Henkilöstöasiantuntijan käsikirja (Maritta Joki) 

Aloitimme Vanha Kunnon Kahvilalle rekryprosessin kesää 2022 varten tammikuun lopulla. Ajatuksena meillä oli, että haluamme meille talon sisältä työntekijöitä. Näin meille itsellemme jää enemmän aikaa toiminnan kehittämiseen, sillä siihen hinku on meillä suuri. Julkaisimme Teamsiin työntekijähaun. Kerroimme julkaisussa alkuun hieman kahvilan historiasta ja sen toiminnasta. Avasimme postauksessa enemmän työnkuvausta ja sitä, millaista työntekijää haemme. Teimme forms-kyselyn, joka toimi samalla hakulomakkeena työntekijöille. Forms tuntui yksinkertaiselta ja helpolta ratkaisulta. Muistelimme myös, että olimme edellisenä vuonna itse hakeneet VKK:lle töihin jonkinlaisen forms-lomakkeen kautta. Formsista näemme myös selkeästi kaikkien vastaukset eritellysti samaan aikaan. Tuuttasimme pientä infopakettia VKK:sta ja työntekijöiden hakemisesta myös pinkkujen whatsapp-ryhmiin. Tulostimme lisäksi muutamat esitteet akatemian seinille.  

“Asiakas määrittelee kokemuksen perusteella, miten yritys on onnistunut” (Joki 2021.) Hän päättää tuotteen ja palvelun arvon siinä hetkessä, kokiessaan sen. Varsinkin kahvilalla työskennellessä on aina mukava kuulla asiakkaalta suora palaute siinä itse hetkessä. Välillä on hyvä myös kysyä asiakkaalta, mitä hän oli mieltä tuotteesta, esimerkiksi astioita kerätessä tai pöytiä pyyhkiessä tai asiakkaan tekiessä muuten lähtöä. Nykyään asiakkaat kertovat omia mielipiteitään myös entistä enemmän sosiaalisten verkostojen ja internetin kautta.  

Esimerkkinä, viime talvilomalla, kun pidimme Vanha Kunnon Kahvilaa auki, saimme instagramin ja facebookin kautta useamman viestin, jossa kiitettiin maistuvista korvapuusteista ja siitä, että olimme taas muutaman päivän auki. Toisaalta taas, olimme arvioineet korvapuustien määrän niin, että keskiviikkona puustit loppuivat reilu 30 minuuttia ennen sulkemistamme. Pullien loputtua aloimme siivoilla ja sulkea kahvilaa pikku hiljaa. Pari asiakasta kävi kuitenkin kysymässä korvapuusteja, ja jouduimme myymään ei oota. Myöhemmin saimme instagraimin kautta kommentin, jossa toivottiin, että pullia riittäisi aina koko päiväksi. Tottakai pahoittelimme aina tilannetta. Puimme asiaa yhdessä projektiryhmän kanssa. Tottakai on harmi, että pullat loppuivat kesken, mutta toisaalta, meillä ei ollut alimiehityksen takia päivän aikana mahdollista käydä tekemässä lisää taikinaa kesken kaiken. Kesällä asia on myöskin aina hieman eri, sillä paistovalmiita pullia voi jättää jääkaappiin seuraavaa päivää varten. Nyt, toistaisesi viimeisenä aukiolopäivänä asia olisi ollut kuitenkin ihan eri. Jos meillä olisi ollut yksi taikinallinen lisää pullia, olisi niitä jäänyt aivan valtavasti yli, vaikka pari käynyttä asiakasta olisikin saaneet pullansa. Hävikkiä olisi tullut todella paljon.  

“Asiakaskokemuksen merkitys kasvaa ja se on parhaimmillaan yrityksen kilpailijoista erottava tekijä” (Joki 2021.) Me haluamme Vanha Kunnon Kahvilan olevan Jyväskylän lämminhenkisin kesäkahvila, niin kuin se on tähän asti aina ollutkin. Haluamme jatkaa tätä lämminhenkisyyden perinnettä ja panostaa siihen entisestään. Haluamme palvella asiakkaitamme ihmislähtöisesti. Haluamme oikeasti panostaa siihen oikeaan kohderyhmäämme, lapsiperheisiin. Haluamme tuottaa vanhemmille ja lapsille paljon iloa ja keskittyä kahvilalla ja esimerkiksi tuotevalikoimallamme heidän tarpeisiinsa.  

Pidimme rekrytointihaastattelut parina eri päivänä. Olimme päättäneet, että haluamme tekijät Tiimiakatemian sisältä niin, että palkan maksu tapahtuu laskutustyönä. Saimme kuitenkin lisäksi ainakin kolme vai jopa neljä työhakemusta talon ulkopuolelta, vaikkemme rekrystä tai muusta olleet ulospäin missään vaiheessa vielä maininneetkaan.  

“Täytyy muistaa, että kaksi haastattelijaa havannoi enemmän kuin yksi ja arvio haastateltavasta on näin objektiivisempi. Kokemattomalla haastattelijalla kysymysten esittäminenkin vie tarkkaavaisuutta pois itse haastateltavasta ja hänen näkemyksistään.” (Joki 2021.) Näin ollen päätimmekin, että haluamme kaikki neljä projektiryhmäläistä olla mukana haastatteluissa. Talon sisältä meillä ei ollut kuin neljä hakijaa, aikataulullisesti nämä olisi siis suhteellisen helppo järjestää. Lisäksi, jos porukka meistä olisi jakaantunut, mietimme sitä, miten hyvin saisimme kerrottua haastattelusta toiselle puolelle. Neljä haastattelijaa on aika paljon, mutta toisaalta halusimme pitää tilanteen mahdollisimman rentona. Samalla pystyimme kaikki esittelemään itsemme kesän uusille työntekijöille. Pystyimme yhdessä neljästään myös aina pohtimaan havaintoja ja vastauksia haastattelun jälkeen.  

Poimin kirjasta monia hyviä kysymyksiä haastatteluihin. Tässä muutamia hyviä esimerkkejä, joita pääsimme käytännössä hyödyntämään. 

Työhistoriaan ja motivaatioon liittyvät kysymykset: 

• Mitä kuuluu? 
  Kertoisitko lyhyesti työhistoriasi pääkohdat? 
• Mitkä osa-alueet tässä haettavassa tehtävässä tuntuvat kiinnostavimmalta? 

Hakijaan ihmisenä liittyvät kysymykset: 

• Miten kuvailisit itseäsi ihmisenä, entä työntekijänä? 
• Kuvaile parhaita puoliasi 

Työyhteisössä ja ryhmässä työskentelyyn liittyvät kysymykset: 

• Mikä on mielestäsi parasta työskentelyssä toisten kanssa? 
• Millaisia ominaisuuksia vaaditaan mielestäsi hyvältä kahvilatyöntekijältä? 

Työpaineisiin ja stressiin liittyvät kysymykset:  

• Miten toimi stressaavissa tilanteissa? 
• Miten käsittelet suuria työmääriä? 
• Miten suhtaudut tiukkoihin aikatauluihin ja tiukkoihin paikkoihin? Miten suoriudut paineen alla? 

Nykytilanteeseen liittyvät kysymykset: 

• Onko sinulla muita hakuja käynnissä? 
• Mitä sinä toisit tähän työporukkaan? 
• Onko sinulla jotain kysyttävää tai lisättävää? 

Oli mielenkiintoista haastatella ja kuulla hakijoilta ajatuksia työhön ja kesään liittyen. Saimme koottua todella hyvältä ja ahkeralta porukalta vaikuttavat tiimin, joita pääsemme loppukeväästä perehdyttämään. Ilmoitimme kaikille kasvotusten paikan saamisesta. Näin näimme heidän reaktionsa ja pystyimme heti vastata muutamiin heränneisiin kysymyksiin.  

Henkilöstöasiantuntijan käsikirja (Maritta Joki 2021.)
Rakensimme haastatteluihin raakapohjaisen rungon: esittelimme ensin itsemme ja pyysimme haastateltavaa vielä esittäytymään. Tämän jälkeen saatoimme kysyä jo joitain työhistoriaan tai motivaatioon liittyviä kysymyksiä (muutama esimerkki lueteltuna yllä). Yleensä kysyimme myös, minkälainen kuva ja käsitys haastateltavalla oli jo entuudestaan tässä vaiheessa Vanha Kunnon Kahvilasta. Kerroimme lyhyesti kahvilan historiaa ja perustietoja siitä sekä meidän työhistoriastamme kahvilalla. Tämän jälkeen paneuduimme enemmän haastateltavaan. Ehdottomasti menestyskysymyksiksi, joka haastattelussa toistuviin kysymyksiin lukeutuivat mm. Hakijaan ja työpaineisiin liittyvät kysymykset. Ihmisen persoona on kuitenkin asiakaspalvelussa ydinosassa. Työpaineisiin liittyvät kysymykset taas auttoivat meitä hahmottamaan tulevan työntekijän paineensieto- ja mukautumiskykyä. Kesästä on kuitenkin varmasti tulossa vauhdikas!
Oli mielenkiintoista haastatella ja kuulla hakijoilta ajatuksia työhön ja kesään liittyen. Saimme koottua todella hyvältä ja ahkeralta porukalta vaikuttavat tiimin, joita pääsemme loppukeväästä perehdyttämään. Ilmoitimme kaikille kasvotusten paikan saamisesta. Näin näimme heidän reaktionsa ja pystyimme heti vastata muutamiin heränneisiin kysymyksiin.
Seuraavana vaiheena meillä onkin henkilöstön perehdyttäminen. Olemme sopineet perehdytysviikonlopun, jolloin valmistelemme kahvilan avajaisia yhdessä ja perehdytämme kesäntekijät esimeriksi vakioreseptien saloihin. Lisäksi olemme sopineet, että ensimmäisen viikon ajan pyörimme kahvilalla takapiruina auttamassa, vastailemassa kysymyksiin ja apukäsinä. Näin työntekijöilläkin varmasti tulee itsevarmempi olo tekemiseen.
Kirjassa annettiin myös monia hyviä vinkkejä perehdyttämiseen liittyen. Seuraavaksi koenkin, että meidän on tehtävä huolellinen suunnitelma perehdyttämisestä. Kirjaa lukiessa mieleeni heti selkeytyi, että ennen kesän alkua työntekijöille on esiteltävä ja selvennettävä perehdytysjaksolla ainakin

• Asiat, jotka ovat VKK:lla tärkeitä, arvot
• Asiakaspalvelu ja myyntityö
• Täsmällisyyden merkitys
• Kahvilan sijainti, varastot, kahvila ja keittö/leipomistila, kulkutiet, avaimet
• Koneiden, laitteden, välineiden käyttö ja huolto-ohjeet
• Tauot
• Palkka/laskutus kuntoon kaikille
• Hygieniapassitodistukset
• Menettelytavat häiriö- ja poikkeustilanteissa (kiinteistö, sähkö ja LVI-järjestelmät)
• Puhelimen ja tietotekniikan käyttö (työasia, yksityisasiat).
  Perehdyttämistä pääsemme seuraamaan kysymällä tekijöiltä suoraan palautetta. Olemme puhuneet myös, että pidämme projektiryhmän kanssa osan kesän palavereista myös itse kahvilalla ja olemme muutenkin enemmän läsnä kahvilan arjessa. Meillä on työntekijöille luotuna yhteinen whatsapp-ryhmä, minkä avulla voimme välittää tietoa ja pitää toinen toisemme ajan tasalla. Perehdyttämisen seurantaa tehdessä voimme kysyä esimerkiksi:
• Mitä kuuluu?
• Mikä asiat tuntuvat tutuilta? Entä mitkä vielä vaikeila?
• Minkälaista tukea olet tarvinnut? Oletko saanut sitä helposti?

VKK:lla työskentely ei ole mitään tähtitiedettä, mutta perusasiat tulee kuitenkin olla kaikilla kunnossa. Huolellisella perehdyttämistyöllä pääsemme varmasti pitkälle ja voitamme aikaa loppupäästä. Olemme Jyväskylän lämminhenkisin kesäkahvila. Tuoreet korvapuustit ja asiakaslähtöisyys ovat meillä avainasemassa. Tästä tulee varmasti huippukesä huipputekijöiden kanssa!