Luin kirjan johtoryhmä, syy siihen on helppo, aloitin ensimmäisen vuoteni Vengan johtoryhmässä, enkä tiedä siitä paljoo. Kirjan oli tarkoitus antaa vinkkejä miten päästä mukaan tähän toimintaan.

Pelisäännöt

Tosi tärkeää on heti alussa luoda pelisäännöt tapaamisiin, että niissä on jokin rakenne millä aina mennään. Se on aina oltava ensimmäinen johtoryhmän tehtävä.

Tässä on luettelo mitä kannattaa käydä läpi ja miettiä mitkä näistä olisivat tärkeitä johtoryhmään.

1. Johtoryhmän kokoonpano

a. mitkä yksiköt ja/tai toiminnot edustettuina

b. jäsenten varahenkilöt (varahenkilöiden positiot)

c. puheenjohtajuus (normaalisti, poikkeustilanteissa)

d. sihteeri

e. mahdollinen laajennettu johtoryhmä.

2. Kokousten aikataulutus

a. kokousten frekvenssi

b. viikonpäivä tai muu vakioitu ajankohta, kellonaika

c. kokousten ajoitus hallituksen (tai muun ylemmän tason ryhmän) kokouksiin nähden

d. alajohtoryhmien kokousten ajoitus TMT:n kokouksiin nähden

e. linkitys vuosikelloon tms. suunnittelukäytäntöön (kokousten erityisteemat)

f. kokousten tavoitepituus.

3. Kokouksen koolle kutsuminen

a. milloin ja kuka kutsuu, miten kutsu toimitetaan

b. osallistumisen vahvistaminen (myös mahdollisen varahenkilön osalta)

c. kokouspaikka ja vakiojärjestelyt

d. etäosallistuminen.

4. Agenda

a. toimittaminen ennakkoon (esim. kutsun yhteydessä)

b. jaottelu (suositus: päätösasiat, valmistelussa olevat, informaatioasiat) ja käsittelyjärjestys

c. vakioinformaatio (esim. MWB:t, tuloskortti, KPI:t) ja sen valmisteluvastuu

d. jäsenten ehdottamien asioiden päätyminen agendalle.

5. Kokouskäytännöt

a. kokouksen todellinen aloitusaika

b. puheenvuorojen pyytäminen ja käyttäminen

c. mobiilivälineiden (puhelimet, tabletit yms.) käyttö kokouksissa

d. asioiden pöytäkirjaaminen

e. pöytäkirjan taltiointi ja/tai jakelu (erityisesti päätösasioiden osalta).

6. Johtoryhmätyöskentely kokousten ulkopuolella

a. TMT:n jäsenten informointi hallituksen ja alajohtoryhmien kokouksista

b. TMT:n jäsenen muu seuranta- ja informointivastuu

c. Ad hoc -johtoryhmäkokoukset (TMT tai sen osa) ja niistä informointi.

7. Pelisääntöjen tarkistaminen ja muuttaminen

a. milloin (esim. kerran vuodessa tai kokoonpanon muuttuessa)

b. pelisääntöjen dokumentointi

c. johtoryhmätyöskentelyn arviointi.

Miten johtorymä rakennetaan?

Tässä kuvassa näkyy tärkeiden asioitten järjestys. Ekaksi johtoryhmällä on oltava perus edellytykset toimintaan, kuten osaaminen, aika, yms.

Toiseksi on mietittävä käytännöt millä mennään, miten usein kokoukset, miten pitkät, miten ne alkaa, jokaisen roolit ja kenellä on mikäkin vastuu.

Kolmannessa kohdassa on ryhmän sisäinen dynamiikkaa, kuten päätöksenteon prosesseja, kommunikaation laatua ja ryhmän jäsenten välistä vuorovaikutusta.

Tämä taso edustaa lopullisia saavutuksia ja menestystä, joka johtoryhmän työskentelystä seuraa. Se on pyramidin huippu, joka näyttää, mihin kaikki muu työskentely tähtää. Tämä voi sisältää strategisia päämääriä, taloudellisia tuloksia, tiimin suorituskyvyn parannuksia ja muita konkreettisia saavutuksia.

Nämä on tärkeää ratkaista tässä järjestyksessä, sillä alimman huono tominta vaikuttaa myös ylempiin.

Mennään liian nopeesti

Ongelma on kun asioita yritetään ratkaista liian nopeasti ja tehdään sen takia huonoja päätöksiä, jossa mahdollisesti ei oteta kaikkia mahdollisia näkökulmia huomioon. Yhdessä kokouksessa ei ole pakko saada kaikkia asioita pääteltyä, vaan niihin voi käyttää 2-3 kertaa.

Erilaisuuden hyödyntäminen

Tiimin jäsenet voidaan pistää ajattelemaan asioita eri näkökulmista, sillä erilaiset ihmiset näkee asiat eri tavalla. Nämä on sitten saatava jotenkin hyvin yhdistettyä kokonaisuudeksi.

Erilaisuudesta puheen ollen, kannattaa käydä läpi millaisia persoonallisuustyyppejä tiimissä on. Ei välttämättä eri yhdistelmät ole hyviä tai huonoja, mutta tietäessä millaisten tyyppien kanssa tekee hommia, dialogit voivat sujua paremmin. Toisaalta jos tiimissä ei ole tiettyjä persoonallisuustyyppejä, esim yksityiskohtia miettivää, niin voi käydä niin, että yksityiskohtien tarkastelu jää kokonaan pois.