Tämän kirjan lukuprosessi oli varsin erilainen aiempiin. En kokenut suurta hinkua lähteä tutkimaan kirjaa alusta loppuun sanasta sanaan. Sen sijaan hyökkäsin heti sisällysluettelon kimppuun, josta toivoin löytäväni heti jotakin mielenkiintoista mihin tarttua. Syynä tähän vaikutti varmasti jo aiempi kokemus tapahtumatuotannosta.

Olemme tiiminä päättäneet keskittyä tapahtumatuotantoon. Se on tuntunut luonnolliselta Fleimin sisällä jo ensimmäisestä keväästä asti. Tänä vuonna olemme myös tarttuneet kunnianhimoisempiin ideoihin ja haasteisiin. Taso on ollut alusta asti loistava ja näenkin sen vain nousevan kokemuksen ja taitojen karttuessa.

Vaikka olemmekin onnistuneet hienosti visioissamme, niin mielestäni meillä on silti paljon opittavaa. Tapahtumamme ovat kokonaisuuksina hyviä, mutta usein päädymme uusiin ratkaisuihin tilanteen ollessa jo käsillä. Olemme myös olleet onnekkaita, että paska ei ole vielä kertaakaan osunut kunnolla tuulettimeen. Oli syy sitten meistä riippumaton tai ei. Voisiko tapahtumasuunnittelun kankeita ensiaskelia suoraviivaistaa? Tai valmistautua paremmin tuleviin ongelmatilanteisiin ja pulmiin etukäteen? Koen, että voisimme panostaa suunnitelmallisuuteen.

Kirjasta ei aluksi oikein mikään iskenyt silmään. Koin jokseenkin epäinspiroivaksi alkaa lukemaan niin sanottuja perusasioita ja sanaselityksiä. Alun perin päätinkin keskittyä kirjassa tapahtuman sisältöön. Sekin osottautui varsin kuivaksi osioksi. Selasin kirjaa uudestaan ja löysinkin mielenkiintoisen osion, josta olisi varmasti konkreettista hyötyä. Se kertoi tapahtumastrategiasta.

Kävimme hetki sitten treeneissä läpi erilaisia työkaluja, joita voisimme käyttää varsinkin tapahtumien suunnittelussa. Listaan lukeutuivat muun muassa SWOT-, GAP- sekä MOST-analyysi. Tutkimisen ja kokeilun jälkeen koimme kaikki toimiviksi. Näistä SWOT oli sellainen, jota miltei jokainen oli aiemmin hyödyntänyt.

Itse tapahtumasuunnittelussa olemme käyttäneet ainakin Business Model Canvasta. Lyhyesti BMC selkeyttää muun muassa kulurakenteen, asiakasryhmän sekä tulovirran. Totesimme palaverin jälkeen yhteen ääneen, että tämä helpotti ja selkeytti ajatuksia. Ero ensimmäisen tapahtuman suunnittelupalaveriin oli kuin yöllä ja päivällä.

Lähdinkin etsimään kirjasta uusia työkaluja, jotka olisi suunnattu nimenomaan Fleimin toimiala mielessä. Näistä mielenkiintoisimmaksi osoittautui Sininen meren strategia (Blue Ocean Strategy). Kyseinen työkalun päämääränä on erottua kilpailusta varsinkin niillä markkinoilla, jotka ovat täynnä toimijoita. Neljästä pääkysymyksestä muodostuu nelikenttä, jonka avulla voidaan parantaa toimintaa ja luoda uutta.

Mitä poistetaan? – Turhat asiat ja mallit, joihin on esimerkiksi alalla jumiuduttu.

Mitä supistetaan? – Huonoksi todetut toimintamallit ja piirteet, joista on jo kokemusta.

Mitä korostetaan? – Asiakkaan näkökulmasta keskeisiä asioita.

Mitä luodaan? – Jotain uutta alalla.

Tein nelikentän testimielessä tiimimme Valon kaupunki -projektista. Siinä poistin alkoholin ja halvan pikaruoan yhtälöstämme. Supistin sanan ”kiire” pois. Tällä tarkoitin, että pyrkisimme luomaan rauhallisen ympäristön, johon voi tulla ”chillaamaan” koko keskustan kattavan hälinän keskeltä. Korostin laatua, taidetta sekä loistavaa ruokaa ja juomaa. Loisimme uniikin tunnelman sekä panostaisimme tosissaan valoihin. Sinisen meren strategiaa ei ole tarkoitus käyttää jälkianalyysissa, mutta halusin kokeilla tätä nopeasti jollain oikealla tapauksella.

Mielestäni kyseistä työkalua voisi olla hyvinkin hyödyllistä käyttää. Sen avulla voitaisiin hahmottaa helpommin, miten tehdä massasta poikkeava tilaisuus. Lisäksi hahmottaa toistuvia ryppyjä tekemisessä ja keksiä niille uusia toteutuskeinoja.

Lisäksi tapahtumien jälkityön merkitys on tullut puheen tiimin kesken viime aikoina. Emme ole hyödyntäneet tai oikeastaan edes keränneet palautteita asiakkailta. Kirja ehdotti, että palautteista voisi tehdä visuaalisen yhteenvedon, vaikka Excelissä. Eri osa-alueista (esim. ohjelma, musiikki, tunnelma) kysyttäisiin arvosanaa, joka muuntautuisi tietyksi väriksi. Paras arvosana olisi vihreä ja huonoin puolestaan punainen. Oikeilla kysymyksillä ja sommittelulla olisi mahdollista piirtää ”värikartta”, jolla palautteiden asian saisi nopeasti ja helposti sisäistettävään muotoon. Tapahtumia voisi myös verrata helposti keskenään.

Varsin kankean alun jälkeen kirjasta löytyikin varsin hyviä juttuja. Muutaman lupaavan työkalun lisäksi kirja tarjosi todella hyviä esimerkkejä. Kirjalla olisi ylipäätään ollut paljon enemmän tarjottavaa, jos kokemusta tapahtumista ei olisi ennestään. Mukava huomata, että tekemällä on tullut opittua aika paljon!

3-/5