Elämän hallinnassa olen aina ollut suhteellisen hyvä. Minulla on ollut pitkin elämää useita rautoja tulessa ja monia tavoitteita. Olen kuitenkin aina pystynyt jaottelemaan tavoitteet ja tehtävät työt siten, että kokonaiskuva on pysynyt suhteellisen selkeänä. On se sitten työ ja opiskelu samanaikaisesti tai jotkin muut tavoitteet, jotka saattavat olla yhtä aikaa työn alla. Tähän hyvään elämän hallintaan tuli kuitenkin pieni muutos. Opiskeltuani Tiimiakatemialla noin puolitoista vuotta ja aloittaessani oman yrittäjyyspolkuni huomasin, että hallinta monesta eri asiasta samaan aikaan alkoi rakoilla. Tiimiakatemialla tehdyt projektit, kirjapisteet ja asiakaskäynnit pysyivät aika hyvin linjassa tähänkin asti, mutta ongelmia alkoi syntymään oman liikeidean myötä. Tehtävää oli paljon, mutta en tiennyt miten olisin mahdollisimman tehokas. Koin usein huonoa omatuntoa siitä, että en ollut tiettyinä päivinä pystynyt vahvaan tehokkuuteen. Se johtui ison kokonaisuuden hallitsemisen vaikeudesta. Aloin ajan saatossa ottamaan asian enemmän vakavasti ja keksin toimintatapoja, jolla saisin tehokkuuden ja ajanhallinnan myös oman liiketoiminnan pariin. Käytössä on tähän päivään asti ollut erilaiset to do listat ja jonkinlainen aikataulutus, milloin tehdään mitäkin. Tässäkin ehkä se ongelma, että tuppaan usein tekemään asiat siinä järjestyksessä, mikä tuntuu mukavimmalta. Mielestäni parempi olisi keskittyä siihen, minkä asian hoitaminen mihinkin hetkeen on tärkeintä. Asiat pitäisi saada enemminkin priorisoitua paremmin ja miettiä, millä on eniten vaikutusta minäkin hetkenä kasvuun ja kehittymiseen. Tätä kaikkea elämän hallintaa ja tehokkuutta pohtiessani päätin ottaa jonkin hyvältä kuulostavan kirjan lukuun, josta hakisin oppeja ja toimintatapoja näiden asioiden parantamiseksi. Eräs tiimiläinen suositteli Rick Pastoorin kirjoittamaa kirjaa Grip näin hallitset viikkoasi, vuottasi, elämääsi. Kirjassa käydään läpi Rickin luomia menetelmiä elämän hallintaan ja tehokkuuteen. Kirja vaikutti sen verran mielenkiintoiselta, että otin sen heti lukuun. Kuvaus kuulosti juuri siltä, että kirjasta löydän hyvää apua omiin haasteisiin. Nyt kun kirja on luettu, haluan tuoda oppejani esiin. Tärkeimmät opit kirjasta itsellä keskittyvät oman arjen aikatauluttamiseen.

Ensimmäisenä oivalluksena kirjasta tuli mieleen kalenterin käyttö. Kuulostaa typerän yksinkertaiselta, mutta odottakaas kun selitän. Itsellä kalenteri on kyllä päivittäisessä tai ainakin viikoittaisessa käytössä. Merkkaan sinne viikon pakolliset asiat. Asiat, joita ei voi ohittaa tai siirtää. Asiat, jotka koen suorastaan velvollisuudeksi suorittaa. Muut työn alla olevat asiat merkkailen to do- listaan, joihin palaan silloin kun koen omaavani aikaa. Jos minulla työtehtävä, jonka kanssa ei ole kova kiire, laitan sen aina to do- listalle. Ongelma tässä on se, että nämä asiat ovat kuitenkin sellaisia, joiden hoitaminen kehittäisi esimerkiksi omaa liiketoimintaa eteenpäin. Parempi olisi ikään kuin siirtää to do lista kalenteriin. Silloin, kun eri tehtäville on valmiiksi mietitty aika tarkkaan tulevat ne myös paljon varmemmin tehtyä mahdollisimman nopeasti. Ja tiedän jo etukäteen, että en ota mitään muuta ylimääräistä tyhjiin aukkoihin arjessa, kun näen siellä olevan hoidettavana jotain muuta oikeasti tärkeää. Lähden siis liikkeelle siitä, että siirrän koko to do-listani kalenteriin ja suunnittelen jokaiselle työtehtävälle tarkan aikataulun. Kalenteri estää minun ylittämästä omat ajalliset rajani ja priorisoi ajankäyttöä.

Kun lisään työtehtäviä kalenteriin sekin tarvitsee priorisointia. Usein tiettyinä päivinä saattaa olla jo aika täyttä, mutta silti tärkeitä asioita on hoidettavana. On siis äärimmäisen tärkeää osata aikatauluttaa juuri oikeat asiat lähitulevaisuuteen ja oikeat asiat myöhemmälle. Oikea ajoitus eri tehtäville vaatii tehtävien tärkeyden tunnistamista ja analysointia. Joka viikko tulee odottamattomia töitä viime hetkellä, joita ei ole valmiiksi aikataulutettu. Kirjassa tuotiin hyvin esille se, mitä niiden kanssa on hyvä ottaa huomioon ja miten niille luodaan toimintasuunnitelma. On hyvä miettiä, onko työ tosiaan tehtävä juuri nyt. Onko se tärkeämpi, kuin muut tehtäväsi? Jos ei, työ kannattaa sijoittaa parempaan aikaan. On tärkeää selvittää, kuinka paljon tehtävä tulee viemään aikaa. Aika kannattaa arvioida yläkanttiin ja sitten varata sille aika kalenterista. Myös todella tärkeää on tarkistaa kalenterista, onko siellä päällekkäisiä työtehtäviä. Jos on, ne on hyvä aikatauluttaa uudelleen.

Aika ajoin, kun teen jotain tärkeää työtehtävää keskittymiseni on vaakalaudalla. Mieleeni tulee useita hoidettavia asioita samanaikaisesti ja on vaikea pitää keskittymistä yhdessä asiassa. Tilanteen tehokkuuden kannalta olisi todella tärkeää pystyä saamaan kaikki fokus kyseiseen meneillä olevaan asiaan. Keskittymisvaikeuksista ei kannata olla huolissaan. Tämä on kuitenkin ihmisen aivotoiminnassa luontainen reaktio. Ihmisen ajattelu voidaan jakaa karkeasti kahteen osaan. Ensimmäinen on nopea ajattelu, jota teemme intuitiolla ja siihen emme tarvitse tarkkaa ajatustyötä, vaan pystymme moniin asioihin automaattisesti. Toisena on hitaampi ajattelu, johon käytämme paljon energiaa ja tarvitsemme suurempaa keskittymistä. Kun teemme jotain paljon ajatustyötä vaativaa saatamme alkaa helposti ajattelemaan jotain helpommin hoidettavaa tehtävää. Tämä johtuu siitä, että aivosi haluavat tehdä jotain yksinkertaisempaa, joka ei olisi niin energiaa vievää. Näitä pieniä asioita, jotka saattavat yhtäkkiä juolahtaa mieleen ja jotka häiritsevät keskittymistä ovat niin sanottuja avoimia silmukkoja. Avoimet silmukat lisäävät stressiä ja estävät saada töitä valmiiksi. Sisäisessä muistissamme on asiat, jotka tarvitsevat paljon aivoiltamme ajatella. Kirjassa puhuttiin ulkoisen muistin menetelmästä. Jos haluamme eroon avoimista silmukoista on meidän siirrettävä ne ulkoiseen muistiimme, eli ”vara-aivoihin”. Vara-aivosi koostuvat kahdesta osasta. Toinen on kalenterisi ja toinen tehtävälista.

Olen ollut jo pitkän aikaa to do-listan käyttäjä. Se on toinen osa niin sanottuja vara-aivoja. Aion siirtää kaikki tehtävät samaan listaan kalenterin rinnalle. Tehtävälistaan merkataan tarkemmin mitä asioita on hoidettavana. Mielestäni näiden asioiden on hyvä olla nimenomaan pieniä asioita arjessa, joita ei tarvitse merkata kalenteriin. Itse olen tehnyt sen virheen ennen, että myös tärkeitä asioita on löytynyt tehtävälistalta, jolloin niiden aikatauluttaminen on jäänyt kokonaan pois. Kun tehtävälista ja kalenteri on sopivassa suhteessa auttaa tämä pelkästään aikatauluttamaan omaa arkea, myös keskittymään tärkeisiin asioihin oikeina hetkinä.