Jälkikäteen ajatellen aloitin kirjan lukemisen ehkä hiukan väärillä ennakko-odotuksilla. Prokrastinaatio on ollut minulla pitkään ongelma, jonka suhteen olen kuitenkin viime aikoina kehittynyt huimasti. Jostain syystä odotin kirjan luettuani olevani ajankäyttöni mestari sekä vitkuttelijan vastakohta. Vähemmän yllättäen minusta ei noin viikon lukuprosessin aikana kuoriutunut sellaista. Sain kuitenkin ylös mielenkiintoisia huomioita sekä työkaluja, joita kannattaa pitää mielessä sekä jakaa eteenpäin.

Kirja selvittää ”vitkutteluun” johtavia ennakkoasetelmia ja syitä laajasti. Pystyin monista esimerkeistä ja tarinoista tunnistamaan itseni selkeästi. Monet kysymykset suunnattiin lukijan vastattavaksi. Miksi toimeen tarttuminen ei onnistu? Miten prokrastinaatio haittaa elämääsi? Ottamalla hetken aikaa ja vastaamalla tosissaan kirjailijan kysymyksiin tuntuikin kirjaan pääsevän paremmin kiinni.

Isoin ongelma arjessani tuntuukin olevan asioiden priorisointi. Vaikka täytän päiväni useilla eri asioilla, niin useasti tärkeimmät (ja yleensä isoimmat) tehtävät ovat vaarassa jäädä viimeiseksi listalle. Siksi kirjan luettuani parhaiten päähäni jäikin Eisenhowerin matriisi. Siinä käytetään hyödyksi visualisointia ja lokerointia arjen selkeyttämiseksi. Päätin kokeilla kyseistä työkalua viikon ajan. Aloitin listaamalla viikon alussa kaikki tiedossa olevat askareet sekä sellaiset, jotka oletin tulevan vastaan.

Lyhyesti selitettynä tehtävät jaetaan neljään eri kategoriaan (lisäksi esimerkki, jonka laitoin omaan matriisiini):

Tärkeää, kiireellistä (tee heti)

Tärkeitä tehtäviä, jotka tulisi hoitaa niin nopeasti kuin mahdollista. Näihin luetaan myös yllättävät tapahtumat, joita voisi olla esimerkiksi liikkumiseen käytettävän renkaan puhkeaminen. Valmistauduimme tänään viimeiseen tapahtumapäivään PK5-tilassa ja huomasimme, että käyttämiämme premium-sämpylöitä ei saanut mistään läheisestä kaupasta. Ongelma oli yllättävä, mutta tärkeä tuotteen laadun takaamisen kannalta.

Tärkeää, ei kiireellistä (aikatauluta)

Yhtä lailla tärkeitä, ellei jopa aidosti tärkeimpiä asioita. Näiden suorittaminen kuitenkin vie odotetusti eniten aikaa. Omalla kohdalla tällaisia ovat projektin suunnittelu, kirjan lukeminen tai reflektion kirjoittaminen.

Ei tärkeää, kiireellistä (delegoi tai nopeasti alta pois)

Tähän ruutuun menevät asiat, jotka ovat kiireellisiä, mutta ei tärkeitä. Näihin uppoaa nopeasti aikaa, mutta ne eivät välttämättä tuota paljoa tulosta tai joku voisi tehdä ne sinua tehokkaammin. Kannattaa myös miettiä olisiko mahdollista tinkiä laadussa ajan säästämiseksi. Esimerkiksi diaesityksen tekeminen huomisiin treeneihin tai palaveriin. Diaesitys on loistava tapa havainnollistaa kertomaasi asiaa, mutta todennäköisesti hukkaat aikaa, jos eri väriteemojen pallotteluun menee enemmän aikaa, kuin itse tekstin kirjoittamiseen (sorrun tähän itse liian usein).

Ei tärkeää, ei kiireellistä (poista listalta)

Nämä asiat tulevat viimeisinä, ja vähäisimpinä. Matriisia tehdessäni viimeiset lokeroimattomat asiat olivat luokkaa ”katso sarjan X uusin jakso” tai ”pelaa cs jätkien kanssa”. Toisin sanoen turhia tai vähintään sellaisia, joiden hyöty pitkällä tähtäimellä minimaalinen. Näihin voi esimerkiksi palata, jos päivästä jää vapaata aikaa tai energiaa.

Olemme viime aikoina tiimin kesken hyödyntäneet Googlen tarjoamaa Jamboardia muutamaan otteeseen syksyn aikana. Se osoittautuikin varsin käteväksi alustaksi tällaisen työkalun käyttöön. Päivitin digitaalisten post-it -lappujen väriä tehtävien tilanteen mukaan. Esimerkiksi keskeneräiset olivat keltaisia ja vihreät valmiita. Aluksi mietin ottavani pois valmiit askareet, mutta lappuhelvetin muuttuminen koko ajan vihreämmäksi tuotti jonkinlaista mielihyvää ja varmuutta tekemiseen. Oranssi väri jäi taas ”turhille” askareille, joista varsin harva muuttui viikon aikana vihreäksi.

Olen kokenut jo aikaisemmin tehtävien kirjaamisen ja yliviivauksen aikaisemminkin hyödylliseksi. Lienee siis sanomattakin selvää, että tämä helpotti asioita entistä enemmän. Vaikka aluksi tuntui hankalalta pitää ”valkotaulua” reaaliajassa, niin viikon puolessa välissä se tapahtui yhtä helposti, kuten asioiden kirjaaminen kalenteriin. Tämä työkalu tulee siis isosti käytäntöön ja vielä sopivaan aikaan. Viimeiset kolme viikkoa ovat olleet todella kiireisiä, joten pääsin testaamaan työkalua juuri sopivasti tositoimissa. Vielä en ole varma jatkanko sen käyttöä normaalissa arjessa vai ässänä hihassa kuormittavina aikoina.

Ajatusten voima

Konkreettisesta työkalusta päästään myös hiukan abstraktimpaan aiheeseen. Miten kannattaa ajatella tai muotoilla asiat omassa päässään. Mao painottaa kirjassaan, että tavoite on jo syntyessään ”kuollut”, jos se esitetään kielteisesti. Ajatuksen ”älä mokaa” voisi mieluummin ilmaista aktiivisessa muodossa ”keskity, yritä parhaasi”. Tällöin et keskity itse virheen välttämiseen, vaan parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Kuolleen muodon hokeminen itsellesi johtaa yliajatteluun, joka johtaa turhaan stressiin, joka puolestaan nostaa epäonnistumisen todennäköisyyttä.

Sorrun itse helposti juuri tähän ajattelumalliin, jossa yritän kieltää itseltäni epäonnistumisen. Se on myös todennäköisesti syy, miksi saatan stressata erittäin paljon joutuessani uuteen työtehtävään tai tilanteeseen. Isossa kuvassa stressi ja tavoitteissa epäonnistuminen ovat myös erittäin vahvoja vitkutteluun johtavia taustatekijöitä.

Yhteenveto

Minna Maon kirja prokrastinaatiosta antoi minulle uusia ajatuksia sekä ensimmäistä kertaa konkreettisen työkalun ajankäyttöön, jota pyrin hyödyntämään jatkossakin. Kirja avasi yleistä vaivaa hyvin inhimillisesti ja tuntui aidosti yrittävän auttaa lukijaa. Joissakin kohdissa kuitenkin se kohteli vitkastelua mielestäni aivan liian lempeästi. Kirjasta puuttui se tietty ärsytys ja haastaminen, jota koen kaipaavani lukiessani. Kokonaisuutena kuitenkin varsin hyvä, jota voisin suositella suurimmalle osalle ihmisistä.

3/5