataulu, eikä kerkeä hiomaan asioita esim. visuaalisia tuotoksia. Toisena esimerkkinä on nämä kirjojen lukemiset. Minua on neuvottu lukemaan vain mielenkiintoisia kohtia kirjoista, ja että koko kirjaa ei tarvitse lukea. Minun perfektionistini sielu käy kuitenkin vastataisteluun tuon ajatuksen kanssa ja minulla on jokin pakkomielle yrittää lukea kirja kannesta kanteen. En luota siihen, että saisin kaikki opit kirjasta tai edes ne tärkeimmät, jos jätän kohtia lukematta. Tämän piirteen vaarana on stressaantuminen ja kiireen luominen. Kiirettä luo siis sillä, että jää hiomaan ja miettimään liian pitkäksi aikaa, koska ei halua tehdä huonoa tulosta. Harvoin elämässä on kuitenkaan missään hommassa aikaa niin perustavanlaatuiselle hiomiselle. Tähän ominaisuuteen liittyy myös kriittisyys itseään kohtaan ja haastavuus iloita onnistumisista, koska tavoitteet ja odotukset ovat niin korkealla.

• Saamattomuuden syndrooma eli vitkastelen ja aloitan liian myöhään. Liian hatara suunnittelu ja selkeiden tavoitteiden puuttuminen voivat johtaa vitkasteluun. Huono puoli on se, että saamattomana ei kuitenkaan nauti tekemättömyydestä, vaan oikeastaan ahdistuu siitä lisää, sillä viime tipassa olevat tehtävät lisäävät stressiä. Kävimme juuri tiimin kanssa itsensä johtamiseen liittyvät treenit. Siellä tuli esiin päiväsuunnitelma työkalu, jossa tarkoitus on määritellä itselleen päivän tärkein tehtävä ja kolme sen jälkeen tärkeää tehtävää. Tällainen päivän suunnittelu voisi olla avuksi saamattomuuteen, jos vähintään se yksi kaikista tärkein tehtävä on saatava tehtyä päivän aikana, oli tilanne mikä hyvänsä.

• Liiallinen kiltteys ja kyvyttömyys sanoa ei näkyy esimerkiksi itsellä arjessa niin, että tiimin palaverit ovat aina menneet yksin tehtävien hommien eteen kuten lukemisen ja omat rajat ovat olleet aika häilyviä.

• Turvattomuuden pelko eli minun on pakko tehdä, ettei käy huonosti. Koulumoodista on ollut edelleen vaikea päästä eroon. Akatemian asettamat tavoitteet ja deadlinet ovat hyviä, koska ne saavat minut vaikka sitten pakon tunteen avulla tekemään asioita, mutta kiireessä näiden saavuttaminen tuntuu siltä, että suoritan niitä tutkintoa varten. Sprintin alussa löytyi vielä into ja innostus tekemiseen oman oppimisen näkökulmasta. Tähän liittyy pelko epäonnistumisesta, joka luo painetta ja stressiä.

• Syyllisyys eli en ole tehnyt riittävästi. Tähän liittyy ajattelu, että viikon työt pitäisi yrittää tehdä päivässä sekä vertailu muiden tehokkaaseen työskentelyyn ja jaksamiseen. Syyllisyyttä lisää menneiden vatvominen. Esimerkiksi itse saatan miettiä jotakin jo mennyttä juttua tai tekemättä jääneitä asioita, mille en enää voi mitään. Se on ihan turhaa negatiivisten ajatusten herättämistä ja ajan tuhlausta. Kirjassa lääkkeeksi vinkataan tähän päivään, hetkeen, olennaiseen sekä positiivisiin asioihin keskittymistä.

Mielenkiintoinen nosto kirjassa kiireen vähentämiseen oli se, että älä puhu kiireestä. Ilmeisesti kaikissa kielissä ei edes ole sanaa kiireelle. Itse olen tottunut siihen, että kun on kiire, sitä purkaa avautumalla jollekin kiireestä. Tajusin, että se on kuitenkin ihan totta, että jos puhun kiireestä ja ajattelen sitä, niin se ahdistunut tunne, mikä kiireestä tulee, vain voimistuu, kun siitä oikein hössöttää. Olenkin välillä huomannut, että vaikka minulla on ihan pirun kiire, niin se ei stressaa niin paljon, jos työnnän sen ajatuksen ja tunteen kiireestä ulos aivoista. Eli jos en mieti sitä tai puhu siitä, niin ei sitä ole. Kiire on ongelma vain silloin, kun sen huomaa mielentilasta. Muutenhan pieni kiire voi jopa tehostaa työskentelyä, mutta jos panikoinnille antaa vallan, se lamaannuttaa toiminnan aika tehokkaasti ja saa aikaan vain pahaa oloa.

Se on fakta, että välillä tehtäviä asioita on enemmän, kuin pystyt tekemään, vaikka olisitkin kuinka ahkera. Siksi onkin tärkeä oppia priorisoimaan eli suomeksi pohtimaan sitä, mikä on kaikista tärkeintä. Itsensä johtamisen treeneissä puhuimme siitä, että priorisointilistoja voisi olla esim. kuukausi-, viikko- ja päiväkohtaisesti. Joku myös mainitsi, että prioriteetteja voi olla kerralla vain yksi. Kun mietit, mikä on tärkeintä, teet sen jälkeen valintoja, mitkä asiat vievät kohti sitä tärkeintä asiaa ja mikä taas ei. Ne vähemmän tärkeät saattaa joutua karsimaan pois tehtävä listalta. Esimerkiksi tänään tärkein tehtävä on kirjoittaa tämä reflektio, jouduin siksi jättämään jotakin muuta hommaa pois päiväjärjestyksestä.

”Tee asiat aina heti, niin ne eivät kasaannu.” Menin tämän kanssa monta kertaa metsään tällä sprintillä. Asiakasmotorolat jäivät roikkumaan, tuntienkirjaukset jäivät vain omaan paperikalenteriin ja monet muut pienemmät hommat jäivät odottamaan sopivampaa hetkeä. Huomasin kuitenkin, ettei sopivaa hetkeä varmaan ikinä tule tämän päivän hektisessä elämässä ja siksi hommat täytyisikin tehdä aina saman tien, jos se on vaan mitenkään mahdollista. Heti tekemisen hyöty näkyy ajansäästönä. Esimerkiksi minun tuntikirjaukseni on nyt jälkikäteen paljon isompi homma, koska joudun kaivelemaan kalenterista ja muistiinpanoista kaikkia tietoja ja sitten manuaalisesti siirtää niitä Exceliin. Samoin asiakasmotorola olisi ollut nopeampi kirjoittaa heti tapaamisen jälkeen, koska silloin kaikki olisi ollut vielä tuoreessa muistissa, eikä asioita tarvitsisi pohtia pelkkien muistiinpanojen varassa.

Huomioita tiimin ja tiimiyrityksen toimintaan:

• Suunnittelu on tärkeää, mutta välillä riittäisi kiteytys isoista suuntaviivoista, prosessi askelista ja resursseista. Vastataan kysymykseen mitä tehdään.
• Mitä enemmän asiakas soittoja ja ideoiden testaamista, sitä enemmän syntyy tulosta. Suunnitteluun ei siis kannata tuhlata älyttömästi aikaa, jos ideaa ei ole ollenkaan testattu potentiaalisilla asiakkailla, jottei tehdä turhaa työtä. Tähän mennessä meidän projektisuunnittelumme ovat kääntyneet liikaa sisäänpäin ja täytyisi saada enemmän liikettä ulospäin heti alusta alkaen.
• ”Kiireen karkoitus on ketjupeliä.” Minun kiireeni ja toimintani vaikuttaa myös tiimiläisiin ja tiimiin. Aina siitä ei olla edes tietoisia ja siksi avoin kommunikointi ja palautteenanto on tärkeää, jos joku huomaa, että jonkun toiminta hidastaa toisen työskentelyä.
• Yhteiset projektimallit säästävät aikaa ja auttaa projektien tehokkaaseen läpivientiin. Valmiiden pohjien tekeminen veisi nyt aikaa, mutta säästäisi sitä tulevaisuudessa.
• Yhteinen ja systemaattinen asiakkuudenhallinta säästää aikaa. Jos jonkun pitäisi yhtäkkiä esimerkiksi hoitaa minun asiakkuuksiani, niin tiimitoveri saisi nopeasti kaiken tarvittavan tiedon ja pystyisi jatkamaan siitä, mihin on jääty. Tämän ja asiakkuuksien seurannan helpottumisen takia Hubspot olisi hyvä saada jalkautettua koko tiimin arkeen, myös erityisesti itsellä olisi tässä tsempattavaa. Ohjelma auttaa muistamaan asiakkuuksien hallintaan liittyviä tehtäviä, ja näin lisää asiakassuhteen luottamusta, kun muistetaan hoitaa sovitut asiat. Järjestelmästä ei ole hyötyä niin kauan, kun jokainen ei käytä sitä.