Johdanto

Harvardin yliopiston julkaisema kokoelmakirja ”Taking control of your time” suomennettuna Hallitse ajankäyttösi, antaa useiden professoreiden kirjoittamana vinkkejä oman ajankäytön hallintaan sekä itsensä johtamiseen. Ajankäytön hallinta sekä itsensä johtaminen ovat molemmat tiimiakatemian arjessa hyvin tärkeitä asioita. Tiimiakatemian oppimismalli nojaa hyvin vahvasti itsensä ohjaamiseen ja aikatauluttamiseen, joten omaa aikaa on osattava hyödyntää tehokkaasti. Ajankäytön hallinnan pahin ongelma ainakin itselläni on se, että olen todella deadline-ihminen. En saa asioita aikaan ajoissa, vaan ne jäävät aina viime tinkaan, mikä on hyvin stressaavaa välillä. Ajanhallinta kokonaisuudessaan on minulla kehityskohta, jota aion tämän kirjan oppien avulla kehittää. Tavoitteena tämän kirjan osalta minulla on siis Sampan ajankäyttö kuntoon 2k20.

Ajanhallinnan rakentaminen

David Staufferin kappale ajanhallinnan ymmärtämisestä tarjosi minulle apukeinoja, joilla kykenen rakentamaan omaa ajanhallintaani ja toteuttamaan sitä. Kappaleessa esitetään päätelmä, jonka avulla yksilön ajanhallinnan ymmärtäminen on mahdollista. Päätelmä alkaa ajankäytön priorisoinnilla laiminlyötyihin pääasioihin, jatkuu työn tavoitteen päättämisellä ja suunnitelman luomisella, sen jälkeen työtehtävien priorisoinnilla sekä mahdollisella delegoinnilla, ja viimeisenä aiempien apukeinojen avulla itselle soveltuvan ajanhallinnan tekniikan rakentamisella. Nämä neljä asiaa ovat tehokkaan ajankäytön perusta, jotka rakentavat motivaation työtehtäviin ja samalla saavat aikaan työn tuloksen parantumisen.

Ajankäyttö laiminlyötyihin pääasioihin

Psyykkisen ja fyysisen hyvinvoinnin merkitystä ei voi liiaksi korostaa, joten ajankäytöstä on varattava aikaa näiden asioiden ylläpitämiseen. Psyykkisen ja fyysisen ajankäytön hallinta on pohja onnistuneeseen työelämään. Aikaa on varattava liikuntaan ja harrastuksiin noin 2h/päivä, unelle on varattava kahdeksan tuntia ja vain vapaa-ajan olemiseen toinen 2 tuntia. Näitä vapaa-ajan rentoutusaikoja/liikuntaa laiminlyödessään ja unimäärää laiminlyödessään burnout työtehtävissä on merkittävästi todennäköisempi kuin silloin, jos nukkuu ja rentoutuu riittävästi. Kolmas terveyteen vaikuttava tärkeä asia on ruokavalio, joka on pidettävä kunnossa ja säännöllisenä. Kun kolminaisuus unesta, liikunnasta ja ruoasta on kunnossa, voidaan alkaa puhua tehokkaasta työsuorittamisesta ja tehokkaasta ajankäytöstä työelämässä.

Tavoitteiden asettaminen ja suunnittelu

Ajankäytössä tärkeää on työtehtävien tavoitteiden asettaminen. Pitkän tähtäimen tavoitteiden asettaminen ensin antaa pohjan ajankäyttöösi. Pitkän tähtäimen tavoitteen alle on helppo lähteä rakentamaan pienempiä viikottaisia ja päivittäisiä avaintavoitteita, jotka vievät kohti pitkän tähtäimen tavoitetta. Viikottaisten ja päivittäisten avaintavoitteiden saavuttamiseksi on luotava viikkoaikataulu, jossa on suunnitelma, kuinka viikottaiset ja päivittäiset tavoitteet aiotaan saavuttaa. Tämä toimintamalli luo pyramidin, joka etenee koko ajan huippua eli pitkän tähtäimen tavoitetta kohti.

Delegointi ja priorisointi

Ainoa tapa vapauttaa itsensä ajan otteesta ja saada ajasta ote itse on muuttaa ajattelutapansa sen suhteen. Aikakäsityksen muutokseen liittyy aiemmin mainitsemani priorisointi, ja keskittyminen siihen, mikä todella on tärkeää. Mikäli aiemmassa ajattelumallissasi työtehtävät olivat samalla viivalla, sitä on muutettava, eli työtehtävät ovat priorisoitava. Priorisoinnin jälkeen näkökulmamuutos delegoinnissa on tarpeellista. Ajankäytön näkökulmamuutos muutos on se, että on hyväksyttävä, ettet kykene tekemään kaikkea itse. Mikäli olet aiemmin rakentanut kalenterisi ja ajankäyttösuunnitelmasi vain itsesi varaan, se käy raskaaksi. Delegoinnin taito on tärkeää ajankäytössä, ja työtehtävien delegointi vapauttaa aikaasi tehtäviin, jotka olet priorisoinut itsellesi oleellisimmaksi.

Itselle sopiva ajanhallinnan tekniikka

Ajanhallinta ja itsensä johtaminen on samalla itsensä tutkiskelua. On tunnistettava omat luonteenpiirteensä, ja niiden kautta löytää itselle sopiva ajankäytön tekniikka. Ajankäytön tekniikka on mahdollista rakentaa edellä mainittujen apukeinojen avulla. Kun psyykkisen ja fyysisen hyvinvoinnin ajankäyttö on kunnossa, voi siirtyä tavoitteiden asettamiseen ja suunnitteluvaiheeseen, ja tämän vaiheen jälkeen käytännön toteutukseen, eli tavoitteiden avulla työtehtävien priorisointiin ja delegointiin. Tämä rakenne on todettu toimivaksi, ja aion näillä apukeinoilla rakentaa oman ajankäyttöni tulevaisuudessa.

Ajanhallinnan strategia työelämässä

Melissa Raffonin kirjoittama kappale hyvin rakennetusta ajanhallinnan strategiasta työelämässä on hyvä kappale lähteä työelämässä liikkeelle. Ajankäyttösuunnitelman hahmottelu on tärkeää, ja työelämän ajanhallinta perustuu itse luomaasi ajankäyttösuunnitelmaan. Ajankäyttösuunnitelman pohjaksi esitellään 3 asiaa, jotka yhdistämällä ajankäyttösuunnitelma on tehokas. Asioita ovat:

1. Erittele työtehtäväsi erillisiin kategorioihin.
2. Kysy itseltäsi, montako prosenttia työajastasi sinun pitäisi varata kuhunkin kategoriaan.
3. Tarkista, että olet prosenteista esimiestesi ja kollegoidesi kanssa (Tiimiakatemian näkökulmasta tiimisi kanssa) samalla linjalla.

Kaikki kuvatut vaiheet ovat tärkeitä kirjata itsellesi ylös, ja sen jälkeen niitä voi alkaa käymään läpi. Kategoriajaottelun tekeminen ja kirjaaminen helpottaa jakamaan työtehtäviä, eivätkä ne enää siinä vaiheessa ole vain yksi iso kasa työtä. Kakkosvaiheen prosenttijaon näen yksinkertaisimmin työtehtävien priorisointina. Priorisointi auttaa näkemään luodut kategoriat tärkeysjärjestyksessä, jolloin tietää oman panostuksen määrän kuhunkin työtehtävään. Kolmosvaiheessa esitellyn tarkistusvaiheen näen tiimiakatemialla dialogina oman tiimin kanssa. Tiimi saattaa olla prioriteeteistä mahdollisesti eri mieltä kanssasi, jolloin asiasta on keskusteltava. Uskon että tiimin kanssa läpikäytynä prioriteetteihin saa myös lisää näkökulmia, jolloin ne saattavat muuttua. Yhteistyössä itsesi ja tiimin kanssa tuloksena on onnistunut ajankäytön prosenttijako, joka johtaa työtehtävissä ja opinnoissa parhaimpiin mahdollisiin tuloksiin. Tämä sama metodi toimii myös työelämässä, mutta tiimi vain korvataan silloin aiemmin mainituilla esimiehillä ja kollegoilla.

Yhteenveto

Sain kirjasta hyvin apua kokonaisvaltaisen ajankäyttösuunnitelman rakentamiseen. Ajankäytön päätelmän ja siihen pohjautuvan työelämän ajankäyttöstrategian avulla pystyn varmasti suorittamaan tiimiakatemiaopintojani tehokkaammin ja voin myös samalla fyysisesti sekä psyykkisesti paremmin. Koin tästä kirjasta olleen paljon hyötyä minulle, ja varmasti hyödyn saaduista opeista myös arkielämässäni. Aion ottaa päätelmän käyttöön heti, ja rakennan itselleni psyykkiseen ja fyysiseen hyvinvointiin liittyvän ajanhallintasuunnitelman kesäksi. Tavoitteiden luominen on myös kesän juttu, ja niiden avulla pääsen syksyllä akatemiavuoden alussa toteuttamaan priorisointia sekä mahdollista delegointia, ja rakentamaan oman ajanhallinnan tekniikkani, sekä työelämän että vapaa-ajan osalta.