Johdanto

John C. Maxwell käsittelee kirjassaan sitä, kuinka jokainen meistä riippumatta omasta roolistaan omassa organisaatiossaan voi olla johtajan roolissa. Maxwell tuo esille asenteen, itsensä johtajuuden sekä priorisoinnin tärkeyden johtajuudessa. Kirjasta saa konkreettisia työkaluja, joita käyttämällä jokainen pystyy kehittymään paremmaksi johtajaksi.

Itsensä johtaminen

Vastuun kantaminen

Jokaisella on vastuu omista teoistaan, koska ne vaikuttavat ja muovaavat muita ja muiden käytöstä. Johtajan pitää ensin tuntea ja opetella johtamaan itseään ennen kuin hän voi johtaa ja oppia tuntemaan muita. Itsetietoisuus on tunneälykkyyttä. Tunneälykkyys puolestaan auttaa johtajaa toimimaan kriisitilanteissa mahdollisimman optimaalisella tasolla.

Tunne älykkyys ja palautuminen

Johtajan on osattava käsitellä omia sekä johdettaviensa tunteita. Johtajan pitää osata reflektoida omaa tekemistään ja analysoida eri tilanteita ja toimia omien analysointitulosten vaatimalla tavalla. Oman tekemisen ja tunteiden reflektoinnille pitää tehdä aikaa, sillä se auttaa johtajaa arvioimaan omaa tekemistään. On muistettava myös tehdä aikaa palautumiselle. Jokaisella on omia keinoja palautumiseen. Palautumisessa on ennen kaikkea kyse ajatusten tyhjentämisestä. Vanessa Van Edwardsin mukaan menestyvät johtajat pitävät taukoja, mutta he eivät katso televisiota tai selaile Facebookia taukojen aikana, vaan sen sijaan he tekevät luovuutta ja aivotoimintaa parantavia asioita kuten kuntoilua, meditointia ja jooga.

Priorisointi ja asenne

Johtajan on tärkeää tiedostaa, että kaikki asiat eivät voi, eivätkä ole tärkeys- ja kiireellisyysasteikolla yhtäläisiä. Tehokas työskentely vaatii priorisointia, tämä pätee niin johtamiseen, johtajuuteen kuin mihin tahansa muuhunkin työhön. Johtajan on arvioitava asioiden tärkeys ja eliminoitava kaikki ne asiat, jotka eivät ole tärkeitä. Vaikeiden päätösten tekeminen kuuluu johtajan työhön. Rohkeus ja päättäväisyys ovat johtajan tärkeimpiä luonteenpiirteitä.

Jokainen ihminen pystyy muokkaamaan omaa asennetta, asenteella onkin todella suuri vaikutus kaikkeen tekemiseen. Tekemisen ja aikaansaamattomuuden välillä on näkymätön raja, rajan toiselle puolelle pääsee muuttamalla omaa asennetta.

On tärkeää muistella menneitä ja tämänhetkisiä pieniä asioita, joista on kiitollinen, sillä tämän kautta isommat asiat tuntuvat merkityksellisimmältä. Johtajan on kartettava nykyhetken vertailua eiliseen, hänen on keskityttävä siihen mikä tilanne on nyt ja verrata sitä mahdollisuuksiin, joita tulevaisuus tarjoaa sekä siihen, että antaa tällä hetkellä kaikkensa käsillä olevaan tehtävään.

Uhriutuminen on yksi suurimmista paheista, joita johtaja voi tehdä. Uhriutumalla johtaja syyttää tiimiläisiään omista tappioistaan. Tämä asenne on hyvin vaarallinen, sillä toisia syyttämällä ei voi koskaan kehittyä ihmisenä eikä johtajana. On aina analysoitava ja pohdittava, mitä itse olisi voinut tehdä toisin ja miten kannattaa toimia ensi kerralla. Johtajalla on aina oltava ratkaisukeskeinen asenne kaikkeen, johtajat eivät keksi tekosyitä vaan ratkaisuja. Johtajan on haastettava muita ottamaan vastuuta omasta suoriutumisestaan ja auttaa kaikkia tuntemaan itsensä tärkeäksi osaksi tiimiä, johtajan on palkittava tiimiläisiään heidän onnistumisistaan.

Virheistä oppiminen

Pelon puute virheiden tekemistä kohtaan luo perustan onnistumiselle. Tämän asenteen luominen ja jatkuva vahvistaminen, takaa tiimiläisten sekä johtajan onnistumisen omissa tehtävissään. Johtajan on ymmärrettävä, että epäonnistuminen on onnistumisesta maksettava hinta. Virheistä oppiminen vaatii näin ollen tietynlaista asennetta. Epäonnistuminen on olennainen osa johtajuutta, älä anna sen ikinä vaikuttaa valintoihin, tai asenteeseesi, epäonnistumiset luovat tulevaisuuden onnistumisia.

Johtajan on myös jatkuvasti reflektoitava ja kysyttävä itseltään kysymyksiä, jotta hän voi selvittää syyt omille virheilleen ja olla jatkossa tekemättä samoja virheitä uudelleen. Kysymysten kysyminen, silloinkin kuin kaikki asiat menevät hyvin auttaa johtajaa selvittämään miksi asiat menevät hyvin ja mitä yritys tai projektiryhmä voi tehdä, jotta onnistumiset jatkuisivat. Jatkuva itsensä kehittäminen on johtajalle elintärkeä taito, sillä jos johtajalla on palava halu kehittää itseään, se tulvii yli ja vaikuttaa suoranaisesti myös johtajan tiimiin ja tämä luo itsensä kehittämisen kulttuurin työpaikalle.

Ajanhallinta

Kun oman ajankäytön käy läpi perin pohjin, huomaa varmasti tuhlaavansa aikaa moniin turhiin asioihin. Ajan käytön optimointi lisää tehokkuutta, auttaa mieltä pysymään selkeänä ja tuo lisää aikaa käytettäväksi aidosti tärkeisiin asioihin. Pitääksesi ajankäyttösi mahdollisimman tehokkaana, kalenterissasi tulee olla selkeästi priorisoitu aikataulu kuukausitasolla.

Delegointi on tärkeä taito, jonka johtajan on osattava. Johtajan delegointikyky on suoranaisesti liitoksissa johtajan tehokkuuteen. Jos johtaja osaa delegoida sellaiset asiat, joissa hän on itse huono tai joihin hänellä itsellään ei riitä aika, hänelle jää aikaa niille asioille, jotka ovat priorisointi järjestyksessä tärkeämpiä. Delegointi on työkalu, jonka avulla johtajalla on mahdollisuus rakentaa luottamussuhteita hänen ja tiimiläistensä välille. Delegoinnilla pystyy myös saamaan muut tuntemaan itsensä arvokkaaksi omalle tiimilleen.

Nopea ja helppo työkalu ajankäytön optimointiin on Eisenhower Matrix. Vastaamalla neljään kysymykseen, saat hahmotettua mitkä asiat ansaitsevat aikaa kalenteristasi ja mistä hankkiutua eroon.

Eisenhower Matrix

Tärkeää, kiireellistä: Priorisoi nämä asiat ja tee ne heti kun vain pystyt.

Tärkeää, ei kiireellistä: Merkitse kalenteriin, milloin teet nämä asiat

Ei tärkeää, kiireellistä: Koita delegoida nämä asiat. Näihin keskittyminen vie turhaan liikaa aikaa “ajan tuhlausta”

Ei tärkeää, ei kiireellistä: Poista nämä asiat lautaseltasi kokonaan, mikäli on jokin asia mikä kuitenkin tulee hoitaa, hoida tämä asia, kun sinulla on ylimääräistä aikaa

Johtamisen työkalut

Taso 1 Position (rights) Asema

Johtajuus alkaa ensimmäisestä tasosta, asemasta. Tämä johtajuuden alhaisin taso ei vaadi oikeaa johtajuutta, se toimii johtoaseman auktoriteetin hyväksi käyttämisenä muiden aktivoimiseen. Tällä tasolla oleva johtaja ajattelee itsensä olevan muita työntekijöitään ylempänä. Ensimmäisen tason johtajien yleinen piirre on ”minä” ajattelu ”me” ajattelun sijaan. Yleisin johtamistapa on muiden kontrollointi vedoten omaan asemaan, sääntöihin, käytäntöihin tai pahimmassa tapauksessa muiden auktoriteettiin. Alimman tason johtajuutta ei ole rakennettu vankalle pohjalle. Mikäli johtoaseman ja sen tuoma auktoriteetti viedään pois, ei jää jäljelle mitään.

Ensimmäisen tason johtajuuden pitäisi toimia ensiaskeleena johtajuuden polulla. Tähän on helppo jäädä kuitenkin jumiin, sillä tämän saavuttaminen ei vaadi paljoa ponnistelua tai oppimista.

Taso 2 Permission (relationships) Suostumus

Olet päättänyt edetä seuraavalle tasolle johtajana, hyvä! Toisen tason johtaja ymmärtää, ettei johtaminen ole pelkkää pomottelua ja alkaa kääntämään ajatteluaan ”me” suuntaan. Tällä tasolla johtaja ymmärtää ihmissuhteiden merkityksen johtamisessa ja kuinka aito välittäminen vaikuttaa ihmisiin ja heidän tekemiseensä. Toisen tason johtaja osaa luoda ilmapiirin, jossa tiimiläiset tuntevat kuuluvansa joukkoon, sekä olevansa pidettyjä, arvostettuja ja luotettuja. Kun johtaja on onnistunut luomaan arvostuksen ilmapiirin, tiimiläiset kokevat, että heillä ja heidän työpanoksellaan on merkitystä. Johtajan on tärkeä luoda hyvät ihmissuhteet jokaisen tiimiläisen kanssa, sillä johtajaa, jonka kanssa ihmiset tulevat toimeen, seurataan. Kun saat ihmiset seuraamaan sinua, saat heidät tekemään asioita koska he haluavat. Ei siksi että sinä käsket.

Taso 3 Production (results) Tulos keskeinen

Kolmannen tason johtaja eroaa aikaisempien tasojen johtajista erittäin paljon. Kolmannen tason johtajuus ei enää perustu työskentelyyn johtotehtävässä ja sen mukana tuomaan auktoriteettiin. Tässä kohtaa johtajan tulee olla tuottava sekä osata auttaa tiimiä saamaan tulokseen orientoituneen mindsetin. Tuloskeskeinen johtaja saa asiat tapahtumaan tilanteesta riippumatta, tämä taas puolestaan johtaa hyviin tuloksiin. Tällä on erittäin suuri vaikutus tiimiin ja koko työpaikkaan, sillä hyvä johtaja on auttamassa tiimiä kehittymään ja saamaan enemmän tulosta.

Kolmannelle tasolle nouseminen on vaikeaa ja moni johtaja ei koskaan pääse tälle tasolle. Tälle tasolle pääseminen on työlästä ja siihen ei ole olemassa oikoreittiä. Yksinkertaisuudessaan sinä joko tuot tulosta johtamisellasi tai et. Yleisin syy toiselle tasolle juuttumiseen johtuu puutteellisesta itsensä johtamisesta. Johtajan on vaikeaa pitää yllä tarvittavaa itsekuria, työetiikkaa tai hänen tarvitsee opetella olemaan tuottava. Ainoa tapa saavuttaa kolmas taso on opetella olemaan tuottava ja saada tiimiläisesi seuraamaan omaa esimerkkiäsi.

Taso 4 People development level (inspiration) Inspirointi

“Leaders become great not because of their power but because of their power to empower others”

Kolmannella tasolla keskitytään tuottavuuden maksimoimiseen henkilökohtaisella ja koko tiimin/työpaikan tasolla. Kuinka saada tiimistä/työpaikasta mahdollisimman tuottava. Tämä vaatii laadukasta kykyä johtaa ja vaikuttaa ympäristöön. Neljännelle tasolle pääseminen vaatiikin jo erinomaista johtajuutta. Tämä vaatii siirtymistä tuottajasta kehittäjäksi. Tämän tason johtaja keskittää oman energiansa siihen, miten kehittää muista parempia. Muiden kehittäminen on heille etusijalla ja he ovat valmiita sijoittamaan siihen omaa aikaansa ja rahaa.

Tässä kohtaa pääpaino siirtyy tuottavuudesta tiimiläisten potentiaalin kehittämiseen. Johtajat laittavat 20 % prosenttia heidän huomiostaan heidän omaan henkilökohtaiseen tuottavuuteensa ja 80 % muiden tiimiläisten kehittämiseen ja johtamiseen. Tämä taso vaatii kaikkien edeltävien tasojen hallinnan ennen kuin johtaja pystyy hallita tuon tason johtajuuden.

Taso 5 Pinnacle (reputation) Korkein aste

Johtajien johtaja, nämä sanat kuvaavat viidennen tason johtajaa. He couchaavat muita johtajia, jotka ovat matkalla ylöspäin johtajuus asteikolla. Tämä taso vaatii johtajalta, korkeatasoista johtajuutta. Heidät tunnetaan heidän organisaatioiden sisällä, ulkopuolella ja jopa ulkona omasta kategoriastaan ja omasta aikakaudestaan. Esimerkkejä on Aristoteles, Leonardo Da Vinci. Heidät erottaa helposti muista johtajista, sillä minne ikinä he menevätkään he tuovat ympärilleen onnistumisen ilmapiirin, kaikki tuntuu mahdolliselta ja saavutettavissa olevalta heidän ollessa läsnä.

Reflektointi

Miten eroaa aikaisemmin opitusta

(Paavo) Kirjassa opitut asiat eivät eroa sen koomin siitä, mitä olen aikaisemmin oppinut johtajuudesta. Niissä projekteissa, joissa olen toiminut projektipäällikkönä, olen selkeästi huomannut sen, että johtaminen ja johtajuus ovat kaksi eri asiaa. Jos on hyvä johtamaan asioita (johtaminen) ei merkitse sitä, että on hyvä johtamaan ihmisiä (johtajuus). Kirja sai miettimään johtajuuteen liittyviä asioita paljon syvällisemmin kuin muut kirjat mitä olen lukenut johtajuudesta, kirjassa selkeästi tuotiin esille johtajuuden altruistinen, palveleva luonne. Ensin pitää antaa, jotta voi saada, jos haluaa, että tiimisi on korkeasti motivoitunut ja aikaansaava heidän couchaamiseen on käytettävä aikaa.

(Matias) Aikaisemmin käsitys johtajuudesta oli paljon yksinkertaisempi. Olin ajatellut, että on joko hyvä johtamaan tai ei ole. Kirjassa tuotu kaava 5 johtajuuden porrasta auttoi hahmottamaan johtajuuden pienemmissä paloissa. Kun johtajuuteen perehtyi syvemmin, tuli esille ihan uusia asioita. En ollut ajatellut johtajuutta aikaisemmin polkuna, jota kulkea askel askeleelta eteenpäin. Kirjan avulla opin hahmottamaan vaihe vaiheelta, kuinka kehittyä paremmaksi johtajaksi.

Uusi kokonaisuus

Toimme esille kirjan alussa itsensä johtamisen käytänteitä sekä Eisenhower Matrix teorian/työkalun, joka perustuu asioiden priorisointiin. Itsensä johtaminen on tärkeä osa 5 Levels of Leadership mallia, sillä jos johtaja ei osaa priorisoida ja johtaa itseään, hänen on mahdoton saavuttaa korkeaa tasoa omissa johtajuustaidoissaan. Vanessa Van Edwards tunnetaan puolestaan hänen Captivate: the Science of Succeeding with People kirjastaan, jonka opit pohjautuvat tieteellisiin tutkimuksiin ihmisen käyttäytymisestä, sekä ihmissuhteiden luomisesta.

Mielestämme hyvän johtajan on osattava ja tiedettävä kaikki edellä mainitut teoriat. Johtajan on aloitettava oma polkunsa itsensä johtamisesta. Kun hän on kehittynyt tässä sille tasolle, että voi auttaa muita ihmisiä johtamaan itseään, hänet voidaan luokitella hyväksi itsensä johtajuudessa. Seuraavaksi johtajan on ymmärrettävä ihmisten erilaisia käyttäytymismalleja. Erilaisia ihmisiä johdetaan eri lailla. Kun johtaja ymmärtää eri ihmisten käyttäytymiseen liittyvät syyt, hän pystyy luomaan strategian, jonka avulla hän voi johtaa omia tiimiläisiään mahdollisimman optimaalisella tavalla.

Johtajan on myös osattava luoda ja ylläpitää ihmissuhteita. Sen jälkeen, kun hän on ymmärtänyt erilaisten ihmisten käyttäytymismallit, hän pystyy luomaan mitä erilaisimpien ihmisten kanssa toimivia ihmissuhteita. Johtajan on jatkuvasti oltava perillä siitä missä kohtaa asteikkoa hän on 5 levels of leadershipissä ja tämän voi saavuttaa luomalla kyselyjä omille tiimiläisilleen. Kysymykset tulisivat pohjautua eri asteissa ilmeneviin johtajan piirteisiin. Esimerkiksi kysyä tiimiläisiltä, että saanko ympärilläni olevat ihmiset työskentelemään entistä kovemmin ja motivoituneeksi kehittämään itseään ja tiimiä, jotta pääsemme tehokkaasti tavoitteisiimme, jos vastaukset tähän kysymykseen ovat positiivisia se tarkoittaa, että johtaja on johtajuusasteikolla tasolla 3.

Me huomasimme, että kaikki meidän teoriamme pystytään yhdistämään yhdeksi isoksi kokonaisuudeksi. Kaikki lähtee itsensä kehittämisestä ja jatkuu toisten kehittämiseen ja auttamiseen. Emme kuitenkaan sano, että itsensä kehittämisen polku päättyy, sillä niin ei ole, aina voi ja kannattaa kehittää itseään sekä muita ihmisiä.

Miten toimii käytännössä

(Paavo) Tällä hetkellä minä ja Matias olemme kolmessa samassa projektissa. Loimme yhdessä jokaista projektia varten selkeän toimintasuunnitelman sekä aikapriorisoinnin. Arvioimme meidän molempien johtajuustasoa, kirjassa esitetyn mallin pohjalta. Aiomme suositella kyseistä kirjaa meidän tiimimme Jorylle, sillä koimme, että kirja antaa jokaiselle johtajalle jotakin, riippumatta johtajan tasosta johtajuusasteikolla.

(Matias) Olen ehtinyt kokeilla eri työkaluja käytännössä ja huomannut niiden toimivan erittäin hyvin. Aikataulutin hetki sitten omaa arkea koska minusta alkoi tuntua siltä, ettei aika enää riitä. Aloin käymään läpi viikkotasolla kaikkea mitä teen, pääprioriteettinani toimi työaika. Piirsin paperille kalenteri viikon ja aloin merkitsemään asioita tärkeysjärjestyksessä. Tärkeimpinä merkitsin aluksi lounastauot, treenit ja viikkopalaverin. Sen jälkeen listasin kaikki asiat mihin olen viimeisen kuukauden aikana käyttänyt aikaa. Laitoin asiat tärkeysjärjestykseen ja aloin pohtimaan, miten paljon aikaa tarvitsen kuhunkin asiaan viikossa. Tein tämän jokaiselle listan asialle. Sen jälkeen olikin poistettava monta asiaa, jotta sai asiat mahtumaan jäljellä olevaan aikaan.

Arvioin pitkään asioiden tärkeyttä ja päätin niille tietyt ajankohdat, jotka pysyvät joka viikko samoina. Loppujen lopuksi olin saanut kasaan tehokkaan työviikon, josta oli poistettu kaikki turha ja priorisoitu itselleni tärkeät asiat. Tiimin kesken uskon asioiden priorisoinnin tuovan paljon lisää aikaa ja poistamaan turhia asioita meidän yhteisestä tekemisestämme, kuten viikkopalaverien pituutta. Tuntuu että siellä käydään välillä “turhiakin asioita pitkään läpi, vaikka olisi tärkeämpiäkin asioita, mitä tehdä. Se voisi lisätä huomattavasti tiimin tuottavuutta.

Hyvää itsensä johtamista on pitää huolta itsestään. Vanessa Van Edwardsin mukaan menestyneet johtajat tekevät tauoillaan aivotoimintaa ja luovuutta kehittäviä harjoituksia, kuten joogaa meditointia tai kuntoilua. Tästä sainkin inspiraatiota kokeilla tehdä tauoistani luovempia. Muutaman kerran on tauko mennyt puhelinta räplätessä, mutta esimerkiksi 5-10 min joogan tekeminen piristää päivää hurjasti. Huomaan vaikutuksen keskittymisessä ja yleisessä jaksamisessa. Koitan jatkossa kannustaa tiimiä lähtemään tauolla, vaikka ulos käppäilylle hengittämään raikasta ilmaa ja liikkumaan.

Kirjan teorian hyvät ja huonot puolet

Mielestämme kirjan teoriat antavat valtavasti tietoa siitä, mitä hyvältä johtajalta vaaditaan. Kirjassa annetaankin konkreettisia työkaluja, joilla johtaja voi kehittää ja seurata omaa kehitystään johtajuuden polulla. Kuitenkin vaikka johtajuus olikin kirjan pääteema, olisimme kaivanneet enemmän myös vinkkejä siihen, miten johtaja pystyy mahdollisimman optimaalisella tavalla yhdistää johtajuuden ja johtamisen. Erityisesti yrittäjillä nämä kaksi taitoa ovat todella vahvasti liitoksissa toisiinsa. Kirja olisi saatu kirjoitettua ytimekkäämmäksi, jos teorioiden ympärille olisi valittu vähemmän hahmottavia esimerkkejä oikeasta elämästä. Kirjan teoriat antavat paljon lisäarvoa ihmisille, joille johtajuus on täysin tuntematon käsite ja myös johtamisen ammattilaisille.

Linkit

Lue lisää Vanessa van Edwardsista: https://www.scienceofpeople.com/about/

Tekijät

Pavel Popov ja Matias Alsio