Mikäli kommentoin tai arvostelen jonkun henkilön käytöstä tai suoritusta, en ole vielä antanut palautetta. Se muuttuu palautteeksi, kun perustelen, miten henkilö pystyy joko parantamaan tai jatkamaan sitä annetun kommentin avulla. Palautetilanteessa on kaksi eri asiaa, jotka on hyvä pitää mielessä: Palautteen asiasisältö ja palautteen antotapa. Palautetta antaessa, asiasisältö täytyy tulla selväksi palautteen saajalle. Varsinkin korjaavaa palautetta antaessa, palaute täytyy käydä hyvin läpi, jotta väärinkäsityksiä ei synny. Asia kannattaa muotoilla niin, että palaute on eteenpäin vievä, ei lyttäävä ja arvosteleva.

Palautemallit

Halusin tuoda tähän muutaman itselleni tutun palautemallin, joita olen päässyt käyttämään ja kehittämään vuosien varrella. Aina tietty palautemalli ei toimi tilanteeseen kuin tilanteeseen. Tärkeintä on, että palaute tulee selvästi ja suorasta sekä menee perille palautteen saajalle. 

Jatka-lisää-vähennä-aloita

Tiimin palautetreeneissä olemme käyttäneet jatka-lisää-vähennä-aloita -mallia. Malli on ollut käytössä meillä alusta asti ja etenkin ensimmäisissä palautetreeneissä tämä toimi erinomaisesti. Sen akutta on helppo miettiä palautetta kokonaisvaltaisesti. Kuitenkin viimeisimmissä palautetreeneissä taisin miettiä jo hieman vapaammin palautetta, käytin tätä vain tukena.

Jatka: Listaa asioita, joita haluat henkilön jatkavan. Asiat vievät henkilöä tai tiimiä eteenpäin ja hän on hyvä siinä.

Lisää: Listaa asioita, joita haluat henkilön lisäävän tekemiseen. Olet huomannut, että henkilölle on sopinut tämä tekeminen tai tyyli ja tahdot, että hän lisää sitä jatkossa.

Vähennä: Listaa asioita, joita halua henkilön vähentävän tekemisessään. Nämä asiat saattavat hidastaa henkilön tai tiimin kehitystä.

Aloita: Listaa asioita, joita henkilön täytyisi testata ja aloittaa.

Mitätöivä mutta

Kirjasta nousi itselleni uusi palautemalli, mitä valitettavasti välillä arjessa käytän. Tämän palautemallin nimi on mitätöivä mutta. Varmasti jokainen on syyllistynyt käyttämään tätä. Palaute toimii siis niin, että annat hyvästä tekemisestä palautetta ja heti perään kuuluu sana ”mutta”. Pilaat palautteen sanomalla perään jotain negatiivista. En syyllisty tämän käyttämiseen työelämässä tai Tiimiakatemialla, mutta kotona lähipiirin kanssa tunnistan käyttäväni tätä välillä. Kirjan mukaan ”mutta” sanan voi korvata sanoilla ”ja”, ”vaikka” tai ”sen lisäksi”, jolloin palaute muuttuu ainakin hieman parempaan muotoon. 

Hampurilaismalli

Tämä on se, jota on toitotettu kaikista eniten joka paikasta, missä on puhuttu palautteen antamisesta. Hampurilaismalli toimii niin, että ensin annetaan hyvää palautetta, sitten kehitettävää palautetta ja sen jälkeen vielä jotain positiivista. Käytännössä hampurilaisen sämpylät ovat positiivinen palaute ja pihvi negatiivinen. Välillä tällä tyylillä annetut palautteet ovat vähän teennäisiä eikä ne sovi jokaiseen palautetilanteeseen. Tätä ei ole turhan paljoa tullut käytettyä omassa arjessa.

Palautetreenit vai jatkuva palaute tiimissä?

Palautetreenit tiimin kanssa tuntuu turvalliselta paikalta antaa palautetta. Koen, että pystyn melkein aidosti sanomaan mitä haluan. Mielestäni kaikki meidän tiimistä ei käytä tätä palautetreenien mahdollisuutta täysin hyväksi, vaan palaute on helposti ympäripyöreää ja sieltä on jätetty pois ne asiat mitkä vaivaavat. Tähän voi vaikuttaa se, että oikeasti mielessä ei ole minkäänlaista lisättävää aiempien palautteeseen mitä on jo kierroksella aiemmin annettu. 

Tuntuu, että joka syksy ja kevät, kun palautetreeneihin täytyy valmistautua, tiimin sisällä nousee kommentointia siitä, että onko palautetreenien pitäminen turhaa. Ymmärrän osittain nämä kyseenalaistamiset, sillä olemme tiimin kanssa yhdessä sopineet, että annamme palautetta heti kun sille on tarve. Mielestäni tämä ei kuitenkaan aina ole mahdollista, sillä aina ei ole hyvää aikaa palautteen annolle. Tiimin yhteinen aika on suhteellisen vähäistä näin kolmantena vuotena, lähinnä vaan treenit ja viikkopalaveri. Tämän vuoksi välillä palaute unohtuu antaa. Koen, että palautetreeneissä nousee myös sellaisia palautteita, jotka eivät liity mihinkään tiettyyn tekemiseen, jolloin palautteen annolle voi olla hankala löytää paikka. 

Voisimmeko me tiiminä keksiä parempi paikka palautteelle? Lähinnä sen vuoksi, että palautetta annettaisiin vieläkin enemmän palautetta kuin mitä tällä hetkellä annamme. Mielestäni useissa viikkopalavereissa annamme positiivista palautetta tekemisestä sekä nostamme ongelmia, jotka vaivaavat ja niitä voisi kehittää. 

Kun tiimissä on luotettava ja turvallinen ilmapiiri, palautetta pitäisi pystyä antamaan milloin vain. Koen, että palautteen antaminen lähtee jokaisesta itsestään, eikä niin, että kaikki palaute annettaisiin sille tehtynä aikana. Kun jokainen sitoutuu siihen, että antaa palautetta tilanteen vaatiessa, palautetreenit ovat hyvä lisä sellaiselle palautteelle, jolle ei ole suoraan ollut paikkaa. Eli palautetreenit eivät poissulje sitä, että antaisimme palautetta jatkuvasti toisillemme.

Arten säännöt palautteen antamiseen

Kirjassa puhuttiin, että palautesäännöt tuovat konkretian palautteen annolle. Teimme heti ensimmäisenä keväänä tiimillemme säännöt ja ainakin yksi sääntömme liittyi palautteen antamiseen. Sovimme, että mikäli palaute liittyy koko tiimiin, käsitellään se tiimin kanssa yhdessä. Mikäli taas palaute liittyy kahden tai useamman osapuolen välisiin asioihin, he selvittävät asiat ensin ja sen jälkeen se käsitellään tiimin kanssa, mikäli sille on tarve. Tästä ei ole kuitenkaan aina pidetty kiinni, se ei ole aina ollut mahdollista. Mielestäni tiimin ilmapiirin on oltava niin hyvä ja turvallinen, että jos huomaamme jonkun asian vaikuttavan tiimin dynamiikkaan, se täytyy pystyä nostaa esille. Mielestäni riittää, että maalaisjärjellä miettii, onko tilanne hyvä asian käsittelylle. 

Minä palautteen antajana

Palautteen annon merkitys on korostunut etenkin tiimiliideripestin aikana. Tykkään antaa pienistäkin onnistumisista palautetta. Koen, että sillä on todella paljon merkitystä motivaatioon ja jos pienikin positiivinen kehu jotakin auttaa, niin annan sitä mielelläni. 

Vaikka tiedostan, että palautteen anto on tärkeää, minun on todella vaikea antaa palautetta jostakin negatiivisesta asiasta. Se tuntuu kamalalta, sillä pelkään, että palautteen saaja suuttuu tai ottaa sen negatiivisesti. Oman pelkoni vuoksi olen jättänyt palautteita antamatta tai olen antanut sen ympäripyöreästi ja epäselvästi. Mikäli en anna palautetta, lähtee häiritsevä asia kasvamaan lumipalloefektin lailla ja loppujen lopuksi se tuntuu todella isolta asialta, joka vaivaa mieltä. Se vaikuttaa myös helposti siihen, mitä ajattelen jostakin ihmisestä. Olen kuitenkin kehittynyt palautteen antajana ja uskallan nykyisin nostaa paremmin minua askarruttavia asioita ilmoille. Olen tajunnut, että mitään vakavaa ei tapahdu, vaikka asiasta sanon.