Tapahtuma on tilaisuus

Alustus

Ennen kirjan lukemista, toivon saavani kattavan tietopläjäyksen tapahtuman järjestämisestä. Haluaisin tältä kirjalta saada oikeita vinkkejä, en mitään self-help juttuja. En usko kirjan pääsevän top 1. sijalle kirjalistallani, mutta toivon saavani oppeja tapahtumatuotantoon. Kirja olisi ehkä ollut hyvä lukea jo aikaisemmin, paljon ennen Spotlightia. Eli tapahtumaa, jota olen mukana järjestämässä. Kuitenkin parempi myöhään kun ei milloinkaan!

Kirjassa on paljon tärkeitä pointteja tapahtuman järjestämiseen liittyen, hyödyllisiä työkaluja sekä ohjeita tapahtumien pohtimiseen ja läpiviemiseen. Eli juuri sitä mitä tältä kirjalta hainkin. Kirjaa lukiessa, huomaan kuitenkin ettei lukemiseen uppoudu, eikä lukeminen, tai varsinkaan sen aloittaminen ole kovin innostavaa. Ajattelin kuitenkin reflektion tehdä peilaten kirjaa Spotlight tapahtumaan, sillä koen saavani sitä kautta eniten irti kirjasta.

Kirjan opit
Mitä uutta opin kirjasta? Opin muutaman uuden käsitteen. ROI = (Return on investment) eli pääoman tuotto tai tuottoprosentti. Se lasketaan plussaamalla liiketulos ja rahoitustuotot, jotka jaetaan sijoitetulla pääomalla. Tämä tulos kerrotaan sadalla. ROI:lla arvioidaan tapahtuman kannattavuutta. Emme käyttäneet tätä työkalua Spotlightissa. No show prosentti oli myös uusi käsite itselleni. Tämäkään työkalu ei sinänsä ollut aiheellinen Spotlight tapahtumaan maksuttomuuden takia. Tapahtuman järjestäjiltä ei ole rahallisesti millään tavalla pois onko tapahtumassa kymmenen vaiko kolmesataa kävijää. Jatkoa ajatellen täytyy kuitenkin pitää mielessä. Käytimme minuuttiaikataulua tehdessä yhtä kirjasta saatua oppia. Kirjassa neuvottiin minuuttiaikatauluun kirjaamaan ylös kaikki pisteet, joissa tapahtuu jotain samaan aikaan. Esimerkiksi valot, ääni, diaesitys, lava. (Alla kuva.) On helppo seurata minuuttiaikataulua, kun näkee kerralla kaikki pisteet joilla tehdään samaan aikaan asioita.

Kirjassa puhuttiin tapahtuman tarkoituksesta ja teemasta. Jo keväällä 2023, kun aloimme työskentelmään Spotlightin parissa kävimme läpi arvot, vision, mission ja teeman. Pidimme ensimmäisten tapaamisten joukossa palaverin kyseisistä aiheista. Jokainen sai kirjoittaa lapulle omat näkökantansa, joista sitten keskustelemalla valitsimme parhaimmat. Teimme oikeastaan edellä mainitun vielä niin päin, että ensimmäiseksi mietimme arvot ja sen jälkeen vision ja mission. Koen, että on helpompi miettiä missio ja visio vasta sen jälkeen, kun arvot ovat selvillä. Toimintamme perustuu arvoihin.

Isona teemana tapahtumassa toimi tulevaisuuden työelämä. Kirjan mukaan teeman pitäisi näkyä ja olla mielessä läpi tapahtuman.

Ohjelma -> sisältö -> materiaalit -> somistus -> tarjoilu -> pukeutuminen -> jälkivaihe.

Spotlightissa onnistuimme tässä hyvin. Työelämä teemaa pidimme yllä omilla netti-ja somesivuilla keväästä asti. Esimerkiksi työelämä-aiheisilla postauksilla. Spotlightilla oli omien netti-ja somesivujen lisäksi omat paidat, haalarimerkit ja logo. Mielestäni tällaiset pienetkin asiat joissa voi mainostaa omaa tapahtumaa, ovat tärkeitä. Ne luovat vakuuttavuutta sekä ammattimaisuutta.

Tapahtuman jälkeen on hyvä muistaa jälkimarkkinointi, eli muistuttaa kävijöitä vielä jonkinkaltaisella muistutusviestillä tapahtumassa käymisestä. Sekä julkaista mahdollinen koostevideo eli aftermovie. Koostevideossa on parhaat palat tapahtumasta ja se on kestoltaan noin 1-2 minuuttia. Koostevideo toimii avaintekijänä, varsinkin jos tapahtuma on jatkuva. Koostevideo voi herätellä tulevia kävijöitä tulemaan tapahtumaan seuraavana vuonna. Sekä toimii tunteiden nostattajana niille, jotka tapahtumassa sinä vuonna olivat.

Kirjassa käydään läpi onnistuneen tapahtuman malli. Se voidaan käydä läpi kolmen kysymyksen avulla. Ensimmäinen kysymys on miksi? Miksi tapahtumaa järjestetään ja mikä sen tarkoitus on? Toisena kysymyksenä kenelle tapahtuma järjestetään? Sekä kolmas, mitä missä milloin? Mistä sitten tiedän, että Spotlight oli tapahtumana onnistunut? Esimerkiksi siitä, että pidimme koko tapahtuman suunnittelun ajan ylläolevat kysymykset mielessä. Sanoisin, että jos tapahtumaa suunnittelee kyseisten kysymysten kautta on jo aika pitkällä. Tämän lisäksi myös siitä, että tapahtumapäivän päätteeksi päälimmäinen tunne oli onnellisuus. Kaikki meni tapahtumapäivänä nappiin sen ansiosta, että olimme suunnitelleet kaiken alusta loppuun huolella. Saimme positiivista palautetta tapahtumassa kävijöiltä sekä tapahtumassa työskenteleviltä. Mielestäni myös onnistuimme luomaan merkityksellisen, elämyksellisen ja mieleenpainuvan tapahtuman. ”Tapahtuma muistetaan tunteista”.

Kirjaa voin suositella tapahtuma-alasta kiinnostuneelle ja sillä saralla vasta alottaville. Sain kirjasta tietoa siitä, mistä se lupasikin.