Olen tehnyt vapaaehtoistöitä erään organisaation kautta jo hetken aikaa. Kun olin alkukesästä eräässä kyseisen organisaation järjestämässä koulutuksessa, otin osaa keskusteluun, jonka aiheena oli organisaation viestintä – tai oikeastaan sen puute. Vaikka oma tietämykseni organisaatioviestinnästä oli erittäin vajavaista, tarjosin apuani viestinnän parantamiseen. Suurin tavoitteeni tälle syksylle onkin panostaa viestinnästä oppimiseen, jonka myötä tämä kirja päätyi lukulistalleni. Reflektoin kyseisen organisaation viestinnällistä toimintaa ja pohdin keinoja sille, miten viestintää saadaan tehostettua – tässä reflektiossa juuri mainittu organisaatio kulkee nimellä organisaatio X. 

Viestintä on aikaisemmin tuntunut itselleni jopa hieman yksipuoliselta, pienemmältä kokonaisuudelta, mutta viestintä on huomattavasti moniulotteisempaa kuin olin aiemmin ajatellut. Sekä ulkoisen että sisäisen viestinnän toimiminen on kriittistä organisaation tavoitteisiin pääsemiselle. Ja kuten sanottu – viestintä – etenkin organisaatiotasolla – oli itselleni entuudestaan hyvin tuntematonta aluetta. Kirja oli hyvin teoriapainotteinen ja tuntui siltä, että jokaisella sivulla oli paljon annettavaa omaan tekemiseeni. Päädyin reflektoimaan tässä esseessä organisaatio X:n viestintää viestinnän johtamisen timanttia hyödyntäen. 

Viestinnän johtamisen timantti 

Viestintä on luonteeltaan operatiivista, mutta sen johtaminen ei voi sitä olla. Tarvitaan strategista, suunnitelmallista ja vaikuttavaa johtamista, jotta vaativasta toimintaympäristöstä ja viestinnän johtamisen erityispiirteistä saadaan onnistunut lopputulos. Pitää tietää, mitä tavoitellaan, tehdä se suunnitelmallisesti ja arvioida onnistumista. Lisäksi rohkaistaan ja kannustetaan koko organisaatio vuorovaikutukseen ja vastuulliseen viestintään. 

Viestinnän johtaminen on siis koko viestivän organisaation johtamista. Viestinnän johtamisen timantti luo johtamiseen rakennetta ja kuvaa sitä: onnistuakseen viestinnän johtamisen on oltava strategista, suunnitelmallista, vaikuttavaa, vuorovaikutteista ja vastuullista. Käydään läpi organisaatio X:n viestintää kyseisillä osa-alueilla. 

Strategista 

Organisaation viestinnässä on huomioitava se, että viestinnän strategia tukee koko organisaation strategiaa sekä edistää organisaation tärkeimpiä tavoitteita. Strategiasta olisi hyvä tehdä ymmärrettävä ja visuaalinen, jotta sen käyttöön vieminen olisi selkeämpää – johtamisviestinnän olisi otettava strategiaa jatkuvasti osaksi arjen toimintaa niin organisaation sisäisesti, kuin ulkoisestikin – tämä puolestaan on helpompaa kun strategiasta tehdään helposti ymmärrettävä. Jotta strategiaviestinnästä voi tehdä tehokkaampaa, on oltava tietoisia strategian nykytilasta – onko nykyinen viestintämme toimivaa, millaisena organisaation ulkopuoliset henkilöt näkevät meidät?  

Kolme keinoa organisaatio X:n strategisuuden lisäämiseen: 

1. Viestinnän näkemys on otettava osaksi organisaation strategiatyötä. Johdon on pohdittava yhdessä, miten viestintä voi hyödyttää organisaatiota. 

2. Strategiasta on tehtävä kirkas ja konkreettinen ja se on visualisoitava. 

3. Strategian käyttöönviemisestä on tehtävä jatkuvaa, suunniteltua ja vuorovaikutteista. 

Suunnitelmallista 

Viestinnän suunnitelmallisuus ohjaa työn tekemistä ja helpottaa viestinnän edistämistä. Viestintästrategiaa suunnitellessa olisi tärkeää tietää koko organisaation strategiset tavoitteet, jotta viestintä voi tukea koko organisaation tavoitteisiin pääsemistä. Tällä hetkellä organisaatio X:n strategia itsessään on minulle hieman epäselvää, joten on otettava puheeksi koko johtoportaan kanssa strategian selkeyttäminen ja se, miten viestintä voi tukea strategiaa. Jotta viestintää voi kehittää, on tiedettävä sen nykytila ja tämä onkin yksi seuraavista asioista, mitä lähden selvittämään ja analysoimaan. 

Yksi ensimmäisistä asioista, minkä tein organisaatio X:n viestintään liittyen oli yksinkertaisen vuosikellon luominen. Vuosikelloon loin kolme rinkiä: somekampanjat, ohjelmat ja muu toiminta, jotka täytin jo olemassa olevan tiedon perusteella. Vuoden visualisoiminen auttoi ymmärtämään viestinnälliset tarpeet tulevan vuoden eri vaiheissa. Jatkoa ajatellen on vuosisuunnitelmaan valittava strategisesti tärkeimmät viestinnälliset teemat ja vaiheistettava ne. Kun organisaation strategia on kirkastettu, on huomioitava strategian painopistealueet, joihin tarvitaan viestinnällistä panostusta. Lisäksi organisaatiossa on eräitä asioita, joita on priorisoitava viestinnässä. Näitä ovat talven ja kesän ohjelmakaudet, sekä niihin haku – etenkin hakuaikana ulkoinen viestintä tulee olemaan sekä osallistujien että leadereiden rekrytointia, jotta hakijoita saadaan tarpeeksi. Lisäksi ulkoisessa viestinnässä on huomioitava tärkeät yhteiskunnalliset päivät, jotka ovat merkittäviä organisaation toiminnan kannalta. 

Kolme keinoa organisaatio X:n suunnitelmallisuuden lisäämiseen: 

1. Organisaation johdon kanssa selkeytetään organisaation strategia, jotta viestintää voidaan tehdä organisaation tavoitteiden mukaisesti. 

2. Luodaan selkeä vuosisuunnitelma, jossa on huomioitu strategiset painopistealueet ja viestinnälliset teemat. 

3. Selkeytetään viestinnän kanavien roolit ja kohderyhmät. Sisältöä tehdään suunnitelmallisesti, kohdennetusti ja monikanavaisesti, kohderyhmille tehdään räätälöityä ja relevanttia viestintää. 

Vaikuttavaa 

Lyhyesti sanottuna viestintä on vaikuttavaa, kun tuloksia näkyy. Ilman toimivaa sisäistä ja ulkoista viestintää, voivat tuloksetkin jäädä heikolle tasolle. Viestinnän vaikuttavuutta voidaan mitata tekemällä toiminnasta raportti esimerkiksi kuukausittain, kvartaaleittain tai puolivuosittain. Yksi konkreettinen tapa mitata organisaatio X:n vaikuttavuutta on raportoida hakijaluvut ja verrata niitä edellisvuoden samojen ohjelmien lukuihin. Kun tavoitteet hakijamäärille on asetettu, voidaan raporttien avulla selventää sitä, edetäänkö tavoitteiden suuntaan. Lisäksi voidaan analysoida uusien toimenpiteiden ja toimintatapojen vaikuttavuutta lopputulokseen. Kun ollaan saatu dataa eri toimintatapojen toimimisesta, voidaan jatkossa resurssit priorisoida saatujen tulosten perusteella. Kun nykytilanteessa dataa ei ole aktiivisesti kerätty, voidaan dataa ottaa alkutilanteesta ja dataa kerätäksemme on kokeiltava uusia toimintatapoja. Mittaamisen jälkeen toimintaa on kehitettävä datan lopputuloksen perusteella. Kun tavoitteita mietitään, on ne hyvä pystyä mittaamaan erilaisilla viestinnän mittareilla. 

Kirjassa esiteltiin viestinnän mittaamisen malli SMART (specific, measurable, achievable, relevant, time-bound), jota voidaan käyttää viestintäsuunnitelman tukena sekä mitattavan viestintäkampanjan malli OASIS. Kun organisaatio X:lle tehdään hakukampanjaa, olisi OASIS-malli hyvä työkalu hakukampanjan vaikuttavuuden mittaamiseen.  

OASIS-malli: 

O objectives (tavoitteet) 

• Hakukampanjalle luodaan tavoitteet, esimerkiksi se, kuinka monta hakijaa halutaan saada. 

A audience/insight (kohderyhmät ja ymmärrys kohderyhmästä) 

• Kohdennetaan markkinointikampanja niitä koskeville kohderyhmille. Ymmärretään se, missä ja miten kohderyhmiä kannattaa tavoitella. 

S strategy/ideas (kampanjan strategia ja idea) 

• Ideoidaan kampanja, mietitään se, millaisella näkökulmalla mahdollisia hakijoita lähdetään tavoittelemaan. 

I implementation (toteutus) 

• Päätetään, kuka toteuttaa kampanjan, mitä kanavia siihen käytetään ja millaisella mittakaavalla kampanja toteutetaan. 

S scoring/evaluation (onnistuminen ja arviointi) 

• Kerätään dataa kampanjan tavoitettavuudesta sekä ohjelmiin hakijoiden määrästä. Verrataan dataa edellisvuoteen ja kehitetään sitä seuraavalle vuodelle saatujen tulosten perusteella. 

Kolme keinoa organisaatio X:n vaikuttavuuden lisäämiseen: 

1. Viestinnälle määritellään organisaation tavoitteita tukevat mitattavat tavoitteet. 

2. Viestintää mitataan ja toimintaa kehitetään jatkuvasti saatujen tulosten perusteella. 

3. Kun dataa on kerätty, otetaan käyttöön tai  luodaan malli(t) organisaation tarpeiden mukaan. Valitaan organisaation viestinnän kehittymistä tukevat ratkaisut. 

Vuorovaikutteista 

Viestintä on yhä enenevimmissä määrin tulossa vuorovaikutteisemmaksi. Jotta sekä organisaation sisäiset että ulkoiset ryhmät kokevat tulleensa kuulluiksi, on viestinnän oltava vuorovaikutteista. Olen itse huomannut ja ymmärtänyt dialogin tärkeyden Tiimiakatemialla opiskellessani – kun vuorovaikutus on kaksisuuntaista ja sitä on paljon, myös sitoutuminen lisääntyy. Kirjassa mainittiin myös vuorovaikutuksen kolme koota ja yksi n – kohtaamisia, kuuntelua, keskustelua ja näkemys siitä, mitä keskustellaan. Jotta vuorovaikutuksella saadaan luotua luottamusta osapuolien kesken, olisi vuorovaikutuksessa tärkeää olla kaikkia näitä elementtejä.  

Ulkoisessa viestinnässä on hyvä kiteyttää se, mitä vuorovaikutuksella tavoitellaan. On analysoitava olemassaolevia väyliä ja välineitä sekä niiden toimivuutta ja kehityskohteita. Organisaatioiden on oltava monikanavaisia, jotta mahdollisimman suuri joukko ihmisiä tavoitetaan. Koska organisaatio X toimii vapaaehtoisvoimin, on organisaation toimittava vuorovaikutteisesti, jotta kiinnostus ja luottamus organisaatiota kohtaan lisäytyisi ja mahdollisia vapaaehtoisia löytyisi enemmän.  

Kolme keinoa organisaatio X:n vuorovaikutuksen lisäämiseen: 

1. Organisaation sisäisesti tehdään yhteistä kehittämistyötä, joka innostaa ja mahdollistaa kaikkien äänen kuuluviin saamisen. 

2. Kiteytetään se, mitä sisäisellä ja ulkoisella vuorovaikutuksella tavoitellaan. 

3. Tarkastellaan vuorovaikutuksen väyliä ja välineitä, jotta organisaatiolle löydetään sille sopivimmat keinot vuorovaikutukseen. 

Vastuullista 

Organisaatiot painottavat ympäristövastuuta, sosiaalista vastuuta ja taloudellista vastuuta eri tavoin riippuen siitä, mikä on niiden ydintoiminnan kannalta olennaisinta. 

Organisaatio X:n arvoja ovat muun muassa oikeudenmukaisuuden sekä rauhan edistäminen. Kun organisaation toiminta ja arvot on pohdittuja ja niillä on yhteiskunnallinen merkitys, on yksilö halukkaampi sitoutumaan siihen. Organisaatio, jolla on niin sanotusti trendikkäitä arvoja, voi olla helpommin luotettava ja luokseenvetävä. Toisaalta tämmöinen organisaatio voi olla helpommin kriittisen tarkastelun alla ja on kiinnitettävä huomiota, että viestintä (ja muukin toiminta) on aina organisaation arvojen mukaista. Luottamusta voi lisätä myös tekemällä organisaation toiminnasta läpinäkyvämpää. 

Jotta organisaation viestintä voi olla vastuullista, on sen ydintoiminnan myös oltava sitä. Vastuullisuutta on myös kehitettävä jatkuvasti. Viestintää on tehtävä vastuullisesti ja vastuullisesta toiminnasta ja sen tuloksista on viestittävä. 

Kolme keinoa organisaatio X:n vastuullisuuden lisäämiseen: 

1. Ei viestitä vain vastuullisuuteen liittyvistä aikeista – on viestittävä tuloksista. 

2. Viestinnästä on tehtävä läpinäkyvämpää. 

3. Sosiaaliseen vastuullisuuteen on kiinnitettävä huomiota myös organisaation sisällä.