Kaiken voisi tehdä aina paremmin, kun vaan malttaisi käyttää niihin aikaa. Tehdä asioita paljon etukäteen, informoida, perehdyttää, ja perehtyä itse enemmän. Palaverit ja kokoustamiset olisi näin motivoivia, jouhevia ja ennen kaikkea hyvää dialogia antavia. Tätä Mirjami Sipponen-Damonte – Varmuutta Fasilitointiin eeposta lukiessani koin monta samaistuttavaa hetkeä, joihin ei tunnu monikaan puuttuvan. Ei edes toisen aikaa kunnioittaen, vaikka aina niin puhutaan, kuinka toisia kunnioitetaan. Monien muidenkin suusta kuulee monesti tulevan lause ’’niin turha palaveri taas’’. Onko reilua, että puoliteholla laaditut treenit tai palaverit vievät viikoittaisesta ajasta ison siivun? Kuitenkin kunnioitamme kaikkia palavereiden ja treenien laatijoita tulemalla paikan päälle, vaikka välillä on myös poikkeuksia ja jätetään ilmoittamatta poissaolo – mikä on myös epäkunnioittavaa.

Kirjassa pureuduttiin siis fasilitointiin, eli facilis – helpoksi tekemistä.

Tiimin fasilitointi

Oli se sitten viikkopalaveri, synnytys tai projektipalaveri, niin fasilitaattori olisi kova sana. Oli se fasilitaattori sitten yksittäinen tiimiläinen, tiimiliideri tai jory-jäsen, kunhan sellainen olisi. Fasilitointi on polku hyväänkokouskäyttäytymiseen ja siihen, että miten jo hyvissä ajoin ennen kokoustamista on jäseniä entuudestaan ilmoitettu, avattu asiasta ja siitä, millaisiin asioihin tiimin huomiota kaivataan tietyksi aikaa. Eli mihin kallisarvoista aikaamme käytämme. On kunnioittavaa tiimiläisiäkin kohtaan, että he tietävät tarkoin, mitä asia tulee koskemaan ja mihin heillä on vaikutusvaltaa. Pitäisi oppia kunnioittamaan kaikkien tiimiläisten aikaa samalla tyylillä, kuten asiakasvierailulla soitamme yrittäjälle ’’olisiko teillä hetki aikaa’’- tyylisesti, hattu päästä pois nöyrin aikein. Ei pitäisi olettaa, että kaikilla olisi joutoaikaa omien projektien ja arjen askareiden keskellä.

Palaveritilanteissa itse kullakin tuppaa karkaamaan ajatukset välillä tai asioiden käsittely venyy äärimmäisen pitkiksi, kun a) asiaa ei ole ennakkoon avattu b) asia on aivan uusi, eikä ole voinut valmistautua. Välillä kaikki eivät osallistu, kerro mielipiteitä ja näkemyksiä, joten fasilitaattorin osallistuttamisella olisi oiva paikka. Myös sellainen Fasilitaattori olisi kova, joka pitäisi ennen kokoustamista huolen jokaisen olevan tietoinen mitä asia käsittelee.

Fasilitaattorina toimiminen vaatii laajaa ihmistuntemusta ja tilannetajua, jottei ote ole liian löysä ja poissaoleva. Ei myöskään liian päälle puskeva. Tiimissä myös konfliktien hallintaa voisi tällainen fasilitaattori opettaa muillekin ja saada tiimin pysähtymään katsomaan tilannetta, kun sellainen sattumoisin tulee. Näen itse, että tiimiliideri toimii jo nyt tietynlaisena fasilitaattorina, koska se tukee samanlailla tiimin tavoitteiden ja päämäärän saavuttamisessa, kuten fasilitoija. Voisimme siis toivoa tai ennemminkin vaatia tiimiliideriltä perehtymistä tähän kyseiseen asiaan. Näin meidän oma tiimiliideri voisi hyödyntää mahdollisia työkaluja tiimin motivoimiseen esimerkiksi treeneissä. 

Palavereista innoittavia

Miettikääpä – kirjassa mainittiin WhiteSpace at work yrityksen tekemästä tutkimuksesta, jossa kerrottiin keskimääräisen työntekijän istuvan 20min päivässä tarpeettomissa palavereissa. Tässä tullaan fasilitoinnin tärkeyteen. Kuinka tiimin kokoukset saataisiin pysymään motivoivan tehokkaina, eikä aikaa vievinä ja turhauttavina, kuten monesti sellainen vaikutus niistä jää. Tämä johtaa siihen, että itse palaverisana nostaa karvat pystyyn ja ei todellakaan tule hymy huulille. Miten tähän sitten muutos fasilitoinnin kautta? 

Fasilitointi ei ole tunteetonta kylmää kyytiä, vaan enemmänkin ihmisten tunteisiin ja mieleen vetoamista. Fasilitoijana on oltava sydämellinen, läsnä ja välittävä. Sellainen, mikä luo psykologista turvallisuutta tiimissä. Tällainen henkilö tiimin palavereissa ja yhteisössä olisi kultaakin arvokkaampi, koska tuollaista ei rahalla saa. Fasilitoijalla olisi mahdollisuus omalla osaamisellaan vaikuttaa tiimiläisten tunteisiin ja mahdollistaa palavereissa kaikkien mielipiteiden kuulluksi tulemisen. Siten jokainen sisäistäisi vaikutusmahdollisuutensa ja ennen kaikkea itse palaverissa käytävät relevantit asiat. Vaikka fasilitoinnissa pitää olla sisältöneutraali, niin tunneneutraali silti ei pidä olla. Vaan nimenomaan tunteiden kautta saada tiimiläiset kukoistamaan.

Myös erilaisia työkaluja olisi hyvä hyödyntää. Muun muassa palautekulttuurin ja palautteen annon lisääminen ja kehittäminen. Palautteiden kautta saadaan oikeat mielipiteet nostettua pöydälle ja täten ilmapiiriä puhtaammaksi. Aidot tunteet, psykologinen turvallisuus ja leppoisuus saa varmana hymyn korville palavereissa. 

Tiimin vaikutusvalta ja sen ymmärtäminen

Miten palaverit & treenit voivat innostaa ja motivoida, jos emme ennakkoon tiedä mihin voimme vaikuttaa ja mitä voimme tuoda lisäksi. Treeneissä olemme hyödyntäneet vastikään ennakkotehtäviä, jotka herättävät meitä tulevaan. Myös palavereissa tällainen ennakkomateriaalin julkaisu pitäisi olla aiheellista. Miten saamme palaverista tehokkaan, inspiroivan ja napakan, jos ensimmäinen tunti menee asian yhdessä opetteluun ja siihen, että väännämme taas ratakiskoista asioita. Tämä jos mikä vaikuttaa yllä mainittuun innoittavuuteen. Tiimiläisillä itsellään pitäisi olla velvoite perehtyä annettuihin tietoihin ja jopa uskaltaa vaatia niitä tarvittaessa. Myös tiimiläisillä pitäisi olla velvoite antaa palautetta, jos jokin asia ei mennyt niin kuin piti. On jopa noloa tulla paikalle takki auki tyylisesti ilman pätevää syytä siihen.

Kun tiimissä tuomme hyvissä ajoin julki tulevat asiat, painostamme asian läpikäyntiin ja pohtimiseen, niin energiamme käytetään oikeisiin asioihin itse Thö päivänä. On myös tärkeää kiteyttää kaiken lopuksi opittu ja päätetyt asiat. Mitä seuraavaksi oikeasti tapahtuu, eikä jättää asioita arvailujen varaan. Näin tiimiläisille selkenee vahvasti, että miten he ovat asioihin vaikuttaneet läsnäolollaan ja mielipiteillään. Ilman tällaista menetelmää käytetty aika tuntuu todella turhalta.

Pitää myös jokaisella muistaa, että vaikka tiimillä olisi oma superhyper fasilitoija, ei se onnistu tehtävässään ilman jokaisen tiimiläisen omaa työpanosta yhteistyöhön. Pitää olla vastaanottavainen, avoin ja kantaa oma kortensa kekoon.

Oikea tapa puuttua tilanteeseen?

Mitä sitten, kun tilanne palaverissa tai dialogissa äityy? Onko oikea tapa vain viheltää peli poikki korottamalla ääntä kesken kaiken. Minusta ei. Se ei saa intensiivisen keskustelun vallassa olevia ainakaan hyvälle tuulelle, saati tilannetta paremmaksi. Isossa porukassa erilaisia tunteita syntyy väkisin ja ne pitäisi oppia hyväksymään, käsittelemään ja puhumaan. Ne kiivaatkin keskustelut kertovat, että meidän tiimissämme on luotto toisiimme. Me uskallamme olla omia itseämme ja ilmaista asiat suoraan. Se kertoo myös sen, että teemme asioita oikein ja kehitymme siinä mitä enemmän tuomme erilaisia tunteita näkyviin ja puhumme niistä. Ketään ei kuitenkaan saisi estää tuntemasta ja kieltää toisen tunteita. Jos menneillään on kiivas monologi, kärttyinen murjotus tai panikointi. Ei sellaisessa tilanteessa kuulu hyökätä keskelle ja käskeä toista lopettamaan tunteminen. Tilanne vaatii sitä kuuluisaa fasilitoinnin ihmistuntemusta. Asia pitää käsitellä tiimin kanssa yhdessä ja saada koko tiimi tajuamaan, että jokaiselle tunteelle on aina syy ja ne kimpoavat jostain sisältämme. Tällaiset tilanteet pitäisi aina ottaa rauhassa, antaa aikaa ja tilaa. 

Voin suositella kyseistä kirjaa lämpimästi. 5/5