Yksi usein toistuvista puheenaiheista tiimissämme on tämän vuoden puolella ollut palautteen antaminen ja se, kuinka siitä pitäisi tehdä jatkuvampaa ja osa arkipäiväämme. Paneudunkin tässä reflektiossa Arten palautekulttuuriin.

Arten palautekulttuuri

Jokaisella yrityksellä on kulttuuri – niin myös Artella. Arten yrityskulttuurin pohjana toimii tietyt säännöt ja toimintatavat, joiden mukaan toimimme, jotta yhdessä työskentely olisi vaivatonta. Tiimille on luotu arvot ja pelisäännöt, mutta mikäli tiimiläiset laitettaisiin pistokokeeseen kirjoittamaan ne paperille, veikkaan että tehtävässä onnistuminen olisi parin kymmenen prosentin luokkaa. Arkea ohjaavat pikemminkin tietyt kirjoittamattomat säännöt ja rakenteet, jotka ovat muovautuneet viimeisen puolentoista vuoden aikana – ja muovautuvat jatkuvasti lisää.

Yrityskulttuuri määrittelee sen, mistä palautetta kannattaa antaa. Artelle ei ole luotu selkeää strategiaa, polkua jota pitkin kulkea kohti tavoitteita, mutta tiimillä on kuitenkin muutamia yhteisiä tavoitteita – mitattavat tavoitteet (kirjapisteet ja asiakaskäynnit sekä esimerkiksi tiimin taloudellinen tavoite), jonka lisäksi yhtenä tavoitteena voidaan pitää esimerkiksi avoimen ja kannustavan ilmapiirin säilymistä. On siis sallittua antaa palautetta, mikäli tiimin jäsenen toiminnasta aiheutuu haittaa näille edellä mainituille osa-alueille. Silloin palaute ei mene henkilökohtaisuuksiin, vaan toiminta, josta palaute on annettu, sotii yhdessä luotua yrityskulttuuria vastaan.

Arteen on luotu tiettyjä palautesääntöjä, mutta palautekulttuurista olisi ehkä hyvä käydä vielä laajempaa keskustelua. Miten palaute annetaan hyvin ja miten palautteet otetaan vastaan? Onko palaute annettava aina kahden kesken vai voiko palautteita nostaa esille koko tiimin läsnä ollessa? Palautetta on kannustavaa ja korjaavaa: kannustava kertoo minkä tekemistä kannattaa jatkaa ja miksi. Korjaava puolestaan kertoo havainnosta, muutostoiveesta tai syystä, miksi tekemistä kannattaisi muuttaa. Artessa kannustavalla palautteella on huomattavasti isompi rooli, kuin korjaavalla.

Itse koen jatkuvan palautteen antamisen tiimissämme erittäin tärkeänä. Tiimin jäsenet saavat tietoa omasta toiminnastaan, palautteen antaminen ylläpitää muutosta, se lisää luottamusta tiimiläisten välillä sekä luo merkityksellisyyttä tiimin toimintaan. Toki nämä edellä mainitut vain siinä tilanteessa, että palautetta osataan antaa oikein ja se on laadukasta. Huonosti annetulla palautteella on puolestaan negatiivinen vaikutus tiimin suoriutumiseen.

Koen, että viime aikoina eriäviä mielipiteitä on noussut entistä enemmän esille dialogeissa. Kunnioittavassa ilmapiirissä vastakkainasettelu nähdään positiivisena elementtinä. Se voi antaa keskustelulle paljon ja tuoda uusia näkökulmia. Vastakkainasettelut osoittavat myös sen, että tiimi on kehittymishaluinen eikä halua tyytyä vain ensimmäiseen ehdotettuun ratkaisuun.

Toimiva palautekulttuuri vaatii tiimin sisäistä luottamusta. Luottamuksen puute heijastuu vahvasti tiimin tekemiseen ja näkyy esimerkiksi dialogissa. On pystyttävä luottamaan, että yhdessä sovitut asiat hoituvat ilman jatkuvaa huomauttelemista tai valvomista. Jos jokin asia ei toteudu sovitulla tavalla, vähentää se varmasti luottamusta koko tiimin kesken. Sen lisäksi, että on pystyttävä luottamaan niin sanotulla työ tasolla, on Tiimiakatemian kaltaisessa työympäristössä oltava myös henkilökohtaisen tason luottamusta. Luottamuksen puute henkilökohtaisella tasolla heijastuu myös töihin.

Palataanpas takaisin raiteille ja palautteen vastaanottamiseen. Tiimissämme varmasti jokainen kokee sen, ettei saa tarpeeksi palautetta, toki ei niin paljoa, että pyytäisi sitä itse muilta. Itsekin syyllistyn tähän – palautetta olisi kiva saada useammin, mutta en mene vapaaehtoisesti altistamaan itseäni semmoisen saamiselle. On mieluisampaa olla vastaanottamatta palautetta, kuin ottaa riski siitä, että joku antaisi kritiikkiä omasta toiminnastani. Tärkeää on palautteenantajan tarkoitusperä – jos palautteenantaja haluaa auttaa kehittämään toimintaa ja palaute ei kritisoi henkilöä vaan toimintaa, on sitä paljon mieluisampi vastaanottaa. Esille tässäkin nousee tiimin jäsenten välinen luottamus toisiaan kohtaan.

En anna tarpeeksi palautetta. Kyse ei ehkä ole niinkään siitä, etten haluaisi, vaan siitä, ettei siitä ole tullut jatkuvaa tapaa. Palautteen antamiselle on koetettu luoda hetkiä tiimissämme (esimerkiksi treenien jälkeen tai kuukausikatsauksessa), mutta tavat poistuvat samaa vauhtia, kun ovat tulleetkaan. Puolivuosittain olevat palautetreenit ovat toki pakollinen hetki palautteen antamiseen, mutten itse tykkää niiden konseptista. Palaute ei ole spontaania ja tule hetkessä, vaan sitä pantataan seuraaviin palautetreeneihin asti, jossa sen merkitys ei välttämättä ole kauhean suuri. Ideaalitilannehan olisi se, ettei palautetreenejä tarvitsisi enää pitää, vaan palautteen antaminen olisi osa tiimin arkea.

Kaksi muutosta omaan toimintaani

1. Pyrin jatkossa antamaan palautetta useammin ja heti tilanteessa
2. Kysyn palautetta tiimiläisiltä, jos en saa sitä pyytämättä