Valitsin luettavaksi kirjan Tapahtuma on tilaisuus, joka oli juuri oikea valinta Spotlight projektia varten. Kyseinen kirja on 2022 vuoden painos, joten kirja sisältää todella uutta tietoa tapahtuma-alasta. Kirjassa oli todella selkeästi kerrottu tapahtuman rakentamisesta ja sen eri vaiheista. Kirja sisälsi todella hyviä työkaluja jokaiseen tapahtumatuotannon kohtaan, myös nettisivuja, joista saa aiheeseen lisää tietoa ja ohjeita tapahtumien miettimiseen ja sen läpiviemiseen. Kirja oli kattava teos tapahtuman toteuttamisesta ja sen eri vaiheista. Peilaan reflektiossani Spotlight tapahtuman alkuvaiheeseen ja hyödynnän niitä työkaluja, joita pystyn vielä hyödyntämään tapahtumassa. Tämä reflektio on kirjoitettu niin että voin palata tähän ja aina tarvittaessa hakemaan tietoa tapahtuman toteuttamiseen liittyvistä aiheista.

Tapahtuman suunnittelu

Tapahtuman suunnittelu ja toteutus lähtevät tapahtuman tarkoituksen ja teeman perusteella. Tapahtuman tarkoituksella tarkoitettiin kirjassa sitä, mitä tapahtumalla haetaan ja mitä sillä pyritään saavuttamaan. Tapahtuman teema on auttaa tapahtuman markkinoinnissa, visuaalisen ilmeen luomisessa ja tapahtuman rakenteiden miettimisessä, minkä ympärille lähdetään muodostamaan kokonaisuutta. Meillä Spotlightissa tapahtumassa oli selvää heti aluksi, että kyseessä on maksuton tapahtuma asiakkaille ja että kyseessä on puhujatapahtuma. Näiden tietojen perusteella meillä oli luokiteltu tapahtuman, formaatti ja tapahtuma konseptin Spotligt teeman ympärille. Vaikka tapahtuma olisi ilmainen kävijöille, täytyy jokaisen tapahtuma saada rahaa asioiden toteuttamiseen. Tätä rahaa voidaan saada yhteistyö kumppaneiden kautta. Kirjassa oli seuraavanlainen kaavio, miten tapahtuman teema kulkee koko tapahtuman läpi kutsusta jälkivaiheeseen.

Teema on näyttävä tapahtuman koko ketjussa: kutsu -> ohjelma -> sisältö -> materiaalit -> somistus -> tarjoilu -> pukeutuminen -> jälkivaihe

Teeman täytyy näkyä jokaisessa erivaiheessa tapahtumaa edetessä. Spotlightissä teema väri violetti/tummansininen näkyy nettisivuilla, logossa, haalarimerkeissä, markkinoinnissa ja tapahtuman valaistuksessa. Teema kulkee siten käsikädessä tapahtuman kanssa ja on siten helposti tunnistettava. Spotlightin teema ja sen ideologia on ohjannut tapahtumatuotannon tekemistä koko projektin ajan.

Seuraavaksi kirjasta löytyi onnistuneen tapahtuman malli. Kyseinen malli koostuu strategisesta sekä operatiivisista kysymyksistä. Strategiset kysymykset luovat tapahtumalle pohjan. Ensimmäinen strategia kysymys on miksi. Tällä haetaan selkeyttä siihen, miksi tapahtumaa ylipäänsä järjestetään ja mikä on sen tarkoitus. Tässä kohtaa haetaan myös tapahtuman tavoitteita, jotka pitäisi olla kirkkaana mielessä suunnittelun edetessä. Toinen strateginen kysymys on, kenelle kyseinen tapahtuma järjestetään. Kolmas strateginen kysymys on mitä, missä, milloin. Tämän tarkoituksena on auttaa selvittämään missä tapahtuma pidetään, milloin se pidetään ja mitä ollaan järjestämässä. Miettiessäni Spotlight tapahtumaa ja sen suunnitteluvaiheita olemme työskennelleet hyvin samankaltaisella menetelmällä. Olimme miettineet ensimmäisten tiimitapaamisissa uudistaa tapahtuman missota, visiota ja arvoja. Spotlightin missio on olla osa muutosta, tarjoamalla konkreettisia työkaluja kehityshaluisille nuorille. Spotlightin missio vastaa miksi kysymykseen ja siihen miksi haluamme järjestää tapahtuman ja mikä on meidän kohderyhmämme. Oivalluksenani kirjaa lukiessani tuli se, ettemme olleet laittaneet tapahtumalle selkeitä tavoitteita, jotka ohjaisivat tapahtuman suunnittelua.  Tietenkin missiossa on yksi tavoite, jossa on antaa asiakkailleen konkreettisia työkaluja itsensä kehittämiseen. Vaikka meillä olisikin tavoitteita, me ei olla tietoisesti niitä kirjattu ylös tavoitteeksi ja mietitty miten me näitä asioita mitataan. Näin jälkikäteen mietittyäni tavoitteiden asettaminen ja niiden mittaaminen olisi ollut tärkeää tapahtuman onnistumisen mittaamisen näkökulmasta. Tämän opin vien jatkossa muihin projekteihini.

Operatiivisen kolmion kysymykset ottavat kantaa järjestämiseen ja resursointiin. Operatiivisen ensimmäinen kysymys on miten. Miten kysymyksellä haetaan sitä, miten haluttu tavoite saavutetaan ja miten tapahtumassa näkyy teema koko tapahtuman alkuvaiheista loppuun. Toinen operatiivinen kysymys on millainen. Millainen kysymyksellä haetaan, millainen on tapahtuman sisältöä ja ohjelmaa. Kolmas operatiivinen kysymys on kuka tai ketkä. Näillä kysymyksillä haetaan, että kuka ja ketkä ovat vastuuhenkilöitä missäkin tehtävässä. Operatiiviset asiat ovat olleet hyvin selkeitä Spotlightiä rakentaessa. Projektipäällikkö teki tiimihaun, jonka perusteella valitsi kyseiset ihmiset hoitamaan Spotlightin eri osa-alueita. Kokonaisuutena onnistuneen tapahtuma malli auttaa tapahtuman perusrakenteiden miettimisessä. Kyseisen mallin kysymyksiä voidaan hyödyntää erilaisten projektien suunnittelu vaiheissa.

Yksi tapahtuman tärkeistä elementeistä on elämyksellisyys. Miten saadaan ylitettyä asiakkaiden odotukset ja heräteltyä asiakkaiden aisteja. Ihmisellä on viisi eri aistia, joihin voidaan vaikuttaa. Nämä aistit ovat: näköaisti, kuuloaisti, makuaisti, tuntoaisti ja hajuaisti. Olemme miettineet miten Spotligtissa haluamme vaikuttaa tapahtuman kävijöihin aisteilla. Herättelemme kävijöiden aisteja niin valoilla ja musiikilla. Kävimme lähiaikoina katsomassa valotekniikkaa ja äänentoistoa tapahtumatilassa. Värilliset valot ja erilliset spottivalot lavalle tuovat tunnelmaa ja saa katseen kiinnittymään puhujaan. Mietimme, miten erottelemme valoilla ja mikrofoonilla puhujan ja juontajan roolin tapahtumassa. Juontajalle ajattelimme valospottia, joka on vain puolet lavasta, kuin puhujalla on koko lava käytössä. Juontajalla tulee olemaan kädessä pidettävä mikrofooni ja puhujilla on puolestaan headset mikrofooni. Näin erottelemme puhujan ja juontajan tärkeyden tapahtumassa, jolloin katsoja ymmärtää näiden eroavaisuudet. Näin ollen valo ja äänet ovat yksi tärkeimmistä elementeistä Spotliht tapahtumassa.

Luvat ja suunnitelmat

Tapahtumia ohjaavat useat lait ja asetukset. Näistä tietoja löytyy Finlexin sivulta. Näitä lakeja ovat esimerkiksi kuluttajaturvallisuuslaki, kokoontumislaki, järjestyslaki, pelastuslaki, tekijänoikeuslaki, ja tietosuoja-asetukset. Näitten lakien pohjalta tapahtumaan pitää hake erilaisia lupia ja tehdä ilmoituksia. Kirjassa käsiteltiin hyvin selkeästi mitä lupia on olemassa ja mistä saa näistä erillisistä lupahakemuksista lisää tietoa. Miettiessäni Spotlight tapahtumaa on tapahtumaa varten otettava esimerkiksi musiikkiluvat. Musiikkiluvat haemme Jes järjestön kautta, koska olemme Jesin alainen isompi opiskelijoille suunnattu tapahtuma. Näistä musiikkiluvista löytyy tietoa Teoston ja Gramexin sekä musiikkiluvat.fi sivulta, jos haluaa itse perehtyä musiikki lupa asioihin. Kokoontumislakiin kannattaa perehtyä, jos järjestää tapahtumaa, jossa on yli 200 osallistujaa, tapahtuma on maksullinen ja vaikuttaa ympäristöön. Joissakin tapahtumista tehdään kirjallinen ilmoitus poliisille kyseisestä tapahtumasta.

Tapahtumaan toteuttaessa sisältyy erilaisia suunnitelmia ja dokumentteja. Näitä suunnitelmia ovat projektisuunnitelma, tapahtumasuunnitelma, työvuorosuunnitelma, budjetti, pelastussuunnitelma, rakennussuunnitelma, varasuunnitelma ja mahdollisesti myös kriisiviestintäsuunnitelma. Nämä suunnitelmat auttavat turvallisen tapahtuman toteuttamiseen, joka on kävijäystävällinen. Spotlightissa lupa asiat ovat selvityksessä projektipäälikkö, joka hoitaa lupa asiat kuntoon tapahtumaa varten. Mielestäni on hyvä tiedostaa mitä lupia Spotlightin kaltaiseen tapahtumaan tarvitaan, jotta samankaltaisessa tilanteessa tiedän miten toimia. Tapahtumaan suunnitellessa on hyvä miettiä, minkälaisia lupa-asioita tarvitsee hoitaa etukäteen ennen tapahtumaa.

Pohdinta

Kirjassa mainittiin tapahtuman suojelijoista. Tällä tarkoitetaan merkittävää henkilöä, esimerkiksi presidenttiä, joka vierailee tapahtumassa. Kyseessä voi olla myös joku muu vaikutusvaltainen henkilö, joka voi olla tapahtuman suojelija. Suojelijan tehtävä on parantaa tapahtuman imagoa ja vetovoimaa kutsuvien silmissä. Aikaisemmin en henkilökohtaisesti ole kuullut suojelijasta, vaikka se kuulostaa näin ajateltuna loogiselta. Spotlightin puolesta emme ole miettineet suojelijaa, mutta se voisi olla mahdollisesti se tahon henkilö, joka sponsoroi Spotlight tapahtumaa. Tämän suojelija näkisi silloin konkreettisesti millaisesta tapahtumasta on kyse ja miten tapahtuma on toteutettu. En tiedä onko liian myöhäistä miettiä suojelijaa Spotlight tapahtumaan. Mielestäni oli silti hyvin mielenkiintoista perehtyä kyseiseen aiheeseen, josta en ole aikaisemmin kuullut mitään.

Kirjassa annettiin yksi tapahtuman suunnitteluun työkalu, joka on Event canvas. Kuulin kyseisestä mallipohjasta kirjan myötä. Kyseinen työkalu näytti hyvältä, vaikka en perehtynyt siihen sen syvällisemmin. Kirjassa oli valtavasti tietoa tapahtuma-alasta ja siitä, miten tapahtumia lähdetään toteuttamaan. Kirjassa oli esimerkki tapahtuman käsikirjoituksessa, jossa oli aikataulutettu tapahtuma. Käytimme kyseistä pohjaa hyödyksi minuuttiaikataulun rakentamisessa Spotligtissa. Minuuttiaikataulun rakentaminen onnistui kirjan antaman esimerkin perusteella hyvinkin sujuvasti. Kirja antoi konkreettisia työkaluja ja malleja, joita varmasti hyödynnämme Spotlight projektissa jatkossa.