Rekrytointi on pirun vaikeaa

Uuden työntekijän palkkaaminen on aina suuri riski yrittäjälle. Usein riski mielletään taloudellisena, ja ennemmin tai myöhemmin se saattaa sellaisena realisoituakin. Kuitenkin riskit ovat paljon monisyisemmät. Mitä tehdään, jos työntekijä osoittautuukin täydeksi kusipääksi? Onko henkilö kivenkova ammattilainen, mutta vuorovaikutus asiakkaiden kanssa tökkii pahasti? Miten työntekijä sopeutuu työympäristöön, työyhteisöön ja muihin työpaikan erikoisuuksiin?

Rekrytointiprosessi on resursseja sitova puuha. Aikaa menee työpaikkailmoituksen laatimiseen, julkaisuun, ja hakemusten pläräämiseen. Hakemusten ja ansioluetteloiden kasasta pitäisi sitten valita haastatteluun parhaat mahdolliset. Pelkkä haastattelujen sopiminen vie jo paljon aikaa, itse haastatteluista puhumattakaan. Jos tuon projektin jälkeen työntekijä osoittautuukin soveltumattomaksi ja työsuhde joudutaan purkamaan jo koeajalla, on resurssit heitetty täysin hukkaan ja homma täytyy aloittaa alusta.

Saana Rossi puhuu kirjassaan Rekrytoija ammattirekrytoijan työstä tavalla, joka antaa ajatusta myös lukijalle rekrytointiprosessin kehittämiseen. Kaikkiin edellä mainittuihin rekryprosessin vaiheisiin voi ja pitäisi pyrkiä vaikuttamaan, jotta saadaan mahdollisimman hyvä lopputulos.

Työpaikkailmoitus

Työpaikkailmoitukset ovat usein puista luettavaa. Suomalaisen insinööriyhteiskunnan tavoin ilmoituksiin on lueteltu faktat avoimesta työpaikasta ja siihen se sitten jääkin. Ilmoitus laitetaan omien nettisivujen lisäksi työkkäriin ja sormet pistetään ristiin oikean henkilön löytymiseksi. Ilmoitus avoimesta työpaikasta on kuitenkin osa yrityksen viestintää, halusi sitä tai ei. Se miten työpaikkailmoituksen kirjoittaa ja missä kanavissa sen julkaisee, voi vaikuttaa saatujen hakemusten määrään ja laatuun huomattavasti.

Cimsonilla olemme historiassa hyödyntäneet omia Facebook-verkostojamme noiden perinteisten kanavien lisäksi. Kun omat hommani yrityksessä vähenivät, jäivät facepostauksetkin tekemättä. Silloin varsinaista dataa ei noista postauksista seurattu, mutta jälkikäteen ammattilaiset huomauttivat, että nuo postaukset olivat keränneet kaikkein eniten kävijöitä nettisivuillemme, eli jonkinlaista tavoittavuutta niillä oli.

Jatkossa työpaikkailmoituksiin tulee käyttää enemmän aikaa ja vaivaa. On myös arvioitava, mitkä ovat oikeat markkinointikanavat ilmoituksen levittämiseen. Epäilen myös, että lisätietopuhelut jäävät vastaamattattomiksi, sillä vanhan mallin mukaisesti ilmoituksessa on kiireisien toimitusjohtajan numero. Tuntemattomat numerot kun ovat lähtökohtaisesti myyjiä, jotka vain varastavat aikaa…

Haastattelut

Sitten ne haastattelut… Nippu hakemuksia on käyty läpi ja haastatteluun otetaan hakijoiden määrästä ja laadusta riippuen se neljästä kuuteen henkilöä. Tuon haastatteluun käytettävän tunnin tai parin aikana pitäisi saada selko hakijan sopivuudesta, ei vain työn kuvaan, vaan myös työyhteisöön, asiakasrajapintaan ja yrityksen pidemmän aikajänteen suunnitelmiin. Helppo homma…

Rossi antoi haastattelutilanteeseen hyviä vinkkejä, joista päällimmäisenä jäi mieleen haastattelupaikan vaihtaminen. Ihmiset reagoivat ja vastaavat kysymyksiin aivan eri tavalla istuessaan tulevan potentiaalisen pomonsa työhuoneessa, kuin esimerkiksi kävelyllä järven rannalla. Myös haastattelijan iällä ja sukupuolella voi olla merkitystä. Haastattelutilanne voi olla luontevampi, mikäli haastattelijana toimii samaan ikäluokkaan kuuluva henkilö. Keskustelu saadaan lähtökohtaisesti rullaamaan mukavammin, kun keskustelukumppaneilta löytyy jotain yhteistä. Kuitenkin rekryn kokonaiskuvan hahmottamiseksi, olisi hyvä, että haastattelut tiettyyn tehtävään hoitaa yksi ja sama henkilö.

Oma kokemukseni

Pk-sektorilla itse rekrytointipäätöstä venytetään usein aivan liian pitkälle. Ensimmäisen työntekijän palkkaamista kannattaakin harkita tarkkaan. Kuitenkin henkilöstöä jo omaavan firman kannattaisi laittaa prosessi käyntiin saman tien, kun olemassa olevat työntekijät alkavat näyttää merkkejä ylityöllistymisestä. Liian usein mennään pisteeseen, että uutta työntekijää vasta aletaan etsiä, kun kaikilla on jo kädet täynnä töitä. Rekrytointiprosessi vie aina aikaa ja mitä enemmän aikaa sille annetaan, sitä parempi lopputulos voidaan saavuttaa. Jos henkilöstö on jo kantokykynsä rajalla, ei kasvulle rekrytointiprosessin aikana jää mahdollisuuksia.

Toinen ongelma tässä liian myöhäisessä rekrytoinnissa on mahdolliset irtisanoutumiset ja sairauslomat. Kun ihmisen vie äärirajoilleen, hän voi toimia hetken tehokkaasti, mutta tarvitsee palautumista. Jokaisen kantokyvyn rajat ovat vielä erilaiset, joten tilanne, jossa uutta työntekijää ollaan palkkaamassa vähän jälkijunassa, voi hyvinkin poikia jonkun tämän hetken työntekijän irtisanoutumiseen. Tuossa tilanteessa rekryprosessi on todennäköisesti aloitettava alusta, kun uusi työntekijä paikkaakin vain vanhan jättämän tyhjiön.

Rekrytointeja pitäisi myös pystyä reflektoimaan yrityksen johdossa. Muutamia vuosia sitten voimaan tullut kuuden kuukauden koeaikamahdollisuus kannattaisi oikeasti hyödyntää. Usein pienemmissä yrityksissä, joissa johto on lähempänä työntekijöitä, puoli vuotta työskennellyttä kahvipöytäkaveria voi olla vaikea irtisanoa. Tässä tilanteessa johdon on kysyttävä itseltään, onko tämä ihmissuhde niin arvokas, että siitä kannattaa pitää huolta firman menestyksen kustannuksella. Väitän, että yhdeksässä tapauksessa kymmenestä näin ei ole. Usein myös sellaiset työntekijät, joiden työsuhteiden koeaikapurkua mietitään tosissaan, eivät syystä tai toisesta sitoudu yritykseen, sen johdon tavoitteisiin tai ovat myrkyllisiä työyhteisölle.

Suosittelen kirjan lukemista jokaiselle, joka on rekrytoimassa itselleen työntekijöitä tai valmistautumassa työpaikkahaastatteluun menemiseen uuden työn toivossa.